Wdrożenie KSeF w firmie lub biurze

W tym odcinku szkolenia ekspertka odpowiada na następujące pytania dotyczące awarii i korekt w KSeF:

1. Czy wtedy wysyła się jeszcze raz tą fakturę z błędem wysyłki, czy trzeba wystawiać nową?
2. Co w przypadku, gdy fakturę wystawiam bezpośrednio w KSeF, a jest awaria? Czyli muszę czekać do usunięcia awarii, aby wejść do KSeF i wtedy wystawić?
3. Jakie są sankcje za niewysłanie faktury do KSeF?
4. Jeśli w trakcie wysyłania do KSeF wyjdzie, że błąd po mojej stronie, to czy mogę ją anulować?
5. Czy faktury wysyłamy do KSeF od razu po wystawieniu, czy np. można pod koniec dnia roboczego?
6. Co się stanie jak dwa razy wyślemy tę samą fakturę do KSeF? W ogóle jest taka możliwość?
7. Ile dni roboczych mamy na wysłanie faktury po jej wystawieniu do KSeF w normalnym trybie, bez awarii czy niedostępności?
8. To chyba bardziej chodzi o błąd po stronie podatnika. Jeżeli kontrahent nie dostał od nas jeszcze wizualizacji, to możemy anulować tą fakturę i poczekać z wystawieniem na naprawienie naszego programu.
9. Czy skorygowana faktura do "0" musi być potwierdzona przez odbiorcę, w przypadku gdy u nas wystąpił błąd techniczny i nie możemy wysłać faktury ani korekty do KSeF?
10. Czy niezbędne będzie potwierdzanie faktur korygujących?
11. Wystawiłam fakturę na złego nabywcę A. Jeśli jeszcze nie wysłałam do KSeF oraz do nabywcy, to mogę zmienić na poprawnego odbiorcę B, tak?
12. Co w sytuacji, gdy musimy skorygować fakturę o kwotę lub wystawić notę, bo pomyliłam NIP?
13. Czyli nie trzeba będzie robić uzgodnienia z kontrahentem pod korektę?
14. Czy błędy adresowe na fakturze dotyczące nabywcy muszą być korygowane fakturami korygującymi? Dotychczas były korygowane notami korygującymi.
15. A jak z paragonami z numerem NIP? Czy one będą w KSeF i z KSeF będą pobierane?
16. Co w przypadku, kiedy faktura zostanie wystawiona po terminie?
17. Co w przypadku, kiedy faktura nie jest w KSeF i zostanie wystawiona do niej korekta, czy ona musi zostać przesłana do KSeF?
18. We 09.2024 wystawiłam fakturę korygującą (sprzedaż dokonana w 07.2024) ze względu na błąd księgowy. Termin korekty 07.2024 czy 09.2024?
19. Czy na dokumencie będzie informacja, że został przesłany po usunięciu awarii, abym wiedział, które daty mam ująć w księgowości, czyli np. odliczyć VAT, szczególnie chodzi o faktury wystawione/ wysyłane na przełomie miesiąca?
20. Jeśli jest błąd w danych nabywcy (obecnie korygowany notą korygującą), co należy zrobić?
21. Czy w przypadku korekt ujemnych nie są już wymagane uzgodnienia?
22. Czy dobrze rozumiem, że na dziś jest dużą niewiadomą moment obioru towaru (myślę tu o fakturach zakupowych), jeśli sprzedawca nie będzie miał zwyczaju przesyłania faktur KSeF od razu? Jaki dokument wówczas wręczy nabywcy?
23. Co z korektą faktur które były wystawione w 2023 r. poza KSeF?
24. A jak jest błąd w NIP?
25. Czy można wysyłać faktury do KSeF z różnych miejsc, np. z programu finansowego i z aplikacji KSeF?
26. Co z uzgodnieniami do faktur korygujących ujemnych?
27. Co z fakturami dla osób fizycznych? Trzeba będzie wpisywać PESEL?
28. Księgowa pracująca w biurze rachunkowym posiada token do dużej spółki z dostępem do KSeF – czy mogę pobrać zbiorczo wszystkie faktury z miesiąca i wrzucić do naszego systemu f-k bez wprowadzania?
