Język dokumentacji pracowniczej przy zatrudnianiu cudzoziemca po zmianach przepisów

Od 1 czerwca 2025 r. pracodawca musi przekazać cudzoziemcowi umowę o pracę w języku dla niego zrozumiałym, jeśli została przygotowana po polsku. Natomiast gdy dokument ten sporządzono w języku obcym, pracodawca ma obowiązek przetłumaczenia go na język polski u tłumacza przysięgłego. Do kwestii dotyczących języka pozostałych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy i ich tłumaczenia stosuje się tak jak dotychczas przepisy ustawy o języku polskim.

Obowiązująca od 1 czerwca 2025 r. ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom) uszczegółowiła regulacje dotyczące języka, w jakim powinna być sporządzona umowa o pracę dla zatrudnianego w Polsce cudzoziemca, a także uregulowała zasady, kiedy i w jaki sposób musi być ona przetłumaczona.

1. Stosunki prawne, do których odnoszą się nowe i poprzednie zasady językowo-tłumaczeniowe

Zasady dotyczące języka umów i ich tłumaczenia, a także informacji o prawie przystępowania do związków zawodowych odnoszą się nie tylko do umów o pracę, lecz również do stosunku służbowego, umowy o pracę nakładczą, umowy cywilnoprawnej, okresu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, spółdzielni kółek rolniczych lub spółdzielni usług rolniczych.

Ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom nie reguluje języka, w jakim powinny zostać sporządzone inne niż umowa o pracę dokumenty zatrudnieniowe, podobnie jak nie normowała tego uchylona 1 czerwca 2025 r. ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (dalej: uchylona ustawa o promocji zatrudnienia). Zatem w zakresie językowo-tłumaczeniowym do takich dokumentów stosuje się dotychczasowe rozwiązania.

2. Prawo według wyboru pracodawcy i pracownika będącego cudzoziemcem

Ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom nie ingeruje w możliwość wyboru prawa, jakiemu ma podlegać umowa o pracę zawierana między polskim pracodawcą i pracownikiem - cudzoziemcem (dalej łącznie: strony). Nie czyniła tego również uchylona ustawa o promocji zatrudnienia.

Tabela 1. Podstawy wyboru prawa obowiązującego w stosunkach pracy

Prawo polskie dotyczy umowy o pracę, gdy:

• strony wybiorą prawo polskie, a także
• cudzoziemiec będzie świadczył pracę w Polsce - w razie braku wyboru jakiegokolwiek prawa (art. 8 ust. 2 rozporządzenia unijnego albo właściwy przepis umowy międzynarodowej).

3. Język i tłumaczenie umowy o pracę

Kodeks pracy nie zawiera regulacji dotyczących języka, w jakim powinna być sporządzana umowa o pracę. Z tego powodu należy zastosować ustawę z 7 października 1999 r. o języku polskim (dalej: ustawa o języku polskim). Zasadniczo zgodnie z art. 7 ust. 3 i art. 8 ust. 1 tej ustawy umowę o pracę sporządza się w języku polskim, jeżeli w chwili jej zawarcia pracownik ma miejsce zamieszkania w Polsce oraz umowa będzie wykonywana w Polsce. Jednak w przypadku cudzoziemców zastosowanie ma art. 5 ust. 2-3 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom, który dopuszcza sporządzenie umowy o pracę w:

• języku polskim i - jeśli cudzoziemiec nie zna naszego języka - przetłumaczenie jej na zrozumiały dla niego język,
• języku obcym zrozumiałym dla cudzoziemca i przetłumaczenie jej przez tłumacza przysięgłego na język polski oraz w tej wersji przechowywanie w dokumentacji pracowniczej.

