Proces wystawiania faktur w KSeF 2.0

Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (dalej: KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotknie początkowo największych podatników VAT (od 1 lutego 2026 r.), ale już od 1 kwietnia 2026 r. obejmie pozostałych podatników VAT (z kilkoma wyjątkami). W publikacji przedstawiamy, w jaki sposób będzie przebiegał proces wystawiania faktur w obowiązkowym KSeF.

W KSeF będą wystawiane wyłącznie faktury ustrukturyzowane (przyjmujące postać plików XML). Jest to faktura:

• wystawiana przy użyciu struktury logicznej FA(3),
• wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF,
• posiadająca przydzielony numer KSeF.

1. Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej

KSeF określa przede wszystkim datę i czas wystawienia faktury, co jest kluczowe m.in. dla weryfikacji, czy faktura została wystawiona terminowo.

Wprowadzono zasadę, że datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest:

• data przesłania faktury do KSeF - jeżeli data wystawienia faktury wskazana przez podatnika w polu P_1 jest tożsama z datą przesłania faktury do KSeF - zob. art. 106na ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) lub
• data wskazana przez podatnika na fakturze w polu P_1, jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze przez podatnika w polu P_1 (taka faktura zostanie uznana za fakturę wystawioną w trybie offline24).

Data wystawienia faktury będzie widoczna m.in. w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO).

2. Odrzucenie faktury wysłanej do KSeF

KSeF:

• będzie zawsze weryfikował zgodność przesyłanego pliku XML z dedykowaną dla danego typu faktury strukturą xsd, która jest deklarowana podczas nawiązywania sesji w KSeF - FA(3), FA_RR(1) czy struktura PEF oraz
• będzie sprawdzał, czy osoba lub podmiot, która przesłała fakturę do KSeF, miała do tego odpowiednie uprawnienie.

Zatem odrzucenie faktury przez system po jej weryfikacji może wystąpić z powodu:

• niezgodności struktury pliku ze wzorem struktury logicznej lub
• z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną.

Jeżeli wystąpi jedna z wymienionych sytuacji, podatnik otrzyma informację o:

• dacie i czasie odrzucenia faktury - w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej albo
• braku uprawnień - w przypadku braku uprawnień do korzystania z KSeF.

Przesyłany plik XML musi być zgodny ze strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej - od 1 lutego 2026 r. jest to FA(3). W przypadku gdy plik XML będzie zawierał błędy, np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, plik zostanie odrzucony. W przypadku negatywnej weryfikacji system nie przydzieli numeru KSeF faktury.

MF zachęca do implementacji w systemach służących do fakturowania mechanizmów sprawdzających zgodność pliku XML ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku, co w praktyce może wyeliminować opisaną sytuację.

Faktura zostanie odrzucona przez KSeF także w przypadku gdy:

• do KSeF zostanie przesłana faktura z załącznikiem, a podmiot występujący na fakturze jako sprzedawca nie złożył wcześniej zgłoszenia w e-Urzędzie, tj. podatnik nie ma udostępnionej w API KSeF 2.0 tej funkcjonalności (lub taka funkcjonalność została mu odebrana),
• data wskazana w polu P_1 jest późniejsza niż data przesłania pliku XML do KSeF.

3. Poprawianie błędów na fakturze wysłanej do KSeF

Po przesłaniu pliku faktury do KSeF nie jest możliwe jej edytowanie w systemie. Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF jedyną formą poprawienia błędu w wystawionej fakturze ustrukturyzowanej będzie wystawienie faktury korygującej w KSeF. Od 1 lutego 2026 r. zostaną również uchylone przepisy dotyczące wystawiania not korygujących. Zatem w przypadku zidentyfikowania pomyłki w wystawionej fakturze podatnik zawsze będzie wystawiał fakturę korygującą.

W KSeF nie jest możliwe anulowanie wystawionej faktury. Anulowanie faktury nie jest możliwe również w przypadku, gdy faktura została wystawiona na błędnego nabywcę (błędny identyfikator podatkowy NIP w polu Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP). W tej sytuacji należy wystawić:

1) fakturę korygującą "do zera" i

2) nową fakturę pierwotną zawierającą poprawne dane (w tym poprawny identyfikator podatkowy NIP) nabywcy.

W opisanej sytuacji nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie jego numer NIP, podany w tej fakturze był błędny. Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (mimo iż to nie on jest faktycznym nabywcą towaru).

Faktury wystawione w KSeF są przechowywane w systemie przez okres 10 lat od końca roku, w którym faktura została wystawiona. Po tym czasem zostaną automatycznie usunięte. Podatnicy nie mają możliwości samodzielnego usunięcia wystawionej faktury z systemu, niezależnie, czy faktura była wystawiona prawidłowo czy nieprawidłowo.

4. Wizualizacja faktury

Założeniem KSeF jest, że faktura będzie otrzymywana przez nabywcę krajowego posiadającego identyfikator podatkowy NIP przy użyciu systemu. Niemniej, w kilku ustawowo określonych sytuacjach, wystąpi obowiązek przekazania nabywcy faktury w sposób uzgodniony (np. jako wydruk lub plik pdf). Przypadki te określa w szczególności art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Jest to np. sytuacja, gdy nabywcą będzie podmiot zagraniczny, konsument czy inny podmiot nieposiadający NIP.

Wzór wizualizacji. W momencie wprowadzenia obowiązkowego KSeF nie zostanie wprowadzony jeden obowiązujący wzór wizualizacji e-Faktury w przypadku przekazywania faktury nabywcy w sposób uzgodniony lub w sytuacji posługiwania się fakturą ustrukturyzowaną poza systemem. Dostawcy aplikacji do wystawiania faktur mogą tworzyć własne wizualizacje, dostosowane do potrzeb swoich klientów.

E-Fakturę można zwizualizować (np. w postaci pliku pdf) także w bezpłatnych narzędziach oferowanych przez MF - tj. w Aplikacji Podatnika KSeF, aplikacji mobilnej KSeF czy aplikacji e-mikrofirma.

O sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji decyduje wystawca faktury/integrator systemu.

Jak wynika z podręcznika KSeF wydanego przez MF:

Nie jest zalecane postępowanie polegające na przesyłaniu do KSeF pliku xml zawierającego tylko podstawowe dane wymagane przepisami, przy jednoczesnym wskazywaniu wszystkich danych dodatkowych tylko na wizualizacji (np. terminów czy formy płatności, numeru rachunku bankowego czy dodatkowych informacji o przedmiocie transakcji). Taki sposób postępowania uniemożliwiałby nabywcy zapisanie wszystkich danych faktury w systemie z uwagi na ich brak w treści pliku XML. Utrudniłoby to również automatyzację procesów związanych z zaksięgowaniem faktury zakupowej i nie pozwalałoby w pełni realizować celów wynikających z wdrożenia KSeF, związanych z brakiem konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemów. Z tego też względu MF zachęca do pełnego wykorzystywania możliwości, które daje wzór e-Faktury. Należy zwrócić uwagę, że struktura logiczna FA(3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej (np. w polu DodatkowyOpis czy elementach tj. Platnosc, Rozliczenie, WarunkiTransakcji).

