Koszty używania leasingowanych samochodów osobowych - co i w jakiej wysokości można zaliczać do kosztów

Podatnicy, którzy posiadają w leasingu operacyjnym samochody osobowe, mogą zaliczać do kosztów podatkowych 100% wydatków związanych z ich używaniem, jeżeli wykorzystują te samochody tylko do działalności gospodarczej. W przypadku tzw. użytku mieszanego wydatki te stanowią koszty uzyskania przychodów tylko w 75%. Podatnicy mają wątpliwości, jakiego rodzaju wydatki należy uznać za związane z używaniem leasingowanego samochodu, a więc podlegające limitowaniu w kosztach, a jakie nie stanowią tego rodzaju wydatków. W artykule wyjaśniamy, jak kwalifikować poszczególne wydatki samochodowe.

Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof) podatnik może zaliczać do kosztów podatkowych tylko 75% wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego wziętego w leasing operacyjny, jeżeli samochód ten jest wykorzystywany przez niego również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Zgodnie z art. 23 ust. 3b updof, w przypadku gdy część opłaty leasingowej obejmuje koszty eksploatacji, do tej części należy również stosować limit 75%.

Przepisy updof nie zawierają precyzyjnego katalogu wydatków, które uznaje się za "wydatki z tytułu używania samochodów". W orzecznictwie przyjęto, że wobec braku legalnej definicji "używania", należy odwołać się do znaczenia tego terminu w języku potocznym. Zgodnie z definicją zawartą w "Uniwersalnym słowniku języka polskiego" pod red. S. Dubisza (Warszawa 2008, t. IV, s. 322-323) "używać" oznacza "posługiwać się, stosować coś, korzystać, brać, przyjmować, robić z czegoś użytek, wykorzystywać". Wskazuje to na czynny aspekt posługiwania się rzeczą, czyli faktyczne korzystanie z niej, niezależnie od przyczyn czy podstaw uzyskania takiej możliwości.

W konsekwencji za wydatki związane z używaniem samochodu osobowego należy uznać koszty wynikające z faktycznego korzystania z pojazdu. Obejmują one w szczególności wydatki eksploatacyjne, takie jak zakup paliwa, opłaty za przejazdy autostradami, opłaty parkingowe, wymianę opon czy koszty napraw.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w objaśnieniach podatkowych Ministerstwa Finansów z 9 kwietnia 2020 r. pt. "Wykorzystywanie samochodu osobowego w prowadzonej działalności - zmiany w podatkach dochodowych od 2019 roku". Wskazano w nich, że do wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego (wydatków eksploatacyjnych) zalicza się m.in. wydatki ponoszone na:

• nabycie paliw silnikowych,
• serwis samochodu,
• wymianę opon,
• myjnię,
• naprawy i części zamienne,
• wymianę płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy,
• opłaty za przejazd autostradą,
• badania diagnostyczne,
• abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie,
• czynsz najmu/dzierżawy garażu/miejsca postojowego/parkingu,
• remont powypadkowy samochodu.

Leasingobiorca, który użytkuje samochód osobowy w użytku mieszanym i ponosi wymienione wydatki samodzielnie, może je zaliczyć do kosztów podatkowych w granicach 75%.

W praktyce często zdarza się, że leasingodawca dolicza do opłat leasingowych koszty związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu, takie jak serwis, przeglądy techniczne czy naprawy. W takim przypadku zastosowanie znajduje powołany na wstępie art. 23 ust. 3b updof. Na jego podstawie tego rodzaju wydatki podlegają ograniczeniu w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów również tylko w 75%.

Koszty związane z rejestracją oraz zmianami w dowodzie rejestracyjnym

Leasingodawcy refakturują na przedsiębiorców opłaty za rejestrację pojazdu czy dokonanie zmian w dowodzie rejestracyjnym. Zdaniem autora tego rodzaju opłat nie można uznać za koszty związane z używaniem samochodu, a więc nie podlegają one limitowaniu w kosztach uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46a updof. Stanowisko to potwierdzają również organy podatkowe. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 27 maja 2019 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.105.2019.1.AG, wskazał, że:

Do wydatków z tytułu używania samochodu nie można natomiast zaliczyć opłat administracyjnych, takich jak opłata związana z rejestracją samochodu. Są to bowiem opłaty, ponoszone w celu uzyskania możliwości korzystania z samochodu, niezwiązane bezpośrednio z jego używaniem. Nie będą zatem objęte limitowaniem na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 51 u.p.d.o.p (przepis ten stanowi odpowiednik art. 23 ust. 1 pkt 46a updof - przyp. autora).

Bez znaczenia dla zastosowania powyższego ograniczenia pozostaje natomiast okoliczność, że ww. koszty są ponoszone pierwotnie przez leasingodawcę, a następnie refakturowane na Wnioskodawcę. Wnioskodawca ponosi bowiem ostatecznie ciężar ww. kosztów na podstawie wystawionej przez leasingodawcę faktury.

Koszty dodatkowego wyposażenia leasingowanego samochodu

Zdarza się, że leasingobiorcy ponoszą wydatki na montaż dodatkowych elementów wyposażenia samochodu, takich jak czujniki cofania, kamera cofania, instalacja gazowa, hak holowniczy czy system nawigacji. Tego rodzaju wydatki powodują wzrost wartości użytkowej samochodu, stanowią wydatki na jego doposażenie. Zdaniem organów podatkowych nie są to wydatki związane z używaniem samochodu osobowego, a więc nie podlegają limitowi 75% na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46a updof. Takie stanowisko zajął również Minister Finansów w objaśnieniach podatkowych z 9 kwietnia 2020 r. pt. "Wykorzystywanie samochodu osobowego w prowadzonej działalności - zmiany w podatkach dochodowych od 2019 roku".