Nowe przepisy dotyczące korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 r.

Minister Finansów i Gospodarki podpisał cztery rozporządzenia wykonawcze dotyczące funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur. Nowy pakiet przepisów doprecyzowuje zasady korzystania z KSeF - w tym wprowadza oficjalny wzór zawiadomienia ZAW‑FA - określa sytuacje, w których możliwe jest wystawianie faktur poza systemem, precyzuje reguły dotyczące faktur uproszczonych oraz szczegółowo definiuje zakres danych wymaganych w JPK_VAT z deklaracją. Dwa z rozporządzeń zostały już opublikowane w Dzienniku Ustaw.

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. poz. 1740)

Rozporządzenie określa przypadki w których nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Dotyczą one:

• świadczenia usług przejazdów autostradą płatną, dokumentowanych paragonem z NIP uznanym za fakturę,

• świadczenia usług przewozu osób, a usługi te są dokumentowane biletami uznanymi za faktury,

• świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe dokumentowane fakturami,

• usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT, dokumentowanych fakturami uproszczonymi o węższym zakresie danych,

• faktur wystawianych w ramach samofakturowania przez nabywcę będącego tzw. podmiotem zagranicznym, w przypadku jeżeli ten nabywca nie posiada NIP,

• faktur wystawianych przez nabywcę w ramach samofakturowania, do którego nabywcę upoważnił podatnik będący tzw. podmiotem zagranicznym, w przypadku jeżeli ten podatnik nie posiada NIP.

Faktury w KSeF wystawia się według wzoru faktury ustrukturyzowanej określonego w art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT. W związku z tym, z uwagi na uwarunkowania techniczne, w KSeF nie będzie możliwe wystawienie np. biletu jednorazowego, czy dokumentu finansowego lub ubezpieczeniowego uznanych za faktury zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r., poz. 1979 ze zm.).

Rozporządzenie to ma charakter szczególny i określa niektóre wskazane wyżej przypadki dostaw towarów lub świadczenia usług, których odpowiedni sposób udokumentowania pozwala na wyłączenie z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Rozporządzenie określa także przypadek, kiedy nabywca będący tzw. podmiotem zagranicznym, nieposługujący się NIP, w ramach samofakturowania może wystawić fakturę w KSeF w przypadku WDT, gdyż na potrzeby tej czynności jest zidentyfikowany w swoim Państwie Członkowskim numerem VAT UE.

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1742)

Rozporządzenie dostosowuje do KSeF zasady wystawiania faktur uproszczonych przez podatników zwolnionych z VAT i faktur uproszczonych dokumentujących transakcje zwolnione z VAT.

Od 1 lutego 2026 r. na fakturach uproszczonych, które będą wystawiane w KSeF podatnicy będą podawać swój NIP. NIP wystawcy jest niezbędny do realizacji obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Nadal będzie obowiązywała zasada, że w przypadku faktur uproszczonych wystawianych poza KSeF, np. na rzecz konsumenta, podatnik nie będzie obowiązany do podawania tego numeru.

NIP nabywcy, o ile się nim posługuje, będzie podawany na fakturze uproszczonej.

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Rozporządzenie szczegółowo reguluje zasady korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w tym:

• rodzaje uprawnień do korzystania z systemu oraz procedury ich nadawania i odbierania, w tym wzór zawiadomienia (ZAW-FA),

• metody uwierzytelniania użytkowników, wymagania techniczne oraz sposób potwierdzania tożsamości wystawcy faktury (np. przy użyciu certyfikatu),

• zakres danych potrzebnych do uzyskania dostępu do faktur w systemie bez dodatkowego uwierzytelniania,

• zasady oznaczania faktur przesyłanych do KSeF i udostępnianych poza systemem, tak aby zapewnić możliwość ich weryfikacji, autentyczność i integralność treści,

• procedury związane z fakturami z załącznikami - od zgłoszenia zamiaru ich wystawiania, przez potwierdzenie możliwości, po wymagania techniczne,

• wymagania techniczne dla wszystkich procesów związanych z wystawianiem i przesyłaniem faktur w KSeF.

Wskazane zasady są odwzorowane w udostępnionej przez Ministerstwo dokumentacji technicznej KSeF na stronie MF, dostępnej pod linkiem Wsparcie dla integratorów.

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług

Celem nowelizacji tzw. rozporządzenia ws. JPK_VAT z deklaracją jest dostosowanie do zmian wprowadzonych w ustawie z dnia 5 sierpnia 2025r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1203).

Zawarte w rozporządzeniu założenia opierają się na podawaniu w ewidencji sprzedaży i zakupu JPK_VAT numeru KSeF faktury oraz umożliwiają ujmowanie w tej ewidencji innych faktur wystawionych/otrzymanych poza KSeF i innych dowodów niż faktury, dla których to będą miały zastosowanie odpowiednie oznaczenia (węzeł KSeF):

• OFF - faktura, o której mowa w art. 106nf ustawy, która nie posiada numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur na dzień złożenia ewidencji,

• BFK - faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej,

• DI -dowód inny niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF.

Podanie numeru KSeF będzie dotyczyło faktur wystawionych w KSeF bez względu na tryb ich wystawiania i przesyłania do KSeF (offline 24, awaria, niedostępność systemu) - według stanu na dzień złożenia JPK_VAT z deklaracją.

Komunikat Ministerstwa Finansów i Gospodarki z dnia 16 grudnia 2025 r. "Rozporządzenia wykonawcze do Krajowego Systemu e-Faktur" - opubl. na www.podatki.gov.pl