Nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF - rodzaje uprawnień, procesy i modele

Nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) co do zasady odbywa się za pomocą komercyjnych programów finansowo-księgowych, pod warunkiem że zostały one zintegrowane z API KSeF 2.0 albo za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (bezpłatnego narzędzia oferowanego przez Ministerstwo Finansów). W określonych sytuacjach wymagane jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA w celu wyznaczenia osoby fizycznej, która w imieniu danego podmiotu będzie korzystała z KSeF. W publikacji zostały przedstawione procesy nadawania uprawnień w KSeF, rodzaje uprawnień w KSeF oraz modele nadawania uprawnień z przykładami. W listopadzie został uruchomiony Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który umożliwia nadawanie uprawnień użytkownikom systemu KSeF 2.0. Uprawnienia te są niezbędne, aby móc korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 r.

Podatnicy będący osobami fizycznymi - uprawnienia w KSeF

Podatnik będący osobą fizyczną nie musi dopełniać żadnych formalności ani nic zgłaszać do urzędu skarbowego, aby uwierzytelnić się w KSeF. Uprawnienia do korzystania z KSeF są przypisane do tej osoby automatycznie w KSeF, dlatego są one nazywane "uprawnieniami właścicielskimi".

Osoba fizyczna po uwierzytelnieniu się w systemie może korzystać z KSeF samodzielnie lub nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF innym osobom lub podmiotom. Odbywa się to w sposób elektroniczny.

Osoba fizyczna nie składa zawiadomienia ZAW-FA w celu wyznaczenia osoby fizycznej, która w jej imieniu będzie korzystała z KSeF. Jedynym wyjątkiem, w którym osobą składającą zawiadomienie ZAW-FA będzie osoba fizyczna, jest przypadek zgłoszenia przez nią danych unikalnych jej własnego podpisu elektronicznego.

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi - uprawnienia w KSeF

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF zależy od tego, w jaki sposób się uwierzytelniają, tj. czy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną. Podatnicy posiadający elektroniczną pieczęć kwalifikowaną nie muszą składać w urzędzie skarbowym żadnych dodatkowych dokumentów. Po uwierzytelnieniu się w systemie taki podatnik ma już przypisany pełen zakres uprawnień właścicielskich (przypisanych do identyfikatora podatkowego NIP podatnika). Podatnicy, którzy nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, w celu nadania lub odebrania uprawnień do KSeF składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA.

W przypadku organu egzekucyjnego zawiadomienie jest składane obowiązkowo, niezależnie, czy podmiot ten posiada możliwość uwierzytelnienia się w systemie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Podatnicy niebędący osobami fizycznymi to w szczególności spółki, jednostki samorządu terytorialnego, grupy VAT, fundacje.

Schemat. Nadawanie uprawnień w KSeF

Zawiadomienie ZAW-FA

Podatnicy, którzy nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, w celu nadania lub odebrania uprawnień do KSeF składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA.

Zawiadomienie ZAW-FA jest składane:

• papierowo - osobiście lub pocztą, lub
• elektronicznie - np. przez ePUAP bądź jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym (pamiętając, że w imieniu spółki zawiadomienie mogą podpisać wyłącznie osoby uprawnione do jej reprezentacji w liczbie wymaganej dla danego podmiotu).

Osobą uprawnioną w ZAW-FA może być dowolna osoba fizyczna wskazana przez podatnika niebędącego osobą fizyczną/podmiot niebędący osobą fizyczną. Nie musi być to osoba fizyczna reprezentująca dany podmiot (np. zgodnie z wpisem w KRS).

Osobie fizycznej wskazanej w ZAW-FA zostanie przypisany następujący zakres uprawnień:

• zarządzanie uprawnieniami,
• wystawianie faktur,
• dostęp do faktur,
• zarządzanie jednostkami podrzędnymi.

Dodatkowo osoba fizyczna będzie posiadała uprawnienia techniczne do:

• przeglądania uprawnień,
• przeglądania historii sesji.

Szczegółowe informacje o ZAW-FA znajdujące się w niniejszej publikacji odnoszą się do wersji ZAW-FA(3), która będzie obowiązywała od 1 lutego 2026 r. Do tego czasu podatnicy składają ZAW-FA w wersji 2.

