Modyfikacja umów biura rachunkowego z klientami w związku z KSEF - przykłady klauzul

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) stanowi jeden z najbardziej istotnych kroków w kierunku cyfryzacji i ustrukturyzowania procesów fakturowania w Polsce. Złożoność samego systemu oraz towarzyszących mu rozwiązań technologicznych i wymogów proceduralnych stawia przed przedsiębiorstwami i biurami rachunkowymi nowe, poważne wyzwania. Równie istotne jak wdrażanie nowych technologii jest dostosowanie umów z klientami biur rachunkowych, tak aby zapewniały zarówno im, jak i klientom bezpieczeństwo, jasność zasad współdziałania i pewność, że strony umowy znają swoje obowiązki w tym zakresie. Jest więc oczywiste, że w obliczu nowych wymogów prawnych i licznych ryzyk operacyjnych wynikających z funkcjonowania w ramach KSeF dostosowanie umów staje się niezbędne. Precyzyjne uregulowanie relacji między biurem a klientem gwarantuje klarowny podział odpowiedzialności, transparentność procesów oraz bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Opracowany zestaw kluczowych klauzul umownych odpowiada na te potrzeby, ułatwiając codzienne korzystanie z KSeF i minimalizując ryzyka podatkowe oraz organizacyjne.Należy jednak podkreślić, że nie istnieje uniwersalny szablon umowy pasujący do każdego biura rachunkowego, ponieważ każde może stworzyć własny model współpracy z klientem w zakresie KSeF. Przedstawimy najczęściej spotykane modele współpracy oraz przykładowe klauzule, które mogą stanowić inspirację i pomoc przy tworzeniu indywidualnych zapisów.

Model 1 - pełna obsługa faktur w biurze rachunkowym w zakresie sprzedaży i zakupu klienta

W tym modelu biuro rachunkowe przejmuje pełną odpowiedzialność za proces fakturowania w zakresie wystawiania faktur sprzedaży oraz pobierania dokumentów zakupowych bezpośrednio z KSeF, korzystając z uprawnień przyznanych przez klienta poprzez certyfikat. To rozwiązanie nie jest rekomendowane z kilku powodów:

• biuro w pełni odpowiada za wystawianie faktur klienta i ich wprowadzanie do obiegu prawnego,
• klient staje się całkowicie zależny od biura rachunkowego,
• konieczne jest stworzenie skutecznego kanału komunikacji dotyczącego wystawianych faktur, danych do nich oraz ewentualnych korekt,
• dla biura jest to okazja do efektywnego wykorzystania automatyzacji i centralizacji procesów, ale jednocześnie wiąże się z dużą odpowiedzialnością za bezpieczeństwo i prawidłowość działań,
• niezbędne jest wprowadzenie zasad akceptacji i opisywania faktur przez klienta, aby uniknąć zaksięgowania dokumentów mylnie wystawionych lub nieodzwierciedlających rzeczywistych zdarzeń gospodarczych.

Przykłady klauzul w modelu przewidującym pełną obsługę faktur w biurze rachunkowym w zakresie sprzedaży i zakupu klienta

Klauzula dotycząca modelu współpracy

1. Strony zgodnie ustalają, iż Biuro przejmuje pełną odpowiedzialność za proces obsługi KSeF w imieniu Klienta, w tym w szczególności za:

• wystawianie faktur sprzedaży w imieniu Klienta,
• pobieranie faktur zakupowych bezpośrednio z KSeF,
• ich dalsze księgowanie i archiwizację.

2. W zakresie powyższych ustaleń Strony zgodnie postanawiają o przyjęciu poniższej procedury przekazywania danych i akceptacji faktur w modelu pełnej obsługi KSeF przez Biuro.

Zakres

Niniejsza procedura określa zasady:

• przekazywania danych przez Klienta niezbędnych do wystawienia faktur sprzedaży w jego imieniu,
• procesu weryfikacji i akceptacji faktur (sprzedażowych i zakupowych) przez Klienta,
• odpowiedzialności Biura i Klienta na poszczególnych etapach.

Przekazywanie danych do wystawienia faktur sprzedaży

Klient zobowiązuje się do przekazywania Biuru danych wymaganych do prawidłowego wystawienia faktury sprzedażowej, obejmujących w szczególności:

• dane nabywcy (nazwa, adres, NIP/PESEL),
• przedmiot świadczenia (opis towaru/usługi),
• ilość, jednostkę miary, cenę jednostkową netto, stawki VAT,
• ewentualne rabaty, korekty, dodatkowe informacje wymagane ustawą o VAT.

