Nowe regulacje o jawności wynagrodzeń - obowiązki pracodawcy od 24 grudnia 2025 r.

Po zmianie przepisów od 24 grudnia 2025 r. pracodawca będzie musiał z odpowiednim wyprzedzeniem przekazać kandydatowi do pracy m.in. informacje o składnikach wynagrodzenia i innych świadczeniach związanych z pracą (pieniężnych i niepieniężnych), a także o odpowiednich w tym zakresie postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. Natomiast nie będzie mógł pytać o jego wynagrodzenie otrzymywane u innego pracodawcy. Ponadto ogłoszenia o pracę oraz nazwy stanowisk podawane w procesie rekrutacyjnym będą musiały być wskazywane w sposób neutralny płciowo.

Nowelizacja ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.) wprowadza zmiany w trzech głównych obszarach: informowania kandydata do pracy o wysokości wynagrodzenia, zakazu pytania o wynagrodzenie w obecnym stosunku pracy czy poprzednich stosunkach pracy oraz neutralności płciowej w rekrutacji.

Obowiązek informowania kandydatów o wynagrodzeniu (widełki płacowe)

Osoby ubiegające się o zatrudnienie od 24 grudnia 2025 r. uzyskują prawo do otrzymania od przyszłego pracodawcy konkretnych informacji na temat warunków finansowych przewidzianych dla danego stanowiska w następującym zakresie:

• wysokość wynagrodzenia lub jego przedział (widełki płacowe) - pracodawca musi podać wysokość początkowego wynagrodzenia (tj. wynagrodzenia, które oferuje np. podczas okresu próbnego, albo najniższego wynagrodzenia, jakiego może domagać się pracownik na danym stanowisku) lub jego przedział (czyli najniższą i najwyższą stawkę przewidzianą dla stanowiska),
• kryteria wynagradzania - podana stawka wynagrodzenia lub przedział muszą być oparte na obiektywnych, neutralnych kryteriach pod względem płci,
• regulacje wewnętrzne - kandydat musi otrzymać informację o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania stosowanych przez pracodawcę w odniesieniu do stanowiska, na którym jest prowadzona rekrutacja.

Informacje te muszą być przekazane w taki sposób i w takim czasie, aby umożliwić świadome i przejrzyste negocjacje dotyczące wynagrodzenia. Pracodawca ma pewną swobodę co do momentu ich ujawnienia, co może nastąpić:

• w opublikowanym ogłoszeniu o naborze na stanowisko,
• przed rozmową kwalifikacyjną (jeśli informacji nie zawarto w ogłoszeniu lub ogłoszenia nie było),
• przed zawarciem umowy o pracę (jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu lub przed rozmową kwalifikacyjną), pod warunkiem że nastąpi to z wyprzedzeniem umożliwiającym kandydatowi zapoznanie się z nimi i świadome negocjacje.

Wskazaną informację pracodawca przekazuje w postaci papierowej lub elektronicznej (np. w e-mailu do kandydata).

Wzór informacji o warunkach finansowych przewidzianych dla danego stanowiska w procesie rekrutacyjnym

Pojęcie wynagrodzenia w tym kontekście jest szerokie i obejmuje nie tylko płacę zasadniczą, ale wszelkie świadczenia pieniężne lub rzeczowe związane z zatrudnieniem, takie jak premie, nagrody czy inne składniki uzupełniające lub zmienne. W praktyce wymaga to od pracodawców przygotowania realnych widełek płacowych, a nie abstrakcyjnych kwot oderwanych od rzeczywistości.

Zakaz pytania kandydata o dotychczasowe wynagrodzenie

Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca nie może zadawać osobom starającym się o zatrudnienie pytań o ich wynagrodzenie w obecnym stosunku pracy ani w poprzednich stosunkach pracy. Celem tej zmiany jest przerwanie procesu utrwalania się tzw. luki płacowej ze względu na płeć. Opieranie nowej oferty wynagrodzenia wyłącznie na dotychczasowych zarobkach kandydata utrwala nierówności, ignorując realną wartość pracy na nowym stanowisku. Jednak nadal dopuszczalne jest pytanie kandydata, który otrzymał informację o wysokości początkowej wynagrodzenia lub przedziale tego wynagrodzenia, o jego oczekiwania finansowe.

Neutralność płciowa w ogłoszeniach o pracę

Pracodawcy od 24 grudnia 2025 r. są zobowiązani zapewnić, aby ogłoszenia o wakatach oraz nazwy stanowisk pracy były neutralne pod względem płci, a cały proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminacyjny (art. 13^3ca § 3 k.p.). W praktyce oznacza to konieczność stosowania podwójnej formy nazwy stanowiska (np. kierownik/kierowniczka) lub używania neutralnych nazw opisowych albo formy bezosobowej (np. obsługa administracyjna, obsługa w zakresie zarządzania, osoba do obsługi).

Należy też zwrócić uwagę, że neutralność płciowa i zasada niedyskryminacji muszą być zachowane nie tylko w samej nazwie stanowiska, ale i w całej treści ogłoszenia rekrutacyjnego.

Przepisy nowelizujące k.p. nie zawierają żadnych przepisów przejściowych. Nie wskazano w nich także, czy zasada neutralności w procesie rekrutacji, bo o tym etapie mowa w przepisie, przekłada się także na konieczność dostosowania dokumentacji wewnętrznej pracodawcy oraz umów o pracę zatrudnionych już pracowników.

Należy jednak mieć świadomość, że wprowadzenie neutralnych płciowo nazw stanowisk na etapie rekrutacji może powodować konsekwencje w postaci zmian w funkcjonujących u pracodawcy dokumentach wewnętrznych, np. w regulaminie wynagradzania, jeśli zawiera on tabelę zaszeregowań z określeniem stanowisk pracy. Jeśli nazwy stanowisk nowo zatrudnianych osób znacząco się zmienią, może być konieczne uzupełnienie o nie lub dopasowanie dotychczasowych dokumentów wewnętrznych.

Jednak w przypadku wprowadzenia do dotychczasowych nazw stanowisk jedynie feminatywów należy uznać, że nie są konieczne zmiany przepisów wewnętrznych czy dotychczasowych umów o pracę w tym zakresie. Nie ma oczywiście przeszkód, żeby wprowadzić takie zmiany o charakterze porządkującym.