Zmiana osoby fizycznej uprawnionej w ZAW-FA na inną osobę fizyczną

W celu zmiany osoby fizycznej uprawnionej "A" na inną osobę fizyczną uprawnioną "B" należy najpierw złożyć ZAW-FA, wskazując cel "2. odebranie uprawnień" (osobie fizycznej "A"), a następnie złożyć kolejne zawiadomienie ZAW-FA celem "1. nadanie uprawnień" (osobie fizycznej "B").

Zmiana osoby fizycznej uprawnionej "A" na osobę fizyczną uprawnioną "B" nie powoduje odebrania uprawnień nadanym osobom uprawnionym przez osobę fizyczną "A".

Nie jest możliwe wskazanie w jednym zawiadomieniu ZAW-FA np. dwóch osób fizycznych uprawnionych do korzystania z KSeF. Osoba wskazana w ZAW-FA może jednak nadawać dalsze uprawnienia (kolejnym osobom) drogą elektroniczną w ramach systemu (np. poprzez Aplikację Podatnika KSeF lub poprzez komercyjne programy za pośrednictwem API KSeF).

Potwierdzenie wprowadzenia danych z ZAW-FA do systemu

Aby uprawnienia nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA zaczęły działać, konieczne jest wprowadzenie ich do systemu przez pracownika właściwego urzędu skarbowego. Pracownik w pierwszej kolejności zweryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zostało ono podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. W razie uzasadnionych wątpliwości lub błędów w wypełnionym zawiadomieniu pracownik urzędu skarbowego podejmie kontakt z podatnikiem w celu ich wyjaśnienia.

Zawiadomienie jest wprowadzane do systemu niezwłocznie po jego otrzymaniu.

W zawiadomieniu ZAW-FA znajdują się m.in. obowiązkowe pola, w których wskazuje się adres e-mail:

• podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia,
• osoby fizycznej uprawnionej, której są nadawane lub odbierane uprawnienia.

Na wskazane adresy e-mail są wysyłane powiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (tj. po wprowadzeniu przez pracownika urzędu skarbowego danych z zawiadomienia ZAW-FA do systemu).

Zgłoszenie danych unikalnych podpisu przez osobę fizyczną na ZAW-FA

Składającym zawiadomienie ZAW-FA może być osoba fizyczna, wyłącznie w jednym przypadku, tj. gdy osoba ta chce zgłosić dane unikalne powiązane z jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, niezawierającym numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL.

W takiej sytuacji podatnik wskazuje:

• w części "A" w polu 6 pozycję 4 "zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika",
• w części "D" zawiadomienia ZAW-FA wskazuje dane unikalne podpisu.

Podatnik nie wypełnia natomiast części "C" zawiadomienia, ponieważ nie jest to nadanie uprawnień innej osobie fizycznej, lecz zgłoszenie danych unikalnych własnego podpisu.

Wypełnianie zawiadomienia ZAW-FA

Zawiadomienie ZAW-FA wypełnia się dużymi, drukowanymi literami. Gdy zawiadomienie będzie niekompletne lub wskazane w nim dane będą budziły wątpliwości, pracownik urzędu skarbowego wprowadzający dane z zawiadomienia do systemu może podjąć kontakt z podatnikiem w celu ich wyjaśnienia.

Część A. Miejsce i cel składania

Cel złożenia formularza. W zawiadomieniu ZAW-FA należy wskazać cel złożenia formularza poprzez zaznaczenie w części A w polu 6 kwadratu:

• 1 - "nadanie uprawnień" - przez które należy rozumieć wskazanie osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z KSeF. Wskazanie kolejnej osoby fizycznej uprawnionej w części C jest możliwe dopiero po odebraniu uprawnień osobie fizycznej uprzednio wskazanej. Dalsze uprawnienia (np. dla kolejnych osób fizycznych) nadawane są już elektronicznie w KSeF; lub
• 2 - "odebranie uprawnień" - przez które należy rozumieć odebranie uprawnień, które były nadane wcześniej za pośrednictwem ZAW-FA określonej osobie fizycznej oraz odebranie uprawnień nadanych na dane unikalne powiązane z certyfikatami, które zostały uprawnione przez tę osobę fizyczną w kontekście podatnika, którego dotyczy ZAW-FA. Opcja 2 - "odebranie uprawnień" nie dotyczy przypadku, gdy podatnik chce odebrać uprawnienia wszystkim osobom uprawnionym w jego kontekście; lub
• 3 - "odebranie wszelkich nadanych uprawnień", w takim przypadku nie wypełnia się części C. Skutkiem zaznaczenia tej opcji jest "wyczyszczenie" w systemie wszystkich funkcjonujących w ramach danego podatnika uprawnień. Po tej operacji konieczne więc będzie zbudowanie uprawnień w KSeF w danej firmie od początku;
• 4 - "zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika" - jest to opcja, którą należy zaznaczyć w przypadku zgłaszania:

- danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną wymienioną w części B (tzw. odcisk palca certyfikatu podpisu kwalifikowanego) lub

- danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, którą będzie się posługiwała osoba działająca w imieniu podatnika niebędącego osobą fizyczną, wymienionego w części B (tzw. odcisk palca pieczęci kwalifikowanej).

Część B. Dane podatnika lub podmiotu, który składa zawiadomienie

W części B formularza ZAW-FA, w której podaje się dane podatnika/podmiotu, który składa zawiadomienie, w polu 10 obowiązkowo należy podać adres e-mail. Adres e-mail wypełnia się obowiązkowo, ponieważ podatnik lub podmiot składający zawiadomienie na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.

Część C. Dane osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

W części C formularza ZAW-FA, w której wskazuje się dane kontaktowe osoby fizycznej uprawnionej przez podatnika do KSeF, obowiązkowo wskazuje się adres e-mail tej osoby, ponieważ osoba fizyczna uprawniona na ten adres otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu jej uprawnień do korzystania z KSeF.

Część D. Zgłaszanie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL

Część D wypełnia się, w przypadku gdy:

• w polu nr 6 zaznaczono "zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika"; w takim przypadku nie wypełnia się części C (ponieważ zgłoszenie danych unikalnych dotyczy samego podatnika), albo
• w polu nr 6 zaznaczono "nadanie uprawnień", a osoba uprawniona do korzystania z KSeF wymieniona w części C nie posiada numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL oraz posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, albo
• w polu nr 6 zaznaczono "nadanie uprawnień", a osoba uprawniona do korzystania z KSeF wymieniona w części C posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL.

Część E. Podpis podatnika lub podmiotu/osoby reprezentującej

W tej części można wymienić do 4 osób reprezentujących podatnika. Podaje się tu dane i podpisy tych osób oraz ich stanowiska lub funkcje.

W przypadku reprezentacji wieloosobowej (powyżej 4 osób) pozostałych uprawnionych do reprezentowania i ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z KSeF należy wymienić w dodatkowym formularzu ZAW-FA.

Odebranie uprawnień osobie fizycznej wskazanej w zawiadomieniu ZAW-FA

Odebranie uprawnień osobie fizycznej wskazanej w zawiadomieniu ZAW-FA jest możliwe:

• przez ponowne złożenie zawiadomienia ZAW-FA, z celem złożenia w polu nr 6 - "odebranie uprawnień" lub
• w przypadku gdy poza osobą fizyczną wskazaną w ZAW-FA uprawnienie do zarządzania uprawnieniami w ramach danego podatnika miała jeszcze co najmniej jedna osoba fizyczna (której uprawnienie nadała elektronicznie osoba fizyczna wskazana w zawiadomieniu ZAW-FA); osoba ta może odebrać uprawnienie osobie wskazanej w ZAW-FA.

Odebranie danej osobie fizycznej uprawnienia do zarządzania uprawnieniami nie powoduje automatycznej utraty uprawnień nadanych innym osobom przez tę osobę.

Rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF

W KSeF zostały utworzone odpowiednie szczegółowe uprawnienia systemowe. Należą do nich w szczególności uprawnienia do:

• zarządzania uprawnieniami,
• zarządzania jednostkami podrzędnymi,
• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur,
• wystawiania faktur w trybie samofakturowania,
• wykonywania operacji egzekucyjnych,
• wystawiania faktur VAT RR,
• wystawiania faktur PEF (tj. faktur w zamówieniach publicznych),
• wykonywania operacji przedstawiciela podatkowego,
• zarządzania uprawnieniami w ramach podmiotu unijnego.

Ponadto w systemie wyróżnia się uprawnienia techniczne do:

• przeglądania uprawnień (nadanych osobom fizycznym i podmiotom w kontekście danego podatnika),
• przeglądania historii sesji (w kontekście danego podatnika, np. w celu pobierania UPO).