Dane przekazywane są w formie elektronicznej (e-mail, dedykowany system wymiany danych, panel Klienta) w terminie umożliwiającym wystawienie faktury w ustawowych terminach. Klient ponosi odpowiedzialność za rzetelność, kompletność i prawdziwość danych przekazanych Biuru. Biuro wystawia fakturę sprzedażową w oparciu o dane przekazane przez Klienta i wprowadza ją do obiegu prawnego za pośrednictwem KSeF.

Proces akceptacji faktur sprzedażowych

Po wystawieniu faktury przez Biuro dokument jest udostępniany Klientowi w formie:

• pliku PDF przesyłanego e-mailem,
• podglądu w systemie/portalu Biura,
• lub w inny uzgodniony sposób.

Klient zobowiązuje się do potwierdzenia poprawności faktury (merytorycznej i formalnej) w terminie 2 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Brak uwag w tym terminie oznacza akceptację faktury. W przypadku stwierdzenia błędów Klient zgłasza je niezwłocznie do Biura, a Biuro zobowiązuje się do wystawienia faktury korygującej w ustawowych terminach.

Proces akceptacji faktur zakupowych

Biuro pobiera faktury zakupowe Klienta bezpośrednio z KSeF. Dokumenty te są udostępniane Klientowi do weryfikacji w sposób ustalony przez Strony (np. folder współdzielony, aplikacja Biura, system obiegu dokumentów). Klient weryfikuje zasadność i prawidłowość faktur zakupowych w zakresie:

• zgodności z faktycznie zrealizowanym zakupem,
• poprawności danych kontrahenta,
• ewentualnych warunków handlowych.

Klient potwierdza akceptację faktury zakupowej w terminie 5 dni roboczych od jej udostępnienia. Biuro dokonuje księgowania wyłącznie dokumentów zaakceptowanych przez Klienta.

Odpowiedzialność Stron

Biuro ponosi odpowiedzialność za poprawność techniczną wystawienia faktur w KSeF oraz ich terminowe wprowadzenie do obiegu prawnego. Klient ponosi odpowiedzialność za kompletność i prawidłowość danych przekazywanych Biuru oraz za akceptację faktur zakupowych i sprzedażowych w wymaganych terminach. Biuro nie odpowiada za skutki wynikłe z:

• przekazania nieprawdziwych lub niepełnych danych przez Klienta,
• braku akceptacji dokumentów przez Klienta,
• braku reakcji Klienta w wyznaczonych terminach.

Klauzula dotycząca uprawnień i certyfikatów

Klient zobowiązuje się do udzielenia Biuru niezbędnych uprawnień w KSeF, w tym do wygenerowania i przekazania certyfikatu/tokenu, umożliwiającego pełne wykonywanie czynności wskazanych w ust. 1.

Klauzula dotycząca przekazywania danych

Klient zobowiązuje się do przekazywania Biuru danych niezbędnych do wystawienia faktur sprzedaży (w tym danych kontrahentów, stawek VAT, treści świadczeń) w terminach pozwalających na terminowe wystawienie dokumentów. Dane te mogą być przekazywane w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą ustaloną przez Strony.

Klient zobowiązuje się do bieżącej weryfikacji oraz akceptacji faktur zakupowych pobranych przez Biuro z KSeF w terminach umożliwiających ich prawidłowe zaksięgowanie. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z braku akceptacji tych dokumentów, opóźnień po stronie Klienta, jak również za błędy merytoryczne w danych zawartych na fakturach wystawionych przez kontrahentów Klienta.

Klauzula dotycząca awarii, niedostępności systemu i trybu offline24

W przypadku awarii KSeF, niedostępności całkowitej lub konieczności stosowania trybu offline24 każda ze stron umowy podejmuje działania zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym posługuje się certyfikatem KSeF oraz generuje dokumenty zgodnie z procedurami awaryjnymi. Klient zostanie niezwłocznie poinformowany o takich zdarzeniach.

Model 2 - wystawianie faktur sprzedaży po stronie klienta, odbiór faktur zakupu i sprzedaży po stronie biura rachunkowego

W tym modelu klient zachowuje kontrolę nad wystawianiem faktur sprzedaży, korzystając samodzielnie z KSeF. Biuro, korzystając z certyfikatu, samodzielnie pobiera z systemu faktury zakupu i sprzedaży. Niezbędne jest jednak wprowadzenie zasad akceptacji i opisywania faktur przez klienta, aby uniknąć zaksięgowania dokumentów mylnie wystawionych lub nieodzwierciedlających rzeczywistych zdarzeń gospodarczych.