W przypadku przygotowania podstawowego dokumentu umowy o pracę w języku polskim, którym cudzoziemiec się nie posługuje, po stronie pracodawcy przewidziano dwa obowiązki. Musi on:

• przedstawić obcokrajowcowi treść tej umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej przed jej podpisaniem (tak stanowiła również uchylona ustawa o promocji zatrudnienia),
• przechowywać umowę o pracę przetłumaczoną na język znany cudzoziemcowi przez okres wykonywania przez niego pracy, a także przez następne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (takiej regulacji nie było w uchylonej ustawie o promocji zatrudnienia).

Za niewykonanie wskazanych wyżej obowiązków pracodawcy grozi grzywna od 1000 zł do 3000 zł (art. 84 ust. 6 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Okres archiwizacji umowy zatrudnieniowej w tym przypadku wymaga wyjaśnienia. Umowy ze stosunków prawnych (np. powstałych na podstawie umowy zlecenia) z cudzoziemcami powinny być bowiem przechowywane przez okres wykonywania przez nich pracy oraz przez kolejne 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dany stosunek prawny rozwiązał się lub wygasł. Jednak art. 5 ust. 2 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom zastrzega stosowanie dłuższych okresów przechowywania dokumentacji, jeżeli przewidują je odrębne przepisy. Takim przepisem jest art. 94 pkt 9b ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.), który wobec dokumentacji pracowniczej ustanawia co do zasady 10-letni okres archiwizacji.

Od 1 czerwca 2025 r. pracodawca, który - na podstawie art. 5 ust. 3 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom - sporządzi podstawowy dokument umowy o pracę w języku obcym, jakim posługuje się obcokrajowiec, ma obowiązek:

• przetłumaczenia umowy na język polski u tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
• przechowywania tego tłumaczenia przez okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez następne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

4. Język i tłumaczenie innych dokumentów pracowniczych na podstawie ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom

4.1. Informacja o prawie do wstąpienia do związków zawodowych

Do obowiązków pracodawcy od 1 czerwca 2025 r. należy informowanie cudzoziemca o prawie wstępowania do związków zawodowych przysługującym mu na podstawie ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Musi on przygotować informację w formie pisemnej, w języku zrozumiałym dla obcokrajowca (art. 5 ust. 4 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Ponadto w tym przypadku pracodawca musi też odpowiednio stosować zasady analogiczne jak dla sporządzania i przechowywania umów o pracę, zawarte w art. 5 ust. 2-3 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Oznacza to, że gdy informacja będzie:

• po polsku - cudzoziemiec powinien otrzymać ją także w języku, który rozumie,
• w języku zrozumiałym dla cudzoziemca - musi ona zostać przetłumaczona przez tłumacza przysięgłego.

W obu przypadkach okres przechowywania takiej informacji to suma okresu wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz następnych 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

4.2. Umowa najmu lub użyczenia kwatery mieszkalnej

Bez zmian pozostało zobowiązanie do przedstawienia cudzoziemcowi tłumaczenia na język dla niego zrozumiały umowy określającej warunki najmu lub użyczenia kwatery mieszkalnej, przed jej podpisaniem (od 1 czerwca 2025 r. - art. 59 ust. 4 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom, poprzednio - art. 88w ust. 3 uchylonej ustawy o promocji zatrudnienia). Dotyczy to tylko pracodawców zapewniających zakwaterowanie obcokrajowcowi, który wjechał do Polski na podstawie wizy w celu wykonywania pracy sezonowej lub w ramach ruchu bezwizowego w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę sezonową.

W poprzednim stanie prawnym niewykonanie obowiązku językowego dotyczącego tego typu umowy było zagrożone grzywną. Obecnie kara w wysokości od 500 zł do 2000 zł jest przewidziana za niezawarcie pisemnej umowy i naruszenie ustawowych warunków ustalania czynszu (art. 84 ust. 8-9 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

5. Język i tłumaczenie innych dokumentów pracowniczych na podstawie ustawy o języku polskim

W zakresie dokumentacji dotyczącej stosunku pracy obowiązują trzy reguły, które określa ustawa o języku polskim.

