Wdrożenie KSeF w firmie lub biurze

W trakcie szkolenia, które odbyło się 30.10.2023 r., pt. Wdrożenie KSeF w firmie lub biurze, uczestnicy zadali na czacie mnóstwo pytań. Nie na wszystkie ekspertka - Patrycja Kubiesa - zdążyła odpowiedzieć, dlatego dodatkowo nagrała na nie odpowiedzi.
W tym odcinku szkolenia ekspertka odpowiada na następujące pytania dotyczące nadawania uprawnień, upoważnień oraz uwierzytelniania w KSeF:

1. Czy stowarzyszenie i spółki logują się też przy użyciu tej aplikacji (aplikacji podatnika)?
2. Czy dobrze rozumiem, że taką osobą fizyczną uprawnioną do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może być biuro rachunkowe/konkretny pracownik biura?
3. Czy analogicznie będzie ze stowarzyszeniem?
4. Czy podobnie może zrobić spółka z o.o.?
5. Czy spółka cywilna będzie działała przy logowaniu tak jak spółka z o.o.?
6. Jak wygląda kwestia uprawnień w przypadku spółki cywilnej?
7. Czy reprezentantem w sp. z o.o. może być np. główny księgowy?
8. Czy JDG podatnik może uprawnić biuro rachunkowe do wystawiania i pobierania faktur w jej imieniu?
9. Jak się uwierzytelnia spółka cywilna?
10. Czy może być kilka osób uprawnionych?
11. Czy może być dwóch reprezentantów, w przypadku kiedy jeden będzie np. chory lub nieobecny z innych powodów?
12. Czy nawet w przypadku dwuosobowej reprezentacji w KRS, reprezentant w KSEF będzie tylko jeden?
13. Czy reprezentantem spółki z o.o. (ZAW-FA) musi być uprawniony członek zarządu, czy dowolna osoba?
14. Czy spółka komandytowa działa tak jak spółka z o.o.?
15. Czy wprowadzając uprawnienie dla mojego pracownika w tym systemie, to będzie on widział to uprawnienie w moim systemie księgowym np. Subiekcie?
16. Jeżeli jako JDG będę uprawniony i następnie nadam uprawnienie pracownikowi, to dwie osoby będą miały prawo logować się do KSeF?
17. W formularzu ZAW-FA w części D. należy podać dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający NIP i PESEL – skąd spółka ma pobrać takie dane (spółka nie posiada pieczęci)?
18. Czy reprezentantem spółki z o.o. może być dowolna osoba (niewidniejąca w KRS)?
19. Czy ZEW-FA można złożyć do dowolnego urzędu skarbowego?
20. Czy ZAW-FA składamy elektronicznie?
21. W jaki sposób składamy druk ZAW-FA?
22. Czy mogą dwie osoby wystawiać faktury?
23. Czy aplikacja KSeF będzie działała równolegle do programów finansowo-księgowych (czyli, czy wystawione/pobrane faktury będą widoczne w obu miejscach)?
24. Czy na ZAW-FA mogę jako prezes wskazać siebie jako reprezentanta?
25. Czy możliwa jest zmiana reprezentanta?
26. Spółka z o.o., 100% wspólnikiem jest spółka zagraniczna. Czy ZAW-FA dla np. prezesa zarządu, może podpisać podpisem kwalifikowanym osoba uprawniona do reprezentacji spółki zagranicznej?
27. Czy na druku ZAW-FA można wskazać dwie osoby?
28. Czy US potwierdza w jakiś sposób rejestrację ZAW-FA?
29. Czy osoba fizyczna jest z automatu uprawniona?
30. A gdzie składa się ten druk ZAW-FA?
31. Czy zalogowanie się do KSeF jest jednoznaczne z przystąpieniem do niego?
32. Czyli ZAW-FA działa tak jak UPL-1?
33. Czy trzeba wypełniać druk ZAW-FA i składać w urzędzie, czy można nadać uprawnienia osobie bezpośrednio w KSeF?
34. Czy zalogowanie się do aplikacji podatnika, nawet do wersji testowej, wymaga złożenia już ZAW-FA?
35. Czy wejście do wersji testowej i wygenerowanie w niej tokena pozwoli na wystawienie jednej, próbnej, ale ważnej e-faktury w wersji produkcyjnej?
36. Czy faktury w ramach KSEF będzie można oglądać tylko na stronie internetowej KSeF, czy w programie finansowo-księgowym również (oczywiście po otrzymaniu uprawnień i tokenu)?
37. Podatnik wystawił fakturę o numerze np. 125, natomiast KSeF nadał swój numer. Który numer będzie księgowany – ten nadany przez podatnika czy nadany przez KSeF?
38. Co w przypadku, jak faktury są wystawiane w innym programie (CRM) i dopiero ostatniego dnia miesiąca są importowane w całości do programu księgowego?
39. Czy faktury zakupowe będzie można ściągać hurtem, czy każdy dokument osobno? Czy z wielu firm hurtem, czy z każdej firmy po kolei?
40. Trzy pytania: 1. Co z fakturami w KSeF na stacjach benzynowych czy w gabinetach lekarskich? Czy będą wystawiane w KSeF dla podmiotów B2C, B2B? 2. Czy osoba fizyczna (poza obowiązkiem VAT), wynajmująca lokal dla spółki będzie musiała wystawiać fakturę w KSeF? 3. W spółce z o.o. jest sprzedaż w systemie dropshippingowym – faktura wystawiana raz na miesiąc, niezależnie od ilości transakcji. Jak to będzie w KSeF?
41. Czy spółka z o.o. zajmująca się handlem internetowym, wystawiająca faktury tzw. z automatu w systemie portali typu Allegro, czy również musi wystawiać faktury ustrukturyzowane?
42. Czy podatnik właściciel JDG, dający uprawnienia pracownikowi do wystawiania i odbioru, może także sam odbierać i wysyłać faktury?
43. Czy dla osoby fizycznej również wystawiamy fakturę poprzez aplikację KSeF?
44. Token jest przypisany do osoby czy podmiotu?
45. Czy można uaktualniać token?
46. Czy można nadawać różne tokeny dla np. trzech użytkowników na jednym oprogramowaniu?
47. Czyli w spółkach, w których faktury wystawia wiele osób, powinno się nadawać token?
48. Czy token do wystawiania faktur jest dla każdego pracownika odrębny?
49. Czy jeden token może być wykorzystywany przez kilka osób w tym samym systemie?
50. Czy podpis kwalifikowany działa tak samo jak profil zaufany?
51. Jeśli w spółce jako reprezentant wskażę kilku uprawnionych, to każdemu mogę wygenerować osobny token?
52. Czy pieczęć kwalifikowana to to samo co certyfikat kwalifikowany?
53. Spółka komandytowa to pieczęć elektroniczna?
54. Czy pieczęć elektroniczna też może być dla spółek cywilnych?
55. Czy pracownikowi też trzeba nadać uprawnienia do wystawienia i otrzymywania faktur?
56. O ile się nie mylę, pieczęć elektroniczna jest sporo droższa od podpisu kwalifikowanego oraz nie daje takich możliwości jak podpis kwalifikowany, stąd nie rozumiem sensu tego tworu.
57. Kto wydaje pieczęć kwalifikowaną?
58. Spółka jawna też musi mieć pieczęć elektroniczną?

