Nowe zasady uzyskiwania zezwoleń na pracę cudzoziemców w Polsce od 1 czerwca 2025 r. - na czym polegają zmiany

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują zmiany w rodzajach zezwoleń na pracę dla cudzoziemców. W ich wyniku zmniejszono ich liczbę z 5 do 4. Ponadto wprowadzono elektroniczny sposób komunikacji z urzędami w zakresie uzyskiwania zezwoleń na pracę cudzoziemców.

Nowa ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom) utrzymała zezwolenie na pracę jako dokument legalizujący pracę cudzoziemców w Polsce. Wprowadziła jednak zmiany w stosunku do rozwiązań zawartych w uchylonej 1 czerwca 2025 r. ustawie z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (dalej: uchylona ustawa o promocji zatrudnienia). Celem zmian jest ograniczenie dotychczasowych nadużyć oraz usprawnienie procedur wydawania zezwoleń na pracę dla cudzoziemców, w tym ich pełna elektronizacja.

Postępowania administracyjne w sprawach zezwoleń na pracę wszczęte na podstawie uchylonej ustawy o promocji zatrudnienia i niezakończone do 1 czerwca 2025 r. mają być prowadzone według poprzednich regulacji (art. 102 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Z kolei do zezwoleń na pracę wydanych w trybie uchylonej ustawy o promocji zatrudnienia stosuje się ustawę o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Takie zezwolenia mogą być przedkładane do czasu upływu okresu zatrudnienia wskazanego w tym zezwoleniu w postępowaniach o wydanie wizy w celu wykonywania pracy innej niż na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i pracy sezonowej (art. 104 ust. 3 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom i art. 60 ust. 1 pkt 6 ustawy z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, dalej: ustawa o cudzoziemcach).

Rozporządzenia wydane na podstawie uchylonej ustawy o promocji zatrudnienia są ważne do czasu wydania nowych aktów wykonawczych według upoważnień zawartych w ustawie o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Taki stan nie może trwać dłużej niż do 31 grudnia 2025 r. (6 miesięcy liczone od 1 czerwca 2025 r. - art. 113 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Nowe definicje i wyższe kary

Ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom zawiera 9 definicji. Każda z nich ma znaczenie w kontekście uzyskiwania zezwolenia na pracę. Część z nich wpływa na to, za co mogą być nałożone podwyższone od 1 czerwca 2025 r. kary za popełnienie wykroczeń dotyczących nielegalnego zatrudniania cudzoziemców (zob. tabela 1 określająca skutki nielegalnego powierzania i wykonywania pracy).

Odrębnie są zdefiniowane podmioty zagraniczne i polskie podmioty powierzające pracę (dalej: zatrudniający), których status połączono z miejscami pobytu stałego i prowadzenia działalności gospodarczej (art. 2 pkt 5-6 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Tabela 1. Kary za nielegalne powierzanie cudzoziemcowi i wykonywanie przez niego pracy w zakresie zezwolenia na pracę od 1 czerwca 2025 r.

Warunki wydania zezwolenia na pracę dla cudzoziemca

Chociaż katalog przypadków, w których wydawane są zezwolenia na pracę, zmienił się od 1 czerwca br., to nadal ma charakter zamknięty. Według art. 6 ust. 1 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom następuje to, gdy cudzoziemiec będzie:

• wykonywał pracę w Polsce na podstawie umowy z polskim zatrudniającym, a w przypadku kierowania tego cudzoziemca przez zatrudniającego do innego podmiotu - na podstawie umowy z agencją pracy tymczasowej, lub
• pełnił funkcję - przebywając w Polsce - w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS lub spółki kapitałowej w organizacji albo reprezentował spółkę komandytową lub komandytowo-akcyjną bądź prowadził sprawy takiej spółki, albo pełnił funkcję prokurenta, lub
• delegowany do Polski w celu wykonywania pracy, będąc pracownikiem podmiotu zagranicznego, lub
• wykonywał w Polsce pracę sezonową.

W związku ze zmniejszeniem liczby sytuacji, w których zezwolenie na pracę jest wydawane, zmalała liczba rodzajów zezwolenia na pracę z 5 do 4 (zob. tabela 2).