Dodatkowe dane na wizualizacji. Wizualizacja, poza danymi znajdującymi się w pliku XML, może zawierać dodatkowe dane typu logo firmy czy np. kontakt do biura obsługi klienta, które z punku widzenia systemowego nie mają znaczenia.

Kod QR. Posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza KSeF wymaga również opatrzenia jej kodem QR (z odpowiednim napisem zawierającym numer KSeF faktury), a w przypadku faktur wystawianych w trybie offline i nieprzesłanych jeszcze do KSeF dwoma kodami QR (z napisami "OFFLINE" i "CERTYFIKAT").

Dodatkowe adnotacje. W KSeF struktura logiczna jest skonstruowana w ten sposób, że podatnik musi zadeklarować, czy dana adnotacja występuje na fakturze czy nie. Na wizualizacji faktury podatnik podaje wyłącznie informacje o dodatkowych adnotacjach, jeżeli takie występują (chodzi o adnotacje typu: "metoda kasowa", "samofakturowanie", "odwrotne obciążenie").

Wizualizacja w języku obcym. Wizualizacja e-Faktury może zawierać informacje w języku obcym. Możliwe jest wystawienie faktury w języku polskim (tj. plik XML w języku polskim), a następnie jej zwizualizowanie w języku obcym lub np. zastosowanie wizualizacji w dwóch językach równocześnie. Kluczowe jest jednak, aby dane umieszczone na wizualizacji (w języku obcym) pod względem merytorycznym odpowiadały zawartości pliku XML faktury w języku polskim.

Nie ma również przeszkód, aby plik XML faktury przesyłany do KSeF zawierał dane przygotowane w języku obcym.

5. Potwierdzenie transakcji

Wydanie potwierdzenia transakcji nie jest regulowane przepisami z uwagi na fakt, że nie wiąże się z żadnymi nowymi obowiązkami dla podatników. Wprowadzenie tego rozwiązania jest odpowiedzią na potrzeby rynku, a korzystanie z niego jest w pełni dobrowolne. Potwierdzenie transakcji będzie mogło być wydane w obu funkcjonujących w KSeF trybach wystawiania faktur: online i offline. Szczególnie przydatne będzie to np. w przypadku dokonywania sprzedaży w sklepach stacjonarnych czy na stacjach benzynowych, gdzie klient oczekuje przy kasie na dokument potwierdzający transakcję (fakturę). Wydanie potwierdzenia transakcji zabezpieczy więc interes nabywcy w sytuacjach, gdy wystawiona w trybie online lub offline faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF. Dzięki zamieszczonym na potwierdzeniu transakcji kodom QR możliwy będzie m.in. dostęp do faktury i weryfikacja jej danych.

Należy zaznaczyć, że potwierdzenie transakcji, z uwagi na swój zakres elementów, nie będzie fakturą w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT ani fakturą uproszczoną w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Dokument ten powinien posiadać nazwę "potwierdzenie transakcji" oraz musi zawierać tylko następujące elementy:

• podstawowe dane stron transakcji, tj. dane sprzedawcy (Podmiot1):

- nazwę,

- identyfikator podatkowy NIP,

- adres,

• dane nabywcy (Podmiot2)

- nazwę,

- identyfikator podatkowy NIP/inny identyfikator lub informację o braku identyfikatora,

- adres,

• numer faktury nadany przez podatnika (wartość z pola P_2),
• kwotę należności ogółem (wartość z pola P_15),
• dwa kody QR/linki, z czego pierwszy zapewnia dostęp do faktury i weryfikację danych z faktury, a drugi pozwala na weryfikację wystawcy faktury. Nad pierwszym kodem QR zamieszcza się napis "sprawdź fakturę w KSeF", a nad drugim "zweryfikuj wystawcę faktury".

6. Konieczność prawidłowego wypełniania struktury logicznej FA(3)

Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane będą wystawiane przy użyciu struktury logicznej FA(3).

Programy fakturujące na podstawie wprowadzonych przez wystawcę, w danej aplikacji, danych faktury (m.in. dane sprzedawcy, nabywcy, nazwa towaru lub usługi, cena jednostkowa, stawka, podsumowania kwot itp.) będą tworzyć na tej podstawie plik XML zgodny ze wzorem FA(3) opublikowanym przez MF. Przygotowany plik XML będzie wysyłany do KSeF. Jeśli plik XML nie będzie zgodny ze wzorem, nie zostanie przyjęty do KSeF, co oznacza, że faktura nie zostanie skutecznie wystawiona.

Przedstawiamy sposoby wykorzystania struktury FA(3) w kontekście różnych rodzajów wystawianych faktur i transakcji, które dokumentują.

6.1. Prawidłowy zapis identyfikatorów podatkowych

6.1.1. Brak znaków rozdzielających w numerze NIP

Identyfikatory NIP występujące m.in. w elementach:

• Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne,
• Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne,
• Podmiot3/DaneIdentyfikacyjne,
• PodmiotUpowazniony/DaneIdentyfikacyjne

należy zapisywać jako ciąg kolejno po sobie następujących cyfr, bez spacji i innych znaków rozdzielających.

Tabela 1. Sposób prezentacji w strukturze FA(3) identyfikatora podatkowego NIP

Nazwa pola	Przykład prawidłowego zapisu	Przykład nieprawidłowego zapisu
NIP	9999999999	999-999-99-99

6.1.2. Wydzielenie dwuliterowego prefiksu sprzedawcy "PL" w osobnym polu

W przypadku transakcji, dla których sprzedawca (Podmiot1) jest zobowiązany do podania na fakturze dwuliterowego kodu (prefiksu) kraju "PL" (np. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, świadczenie usług na rzecz podatnika podatku od wartości dodanej, do których ma zastosowanie art. 28b ustawy o VAT), kod należy wyodrębnić w osobnym polu Podmiot1/PrefiksPodatnika.

