Przesłanki odpowiedzialności odszkodowawczej to: niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, niezachowanie należytej staranności, szkoda, adekwatny związek przyczynowy między szkodą a niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania. Jeśli wszystkie przesłanki zostaną zrealizowane, to biuro ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą. W sytuacji, w której biuro zobowiąże się do pobierania faktur z KSeF i ich przekazywania klientowi, musi z tej umowy się wywiązać, zachowując należytą staranność, aby klient nie doznał szkody.

Należyta staranność

Biuro rachunkowe (jak i każdego przedsiębiorcę) obowiązuje podwyższona należyta staranność w zakresie świadczonych usług, ze względu na zawodowy charakter tej działalności. Biuro rachunkowe odpowiada za działania swoich pracowników jak za własne, co dotyczy również sytuacji, gdy np. właściciel biura zrobił wszystko co możliwe, aby prawidłowo wykonać usługę: przeszkolił pracowników, wprowadził procedury, a mimo to pracownik nie zachował należytej staranności i np. zapomniał pobrać fakturę klienta z KSeF. Normalnym skutkiem nieterminowego przekazania klientowi faktur z KSeF jest opóźnienie w płatności przez klienta i powstałe w związku z tym odsetki, do których pokrycia będzie zobowiązane biuro rachunkowe. Zatem występuje tutaj adekwatny związek przyczynowy między działaniem (lub jego brakiem) a szkodą (działanie polega na tym, że nie przekazano terminowo faktur do zapłaty, a szkoda, to konieczność uiszczenia odsetek).

Ryzyko odbioru faktur z KSeF przez biuro rachunkowe

Obsługa odbioru faktur z KSeF przez biuro rachunkowe może powodować także większe ryzyka niż konieczność zapłaty odsetek, w tym odpowiedzialność związaną z natychmiastowym wypowiedzeniem umowy przez kontrahenta klienta, o którym wspomniała autorka pytania. Nietrudno sobie wyobrazić sytuację, w której między klientem a jego kontrahentem obowiązuje umowa o dostawę towarów, a brak terminowej zapłaty za poprzednią fakturę zwalnia dostawcę z obowiązku dostarczenia jakiegoś towaru potrzebnego do wykonania zobowiązania przez klienta, np. do wyprodukowania jakiejś rzeczy. Między klientem a jego innym kontrahentem może obowiązywać postanowienie umowne przewidujące obowiązek zapłaty kary umownej, gdy klient biura nie wykona swojego zobowiązania, np. nie dostarczy w terminie mebli z wyszukanego gatunku drewna, ponieważ dostawca drewna wstrzymał dostawę, gdyż terminowo nie uzyskał zapłaty za poprzednią fakturę z powodu tego, że biuro rachunkowe nie odebrało jej z KSeF. Biuro będzie wówczas ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą, jeżeli nie wykona należycie usługi, do której się zobowiązało (tj. nie wywiąże się z terminowego odbioru faktur z KSeF i przesłania ich klientowi).