Czy po wejściu KSeF biuro rachunkowe nadal będzie musiało wystawiać faktury za klienta, jeżeli robiło to do tej pory

PROBLEM

Moje biuro rachunkowe od kilku lat obsługuje klienta prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą. Początkowo podpisaliśmy umowę na obsługę księgową. Na początku współpracy klient popełniał liczne błędy w wystawianych fakturach, które często musiał poprawiać. Po pewnym czasie zgłosił się do nas z prośbą, wskazując, że zupełnie nie rad zi sobie z fakturowaniem, i zapytał, czy ktoś z biura mógłby przejąć to zadanie za dodatkową opłatą. Pan jest bardzo uczciwym człowiekiem, świetnym fachowcem, lecz słabo zorganizowanym w zakresie aspektów biurowych i niezorientowanym w "papierologi". Zgodziliśmy się na takie warunki i podpisaliśmy oddzielną umowę o wystawianie faktur w jego imieniu. Umowa została zawarta na czas nieokreślony. Jej najważniejszy zapis brzmi w następujący sposób: "Księgowy zobowiązany jest do wystawiania faktur w imieniu Klienta, a także do wysyłania tych wydrukowanych i podpisanych własnoręcznie faktur bezpośrednio do nabywców klienta w drodze listu poleconego".

Do tej pory faktury w imieniu klienta wystawiały pracownice mojego biura. Ja sama, z powodów organizacyjnych i osobistych, nie byłabym w stanie się tym zajmować, ponieważ moja dostępność bywa ograniczona. W związku z wejściem w życie KSeF pracownice poinformowały mnie, że nie chcą dalej wystawiać faktur dla tego klienta. Powodem jest to, że bardzo wolno gromadzi on dokumenty, przez co faktury musiałyby być wystawiane w praktyce po terminie określonym w przepisach prawa. Nie chcę nikogo zmuszać do wystawiania faktur w jego imieniu. Pojawił się natomiast pomysł, aby powołać się na niemożliwość wykonania świadczenia. Wynika ona z faktu, że nie będziemy w stanie wysyłać wydrukowanych i podpisanych faktur do jego kontrahentów, ponieważ faktura będzie musiała funkcjonować jako plik w KSeF. Klient świadczy usługi i dokonuje sprzedaży wyłącznie na rzecz polskich przedsiębiorców, a w takiej sytuacji - zgodnie z przepisami - każda faktura powinna być wystawiona w KSeF. Czy mogę po prostu poinformować klienta, że umowa o fakturowanie wygasła, bo nie mogę przesyłać wydrukowanych faktur do nabywcy, gdyż wydruk nie będzie fakturą?

RADA

Informacje przedstawione przez autorkę pytania nie wskazują, aby doszło do niemożliwości świadczenia. W związku z tym zobowiązanie biura rachunkowego do wystawiania faktur pozostaje aktualne również po wejściu w życie przepisów o KSeF. Należy jednak podkreślić, że udzielenie ostatecznej odpowiedzi jest możliwe dopiero po zapoznaniu się z pełną treścią umowy oraz wszystkimi okolicznościami związanymi z jej zawarciem i wykonywaniem. Szczegóły - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

W pierwszej kolejności należy dokonać wykładni umowy dotyczącej wystawiania faktur, a zatem ustalić prawa i obowiązki stron. Zgodnie z przepisami ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (dalej: k.c.) przy interpretacji umowy należy badać przede wszystkim rzeczywisty zamiar stron oraz cel umowy, a nie ograniczać się wyłącznie do jej dosłownego brzmienia. W przedmiotowej sprawie należy stwierdzić, że głównym zobowiązaniem umownym jest wystawianie faktur w imieniu klienta w zamian za wynagrodzenie, natomiast sposób przesyłania faktur kontrahentom klienta ma charakter raczej zobowiązania pomocniczego wobec świadczenia głównego. Na powyższe wskazuje zarówno treść umowy, jak i kontekst sytuacyjny. Niewątpliwie klient sam nie był w stanie prawidłowo wystawić faktur, dlatego szukał podmiotu, który wykonałby to zadanie za wynagrodzeniem.

Kwestia niemożności świadczenia

W przedmiotowej sprawie nie zachodzi niemożliwość świadczenia w rozumieniu przepisów k.c.. Umowa ta ma charakter wzajemny, gdyż świadczenie jednej ze stron (wystawianie faktur) jest ekwiwalentem świadczenia drugiej strony (zapłaty wynagrodzenia). W związku z tym należy odnieść się do przepisów dotyczących niemożliwości świadczenia w przypadku umowy wzajemnej.

Przepisy k.c. stanowią, że:

Jeżeli jedno ze świadczeń wzajemnych stało się niemożliwe wskutek okoliczności, za które żadna ze stron odpowiedzialności nie ponosi, strona, która miała to świadczenie spełnić, nie może żądać świadczenia wzajemnego, a w wypadku, gdy je już otrzymała, obowiązana jest do zwrotu według przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu.

W niniejszej sprawie wystawienie faktury będzie obiektywnie możliwe po wejściu w życie KSeF. Nie zachodzą okoliczności obiektywnie uniemożliwiające wykonanie tego świadczenia, tj. takie, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności (np. usunięcie z systemu prawnego instytucji faktury). Zobowiązanie do wystawiania faktur stanowi główny przedmiot umowy o fakturowanie, natomiast sposób dostarczenia faktury ma charakter pomocniczy. Ponieważ wystawianie faktur będzie możliwe po wejściu w życie KSeF, główne zobowiązanie wynikające z umowy nie wygaśnie.

Możliwe wypowiedzenie umowy o wystawianie faktur

Rozsądnym rozwiązaniem w takiej sytuacji byłoby wypowiedzenie umowy o fakturowanie. Każdą umowę zawartą na czas nieokreślony można wypowiedzieć, przy czym przed sporządzeniem oświadczenia o wypowiedzeniu należy najpierw zapoznać się z zapisami umowy dotyczącymi okresu wypowiedzenia. Przed formalnym wypowiedzeniem warto skontaktować się z klientem, wyjaśnić mu wprost obecną sytuację oraz - ewentualnie - zasugerować, że mógłby w swojej firmie zatrudnić asystentkę odpowiedzialną za sprawny obieg dokumentów i fakturowanie, tak aby zachować terminy wystawiania faktur wynikające z przepisów prawa.