Tabela 2. Sposób prezentacji w strukturze FA(3) dwuliterowego prefiksu sprzedawcy

Nazwa pola	Przykład prawidłowego zapisu	Przykład nieprawidłowego zapisu
PrefiksPodatnika	PL	* Pole pozostało niewypełnione
NIP	9999999999	PL9999999999

6.1.3. Wydzielenie dwuliterowego prefiksu nabywcy w osobnym polu

W przypadku transakcji, dla których sprzedawca jest zobowiązany wskazać na fakturze dwuliterowy kod (prefiks) nabywcy VAT UE (np. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, świadczenie usług na rzecz podatnika podatku od wartości dodanej, do których ma zastosowanie art. 28b ustawy o VAT) - kod kraju kontrahenta należy wskazać w polu KodUE (element Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne), a numer identyfikacyjny kontrahenta nadany na cele podatku od wartości dodanej w polu NrVatUE.

Tabela 3. Sposób prezentacji w strukturze FA(3) dwuliterowego prefiksu oraz numeru identyfikacyjnego nabywcy

Nazwa pola	Przykład prawidłowego zapisu	Przykład nieprawidłowego zapisu
KodUE	DE	* Pole pozostało niewypełnione
NrVatUE	9999999999	* Pole pozostało niewypełnione
KodKraju	* Pole pozostało niewypełnione	DE
NrID	* Pole pozostało niewypełnione	9999999999

6.1.4. Identyfikator podatkowy nabywcy ujęty w polu NIP

W przypadku wystawienia faktury na rzecz nabywcy posługującego się polskim identyfikatorem podatkowym NIP kluczowe jest, aby identyfikator ten został wpisany w polu NIP (element Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne), ponieważ na tej podstawie faktura przesyłana do KSeF będzie mogła być udostępniona nabywcy w tym systemie. Nie należy podawać polskiego identyfikatora podatkowego NIP w innych polach, np. w polu NrID.

Tabela 4. Sposób prezentacji w strukturze FA(3) identyfikatora podatkowego NIP

Nazwa pola	Przykład prawidłowego zapisu	Przykład nieprawidłowego zapisu
NIP	9999999999	* Pole pozostało niewypełnione
NrID	* Pole pozostało niewypełnione	9999999999

6.1.5. Identyfikator kontrahenta z kraju trzeciego ujęty w polach KodKraju i NrID

W przypadku transakcji, w których nabywcą (Podmiot2) jest podmiot z siedzibą w kraju trzecim, nie jest obowiązkowe wskazywanie na fakturze jego identyfikatora podatkowego nadanego na cele podatku o podobnym charakterze. W tym przypadku wystarczające jest wpisanie w polu BrakID wartości "1", co oznacza, że nabywca nie posiada identyfikatora podatkowego lub identyfikator ten nie występuje na fakturze.

Jeżeli natomiast nabywca z kraju trzeciego posiada identyfikator, a sprzedawca zdecydował się zawrzeć go na fakturze, wtedy wypełnia pole NrID oraz fakultatywnie KodKraju. Nie zaleca się łączenia w polu NrID identyfikatora podatkowego z kodem kraju.

Tabela 5. Sposób prezentacji w strukturze FA(3) identyfikatora podatkowego kontrahenta z kraju trzeciego

Nazwa pola	Przykład prawidłowego zapisu	Przykład nieprawidłowego zapisu
KodKraju	CH	* Pole pozostało niewypełnione
NrID	9999999999	CH9999999999

6.1.6. Sposób prezentacji w strukturze FA(3), przypadku gdy nabywca jest konsumentem

W przypadku transakcji, w których nabywcą (Podmiot2) jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument), nie podaje się jego identyfikatora podatkowego NIP. W tym przypadku wystarczające jest wpisanie w polu BrakID wartości "1", co oznacza, że nabywca nie posiada identyfikatora podatkowego lub identyfikator ten nie występuje na fakturze.

Tabela 6. Sposób prezentacji w strukturze FA(3) przypadku, gdy nabywca jest konsumentem

Nazwa pola	Przykład prawidłowego zapisu
BrakID	1

6.2. Faktura zawierająca dane podmiotów trzecich

Struktura logiczna e-Faktury zawiera w swojej konstrukcji część Podmiot3, w której podatnik może wskazać dane podmiotów związanych z fakturą, innych niż sprzedawca (wskazany w części Podmiot1) oraz innych niż nabywca (wskazany w części Podmiot2).

W części Podmiot3 można wskazać m.in.:

• dane identyfikacyjne podmiotu trzeciego (NIP, imię i nazwisko lub nazwę),
• adres oraz adres korespondencyjny podmiotu trzeciego,
• dane kontaktowe podmiotu trzeciego (numer telefonu, adres e-mail),
• rolę podmiotu trzeciego.

Rolę podmiotu trzeciego można wskazać w polu Rola, podając:

"1" - Faktor - w przypadku gdy na fakturze występują dane faktora,

"2" - Odbiorca - w przypadku gdy na fakturze występują dane jednostek wewnętrznych, oddziałów wyodrębnionych w ramach nabywcy, które same nie stanowią nabywcy w rozumieniu ustawy o VAT,

"3" - Podmiot pierwotny - w przypadku gdy na fakturze występują dane podmiotu będącego w stosunku do podatnika podmiotem przejętym lub przekształconym, który dokonywał dostawy lub świadczył usługę (z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 106j ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT, gdy dane te wykazywane są w części Podmiot1K),

"4" - Dodatkowy nabywca - w przypadku gdy na fakturze występują dane kolejnych (innych niż wymieniony w części Podmiot2) nabywców,

"5" - Wystawca faktury - w przypadku gdy na fakturze występują dane podmiotu wystawiającego fakturę w imieniu podatnika (nie dotyczy przypadku, gdy wystawcą faktury jest nabywca),

"6" - Dokonujący płatności - w przypadku gdy na fakturze występują dane podmiotu regulującego zobowiązanie w miejsce nabywcy,

"7" - Jednostka samorządu terytorialnego - wystawca,

"8" - Jednostka samorządu terytorialnego - odbiorca,

"9" - Członek grupy VAT - wystawca,

"10" - Członek grupy VAT - odbiorca,

"11" - Pracownik.

Jeżeli podatnik chce zawrzeć na fakturze dane podmiotu trzeciego o roli innej niż jedna z wymienionych, wówczas może wskazać "1" w polu RolaInna, a w polu OpisRoli opisać tę rolę.

Możliwe jest więc wystawienie w KSeF faktury, która poza danymi sprzedawcy i nabywcy będzie zawierała np. dane faktora, płatnika czy oddziału podatnika. Faktura ustrukturyzowana może zawierać dane wielu podmiotów trzecich (maksymalnie stu).