Uprawnienie do zarządzania uprawnieniami

Uprawnienie do zarządzania uprawnieniami obejmuje nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF. Pozwala wyznaczać osoby lub podmioty, które będą korzystały z KSeF w kontekście danego podatnika.

Uprawnienie do zarządzania uprawnieniami posiada przypisane systemowo sam podatnik, np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka, jednostka samorządu terytorialnego (JST), grupa VAT (GV). Może je również otrzymać np.:

• osoba fizyczna wskazana przez podatnika,
• osoba fizyczna wskazana przez osobę fizyczną zarządzającą uprawnieniami w ramach danego podatnika.

W uprawnieniu do zarządzania uprawnieniami zawiera się także uprawnienie do przeglądania uprawnień (nie musi być więc nadawane osobno).

Uprawnienie do zarządzania jednostkami podrzędnymi

Uprawnienie do zarządzania jednostkami podrzędnymi pozwala na nadawanie i odbieranie uprawnień przedstawicielom (administratorom) poszczególnych jednostek podrzędnych JST, członków GV oraz wydzielonych jednostek wewnętrznych działających w ramach danego podatnika.

Uprawnienie do zarządzania jednostkami podrzędnymi posiada przypisane systemowo sam podatnik, np.:

• jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka (tworząc jednostki wewnętrzne i wyznaczając ich przedstawiciela/administratora),
• JST, która posiada swoje jednostki podrzędne,
• GV, która składa się członków GV.

Uprawnienia te może posiadać także np. osoba fizyczna wskazana przez podatnika.

Uprawnienie do wystawiania faktur

Uprawnienie do wystawiania faktur obejmuje zarówno wystawianie faktur ustrukturyzowanych (ONLINE), jak i wystawianie faktur w trybie OFFLINE (tj. w trybie offline24, w trybie offline - niedostępność KSeF oraz w trybie awaryjnym).

Uprawnienie do wystawiania faktur posiada (domyślnie) sam podatnik (w tym JST i GV). Uprawnienie to może posiadać także np.:

• osoba fizyczna wskazana przez podatnika,
• osoba fizyczna wskazana przez osobę fizyczną zarządzającą uprawnieniami w ramach danego podatnika,
• podmiot wskazany przez podatnika (np. biuro rachunkowe) oraz osoba fizyczna wskazana przez ten podmiot,
• osoba fizyczna wskazana przez przedstawiciela (administratora) jednostki podrzędnej JST, członka GV oraz jednostki wewnętrznej.

Uprawnienie do dostępu do faktur

Uprawnienie do dostępu do faktur ustrukturyzowanych pozwala w szczególności na dostęp do listy faktur danego podatnika oraz możliwość pobierania tych faktur z KSeF.

Uprawnienie do wystawiania faktur w trybie samofakturowania

Uprawnienie do wystawiania faktur przez nabywcę towarów lub usług, zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, tj. w ramach procedury samofakturowania, posiada wskazany przez podatnika nabywca towarów lub usług oraz podmioty uprawnione przez tego nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Tego typu faktury będą mogli wystawiać także np. pracownicy nabywcy towarów lub usług, którym nadał on uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF.

Uprawnienie do wykonywania operacji egzekucyjnych

Wykonywanie operacji egzekucyjnych to uprawnienie, które posiada komornik sądowy oraz organ egzekucyjny. Uprawnienie to może otrzymać także osoba fizyczna bezpośrednio od komornika lub organu egzekucyjnego bądź od osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w ich imieniu.

Uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR

Uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF posiada nabywca produktów rolnych lub usług rolniczych (podatnik VAT czynny) wskazany przez rolnika ryczałtowego. Tego typu faktury będą mogli wystawiać także np. pracownicy nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych, którym nadał on uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF.

Uprawnienie do wystawiania faktur PEF

Uprawnienie do wystawiania faktur PEF (tj. faktur w zamówieniach publicznych) jest szczególnym rodzajem uprawnienia do wystawiania faktur. W tym bowiem przypadku wystawcą jest dostawca usług Peppol, który po zarejestrowaniu się w KSeF i nadaniu mu przez podatników odpowiednich uprawnień, będzie przesyłał faktury ustrukturyzowane do KSeF w imieniu tych podatników.