29. Rozumiem, że jeżeli po lipcu 2024 kontrahent poprosi o duplikat faktury sprzed lipca 2024 r., to nadal będzie obowiązek wystawienia duplikatu w takiej sytuacji?
30. Jak będziemy rozliczać faktury np. za paliwo, gdzie odliczamy tylko 50% VAT? One tam będą w całości, a potem już w programie księgowym i w ewidencji VAT zmieniamy, ta aby pliki JPK dobrze wyszły.
31. Generalnie to trzeba codziennie zaglądać do KSeF i sprawdzać, czy nie ma dla nas faktur?
32. Proszę o informację, czy KSeF będzie jakoś powiązany z PEF wg ustawy z 9.11.2018 o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych? Czy to pozostaną dwa odrębne niezależne systemy?
33. Od kiedy będzie obowiązek wpisania numeru KSeF na przelewie?
34. Czy w każdym przelewie trzeba podawać numer faktury z KSeF?
35. A co z proformami? Czy też trzeba będzie wystawiać faktury proforma ustrukturyzowane?
36. A co jeśli klient zagraniczny wpłaca nam depozyt i później tą wpłatę rozliczamy przy kolejnych fakturach?
37. Obecnie na platformie Sprzedawcy płacę kilkanaście faktur płatnością P24 lub PayU, Blikiem itp. Dalej będzie tak można płacić? Czy trzeba będzie czekać na wygenerowany numer zbiorczej płatności?
38. Czy w KSeF oprócz faktur VAT będą widoczne też faktury bez VAT, zwane kiedyś rachunkami? Czy nie będziemy ich widzieć?
39. System księgowy będzie pobierał faktury z KSeF, a co z kwalifikowalnością kosztów? Jak faktura będzie widoczna? Czy każdą trzeba będzie otwierać, aby zobaczyć, co zostało kupione?
40. Czy programy, z którymi Pani współpracuje, sprawdzają czy faktury już są w systemie księgowym (jeżeli są wprowadzone faktury wcześniej przesłane w pdf)?
41. A na podstawie czego będę wiedzieć, jakiego auta faktura dotyczy, jeśli stacja nie wpisze numerów?
42. Jakie są sankcje za niewpisanie numeru KSeF w tytule przelewu?
43. Czy dobrze zrozumiałam, że nie będzie not korygujących i każdy błąd na fakturze będzie poprawiany przez jej wystawcę?
44. Co za fakturą, której nie akceptujemy? Przykładowo została wystawiona bezpodstawnie, brak kontaktu z wystawcą.
45. Czy załączniki do faktur wysyłamy w formie papierowej?
46. Co w sytuacji, jeżeli ktoś obcy weźmie fakturę na mój NIP? Zobaczę w KSeF tę fakturę dokumentującą de facto nie mój zakup.
47. W JPK może wystąpić dwa razy numer faktury, ponieważ na jednej fakturze występuje i towar, i koszt działalności, a w KSEF nie będzie podzielone, tylko będzie widniało na pod jednym zapisem. Czy to będzie prawidłowo?
48. W jaki sposób można dokonać testów pod wskazanymi adresami?
49. Czy jeśli pobieramy faktury klienta bezpośrednio z KSEF, prowadzimy KPiR i ewidencje VAT w programie, to czy musimy mieć dokumenty źródłowe w formie papierowej?
50. Czy będzie możliwość pobrania zbiorczo faktur w XML i zaimportowania do programu księgowego i np. wybrać, które faktury chcę pobrać?
51. Jeżeli nie będziemy drukować faktur, to czy należy zmienić politykę rachunkowości?
52. Co z fakturami zakupowymi, których nie akceptujemy?
53. Co z dekretacją faktur przy wysyłce elektronicznej?
54. A dekretacja po stronie zakupowej?
55. Czy faktury z KSeF należy przechowywać w formie papierowej?
56. Chciałam się przypomnieć z prośbą o odpowiedź odnośnie do KSeF a PEF.
57. Co w przypadku faktury, na której są towary nie tylko do działalności? Wtedy w JPK będzie inna kwota danej faktury, a w KSEF będzie pełna kwota, jak to będzie postrzegane?