Jeżeli jeden podmiot trzeci będzie występował na fakturze w dwóch różnych rolach, wówczas podatnik może wypełnić element Podmiot3 dwa razy (dla każdej roli osobno) lub jeden raz, korzystając z opcji wskazania roli innej podmiotu trzeciego, która będzie w tym przypadku zawierać opis dwóch ról.

6.2.1. Faktura zawierająca dane kilku nabywców

W KSeF możliwe jest wystawienie faktury na więcej niż jednego nabywcę. W tym celu:

• dane pierwszego nabywcy należy uwzględnić w elemencie Podmiot2 struktury logicznej FA(3),
• dane drugiego (i każdego kolejnego) nabywcy należy ująć w elemencie Podmiot3 struktury FA(3), wskazując w polu Rola - "4" (dodatkowy nabywca).

Z myślą o fakturach wystawianych na kilku nabywców stworzone zostało również pole Udzial.

Jest to pole, w którym można zawrzeć procentowy udział dodatkowego nabywcy (wymienionego w części Podmiot3).

Różnica między wartością 100% a sumą udziałów dodatkowych nabywców jest udziałem nabywcy wymienionego w części Podmiot2. W przypadku niewypełnienia pola przyjmuje się, że udziały występujących na fakturze nabywców są równe. KSeF nie sprawdza tego pola, tzn. nie bada, czy łączna wartość udziałów daje 100%.

6.2.2. Faktura zawierająca dane zakładu lub wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika

W strukturze logicznej e-Faktury FA(3) w elemencie Podmiot3/DaneIdentyfikacyjne funkcjonuje pole IDWew. Jest to pole, w którym wskazuje się unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.

Wskazany w polu IDWew identyfikator umożliwia identyfikację tej jednostki w KSeF na cele funkcjonowania opisanego modelu uprawnień. Aby osoba uprawniona do dostępu do faktur (w ramach danego zakładu (oddziału)/ jednostki wewnętrznej podatnika) mogła uzyskać dostęp w KSeF do faktur zakupu (w których nabywcą jest podatnik, ale dotyczą one danego zakładu/jednostki wewnętrznej tego podatnika), w strukturze FA(3) wskazuje się m.in.:

• dane nabywcy (podatnika), w tym jego identyfikator podatkowy NIP w części Podmiot2,
• dane zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika, w tym w szczególności jej unikalny identyfikator wewnętrzny (w polu IDWew) w części Podmiot3.

Aby osoba uprawniona do wystawiania faktur (w ramach danego zakładu (oddziału)/jednostki wewnętrznej) mogła wystawić w KSeF fakturę (w której sprzedawcą jest podatnik, ale dotyczy ona sprzedaży danego zakładu (oddziału)/jednostki wewnętrznej), na fakturach sprzedaży należy ująć m.in.:

• identyfikator podatkowy NIP podatnika (sprzedawcy) w polu Podmiot1,
• dane zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika, w tym w szczególności jej unikalny identyfikator wewnętrzny (w polu IDWew) w części Podmiot3. Powyższe rozwiązanie umożliwi także dostęp do faktury sprzedażowej osobie uprawnionej do dostępu do faktur w ramach danego zakładu (oddziału)/jednostki wewnętrznej podatnika).

6.3. Dodatkowe informacje o przedmiocie sprzedaży

Faktura powinna zawierać między innymi nazwę (rodzaj) towaru lub usługi (zob. art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT). Informacje w tym zakresie uwzględnia się w strukturze FA(3) w polu P_7 znajdującym się w części FaWiersz. Maksymalna liczba znaków w polu P_7 wynosi 512.

Biorąc pod uwagę różnorodność transakcji mogących wystąpić w obrocie gospodarczym, w strukturze FA(3) przewidziano kilka dodatkowych pól, w których można zawrzeć dodatkowe dane dotyczące dostarczanego towaru lub świadczonej usługi.

Są to pola fakultatywne znajdujące się na poziomie wiersza faktury, tj.:

• Indeks - pole przeznaczone jest do wpisania wewnętrznego kodu towaru lub usługi nadanego przez podatnika albo dodatkowego opisu towaru lub usługi, składające się maksymalnie z 50 znaków,
• GTIN - globalny numer jednostki handlowej, pole składające się maksymalnie z 20 znaków,
• PKWiU - symbol Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług, pole składające się maksymalnie z 50 znaków,
• CN - symbol Nomenklatury Scalonej, pole składające się maksymalnie z 50 znaków,
• PKOB - symbol Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych, pole składające się maksymalnie z 50 znaków.

Struktura logiczna e-Faktury przewiduje również pole DodatkowyOpis (w części Fa) przeznaczone dla wykazywania dodatkowych danych na fakturze, w tym wymaganych przepisami prawa, dla których nie przewidziano innych pól/elementów.

Powyższa konstrukcja umożliwia podatnikom zawarcie na fakturze wszelkich dodatkowych danych, w tym specyficznych dla danej branży. W szczególności pole może być wykorzystywane przy wystawianiu faktur za dostawę mediów czy usługi telekomunikacyjne, w celu przedstawienia informacji o zużyciu, numerze licznika, adresie punktu poboru itp. (gdy podatnik nie wykazuje tych danych w elemencie Zalacznik).

6.4. Faktura dokumentująca sprzedaż zwolnioną od podatku

Jeżeli faktura dokumentuje sprzedaż zwolnioną z podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT, to nie zawiera:

• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

W strukturze e-Faktury przewidziano jednak pole P_13_7 (element Fa), w którym można uwzględnić sumę wartości sprzedaży zwolnionej od podatku. Z kolei w elemencie FaWiersz w polu P_12 (stawka podatku) możliwe jest wskazanie oznaczenia "zw". Wypełnienie powyższych danych w fakturze nie jest obowiązkowe, ale jest zalecane.

Warto również zwrócić uwagę, że struktura logiczna e-Faktury zawiera w swojej konstrukcji część Fa/Adnotacje, która umożliwia podanie podstawy prawnej zastosowanego zwolnienia od podatku:

• w polu P_19A - wskazuje się przepis ustawy o VAT albo aktu wydanego na podstawie ustawy o VAT, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku (np. "art. 43 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku od towarów i usług"),
• w polu P_19B - wskazuje się przepis dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług,
• w polu P_19C - podaje się inną podstawę prawną wskazującą na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia od podatku.

6.5. Faktura walutowa

Struktura logiczna FA(3) umożliwia podatnikom wystawianie faktur w walucie obcej.

Zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT kwoty podatku wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote, przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania.