Przykłady klauzul w modelu przewidującym wystawianie faktur sprzedaży po stronie klienta, odbiór faktur zakupu i sprzedaży po stronie biura rachunkowego

Klauzula dotycząca modelu współpracy

Strony uzgadniają, iż Klient samodzielnie wystawia faktury sprzedażowe w KSeF. Biuro natomiast, korzystając z przyznanych uprawnień i certyfikatów, pobiera z KSeF wszystkie faktury zakupu i sprzedaży celem ich księgowania.

Klauzula dotycząca uprawnień i certyfikatów

Klient udziela Biuru stosownych uprawnień w KSeF umożliwiających pobieranie dokumentów (zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych) oraz generuje i przekazuje niezbędne certyfikaty/tokeny.

Klauzula dotycząca przekazywania danych

1. W zakresie faktur sprzedażowych Klient ponosi odpowiedzialność za kompletność i poprawność danych wprowadzonych do KSeF. Biuro nie odpowiada za ewentualne błędy merytoryczne w tych dokumentach.

2. W zakresie powyższych ustaleń Strony zgodnie postanawiają o przyjęciu poniższej procedury akceptacji faktur w umówionym modelu obsługi KSeF.

Zakres

Niniejsza procedura określa zasady:

• procesu weryfikacji i akceptacji faktur zakupowych przez Klienta,
• odpowiedzialności Biura i Klienta na poszczególnych etapach.

Proces akceptacji faktur zakupowych

Biuro pobiera faktury zakupowe Klienta bezpośrednio z KSeF. Dokumenty te są udostępniane Klientowi do weryfikacji w sposób ustalony przez Strony (np. folder współdzielony, aplikacja Biura, system obiegu dokumentów). Klient weryfikuje zasadność i prawidłowość faktur zakupowych w zakresie:

• zgodności z faktycznie zrealizowanym zakupem,
• poprawności danych kontrahenta,
• ewentualnych warunków handlowych.

Klient potwierdza akceptację faktury zakupowej w terminie 5 dni roboczych od jej udostępnienia. Biuro dokonuje księgowania wyłącznie dokumentów zaakceptowanych przez Klienta.

Odpowiedzialność Stron

Klient ponosi odpowiedzialność za poprawność techniczną wystawienia faktur w KSeF oraz ich terminowe wprowadzenie do obiegu prawnego. Klient ponosi odpowiedzialność za weryfikację i akceptację faktur zakupowych w wymaganych terminach. Biuro nie odpowiada za skutki wynikłe z:

• niewypełnienia przez Klienta obowiązku weryfikacji zasadności i prawidłowości faktur zakupowych lub błędów w tym zakresie,
• nieprzekazania Biuru informacji o błędach w fakturach zakupowych,
• braku akceptacji faktur zakupowych przez Klienta,
• braku reakcji Klienta w wyznaczonych terminach.

Klauzula dotycząca awarii, niedostępności systemu i trybu offline24

W przypadku awarii systemu KSeF, niedostępności całkowitej lub konieczności stosowania trybu offline24, każda ze stron umowy podejmuje działania zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym posługuje się certyfikatem KSeF oraz generuje dokumenty zgodnie z procedurami awaryjnymi. Klient jest zobowiązany do niezwłocznego przekazania Biuru informacji o zajściu tego rodzaju zdarzeń.

Model 3 - klient samodzielnie obsługuje KSeF a biuro otrzymuje XML od klienta

W tym wariancie klient sam wystawia faktury sprzedaży i pobiera faktury zakupowe z KSeF, natomiast biuro rachunkowe nie ma bezpośredniego dostępu do jego KSeF. Dokumenty przepływają do biura przez aplikację lub inne ustalone kanały wymiany. Takie podejście ogranicza formalności po stronie biura rachunkowego oraz zmniejsza ryzyko związane z koniecznością udzielania mu bezpośrednich uprawnień do systemu. Z drugiej strony, wymaga od klientów dobrej organizacji oraz regularności w przekazywaniu dokumentów, co w praktyce bywa wyzwaniem operacyjnym, zwłaszcza w przypadku większych przedsiębiorstw. Choć model ten sprzyja autonomii i zwiększa bezpieczeństwo danych, to jednak może wiązać się z mniejszą efektywnością procesów w codziennej obsłudze.

Przykłady klauzul w modelu przewidującym, że klient samodzielnie obsługuje KSeF, a biuro otrzymuje XML od klienta

Klauzula dotycząca modelu współpracy

Strony uzgadniają, iż Klient samodzielnie obsługuje KSeF w pełnym zakresie, w szczególności przez:

a) wystawianie faktur sprzedażowych,

b) pobieranie faktur zakupowych.

