Jak wystawiać faktury z załącznikiem do KSeF

Od 1 lutego 2026 r. załącznik będzie częścią pliku XML faktury. Do KSeF nie będą przesyłane załączniki w postaci osobnych, od plików XML faktury, plików (np. w formatach jpg lub pdf). Dla jednej faktury ustrukturyzowanej formalnie będzie można przygotować jeden załącznik. Aby wysyłać faktury z załącznikiem, wcześniej trzeba to będzie zgłosić Szefowi KAS.

Fakturę z załącznikiem będzie można wystawić w KSeF wyłącznie w ramach struktury logicznej FA(3). Nie będzie możliwości wystawienia w KSeF faktury VAT RR z załącznikiem w ramach struktury FA_RR(1). Do faktury ustrukturyzowanej nie można dołączać plików w innym formacie, np. pdf.

Krok 1. Ustal, jakie informacje będą mogły się znaleźć w załączniku

Fakturę z załącznikiem podatnik będzie mógł wystawić w KSeF w przypadku, gdy dotyczy ona czynności o złożonej liczbie danych w zakresie:

• jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub

• cen jednostkowych netto.

Załącznik będzie mógł zawierać dane faktury wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT lub dane ściśle powiązane z tymi danymi.

Załącznik nie będzie mógł zawierać danych o charakterze:

• marketingowym (np. gazetki reklamowe, newslettery, informacje o promocjach),

• biznesowo-handlowym (np. cenniki, warunki gwarancji, umowy, zamówienia, protokoły odbioru, instrukcje obsługi, specyfikacje),

gdyż zostanie podatnikowi odebrana możliwość wystawiania faktur z załącznikami.

Krok 2. Ustal, kto będzie mógł wysyłać faktury wraz z załącznikami

Mimo że nie wynika to z ustawy o VAT, zgodnie z wyjaśnieniami MF faktury z załącznikiem mogą przede wszystkim dokumentować zużycia mediów. Faktury wystawiane przez tego typu branże często obejmują zużycie energii/gazu/wody zrealizowane przez kilka, a nawet kilkadziesiąt różnych punktów poboru.

MF nie wyklucza wysyłki takich faktur również przez inne branże, pod warunkiem spełnienia przesłanki wskazującej, że faktura dotyczy czynności o złożonym zakresie danych co do ilości, miary i ceny jednostkowej.

Krok 3. Wyślij zgłoszenie do Szefa KAS

Podatnik, który zamierza wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem, będzie zobowiązany złożyć do Szefa KAS zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Usługa ta będzie dostępna już od 1 stycznia 2026 r.

Tabela 1. Jak złożyć zgłoszenie Szefowi KAS

Krok 4. Czekaj na zgodę urzędu

Po złożeniu zgłoszenia podatnik otrzyma kilka powiadomień, ale dopiero ostatnie pozwoli na wystawianie faktur wraz z załącznikami:

• Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) - jest to potwierdzenie, że zgłoszenie zostało skutecznie złożone. Nie oznacza to jednak jeszcze możliwości wystawiania faktur z załącznikiem w KSeF;

• informacja o statusie złożonego zgłoszenia wysłana na adres poczty elektronicznej, który został wskazany w treści zgłoszenia (potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w KSeF); po przyjęciu zgłoszenia w e-Urzędzie zostaje ono bowiem przekazane do KSeF i dopiero tam zostaje zrealizowane;

• potwierdzenie przez Szefa KAS możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem na adres poczty elektronicznej podatnika maksymalnie w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania przez niego UPO (tj. od momentu, w którym UPO staje się dostępne do pobrania przez podatnika).

Po otrzymaniu tego potwierdzenia podatnik będzie mógł wystawiać i przesyłać do KSeF faktury w załącznikiem w KSeF. Realizacja zgłoszenia ma charakter techniczny. MF nie zakłada, aby złożone przez podatnika zgłoszenie mogło zostać odrzucone.

Krok 5. Poznaj zasady wysyłki faktur z załącznikami

W bezpłatnych narzędziach udostępnianych przez MF (Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma) nie będzie funkcjonalności umożliwiającej wysyłkę do KSeF faktur z załącznikami. Wystawianie faktur z załącznikami będzie możliwe tylko przy użyciu programów komercyjnych.

Tabela 2. Zasady wysyłki faktur z załącznikami

Krok 6. Złóż zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem

W przypadku zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem podatnik będzie musiał złożyć zgłoszenie do Szefa KAS o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem.

Zgłoszenie składa się przed zaprzestaniem wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem.

Po realizacji zgłoszenia o zaprzestaniu wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem (otrzymane powiadomienie Szefa KAS o odebraniu możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, wysłane na adres poczty elektronicznej) podatnik nie będzie mógł bowiem wystawić ani przesłać do KSeF faktury z załącznikiem, w tym faktury korygującej z załącznikiem.

W przypadku podjęcia próby przesłania faktury z załącznikiem do KSeF, pomimo braku udostępnionej podatnikowi funkcjonalności w API KSeF 2.0 - wystąpi błąd oraz odrzucenie pliku XML przez system. Podatnik nadal jednak będzie mógł przesyłać do KSeF fakturę bez załącznika.