Wystawiając fakturę w walucie obcej, podatnik powinien:

• w polu KodWaluty - wpisać kod waluty (ISO 4217) np. "EUR",
• w przypadku sprzedaży w stawce 23% - wpisać w polach P_13_1 (suma wartości sprzedaży netto w przypadku stawki 23%) i P_14_1 (kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto w stawce 23%) kwoty określone w walucie obcej, a w polu P_14_1W kwotę podatku od sumy wartości netto, przeliczoną na polskie złote,
• w przypadku sprzedaży w stawce 8% - wpisać w polach P_13_2 (suma wartości sprzedaży netto w przypadku stawki 8%) i P_14_2 (kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto w stawce 8%) kwoty określone w walucie obcej, a w polu P_14_2W kwotę podatku od sumy wartości netto, przeliczoną na polskie złote,
• w przypadku sprzedaży w stawce 5% - wpisać w polach P_13_3 (suma wartości sprzedaży netto w przypadku stawki 5%) i P_14_3 (kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto w stawce 5%) kwoty określone w walucie obcej, a w polu P_14_3W kwotę podatku od sumy wartości netto, przeliczoną na polskie złote,
• w przypadku sprzedaży objętej ryczałtem dla taksówek osobowych - wpisać w polach P_13_4 (suma wartości sprzedaży netto objętej ryczałtem dla taksówek osobowych) i P_14_4 (kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto objętej ryczałtem dla taksówek osobowych) kwoty określone w walucie obcej, a w polu P_14_4W kwotę podatku od sumy wartości netto, przeliczoną na polskie złote.

Zatem w takiej fakturze kwoty określone są wyłącznie w walucie obcej i jedynie kwota podatku w polu P_14_xW przeliczona jest na polskie złote, zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT.

Dodatkowo na fakturze możliwe jest wskazanie kursu waluty właściwego dla danej pozycji faktury. Służy do tego pole FaWiersz/KursWaluty, a w przypadku faktur zaliczkowych pole Fa/KursWalutyZ lub Fa/ZaliczkaCzesciowa/KursWalutyZW (w przypadku faktury dokumentującej np. kilka otrzymanych zaliczek). Każde z ww. pól może zawierać maksymalnie 6 miejsc po kropce.

6.6. Faktura zaliczkowa

Struktura logiczna e-Faktury umożliwia wystawienie m.in. faktury zaliczkowej.

Charakterystyczne elementy tego typu dokumentu (poza podstawowymi jej danymi) to w szczególności:

• data otrzymania całości lub części zapłaty przed wykonaniem usługi lub dokonaniem dostawy towarów (o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury) - ujęta w polu P_6 lub
• daty otrzymania całości lub części zapłaty przed wykonaniem usługi lub dokonaniem dostawy towarów - ujęte w elemencie ZaliczkaCzesciowa (który może wystąpić w strukturze maksymalnie 31 razy) i dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy:

- jedna faktura dokumentuje otrzymanie więcej niż jednej zaliczki - wtedy w przypadku dokumentowania np. dwóch zaliczek jedną fakturą zaliczkową element zostanie wypełniony dwa razy (data otrzymania danej zapłaty zostanie wskazana w polu P_6Z, a kwota zapłaty kwoty w polu P_15Z; fakultatywnie można wypełnić także pole KursWalutyZW (kurs waluty stosowany do wyliczenia kwoty podatku, w przypadku gdy otrzymano zaliczkę w walucie obcej),

- faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1a ustawy o VAT (tj. gdy zaliczka oraz usługa/dostawa miały miejsce w tym samym miesiącu i podatnik zdecydował, iż nie wystawia odrębnej faktury zaliczkowej, a w fakturze dokumentującej usługę/dostawę będą podawane dane dotyczące otrzymanej zapłaty);

• w polu RodzajFaktury wskazane oznaczenie "ZAL" (faktura dokumentująca otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności oraz faktura wystawiona w związku z art. 106f ust. 4 ustawy o VAT - tj. faktura zaliczkowa);
• wypełnione pola dotyczące podsumowania podstawy opodatkowania oraz kwot podatku w zależności od właściwej stawki podatku, w odniesieniu do kwoty otrzymanej zaliczki (P_13_1, P_14_1, P_14_1W, P_13_2, P_14_2, P_14_2W itp.);
• kwota należności ogółem (kwota otrzymanej zapłaty, czyli wartość zaliczki) dokumentowana fakturą, wskazana w polu P_15 (jeżeli faktura dokumentuje kilka zaliczek to pole P_15 obejmuje sumę pól P_15Z);
• wypełniony element FakturaZaliczkowa (w przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać dane wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych);
• wypełniony element Zamowienie;
• pominięty element FaWiersz.

6.7. Faktura rozliczająca

Struktura logiczna e-Faktury umożliwia wystawienie m.in. faktury rozliczającej.

Charakterystyczne elementy tego typu dokumentu (poza podstawowymi danymi faktury) to w szczególności:

• w polu RodzajFaktury wskazane oznaczenie "ROZ" (faktura wystawiona w związku z art. 106f ust. 3 ustawy o VAT, tj. faktura rozliczająca),
• wypełnione pola dotyczące podsumowania podstawy opodatkowania oraz kwot podatku w zależności od właściwej stawki podatku (P_13_1, P_14_1, P_14_1W, P_13_2, P_14_2, P_14_2W itp.), odnoszące się wyłącznie do kwoty pozostałej do zapłaty (czyli kwoty zapłaty końcowej), ponieważ w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty,
• kwota należności ogółem (kwota pozostała do zapłaty) ujęta w polu P_15,
• wypełniona sekcja ZaliczkaCzesciowa, w której wskazuje się dane dotyczące otrzymanej zaliczki, w przypadku faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1a ustawy o VAT (tj. faktury rozliczającej, wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, w przypadku gdy - zgodnie z art. 106b ust. 1a ustawy o VAT - podatnik nie wystawił faktury zaliczkowej),
• wypełniony element FakturaZaliczkowa (jeżeli wystawiona wcześniej faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, faktura rozliczająca powinna również zawierać numery identyfikujące w KSeF faktury wystawione przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, a w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane - numery tych faktur),
• pominięty element Zamowienie,
• wypełniony element FaWiersz (zawierający pełne wartości dotyczące przedmiotu transakcji).

6.8. Faktura końcowa "zerowa"

Jeśli podatnik otrzymał 100% zapłaty na poczet dostawy towarów lub świadczenia usługi oraz wystawił w związku z tym fakturę zaliczkową, podatnik ten nie ma obowiązku wystawienia po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi faktury rozliczającej (końcowej). Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie zabraniają jednak wystawiania faktur końcowych, które są dodatkowym dowodem potwierdzającym dokonanie sprzedaży, i z których wynikać będzie, że należność w całości została uregulowana. Jeżeli podatnik wystawi fakturę końcową w momencie wydania towaru lub wykonania usługi, gdy wcześniej do danej transakcji wystawił fakturę zaliczkową (100%), w takiej fakturze rozliczającej powinien zostać "wyzerowany podatek". Dodatkowo taka faktura powinna zawierać numer faktury wystawionej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi (numer faktury zaliczkowej).