Klauzula dotycząca uprawnień i certyfikatów.

Biuro nie otrzymuje uprawnień ani certyfikatów w KSeF Klienta.

Klauzula dotycząca przekazywania danych

Strony zgodnie postanawiają, iż Klient, samodzielnie obsługując KSeF w pełnym zakresie, zobowiązuje się do przekazywania Biuru wszystkich faktur sprzedażowych i zakupowych w formacie XML (lub innym uzgodnionym przez Strony) w sposób i w terminach zapewniających prawidłowe i terminowe prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Przekazanie dokumentów może następować za pośrednictwem dedykowanej aplikacji, systemu elektronicznej wymiany plików, poczty elektronicznej lub innego kanału komunikacji zaakceptowanego przez Strony.

Brak terminowego przekazania dokumentów wyłącza odpowiedzialność Biura za ewentualne opóźnienia w rozliczeniach podatkowych lub księgowych Klienta.

Klauzula dotycząca weryfikacji i akceptacji faktur

Obowiązek weryfikacji i akceptacji dokumentów, zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych, spoczywa w całości na Kliencie. Biuro dokonuje księgowania wyłącznie w oparciu o dokumenty przekazane przez Klienta .

Umowa z biurem rachunkowym i KSeF - elastyczny model współpracy

Rekomendowane jest, aby umowy z biurem rachunkowym przewidywały możliwość elastycznej zmiany modelu współpracy w miarę rozwoju firmy i jej potrzeb, co zapewni możliwość dostosowania do zmian technologicznych w KSeF oraz ewoluujących wymogów prawa, bez konieczności renegocjacji całej umowy. Wprowadzenie zapisu o możliwości zmiany modelu współpracy w zakresie obsługi KSeF bez konieczności renegocjowania całej umowy:

• zapewnia elastyczność - pozwala Klientowi na dostosowanie zakresu współpracy do zmieniających się potrzeb organizacyjnych, poziomu digitalizacji firmy czy nowych obowiązków prawnych,
• ogranicza formalności - zamiast podpisywać nową umowę, wystarczy krótki aneks zmieniający wyłącznie model obsługi,
• minimalizuje ryzyko sporu - strony z góry akceptują różne warianty współpracy i przewidują prostą ścieżkę przejścia między nimi,
• uwzględnia rozwój KSeF - system podlega zmianom legislacyjnym i technologicznym, dlatego możliwość szybkiego przełączenia się np. z modelu 3 na model 2 lub odwrotnie jest realną potrzebą biznesową.

Proponowana klauzula:

"Strony zgodnie dopuszczają możliwość zmiany modelu współpracy w zakresie obsługi KSeF, bez konieczności renegocjacji całej umowy, przez podpisanie aneksu określającego nowy model współpracy. Zmiana modelu współpracy jest dopuszczalna za zgodą obu stron umowy. Z pisemnym wnioskiem o zmianę modelu współpracy może wystąpić każda ze stron umowy."

Podsumowanie

Wdrożenie KSeF sprawia, że przedsiębiorcy i biura rachunkowe muszą na nowo zdefiniować zasady współpracy w zawieranych umowach. Szczególne znaczenie mają klauzule regulujące sposób przekazywania danych, proces akceptacji faktur sprzedażowych i zakupowych oraz podział odpowiedzialności między stronami, a także postanowienia dotyczące działania w sytuacjach awaryjnych, w tym przy stosowaniu trybu offline24. Coraz częściej w umowach pojawia się obowiązek regularnego i terminowego przekazywania faktur w uzgodnionej formie. Istotnym ułatwieniem jest także klauzula elastyczności, pozwalająca na zmianę modelu współpracy w drodze prostego aneksu, bez konieczności renegocjowania całej umowy.

Wybór optymalnego modelu współpracy zależy od indywidualnych potrzeb klienta, jego struktury organizacyjnej, zasobów oraz stopnia zaawansowania technologicznego. Modele silniej angażujące biuro rachunkowe (modele 1 i 2) oferują większą wygodę i automatyzację, ale wymagają precyzyjnego uregulowania pełnomocnictw i odpowiedzialności. Modele dające klientowi większą niezależność (np. model 3) zapewniają potencjalnie wyższe bezpieczeństwo danych, ale nakładają na niego ciężar organizacyjny oraz ryzyko błędów wynikających z braku bieżącego nadzoru biura.