Uprawnienie do wykonywania operacji przedstawiciela podatkowego

Wykonywanie operacji przedstawiciela podatkowego jest szczególnym rodzajem uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu podatnika. Przedstawiciel posiada w KSeF uprawnienia analogiczne jak sam podatnik. Podatnicy mogą nadać mu uprawnienie do wystawiania faktur jako przedstawiciel podatkowy (wówczas jego dane w fakturze zostaną zawarte w elemencie PodmiotUpowazniony). Przedstawiciel będzie miał także dostęp do tych faktur w KSeF. Przedstawiciel może delegować to uprawnienie np. na osobę fizyczną.

Modele uprawnień w KSeF

W KSeF wyróżnia się kilka modeli uprawnień: model standardowy uprawnień, model uprawnień dedykowany JST i GV, model uprawnień wykorzystujący identyfikator wewnętrzny (tzw. IDWew), model uprawnień dotyczący samofakturowania w KSeF oraz dedykowany podmiotom szczególnym, takim jak przedstawiciel podatkowy, komornik sądowy i organ egzekucyjny, oraz model uprawnień umożliwiający wystawianie faktur PEF.

Standardowy model uprawnień

Standardowy model uprawnień w KSeF dotyczy podatnika (np. jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki). W tym modelu:

• podatnik po uwierzytelnieniu się w KSeF posiada pełen zakres uprawnień właścicielskich, w tym nadawanie i odbieranie uprawnienia innym osobom lub podmiotom, które będą działały w systemie w jego imieniu,
• w przypadku gdy osoba fizyczna wskazana przez podatnika otrzyma uprawnienie do zarządzania uprawnieniami, wówczas może delegować swoje uprawnienia na inne osoby fizyczne lub podmioty (elektronicznie), będąc uwierzytelnioną w systemie w kontekście tego podatnika.

Powyższe przykłady ilustrują sytuację uprawnień nadawanych bezpośrednio, czyli nadawanych przez osoby posiadające uprawnienie do zarządzania uprawnieniami w kontekście danego podatnika. Podatnik nadaje uprawnienie danej osobie fizycznej, następnie osoba ta, uwierzytelniona w kontekście podatnika, deleguje te uprawnienia na kolejne osoby fizyczne.

Model uprawnień dla biur rachunkowych (uprawnienia pośrednie)

Przy nadawaniu uprawnień w sposób bezpośredni, gdy identyfikatorem uprawnionego będzie NIP, podatnik będzie miał możliwość zadeklarowania, czy podmiot ten może delegować uprawnienia na inne podmioty, czyli czy mogą być one nadawane w sposób pośredni.

Możliwość ta dotyczy wyłącznie uprawnienia do wystawiania faktur oraz uprawnienia do dostępu do faktur. Ta funkcjonalność jest szczególnie przydatna, gdy podatnik korzysta z usług biura rachunkowego.

Nadając uprawnienie pośrednie, podmiot z NIP wskaże, czy osoba fizyczna uprawniona będzie posiadała uprawnienie do pracy (wystawiania oraz/lub dostępu do faktur) w ramach wszystkich podatników (tzw. partnerów) czy tylko wybranych.

Partnerem jest podatnik, który nadał podmiotowi z NIP uprawnienie do wystawiania faktur oraz/lub uprawnienie do dostępu do faktur z opcją jego pośredniego przekazywania.

Jeden podmiot (np. jedno biuro rachunkowe) obsługuje bowiem zwykle wielu podatników, a poszczególni pracownicy biura zajmują się konkretnymi podatnikami (a nie wszystkimi). Dlatego też jeśli podmiot z NIP posiada możliwość pośredniego przekazywania uprawnień, to może następnie:

• nadać uprawnienie osobie fizycznej (np. swojemu pracownikowi) do wystawiania faktur oraz/lub uprawnienie do dostępu do faktur w ramach konkretnego partnera,
• nadać uprawnienie osobie fizycznej (np. swojemu pracownikowi) do wystawiania faktur oraz/lub dostępu do faktur w ramach wszystkich partnerów.

Osoba fizyczna wskazana przez podmiot z NIP w ramach otrzymanych uprawnień pośrednich może posiadać wyłącznie uprawnienia do:

• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur.

Osoba fizyczna nie może delegować swoich uprawnień na inne osoby lub podmioty.

