Trzy miesiące do KSeF. Jak przedsiębiorcy i księgowi oceniają swoją gotowość?

Na trzy miesiące przed obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) księgowi wciąż zmagają się z niepewnością i brakiem poczucia gotowości. Jak pokazuje najnowsze badanie "Księgowi i przedsiębiorstwa wobec KSeF", niemal 75% specjalistów nie czuje się przygotowanych na nadchodzące zmiany. Największe obawy budzą kwestie techniczne, integracja systemów oraz odpowiedzialność za błędy, na które nie mają wpływu.

Jak zorganizować pracę biura rachunkowego w związku z wejściem KSeF »

Choć wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami, nastroje wśród księgowych pozostają dalekie od optymizmu. Zamiast pewności - dominują wątpliwości, niepokój i poczucie niedostatecznego przygotowania. Najnowszy raport "Księgowi i przedsiębiorstwa wobec KSeF", opracowany przez SW Research na zlecenie fillup k24, pokazuje, że cyfryzacja fakturowania wciąż budzi wiele pytań i obaw. Wśród najczęściej wskazywanych wyzwań pojawiają się kwestie techniczne, integracja systemów, odpowiedzialność za błędy oraz brak jasnych procedur.

Eksperci zwracają uwagę, że dla blisko 75% księgowych najbliższe miesiące będą czasem intensywnej pracy, stresu i konieczności szybkiego dostosowania się do nowych realiów. Główne obawy koncentrują się wokół kwestii technicznych, integracji systemów oraz odpowiedzialności za błędy, które mogą wynikać z niedoskonałości systemu KSeF. Jak zauważa Monika Piątkowska, doradca podatkowy z fillup k24, wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale także organizacyjna, wymagająca przemyślanej komunikacji i aktualizacji procedur wewnętrznych.

Zarządy mają lekcję do odrobienia

Ciekawe wnioski płyną z pogłębionej analizy wyników badania. Największy poziom deklarowanej gotowości do wdrożenia KSeF odnotowano wśród księgowych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą - aż 54% z nich uważa się za przygotowanych, a jedynie 8% ocenia swój stan jako słaby. Co istotne, w tej grupie nie odnotowano żadnych odpowiedzi wskazujących na całkowity brak przygotowania.

Z kolei największe obawy i niepewność dotyczą księgowych zatrudnionych na etacie w organizacjach. Ponad połowa z nich nie potrafi jednoznacznie ocenić swojego przygotowania, a aż jedna trzecia deklaruje niski poziom gotowości lub jego całkowity brak.

- To wynik, który powinien zaalarmować zarządy. KSeF to potężna zmiana nie tylko na linii księgowy-klient, ale też w obrębie zespołów księgowych. Formatuje dotychczasowy schemat codziennej pracy, budzi wiele obaw, prowokuje mnóstwo pytań, które czasem pozostają bez odpowiedzi. Być może trzeba więcej uwagi poświęcić komunikacji z zespołem czy przepracowaniu procedur - dodaje Monika Piątkowska.

Co budzi największe obawy księgowych?

Badanie pokazało, że wśród największych obaw księgowi wskazują:

• trudności techniczne, np. awarie systemu, brak stabilności działania KSeF - 44%
• problemy z integracją programów księgowych z KSeF - 38,6%
• strach przed ponoszeniem odpowiedzialności za niezawinione błędy w systemie - 35%.

Nie wszyscy księgowi podchodzą jednak do obaw jednakowo. Analizując odpowiedzi księgowych z niezależnych biur oraz księgowych pracujących w kancelariach czy działach prawnych, można zauważyć, że ci pierwsi są nastawieni zdecydowanie bardziej krytycznie.

Największe rozbieżności między tymi dwiema grupami dotyczą:

• obawy o bezpieczeństwo danych (różnica ponad 14 p.p.)
• obawy przed zwiększeniem obciążeń administracyjnych (różnica 13 p.p.)
• strachu przed ponoszeniem odpowiedzialności za błędy w systemie nie wynikające z winy księgowego (różnica 11 p.p.)
• przekonania o niewystarczającym przygotowaniu klientów (różnica prawie 10 p.p.)

- Trudno się dziwić tym rozbieżnościom. Księgowi prowadzący JDG stawiają czoła bardziej zróżnicowanym przypadkom niż ci z działów księgowych w firmach. Co do zasady inna też jest natura relacji zawodowych z klientami. W związku z tym odpowiedzialność prawna oraz komunikacja na linii księgowy-przedsiębiorcy są dużo bardziej złożone, obarczone większym ryzykiem - wyjaśnia Zuzanna Kwiatkowska, księgowa współpracująca z fillup k24.

Badanie "Księgowi i przedsiębiorcy wobec KSeF" zostało przeprowadzone we wrześniu 2025 r. przez SW Research na zlecenie fillup k24

Źródło: Informacja prasowa Media Contact

Oprac. Katarzyna Bogucka