Przekładając powyższe założenia na rozwiązania przewidziane w strukturze FA(3), wystawiając fakturę rozliczającą "zerową", podatnik:

• w części Fa:

- w polu RodzajFaktury zastosuje oznaczenie "ROZ",

- w polu P_15 (kwota należności ogółem wynikająca z faktury) wskaże "0",

- w części FakturaZaliczkowa ujmie numer faktury zaliczkowej oraz znacznik faktury zaliczkowej wystawionej poza KSeF lub numer KSeF faktury zaliczkowej (jeśli była wystawiona w KSeF);

• w części FaWiersz wskaże pełne wartości dotyczące przedmiotu transakcji (w szczególności cenę jednostkową netto/brutto i wartość sprzedaży netto/brutto);
• pominie element Zamowienie.

6.9. Faktura VAT marża

Konstrukcja struktury FA(3) umożliwia wystawianie przez podatnika faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną w ramach procedury VAT marża, dotyczących:

• świadczenia usług turystyki,
• dostawy towarów używanych,
• dostawy dzieł sztuki,
• dostawy przedmiotów kolekcjonerskich i antyków.

Faktura dokumentująca sprzedaż w procedurze VAT marża nie zawiera m.in. ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto), wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto), stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto w podziale na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku i kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Biorąc pod uwagę budowę struktury FA(3), podatnik, wystawiając fakturę w procedurze VAT marża, w części Fa:

• w polu P_13_11 - może wskazać sumę wartości sprzedaży w procedurze marży, o której mowa w art. 119 i art. 120 ustawy o VAT (postępowanie zalecane);
• w polu P_15 - uwzględnia kwotę należności ogółem na fakturze;
• w elemencie Adnotacje deklaruje, że sprzedaż nastąpiła w procedurze VAT marża (znacznik "1" w polu P_PMarzy) oraz wskazuje "1" w polu:

- P_PMarzy_2 - w przypadku świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża, aby faktura dokumentująca świadczenie zawierała oznaczenie "procedura marży dla biur podróży",

- P_PMarzy_3_1 - w przypadku dostawy towarów używanych, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża, aby faktura dokumentująca dostawę zawierała oznaczenie "procedura marży - towary używane",

- P_PMarzy_3_2 - w przypadku dostawy dzieł sztuki, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża, aby faktura dokumentująca dostawę zawierała oznaczenie "procedura marży - dzieła sztuki",

- P_PMarzy_3_3 - w przypadku dostawy przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża, aby faktura dokumentująca dostawę zawierała oznaczenie "procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki";

• w elemencie FaWiersz może wskazać cenę jednostkową towaru lub usługi oraz wartość sprzedaży.

6.10. Faktura uproszczona do 450 zł

Struktura faktury ustrukturyzowanej FA(3) jest dostosowana do wystawiania faktur, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Są to faktury, w których kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro.

Wystawiając tego typu fakturę, podatnik:

• w części Podmiot2 (dotyczącej danych nabywcy) może wskazać tylko NIP nabywcy (nie ma obowiązku wskazywania jego imienia, nazwiska lub nazwy oraz adresu);
• w polu RodzajFaktury wskazuje "UPR";
• może postąpić następująco (SPOSÓB I):

- w części Fa wypełnia pola (w zależności od stawki P_13_1, P_14_1, P_14_1W; P_13_2, P_14_2, P_14_2W itd.) i wskazuje kwotę należności ogółem w polu P_15,

- w części FaWiersz w polu P_7 wskazuje nazwę towaru lub usługi, ale nie wypełnia pozostałych pól dotyczących wiersza faktury, w tym pola P_12 (ponieważ dzięki wcześniejszemu wypełnieniu pól - w zależności od stawki P_13_1, P_14_1, P_14_1W; P_13_2, P_14_2, P_14_2W itd. - możliwe jest wyliczenie kwoty podatku danej stawki)

albo

• może postąpić następująco (SPOSÓB II):

- w części Fa nie wypełnia pól P_13_1, P_14_1, P_14_1W; P_13_2, P_14_2, P_14_2W (itd.), ale wskazuje kwotę należności ogółem w polu P_15,

- w części FaWiersz w polu P_7 wskazuje nazwę towaru lub usługi, a w polu P_12 określa właściwą stawkę podatku (dzięki temu możliwe jest wyliczenie kwoty podatku dla tej stawki).

W przypadku gdyby faktura zawierała wiersze według różnych stawek podatku i miała przy tym nie zawierać danych w polach P_13_1, P_14_1, P_14_1W, P_13_2, P_14_2, P_14_2W (itd.), dla spełnienia wymogu ustawowego musiałaby dodatkowo zawierać kwoty w polach P_11 lub P_11A.

W Aplikacji Podatnika KSeF nie jest przewidziana funkcjonalność polegająca na wystawieniu faktury uproszczonej do 450 zł, o której mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.

6.11. Faktura dokumentująca WDT i eksport towarów

W KSeF można wystawić m.in. faktury dokumentujące transakcje WDT i eksport towarów.

Faktura dokumentująca eksport towarów:

• zawiera w danych sprzedawcy (Podmiot1) m.in. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (pole NIP),
• może zawierać w danych nabywcy (Podmiot2) m.in. identyfikator podatkowy nabywcy i kod kraju nadania tego identyfikatora (pola KodKraju i NrID),
• zawiera w polu P_13_6_3 sumę wartości sprzedaży objętej stawką 0% (eksport),
• zawiera w polu P_12 (na poziomie wiersza faktury) - oznaczenie stawki podatku 0% dla eksportu towarów: "0 EX".

Faktura dokumentująca wewnątrzwspólnotową dostawę towarów zawiera:

• w danych sprzedawcy (Podmiot1) m.in. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (pole NIP), poprzedzony kodem PL (pole PrefiksPodatnika),
• w danych nabywcy (Podmiot2) m.in. numer, za pomocą którego nabywca towaru jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim oraz dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego (pola KodUE oraz NrVatUE),
• w polu P_13_6_2 sumę wartości sprzedaży objętej stawką 0% (WDT),
• w polu P_12 (na poziomie wiersza faktury) - oznaczenie stawki podatku 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów: "0 WDT".