Jeśli kilku partnerów nada danemu podmiotowi z NIP uprawnienie do wystawiania faktur oraz/lub uprawnienie do dostępu do faktur z opcją pośredniego nadawania uprawnień, a podmiot ten (np. biuro rachunkowe) nada uprawnienie osobie fizycznej do wystawiania faktur oraz uprawnienie do dostępu do faktur tylko jednego spośród ww. partnerów, to ww. osoba fizyczna będzie posiadała dostęp pośredni do faktur tego jednego partnera i będzie mogła wystawiać faktury wyłącznie jednego partnera.

Jeśli kilku partnerów nada danemu podmiotowi z NIP uprawnienie do wystawiania faktur oraz/lub dostępu do faktur z opcją pośredniego nadawania uprawnień, a podmiot ten (np. biuro rachunkowe) nada uprawnienie osobie fizycznej do wystawiania faktur oraz uprawnienie do dostępu do faktur wszystkich partnerów, to ww. osoba fizyczna będzie posiadała dostęp pośredni do faktur wszystkich partnerów i będzie mogła wystawiać faktury wszystkich partnerów.

Korzystanie z opisanego rozwiązania jest dobrowolne. Pozwala na wyeliminowanie konieczności każdorazowej aktualizacji osób fizycznych uprawnionych do fakturowania, jeśli podatnik korzysta z usług np. biura rachunkowego wystawiającego faktury w jego imieniu. Wystarczy wówczas aktualizacja uprawnień nadanych przez samo biuro, a nie przez wszystkich podatników, które wskazały to biuro jako uprawnione do wystawiania faktur lub do dostępu do faktur w swoim imieniu.

Kolejność działań w nadawaniu uprawnień pośrednich oraz odebranie uprawnień pośrednich

Aby uprawnienia nadane pośrednio działały, konieczne jest istnienie całego łańcucha uprawnień, czyli:

• partner powinien udzielić uprawnienia do wystawiania oraz/lub dostępu do faktur podmiotowi z NIP (z możliwością przekazywania tych uprawnień na inne podmioty), a
• podmiot z NIP powinien nadać uprawnienie do wystawiania oraz/lub dostępu do faktur osobie fizycznej (do pracy w kontekście danego partnera lub wszystkich partnerów).

Kwestia ta jest weryfikowana w chwili nawiązania sesji przez osobę uprawnioną.

Pozostaje bez znaczenia kolejność nadawania uprawnień w całym łańcuchu. Podmiot z NIP może nadać najpierw uprawnienie osobie fizycznej do wystawiania oraz/lub dostępu do faktur w imieniu danego partnera, a dopiero później sam otrzymać uprawnienia do wystawiania oraz/lub dostępu do faktur (z opcją ich przekazywania) od tego partnera. W tym przypadku uprawnienie takie będzie nadane osobie fizycznej, ale pozostaje nieaktywne. Stanie się aktywne dopiero w chwili, w której podmiot z NIP otrzyma dane uprawnienie od partnera.

Jeżeli w przyszłości partner odbierze uprawnienia podmiotowi z NIP, skutkować to będzie niemożnością obsługi tego partnera przez wszystkie osoby uprawnione pośrednio przez ten podmiot. Uprawnienia pośrednie pozostają nadane, lecz będą nieaktywne.

Model uprawnień wykorzystujący identyfikator wewnętrzny jednostki

Identyfikator wewnętrzny jest to unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika. Składa się z identyfikatora podatkowego (NIP) podatnika i ciągu znaków numerycznych, np. 1111111111-33334.

Podatnik w ramach posiadanych przez siebie uprawnień właścicielskich posiada między innymi uprawnienie do zarządzania jednostkami podrzędnymi (w tym modelu uprawnień jednostką podrzędną będzie zakład (oddział) osoby prawnej bądź inna wyodrębniona jednostka wewnętrzna podatnika, zwane dalej "jednostką wewnętrzną"). Podatnik lub osoba fizyczna posiadająca uprawnienie do zarządzania uprawnieniami w imieniu podatnika może delegować uprawnienie do zarządzania jednostkami podrzędnymi na inne osoby fizyczne.

Administrator jednostki wewnętrznej

Podatnik lub osoba fizyczna zarządzająca jednostkami podrzędnymi w imieniu podatnika mogą wskazać osobę fizyczną będącą przedstawicielem jednostki wewnętrznej podatnika, zwaną także administratorem jednostki wewnętrznej.

