Wpływ KSeF na pracę księgowych. Czy automatyzacja oznacza mniej obowiązków

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur - od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację. Księgowi jednak patrzą na KSeF z rezerwą - 36% z nich przewiduje więcej obowiązków, a 75% firm wciąż nie jest gotowych na wdrożenie e-fakturowania. Eksperci podkreślają, że obowiązkowy KSeF zmieni charakter pracy księgowego, a nie jej zakres.

Wbrew zapowiedziom resortu finansów, praktyka może okazać się znacznie bardziej wymagająca. Jak wynika z raportu fillup k24 "Księgowi i przedsiębiorcy wobec KSeF", aż 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie systemu przysporzy im więcej obowiązków. Co więcej, 75% badanych nadal uważa, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KSeF.

- KSeF nie tylko zmienia sposób wystawiania dokumentów, ale wymaga głębokiej reorganizacji procesów wewnętrznych. To zmiana, która wpływa na zakres obowiązków i odpowiedzialność księgowych, wymuszając dostosowanie struktur organizacyjnych i procedur - komentuje Zuzanna Kwiatkowska, ekspert księgowo-podatkowy fillup k24.

Wśród księgowych planujących istotne zmiany w organizacji, aż 50,9% wskazuje na konieczność reorganizacji procesów i zadań w obecnym zespole. Faktura musi być poprawnie przygotowana pod kątem danych formalnych i struktury XML, co wymusza współpracę między działami oraz wprowadzenie kontroli jakości danych.

Nowe kompetencje i odpowiedzialność księgowego

Cyfryzacja sprawia, że KSeF automatycznie przechowuje faktury przez okres 10 lat, nadaje im unikalne numery i umożliwia ich szybkie wyszukiwanie, eliminując część pracy manualnej, jak archiwizacja papierowych dokumentów czy ręczne przepisywanie danych. Nie oznacza to jednak, że księgowy przestanie być potrzebny. Wręcz przeciwnie, jego rola przekształca się z wykonawczej w analityczno-nadzorczą. Wymagane będą nowe kompetencje, takie jak:

• nadzorowanie poprawności danych,
• reagowanie na błędy walidacji,
• współpracowanie z zespołem IT i dostawcami oprogramowania,
• kontrolowanie procesów podatkowych i rachunkowych.

System może rozpoznać dane formalne faktury - wystawcę, kwotę, podatek VAT - ale interpretacja i klasyfikacja pozostają odpowiedzialnością księgowego. To on decyduje, jak dany wydatek zostanie ujęty w ewidencji księgowej - czy będzie to koszt uzyskania przychodu, zakup środka trwałego czy może wydatek niepodlegający ujęciu w kosztach czy odliczeniu VAT. To księgowy również rozpoznaje moment powstania obowiązku podatkowego z danej transakcji, a co za tym idzie - jest odpowiedzialny za wykazanie faktur w odpowiednich okresach księgowych w ewidencjach.

Zmiana wymaga przygotowania - i to nie tylko technicznego. Dla biur rachunkowych KSeF oznacza konieczność inwestycji w kompetencje i opracowanie nowych procedur. Z danych raportu raportu fillup k24 "Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF", wynika, że aż 56,6% księgowych planujących zmiany stawia w pierwszej kolejności na udział w szkoleniach związanych z KSeF.

KSeF z pewnością uprości wiele aspektów fakturowania i księgowości, jednak nie można mówić o "zmniejszeniu pracy" księgowych w klasycznym rozumieniu. Zmienia się charakter tej pracy: z manualnego wprowadzania dokumentów na więcej odpowiedzialności, nadzoru i analityki.

Badanie "Księgowi i przedsiębiorcy wobec KSeF" zostało przeprowadzone we wrześniu 2025 r. przez SW Research na zlecenie fillup k24

Źródło: Informacja prasowa Media Contact

Oprac. Katarzyna Bogucka