UWAGA!
Wejście obowiązkowego KSeF zostało przesunięte z 1 lipca 2024 r. na 1 lutego 2026 r. Jak wynika z projektu ustawy zmieniającej ustawę o VAT, nad którym trwają prace, docelowo wejście w życie obowiązkowego KSeF będzie kliku etapowe. I tak:
• od 1 lutego 2026 r. – obowiązkowy KSeF będą musieli stosować podatnicy, u których sprzedaż przekroczy w 2025 r. 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązkowy KSeF będą musieli stosować pozostali podatnicy z wyjątkiem tych, u których skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka;
• od 1 października 2026 r. – obowiązkowy KSeF będą musieli stosować podatnicy, u których skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka. Do 30 września 2026 r. ci podatnicy będą mogli wystawiać poza KSeF wyłącznie faktury, których wartość należności ogółem będzie mniejsza lub równa 450 zł, pod warunkiem że łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł.
Dodatkowo zostanie przesunięte wejście w życie niektórych regulacji dotyczących obowiązkowego KSeF. I tak dopiero od:
• 1 sierpnia 2026 r. – będzie istniał obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach;
• 1 sierpnia 2026 r. – nie będzie można wystawiać faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone;
• 1 stycznia 2027 r. – będzie obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych wyłącznie w trybie online, chyba że nastąpi awaria lub będzie niedostępny system; do końca 2026 r. podatnicy będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane w trybie offline, pod warunkiem, że najpóźniej następnego dnia roboczego faktura zostanie przesłana do KSeF.
Ponadto, w porównaniu z obecnymi przepisami w zakresie KSeF, sprzedawca będzie mógł wystawiać faktury ustrukturyzowane również dla konsumentów. To podatnik – wystawca faktury dla konsumenta – będzie decydował, czy wystawia e-fakturę w KSeF, czy decyduje się na wystawienie faktury na dotychczasowych zasadach.
Zostanie także wprowadzona dodatkowa funkcjonalność, polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem. Przesyłanie załączników do KSeF nie będzie obowiązkowe. Zakres podmiotów mogących przesyłać e-fakturę z załącznikiem nie zostanie ograniczony do konkretnych branż.
Zostanie również zapewniona możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie czasowo korzystał z wystawiania faktur poza KSeF. Będzie je można pobierać już od 1 listopada 2025 r.