Pierwszą z nich stanowi wykonywanie przepisów prawa pracy po polsku, co obejmuje też przygotowywanie dokumentów i informacji związanych ze stosunkiem pracy (art. 7 ust. 1 i ust. 3 w zw. z art. 8 ustawy o języku polskim). Wobec cudzoziemców, którzy nie posługują się językiem polskim, może być ona stosowana w ograniczonym zakresie. W odniesieniu do nich większe znaczenie mają dwie kolejne zasady, których stosowanie jest rekomendowane pracodawcom z uwagi na właściwe wykonywanie obowiązków z zakresu prawa pracy. Ważne jest przy tym, że dokumenty mogą być tłumaczone w trybie zwykłym (tańszym niż tłumaczenie przysięgłe), ponieważ nie ma wymogu prawnego dotyczącego tłumaczenia przysięgłego.

Druga reguła polega na możliwości sporządzania wszystkich dokumentów związanych ze stosunkiem pracy jednocześnie w wersji polskiej i obcojęzycznej (art. 8 ust. 1a ustawy o języku polskim). Przy jej zastosowaniu w stosunku do pracownika będącego obywatelem polskim podstawą wykładni dokumentów przygotowanych w kilku językach jest wersja w języku polskim. Ponieważ nie ma zakazu wykorzystania tej reguły w odniesieniu do pracowników będących cudzoziemcami, w każdej wersji językowej można wprowadzić postanowienie o rozstrzyganiu rozbieżności między tymi dokumentami na podstawie wersji polskiej (art. 3531 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, dalej: k.c., w zw. z art. 300 k.p.).

Trzecia reguła pozwala pracownikowi, który jest cudzoziemcem, złożyć wniosek o przygotowanie przez pracodawcę innych dokumentów wynikających z zakresu prawa pracy w języku obcym, którym pracownik się posługuje (nie musi być to jego język ojczysty). Pracodawca powinien poinformować cudzoziemca o prawie do wystąpienia z takim wnioskiem (art. 94 pkt 1 k.p.).

6. Sankcje za nieprzestrzeganie zasad językowych

Kontrolę przestrzegania zasad używania języka polskiego w dokumentach związanych ze stosunkiem pracy sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy (art. 7b ustawy o języku polskim).

Pracodawca może spodziewać się grzywny, jeżeli sporządzi dokumenty wyłącznie w języku obcym (art. 15 ust. 2 ustawy o języku polskim). Gdy przekaże je tylko w języku polskim, którego obcokrajowiec nie zna lub zna w stopniu niewystarczającym do ich zrozumienia, wówczas naraża się na sankcje z racji niewłaściwego wykonania obowiązków dotyczących stosunku pracy poprzez nieosiągnięcie celu przepisów, które je nakładają. Dotyczy to m.in.:

• nieprzestrzegania przepisów i zasad bhp, za co grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł (art. 283 § 1 k.p.),
• nieinformowania o warunkach zatrudnienia, co jest sankcjonowane grzywną od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 2a k.p.),
• niezapoznania z regulaminem pracy, informacjami o kontroli trzeźwości oraz o stosowanym monitoringu - rodzaj sankcji zależy od decyzji inspekcji pracy (art. 10-11 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy).

Pracodawcy trudno będzie uchronić się przed odpowiedzialnością, chyba że otrzyma oświadczenie pracownika - cudzoziemca, w którym potwierdzi on zrozumienie uzyskanych dokumentów. Nie ma podstawy prawnej do żądania takiego oświadczenia, ale strony mogą uzgodnić jego złożenie w trybie zasady swobody umów. Pracodawca musi przy tym pamiętać, że oświadczenie może być nieważne lub cudzoziemiec może uchylić się od jego skutków w razie wystąpienia wad prawnych.

Tabela 2. Nieważność oświadczenia woli i prawo do uchylenia się od jego skutków

* Uprawnienie do uchylenia się wygasa: w razie błędu - z upływem roku od jego wykrycia, a w razie groźby - z upływem roku od chwili, kiedy stan obawy ustał (art. 88 § 2 k.c.).