11/2025 [dodatek: ], data dodania: 24.10.2025 KSeF zmieni rolę księgowych. Czy będą odpowiadać za błędy klientów
Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur może skłonić przedsiębiorców do przerzucenia na księgowych nie tylko obsługi nowego systemu, ale także odpowiedzialności za wystawiane faktury. Eksperci ostrzegają, że wystawienie faktury w imieniu klienta to nie tylko pomoc w formalnościach, ale także osobiste ryzyko karno-skarbowe. Zanim biura rachunkowe zgodzą się na taką współpracę, powinny dokładnie określić, gdzie kończy się ich rola, a zaczyna odpowiedzialność za biznes klienta.
Krajowy System e-Faktur obejmie wszystkich podatników - od dużych korporacji po jednoosobowe działalności gospodarcze. Każdy z nich będzie zobowiązany do wystawiania faktur w systemie stworzonym przez resort finansów. Będzie to wymagało reorganizacji działów w większych firmach, jak również zmiany obiegu dokumentów między podmiotami gospodarczymi a biurami rachunkowymi
- Do tej pory proces wystawiania i doręczania faktur był różnorodny. Jedni korzystali z zaawansowanych narzędzi, inni wystawiali fakturę w formie papierowej lub w excelu. W obliczu wejścia w życie KSeF firmy mogą mieć zatem problem z dostosowaniem się do zmiany. Z pewnością przedsiębiorcy będą od księgowych oczekiwać rozwiązania problemu, a być może nawet fakturowania za nich dokonanych transakcji. Warto zatem, aby księgowi mieli świadomość czy jest to zgodne z prawem i z jakimi konsekwencjami się wiąże - podkreśla Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.pl i e-pity.pl
Ryzyko karno-skarbowe spoczywa na księgowym
Księgowi należą do najlepiej zorientowanych w przepisach prawno-podatkowych osób w firmie. To oni biorą na barki trudy wprowadzania nowelizacji ustaw podatkowych w przedsiębiorstwach. Zapewne takie same oczekiwania mogą mieć w stosunku do nich klienci w przypadku wprowadzenia KSeF.
- Z teoretycznego punktu widzenia, nic nie stoi na przeszkodzie, aby to księgowy wystawiał faktury w imieniu klienta, o ile otrzyma stosowne uprawnienia. Jednak zanim księgowi zgodzą się na taki rodzaj współpracy, należy się zastanowić, na ile są oni gotowi odpowiadać i ręczyć za biznes klienta - zauważa Monika Piątkowska.
W przypadku prowadzenia księgowości dla klienta biuro wykonuje na jego rzecz usługi związane z rachunkowością i rozliczeniami podatkowymi. Natomiast wystawienie faktury w imieniu klienta oznacza już potwierdzenie dokonania konkretnej transakcji. Za wystawioną fakturę odpowiada zawsze ten, kto ją wystawił. Po wejściu w życie KSeF będzie to osoba wprowadzająca fakturę do systemu.
- Księgowy godząc się na wystawienie faktury w imieniu swojego klienta przenosi na siebie odpowiedzialność nie tylko za błędy wynikające z jego pomyłki lub przeoczenia. Osoba wystawiająca fakturę może w ten sposób zostać pociągnięta do odpowiedzialności karno-skarbowej z wielu tytułów. Nieprawidłowości mogą dotyczyć przyjęcia nieprawidłowej stawki VAT, zawyżenia ceny wykonanej usługi czy sprzedanego towaru, a nawet wystawienia tzw. pustej faktury lub udziału w bardziej skomplikowanym procederze wyłudzenia podatku - przestrzega Monika Piatkowska
Warto pamiętać, że w prawie podatkowym to podatnik - czyli osoba lub firma zobowiązana do zapłaty podatku - ponosi główną odpowiedzialność. W prawie karno-skarbowym zasada jest jednak inna. Tutaj odpowiada konkretna osoba fizyczna, która popełniła wykroczenie lub przestępstwo skarbowe - niezależnie od tego, jakie stanowisko zajmuje w firmie. Oznacza to, że jeśli księgowy decyduje się wystawiać faktury w imieniu klienta, bierze na siebie osobistą odpowiedzialność za ich prawidłowość i zgodność z rzeczywistością.
Źródło: Informacja prasowa Media Contact
Przeczytaj również: Modyfikacja umów biura rachunkowego z klientami w związku z KSEF - przykłady klauzul »