6.12. Kwota należności ogółem na fakturze

Istotną kwestią, na którą należy zwrócić uwagę, jest prawidłowy sposób wypełniania pola P_15 (kwota należności ogółem).

W przypadku:

• faktury podstawowej jest to kwota należności ogółem z niej wynikająca,
• faktury zaliczkowej jest to kwota otrzymanej lub planowanej do otrzymania zapłaty (wartość zaliczki) dokumentowana fakturą,
• faktury rozliczającej, o której mowa w art. 106f ust. 3 ustawy o VAT, jest to kwota pozostała do zapłaty,
• faktury korygującej jest to korekta (różnica) kwoty wynikającej z faktury korygowanej,
• faktury korygującej, o której mowa w art. 106j ust. 3 ustawy o VAT, jest to korekta (różnica) kwot wynikających z faktur korygowanych.

W wartości z pola P_15 nie należy uwzględniać kwot, które według ustawy o VAT nie stanowią wynagrodzenia za dostawę towarów lub wykonaną usługę, dokumentowaną tą fakturą (np. dodatkowe obciążenie usługobiorcy przez sprzedawcę wydatkami poniesionymi w imieniu i na rzecz usługobiorcy, należności o charakterze odszkodowawczym itp.).

Z myślą o umożliwieniu podatnikom wykazywania danych dotyczących dodatkowych obciążeń lub pomniejszeń stworzony został w strukturze FA(3) element fakultatywny Rozliczenie. Jego wypełnienie ma charakter dobrowolny.

6.13. Struktura FA(3) a wydatki pracownicze

Istotnym zagadnieniem związanym z KSeF jest identyfikacja faktur dokumentujących wydatki pracownicze (np. zakup paliwa do pojazdu służbowego).

Nabywcą towaru lub usługi jest tu co prawda podatnik, niemniej w jego imieniu, w samej transakcji, bezpośrednio uczestniczy pracownik. Dotychczasowa praktyka opierała się na tym, że pracownik, działając w imieniu pracodawcy, zwracał się do sprzedawcy o wystawienie faktury dokumentującej dany zakup, informując go, że nabywcą jest podatnik. Następnie w celu rozliczenia pracownik przekazywał daną fakturę pracodawcy, zwykle w postaci papierowej.

W okresie obligatoryjnego KSeF w przypadku wystawienia tego typu faktury wprowadzone zostają odpowiednie rozwiązania w strukturze logicznej e-Faktury FA(3).

Z uwagi na fakt, że nabywcą jest tu podatnik, istotne jest, aby NIP nabywcy - pracodawcy znalazł się w elemencie Podmiot2. Dzięki temu faktura zostanie mu odpowiednio udostępniona w KSeF.

Istnieje kilka sposobów mających na celu ułatwienie przyporządkowania danego wydatku pracowniczego do konkretnego pracownika:

• Wykorzystanie pola IDWew w części Podmiot3 struktury FA(3)

Tabela 7. Sposób wypełnienia struktury FA(3) w celu identyfikacji wydatków pracowniczych

Nazwa pola		Sposób wypełniania
Podmiot3/ DaneIdentyfikacyjne	IDWew	9999999999-11118
	Nazwa	Jan Kowalski
Podmiot3/Adres	KodKraju	PL
	AdresL1	ul. Zielona 13, 33-333 Opole
Podmiot3	Rola	11

Pole IDWew w Podmiot3 to unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika. Jest to identyfikator zawierający numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika i ciąg znaków numerycznych.

Podatnik (pracodawca) po uwierzytelnieniu się w KSeF może wygenerować identyfikatory wewnętrzne, np. dla swoich pracowników (osoba fizyczna również może być wyodrębnioną jednostką wewnętrzną). Pracownicy mogą zwrócić się do sprzedawcy, aby wystawiając fakturę, poza danymi nabywcy (w części Podmiot2), w tym jego identyfikatorem NIP, zawarł w niej również dane pracownika (w części Podmiot3), w tym jego identyfikator wewnętrzny - IDWew.

Warto również zaznaczyć, że pracodawca może nadać uprawnienia osobie fizycznej (np. pracownikowi działu księgowości czy pracownikowi działu kadr) do dostępu do faktur dotyczących danego pracownika. Może też nadać takie uprawnienia samemu pracownikowi.

W związku z tym, że na fakturze znajdują się także dane nabywcy (Podmiot2) - pracodawcy, po uwierzytelnieniu się w systemie również on będzie posiadał dostęp do danej faktury.

Dzięki temu, że każdy pracownik będzie posiadał swój identyfikator, możliwe będzie zidentyfikowanie, którego pracownika dotyczy dany wydatek.

• Wykorzystanie części Podmiot3 struktury FA(3)

Wykorzystanie pola IDWew nie jest obowiązkowe. Część Podmiot3 można wykorzystać np. wyłącznie do wskazania w nim danych pracownika oraz wskazania jego roli (bez wskazywania identyfikatora wewnętrznego). Zamieszczenie danych adresowych pracownika w Podmiot3 jest możliwe, ale nie jest obowiązkowe.

Tabela 8. Sposób wypełnienia struktury FA(3) w celu identyfikacji wydatków pracowniczych

Nazwa pola		Sposób wypełniania
Podmiot3/ DaneIdentyfikacyjne	BrakID	1
	Nazwa	Jan Kowalski
Podmiot3/Adres	KodKraju	PL
	AdresL1	ul. Zielona 13, 33-333 Opole
Podmiot3	Rola	11

• Wykorzystanie elementu DodatkowyOpis

W strukturze FA(3) występuje pole DodatkowyOpis (złożone z pól NrWiersza, Klucz i Wartosc), w którym podatnik może zawrzeć dowolną, dodatkową informację. W tym miejscu również, w razie potrzeby, można wskazać np. dane pracownika wraz z informacją, że jest to wydatek pracowniczy. Wypełnienie pola NrWiersza nie jest konieczne, jeśli informacja będzie odnosiła się do całej faktury.

Tabela 9. Sposób wypełnienia struktury FA(3) w celu identyfikacji wydatków pracowniczych

Nazwa pola		Sposób wypełniania
DodatkowyOpis	Klucz	Rodzaj wydatku
	Nazwa	Wydatek pracowniczy - Jan Kowalski

7. Aspekty techniczne związane z wysyłką faktur do KSeF

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Od 1 lutego 2026 r. faktury te będą przesyłane do środowiska produkcyjnego za pomocą API KSeF 2.0.

