Koniec zbierania faktur w delegacji. Jak KSeF zmieni sposób rozliczania wydatków pracowniczych?

Obowiązkowy KSeF zmieni sposób rozliczania wydatków pracowniczych. Faktury za zakupy służbowe - od paliwa po noclegi - będą trafiać do pracodawcy wyłącznie przez system, a nie bezpośrednio do rąk pracownika. To oznacza konieczność wdrożenia nowych procedur identyfikacji dokumentów i przypisywania ich do właściwych osób, aby uniknąć chaosu w rozliczeniach.

Faktura dla pracodawcy przez KSeF

Wprowadzenie obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych oznacza, że faktura dokumentująca wydatek pracownika będzie wystawiana i dostarczana pracodawcy przez KSeF. Wobec możliwości wydłużenia procesu wystawienia faktury w KSeF lub braku możliwości wydania wizualizacji faktury ustrukturyzowanej osobie dokonującej zakupu mogą zaistnieć sytuacje, w których pracownik nie będzie posiadał faktury jako dokumentu potrzebnego do rozliczenia z pracodawcą.

W efekcie wiele faktur za zakupy pracowników dotrze do podatnika wyłącznie przez KSeF, wymieszanych z innymi typami faktur zakupu, które zostaną przypisane do danego podmiotu na podstawie jego NIP. Dlatego kluczowe jest, aby podmioty gospodarcze miały opracowane procesy umożliwiające identyfikację odpowiedniego dokumentu i przypisanie go do właściwego wydatku pracownika w celu opisu i zatwierdzenia.

Ze względu na niepewność co do rodzaju dokumentu, jaki może otrzymać pracownik od dostawcy, omawiany proces powinien być elastyczny i uwzględniać różne scenariusze. Przede wszystkim pracownicy powinni dążyć do umieszczenia na fakturze informacji umożliwiających przypisanie faktury do danej osoby wewnątrz organizacji. Mogą to być takie dane, jak adres e-mail, nazwisko, unikatowy numer lub kod pracownika, a w przypadku zakupu paliwa - numer rejestracyjny pojazdu.

W przypadku wydania innego dokumentu potwierdzającego dokonaną transakcję, który pracownik przedstawi jako dowód dokonania zakupu, konieczne będzie zamieszczenie na nim odpowiednich danych pozwalających na połączenie tego dokumentu z fakturą, która wpłynie poprzez KSeF. Oprócz danych pozwalających na zidentyfikowanie samego pracownika powinny się na nim znajdować również informacje odnoszące się do samej faktury (data, numer faktury, kwoty).

Identyfikacja faktur dokumentujących wydatki pracownicze

W okresie obligatoryjnego KSeF w przypadku wystawienia faktury dokumentującej wydatki pracownicze wprowadzone zostaną odpowiednie rozwiązania w strukturze logicznej e-Faktury FA(3). Z uwagi na fakt, że nabywcą jest tu podatnik, istotne jest, aby NIP nabywcy - pracodawcy znalazł się w elemencie Podmiot2. Dzięki temu faktura zostanie mu odpowiednio udostępniona w KSeF.

Ministerstwo Finansów wskazuje kilka sposobów mających na celu ułatwienie przyporządkowania danego wydatku pracowniczego do konkretnego pracownika.

1. Wykorzystanie pola IDWew w części Podmiot3 struktury FA(3)

Pole IDWew w Podmiot3 to unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika. Jest to identyfikator zawierający numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika i ciąg znaków numerycznych.

Podatnik (pracodawca) po uwierzytelnieniu się w KSeF, może wygenerować identyfikatory wewnętrzne np. dla swoich pracowników (osoba fizyczna również może być wyodrębnioną jednostką wewnętrzną). Pracownicy mogą zwrócić się do sprzedawcy, aby wystawiając fakturę, poza danymi nabywcy (w części Podmiot2), w tym jego identyfikatorem NIP, zawarł w niej również dane pracownika (w części Podmiot3), w tym jego identyfikator wewnętrzny - IDWew.

Pracodawca może nadać uprawnienia osobie fizycznej (np. pracownikowi działu księgowości czy pracownikowi działu kadr) do dostępu do faktur dotyczących danego pracownika. Może też nadać takie uprawnienia samemu pracownikowi.

2. Wykorzystanie części Podmiot3 struktury FA(3)

Część Podmiot3 można wykorzystać np. wyłącznie do wskazania w nim danych pracownika oraz wskazania jego roli (bez wskazywania identyfikatora wewnętrznego). Zamieszczenie danych adresowych pracownika w Podmiot3 jest możliwe, ale nie jest obowiązkowe.

3. Wykorzystanie elementu DodatkowyOpis

W strukturze FA(3) występuje pole DodatkowyOpis, w którym podatnik może zawrzeć dowolną, dodatkową informację. W tym miejscu można wskazać np. dane pracownika wraz z informacją, że jest to wydatek pracowniczy.

Wskazane rozwiązania stanowią wyłącznie przykład postępowania. Organizacja procesu dostępu do faktur oraz sposób identyfikacji faktur dokumentujących wydatki pracownicze mogą być kształtowane dowolnie przez pracodawcę, w zależności od jego potrzeb i możliwości.

Źródło: MF/INFORLEX

Oprac. Katarzyna Bogucka