Administrator jednostki wewnętrznej może posiadać uprawnienie do:

• zarządzania uprawnieniami w ramach jednostki wewnętrznej,
• wystawiania faktur, w których w danych sprzedawcy (Podmiot1) znajdą się dane podatnika, a w danych podmiotu trzeciego (Podmiot3) dane jednostki wewnętrznej (w tym jej identyfikator wewnętrzny w polu IDWew),
• dostępu do faktur dotyczących podatnika, w których dodatkowo w danych podmiotu trzeciego (Podmiot3) znajdą się dane jednostki wewnętrznej (w tym jej identyfikator wewnętrzny w polu IDWew).

Osoba fizyczna wskazana przez administratora jednostki wewnętrznej

Administrator jednostki wewnętrznej może następnie wskazać osobę fizyczną, która będzie korzystać z KSeF w ramach tej jednostki.

Osoba fizyczna wskazana przez administratora jednostki wewnętrznej może:

• wystawiać faktury, w których w danych sprzedawcy (Podmiot1) znajdą się dane podatnika, a w danych podmiotu trzeciego (Podmiot3) dane jednostki wewnętrznej (w tym jej identyfikator wewnętrzny w polu IDWew),
• posiadać dostęp do faktur dotyczących podatnika, w których dodatkowo w danych podmiotu trzeciego (Podmiot3) znajdą się dane jednostki wewnętrznej (w tym jej identyfikator wewnętrzny w polu IDWew).

Niezależnie od powyższego dostęp do faktur, w których wskazano dane jednostki wewnętrznej, będą miały też osoby uprawnione przez podatnika do dostępu do faktur w ramach standardowego modelu uprawnień.

Nie ma przeszkód, aby wyodrębnioną jednostką wewnętrzną podatnika była określona osoba fizyczna (np. prezes zarządu lub pracownik).

Model uprawnień dla biur rachunkowych (uprawnienia pośrednie) wykorzystujący identyfikator wewnętrzny

Administrator jednostki wewnętrznej podczas nadawania uprawnień bezpośrednich może uprawnić podmiot z NIP do wystawiania faktur w jej imieniu oraz/lub do dostępu do jej faktur oraz wskazać przy tym, że podmiot ten ma prawo nadawania uprawnień pośrednich.

Podmiot z NIP wskazany przez administratora jednostki wewnętrznej może posiadać w KSeF uprawnienia do:

• wystawiania faktur, w których w danych sprzedawcy (Podmiot1) znajdą się dane podatnika, a w danych podmiotu trzeciego (Podmiot3) dane jednostki wewnętrznej (w tym jej identyfikator wewnętrzny w polu IDWew),
• dostępu do faktur dotyczących podatnika, w których dodatkowo w danych podmiotu trzeciego (Podmiot3) znajdą się dane jednostki wewnętrznej (w tym jej identyfikator wewnętrzny w polu IDWew).

Z uwagi na fakt, że jeden podmiot (np. jedno biuro rachunkowe) obsługuje zwykle wielu partnerów, a poszczególni pracownicy biura zajmują się konkretnymi partnerami (a nie wszystkimi) podmiot uprawniony przez administratora jednostki wewnętrznej może:

• nadać uprawnienie osobie fizycznej (np. swojemu pracownikowi) do wystawiania faktur oraz/lub dostępu do faktur w ramach konkretnej jednostki wewnętrznej (partnera),
• nadać uprawnienie osobie fizycznej (np. swojemu pracownikowi) do wystawiania faktur oraz/lub dostępu do faktur wszystkich partnerów.

Korzystanie z tego rozwiązania jest dobrowolne. Pozwala na wyeliminowanie konieczności każdorazowej aktualizacji osób fizycznych uprawnionych do fakturowania, jeśli jednostka wewnętrzna korzysta z usług np. biura rachunkowego wystawiającego faktury w jej imieniu. Wystarczy wówczas aktualizacja przez samo biuro, a nie wszystkie jednostki wewnętrzne, które wskazały to biuro jako uprawnione do wystawiania faktur w swoim imieniu.

Osoba fizyczna, uprawniona pośrednio przez podmiot, może posiadać w KSeF wyłącznie uprawnienia do:

• wystawiania faktur, w których w danych sprzedawcy (Podmiot1) znajdą się dane podatnika, a w danych podmiotu trzeciego (Podmiot3) dane jednostki wewnętrznej (w tym jej identyfikator wewnętrzny w polu IDWew),
• posiadać dostęp do faktur dotyczących podatnika, w których dodatkowo w danych podmiotu trzeciego (Podmiot3) znajdą się dane jednostki wewnętrznej (w tym jej identyfikator wewnętrzny w polu IDWew).