Ministerstwo Finansów udostępnia także bezpłatne narzędzia, przy użyciu których można korzystać z KSeF. Narzędzia te zostaną odpowiednio dostosowane do założeń nowego KSeF 2.0 na okres obligatoryjny. Należy do nich:

• Aplikacja Podatnika KSeF umożliwiająca korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników, zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami, generowanie certyfikatów KSeF, wystawianie i odbieranie e-Faktur w KSeF, podgląd e-Faktury, weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF; aplikacja dostępna w wersji testowej (od 3 listopada 2025 r.), przedprodukcyjnej (od 15 listopada 2025 r.) oraz produkcyjnej (od 1 lutego 2026 r.),
• Aplikacja mobilna KSeF pozwalająca na wystawianie faktur ustrukturyzowanych, odbieranie ich w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca,
• Aplikacja e-mikrofirma umożliwiająca powiązanie istniejącego konta z KSeF, wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych. Aplikacja dostępna jest w e-Urzędzie Skarbowym.

Przesłanie faktury do KSeF może odbyć się w ramach sesji interaktywnej lub sesji wsadowej.

Sesja interaktywna polega na przesyłaniu do API KSeF pojedynczych faktur ustrukturyzowanych.

Wysyłka wsadowa jest zestawem operacji oraz procesem pozwalającym na wystawienie wielu faktur jednocześnie. Umożliwia jednorazowe przesłanie do KSeF wielu faktur w pojedynczym pliku ZIP, zamiast wysyłania do systemu każdej z faktur oddzielnie.

Wystawianie faktur z załącznikiem jest możliwe wyłącznie w sesji wsadowej (za wyjątkiem tzw. korekty technicznej takiej faktury).

Podczas przesyłania paczki dokumentów każdy plik XML przetwarzany będzie niezależnie, a ewentualne błędy wpłyną wyłącznie na konkretne pliki, a nie na całość przesyłki. KSeF w takiej sytuacji odrzuci tylko błędne pliki XML i poinformuje o powodzie odrzucenia poszczególnych plików przesłanych w ramach paczki faktur, po odpytaniu o odrzucone dokumenty XML w danej sesji. Lista błędnych plików XML będzie zwracana po sprawdzeniu wszystkich dokumentów przesłanych do KSeF. Dla pozostałych prawidłowych plików XML znajdujących się w paczce, po ich weryfikacji, system wygeneruje numery KSeF.

8. Weryfikacja duplikatów faktur

W API KSeF 2.0 zostanie wdrożony mechanizm blokowania duplikatów faktur. Funkcjonalność ma dla podatnika bardzo duże znaczenie, jeśli chodzi o zabezpieczenie ich przed przesłaniem do systemu dwóch takich samych pod względem zawartości dokumentów, gdzie każda z wysyłek zakończyła się sukcesem oraz nadane zostały dwa różne numery KSeF. W takim bowiem przypadku w obrocie gospodarczym funkcjonowałyby dwie faktury ze wszystkimi ich skutkami prawnymi.

W przypadku wysyłki do KSeF duplikatu faktury plik zostanie odrzucony, a KSeF w odpowiedzi wyświetli komunikat wskazujący na powód odrzucenia pliku. W tym przypadku będzie to kod błędu 440 "Duplikat faktury". Unikalność faktury będzie weryfikowana w okresie 10 lat wstecz, czyli zgodnie z okresem przechowywania faktur w KSeF.

9. Potwierdzenie skutecznego wystawienia faktury w KSeF

9.1. Numer KSeF faktury

Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w systemie. Numer ten generowany jest automatycznie przez KSeF i jest zwracany w UPO.

Składa się z elementów przedstawionych na schemacie.

Schemat. Elementy numeru KSeF faktury

Numer KSeF faktury będzie potrzebny podatnikowi w kilku sytuacjach. Nastąpi to m.in. podczas wystawiania faktur korygujących oraz faktur rozliczających. Będzie także wykorzystywany od 1 stycznia 2027 r. podczas dokonywania płatności za fakturę między podatnikami czynnymi oraz podczas dokonywania płatności w ramach mechanizmu podzielonej płatności.

9.2. Numer KSeF w plikach JPK

W związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF zostanie znowelizowane rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie JPK_VAT z deklaracją (do dnia publikacji artykułu rozporządzenie nowelizujące nie zostało opublikowane). W oparciu o zapisy rozporządzenia zostanie wdrożona nowa wersja struktur logicznych JPK_V7M oraz JPK_V7K. Od lutego 2026 r. w części ewidencyjnej pliku JPK_V7M/V7K podatnik będzie miał obowiązek podawać numery KSeF wystawionych faktur sprzedażowych i otrzymywanych faktur zakupowych, a w przypadku braku nr KSeF będzie miał obowiązek stosowania odpowiednich oznaczeń.

Numer KSeF wykorzystywany będzie również w innych strukturach JPK, np. w strukturze logicznej JPK_KR_PD.

10. Urzędowe Poświadczenie Odbioru

W przypadku przesłania do KSeF pliku XML, zgodnego ze strukturą logiczną e-Faktury przez osobę lub podmiot do tego uprawniony, po przetworzeniu dokumentu status wysyłki zmieni się na "200" i fakturze zostanie nadany numer KSeF. W systemie dostępne będzie również w związku z tym UPO, które stanowi formalne potwierdzenie odbioru dokumentu elektronicznego przez KSeF. Jest to odrębny od e-Faktury dokument w formacie XML, możliwy do pobrania przez API.

Podsumowanie

1. KSeF określa przede wszystkim datę i czas wystawienia faktury, co jest kluczowe m.in. dla weryfikacji, czy faktura została wystawiona terminowo.

2. Przesyłany plik XML musi być zgodny ze strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej.

3. Odrzucenie faktury przez KSeF oznacza, że faktura nie została wystawiona.

4. Jedyną formą poprawienia błędu w wystawionej fakturze ustrukturyzowanej będzie wystawienie faktury korygującej w KSeF.

5. KSeF nie dokonuje obliczeń matematycznych. Nie odrzuci faktury w przypadku wystąpienia na niej błędów rachunkowych.

6. Posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza KSeF wymaga opatrzenia jej kodem QR (z odpowiednim napisem zawierającym numer KSeF faktury), a w przypadku faktur wystawianych w trybie offline i nieprzesłanych jeszcze do KSeF dwoma kodami QR (z napisami "OFFLINE" i "CERTYFIKAT").

7. Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Od 1 lutego 2026 r. faktury te będą przesyłane do środowiska produkcyjnego za pomocą API KSeF 2.0.

8. Przesłanie faktury do KSeF może odbyć się w ramach sesji interaktywnej lub sesji wsadowej.

9. UPO stanowi formalne potwierdzenie odbioru dokumentu elektronicznego przez KSeF. Jest to odrębny od e-Faktury dokument w formacie XML, możliwy do pobrania przez API.