Dokumentowanie wydatków służbowych w KSeF. Rekomendacje dla pracodawców

Od 1 lutego 2026 r., gdy sprzedawca jest zobowiązany stosować KSeF, a nabywca jest polskim podatnikiem z NIP, faktura będzie dostarczana w systemie. Sprzedawcy mogą dodatkowo udostępnić wizualizację faktury lub potwierdzenie transakcji w trybie offline24, choć nie jest to obowiązkowe. Pracodawcy powinni zdecydować, czy pracownicy będą prosić o takie dokumenty oraz czy otrzymają identyfikatory IDWew, które ułatwią rozliczenia. W artykule przedstawiamy najważniejsze rekomendacje, jak przygotować firmę na nowe zasady.

Przed 1 lutego 2026 r. każdy pracodawca musi podjąć decyzje dotyczące procesu rozliczania wydatków służbowych. Oto kwestie wymagające rozstrzygnięcia:

• Czy pracownicy mają obowiązek prosić o wizualizację faktury zakupowej, czy wystarczy sam dostęp do faktury w KSeF?
• Czy pracownik ma prosić sprzedawcę o wypełnienie na fakturze ustrukturyzowanej danych go identyfikujących w sekcji Podmiot3?
• Czy nadamy w KSeF IDWew pracownikom, a jeśli tak, to którym?
• Jak pracownik ma informować pracodawcę o dokonanych zakupach, skoro faktura trafi automatycznie do KSeF?

Wizualizacja faktur lub potwierdzenie transakcji

W przypadku stosowania przez sprzedawcę trybu offline24, zgodnie z rekomendacją Ministerstwa Finansów, będzie on mógł wydać potwierdzenie transakcji. Sprzedawcy nie będą mieli obowiązku wydawania wizualizacji faktur czy potwierdzenia transakcji przy zakupach firmowych. Oni decydują czy będą wydawali dodatkowe dokumenty.

Aspekty do rozważenia:

• wizualizacja ułatwia pracownikowi natychmiastowe potwierdzenie zakupu,

• brak wizualizacji oznacza, że pracownik wraca z delegacji bez dokumentu potwierdzającego wydatek,

• dostęp do faktury w KSeF będzie miał pracodawca, nie pracownik.

Identyfikacja pracownika na fakturze (sekcja Podmiot3)

Identyfikacja pracownika na fakturze w sekcji "Podmiot3" może znacząco ułatwić proces rozliczeń w systemie KSeF. Kluczową decyzją jest ustalenie, czy pracownik powinien prosić sprzedawcę o wypełnienie na fakturze ustrukturyzowanej danych go identyfikujących w tej sekcji.

Jak to działa w praktyce:

• w polu Rola należy wpisać znacznik "11" - Pracownik,

• w elemencie DaneIdentyfikacyjne:

- w polu BrakID podać wartość "1",

- w polu Nazwa wpisać imię i nazwisko pracownika,

• opcjonalnie można dodać:

- dane adresowe pracownika (element Adres, AdresKoresp),

- dane kontaktowe (element DaneKontaktowe: Email, Telefon).

Zalety tego rozwiązania:

• automatyczna identyfikacja faktur pracowniczych w systemie,

• łatwe przypisanie wydatku do konkretnej osoby,

• uporządkowany proces księgowy,

• eliminacja ryzyka pomyłek.

Nadanie IDWew pracownikom dokonującym zakupów

Ministerstwo Finansów rekomenduje, aby w celu identyfikacji zakupów dokonywanych przez pracowników w systemie KSeF, nadawać im indywidualne numery IDWew. Jest to identyfikator wewnętrzny, który zawiera NIP podatnika oraz ciąg znaków numerycznych. Pracodawca może nadać taki numer w aplikacji KSeF. Kluczową decyzją jest ustalenie, czy firma zdecyduje się na nadanie IDWew pracownikom, a jeśli tak - którym osobom oraz czy zapewni im dodatkowy dostęp do faktur oznaczonych tym identyfikatorem w systemie KSeF. W praktyce wygląda to tak, że pracownik, oprócz podania NIP pracodawcy, będzie prosił sprzedawcę o uwzględnienie w części "Podmiot3" faktury jego identyfikatora wewnętrznego - IDWew, co pozwoli na jednoznaczną identyfikację transakcji w systemie.

Zalety tego rozwiązania:

• automatyczna identyfikacja faktur pracowniczych w systemie,

• łatwe przypisanie wydatku do konkretnej osoby,

• możliwość nadania uprawnienia osobie fizycznej (np. pracownikowi działu księgowości czy pracownikowi działu kadr) do dostępu do faktur tylko dotyczących danego pracownika,

• możliwość nadania uprawnienia w KSeF pracownikowi, który ma IDWew, do dostępu do "jego" faktur.