Jeśli kilku partnerów (np. kilka jednostek wewnętrznych) nada danemu podmiotowi uprawnienie do wystawiania oraz/lub dostępu do faktur, a podmiot ten (np. biuro rachunkowe) nada uprawnienie osobie fizycznej do dostępu oraz/lub wystawiania faktur tylko jednego spośród ww. partnerów, to ww. osoba fizyczna będzie posiadała dostęp pośredni do faktur tego jednego partnera i będzie mogła wystawiać faktury wyłącznie jednego partnera (jednostki wewnętrznej).

Jeśli kilku partnerów (np. kilka jednostek wewnętrznych) nada danemu podmiotowi uprawnienie do wystawiania oraz/lub dostępu do faktur, a podmiot ten (np. biuro rachunkowe) nada uprawnienie osobie fizycznej do dostępu oraz/lub wystawiania faktur wszystkich partnerów, to ww. osoba fizyczna będzie posiadała dostęp pośredni do faktur wszystkich partnerów i będzie mogła wystawiać faktury wszystkich partnerów.

Kolejność działań w nadawaniu uprawnień pośrednich oraz odebranie uprawnień pośrednich

Aby uprawnienia nadane pośrednio działały, konieczne jest istnienie całego łańcucha uprawnień, czyli:

• partner (jednostka wewnętrzna) powinien udzielić uprawnienia do wystawiania oraz/lub dostępu do faktur podmiotowi z NIP (z możliwością przekazywania tych uprawnień na inne podmioty), a
• podmiot z NIP powinien nadać uprawnienie do wystawiania oraz/lub dostępu do faktur osobie fizycznej (do pracy w kontekście danego partnera lub wszystkich partnerów).

Kwestia ta jest weryfikowana w chwili nawiązania sesji przez osobę uprawnioną.

Pozostaje bez znaczenia kolejność nadawania uprawnień w całym łańcuchu. Podmiot z NIP może nadać najpierw uprawnienie osobie fizycznej do wystawiania oraz/lub dostępu do faktur w imieniu danego partnera (danej jednostki wewnętrznej), a dopiero później sam otrzymać uprawnienia do wystawiania oraz/lub dostępu do faktur (z opcją ich przekazywania) od tego partnera. W tym przypadku uprawnienie takie będzie nadane osobie fizycznej, ale pozostaje nieaktywne. Stanie się aktywne dopiero w chwili, w której podmiot z NIP otrzyma dane uprawnienie od partnera (jednostki wewnętrznej).

Jeżeli w przyszłości partner (jednostka wewnętrzna) odbierze uprawnienia podmiotowi z NIP, skutkować to będzie niemożnością obsługi tego partnera przez wszystkie osoby uprawnione pośrednio przez ten podmiot. Uprawnienia pośrednie pozostają nadane, lecz będą nieaktywne.

Podsumowanie

1. Podatnik będący osobą fizyczną nie musi dopełniać żadnych formalności ani nic zgłaszać do urzędu skarbowego, aby uwierzytelnić się w KSeF.

2. W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF zależy od tego, w jaki sposób się uwierzytelniają, tj. czy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną.

3. Podatnicy, którzy nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, w celu nadania lub odebrania uprawnień do KSeF składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA.

4. Osobą uprawnioną w ZAW-FA może być dowolna osoba fizyczna wskazana przez podatnika niebędącego osobą fizyczną/podmiot niebędący osobą fizyczną. Nie musi być to osoba fizyczna reprezentująca dany podmiot (np. zgodnie z wpisem w KRS).

5. Uprawnienie do wystawiania faktur oraz uprawnienie do dostępu do faktur w KSeF to dwa odrębne uprawnienia od strony systemowej. Możliwe jest nadanie uprawnienia wyłącznie do wystawiania faktur lub wyłącznie do dostępu do faktur.

6. W KSeF wyróżnia się kilka modeli uprawnień. Standardowy model uprawnień w KSeF dotyczy podatnika (np. jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki).

7. Podatnik będzie miał możliwość wskazania, że dany podmiot (np. biuro rachunkowe) może nadawać innym podmiotom tzw. uprawnienia pośrednie.

oprac. Ewa Sławińska