58. A co z fakturami wewnętrznymi?
59. Czy wystawianie i otrzymywanie faktur w aplikacji KSeF na stronach MF jest całkowicie bezpłatne niezależnie od liczby dokumentów?
60. Ale noty korygujące sprzedawca nadal może wystawiać?
61. Czy mamy obowiązek zbierać faktury papierowo? Rozumiem, że możemy, ale czy musimy?
62. Czy w tytule przelewu musi być numer KSeF faktury, czy może być numer faktury (przykładowo FS/1/10/2024)?
63. Co z fakturami podatników zwolnionych nazywanych rachunkami, czy trzeba je będzie wysyłać do KSeF?
64. Czy numer KSeF będzie trzeba wpisywać do JPK?
65. A co z przelewem do faktur proforma?
66. Czy paragon fiskalny sprzedaży detalicznej miesięczny też trzeba wprowadzać do KSeF? Jak w JPK jest z zaznaczeniem "RO" – tak informacyjnie?
67. Jeżeli klient prześle nam zbiorczo faktury w XML, to musimy je papierowo przetrzymywać po zaksięgowaniu?
68. Jeśli by biuro pobierało faktury, to byłby też problem z płatnościami, bo klient powie, że nie zna numerów KSeF, a biuro nie robi płatności za klienta.
69. Czy aplikacja e-mikrofirma może zastąpić aplikację komercyjną, jeśli chodzi o przesyłanie dokumentów do KSeF?

UWAGA!
Wejście obowiązkowego KSeF zostało przesunięte z 1 lipca 2024 r. na 1 lutego 2026 r. Jak wynika z projektu ustawy zmieniającej ustawę o VAT, nad którym trwają prace, docelowo wejście w życie obowiązkowego KSeF będzie kliku etapowe. I tak:
• od 1 lutego 2026 r. – obowiązkowy KSeF będą musieli stosować podatnicy, u których sprzedaż przekroczy w 2025 r. 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązkowy KSeF będą musieli stosować pozostali podatnicy z wyjątkiem tych, u których skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka;
• od 1 października 2026 r. – obowiązkowy KSeF będą musieli stosować podatnicy, u których skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka. Do 30 września 2026 r. ci podatnicy będą mogli wystawiać poza KSeF wyłącznie faktury, których wartość należności ogółem będzie mniejsza lub równa 450 zł, pod warunkiem że łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł.
Dodatkowo zostanie przesunięte wejście w życie niektórych regulacji dotyczących obowiązkowego KSeF. I tak dopiero od:
• 1 sierpnia 2026 r. – będzie istniał obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach;
• 1 sierpnia 2026 r. – nie będzie można wystawiać faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone;
• 1 stycznia 2027 r. – będzie obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych wyłącznie w trybie online, chyba że nastąpi awaria lub będzie niedostępny system; do końca 2026 r. podatnicy będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane w trybie offline, pod warunkiem, że najpóźniej następnego dnia roboczego faktura zostanie przesłana do KSeF.
Ponadto, w porównaniu z obecnymi przepisami w zakresie KSeF, sprzedawca będzie mógł wystawiać faktury ustrukturyzowane również dla konsumentów. To podatnik – wystawca faktury dla konsumenta – będzie decydował, czy wystawia e-fakturę w KSeF, czy decyduje się na wystawienie faktury na dotychczasowych zasadach.
Zostanie także wprowadzona dodatkowa funkcjonalność, polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem. Przesyłanie załączników do KSeF nie będzie obowiązkowe. Zakres podmiotów mogących przesyłać e-fakturę z załącznikiem nie zostanie ograniczony do konkretnych branż.
Zostanie również zapewniona możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie czasowo korzystał z wystawiania faktur poza KSeF. Będzie je można pobierać już od 1 listopada 2025 r.