Poniżej omawiamy ogólne zasady uzyskiwania zezwoleń właściwe dla nich wszystkich.

Tabela 2. Rodzaje zezwoleń na pracę od 1 czerwca 2025 r.

Od 1 czerwca 2025 r. zatrudniający nie ma obowiązku przedstawiania tzw. testu rynku pracy. Trzeba jednak zwrócić uwagę na art. 31 ust. 3 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Uprawnia on starostę - na uzasadniony wniosek dyrektora powiatowego urzędu pracy, po uzyskaniu pozytywnej opinii powiatowej rady rynku pracy - do określenia listy zawodów, w stosunku do których odmawia się wydania zezwolenia na pracę cudzoziemca ze względu na trudną sytuację na lokalnym rynku pracy, uzasadniającą ograniczenie możliwości podjęcia pracy przez cudzoziemców na terenie powiatu. Listę zatwierdza wojewoda, który wpisuje ją do rejestru (w podziale na powiaty i województwa) prowadzonego przez ministra ds. pracy.

Organ prowadzący sprawy o zezwolenie na pracę

Wydania zezwolenia na pracę, odmowy jego wydania lub uchylenia dokonuje właściwy wojewoda (starosta w przypadku zezwolenia na pracę sezonową) w drodze decyzji administracyjnej. Natomiast organem wyższego stopnia jest minister właściwy do spraw pracy. Właściwość miejscową wojewody do wydania zezwolenia na pracę określa się na dzień złożenia wniosku w tej sprawie (art. 7 ust. 1-2 i art. 46 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). W przypadku zezwoleń na pracę cudzoziemca na rzecz polskiego zatrudniającego kryterium właściwości wojewody stanowi siedziba lub miejsce pobytu stałego polskiego zatrudniającego (art. 26 ust. 1 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Od 1 czerwca 2025 r. zatrudniający nie ma już możliwości ponaglenia wojewody, które przysługiwało na podstawie art. 37 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego. Wyłączenie tego przepisu w stosunku do zezwolenia na pracę nastąpiło w art. 7 ust. 4 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Rozwiązanie to ma uprościć i przyspieszyć prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach zezwoleń na pracę oraz wykluczyć wyłudzenia od cudzoziemców znacznych sum pieniędzy w zamian za szybsze uzyskanie zezwolenia na pracę (uzasadnienie do projektu ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Zakres wniosku o zezwolenie na pracę

O zezwolenie na pracę występuje zatrudniający (art. 8 ust. 1 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Od 1 czerwca 2025 r. wyłącznie on jest stroną postępowania w sprawie wydania tego dokumentu (również w kwestii jego uchylenia), co jest odstępstwem od zasady obowiązującej w art. 28-29 Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczącej stron postępowania. Co więcej, po zmianie przepisów, w tym postępowaniu nie stosuje się art. 31 Kodeksu postępowania administracyjnego, który pozwala organizacjom społecznym uczestniczyć w nieswoich postępowaniach (art. 12 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Zatrudniający nadal ma prawo ustanawiania pełnomocników w trybie art. 32-33 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Dane, które zatrudniający umieszcza we wniosku o zezwolenie na pracę, wymienia art. 9 ust. 1 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Są one pogrupowane (tak jak dotychczas) w informacje o:

• samym zatrudniającym, wśród których znajduje się m.in. nazwa zatrudniającego lub jego imię i nazwisko, adres siedziby albo miejsca pobytu stałego, a także numer telefonu oraz adres do doręczeń;
• osobie przebywającej w Polsce (w przypadku cudzoziemca delegowanego do pracy w Polsce), posiadającej dokumenty potwierdzające wypełnienie obowiązków określonych w wierszu 3 pkt 1 i 2 tabeli 2, działającej w imieniu tego podmiotu i upoważnionej do jego reprezentowania wobec wojewody i innych organów w razie ubiegania się o zezwolenie na pracę w związku z delegowaniem cudzoziemca przez podmiot zagraniczny na polskie terytorium - m.in. imię (imiona) i nazwisko, obywatelstwo, nazwa, seria, numer, daty wydania i ważności dokumentu tożsamości oraz nazwa organu, który wydał ten dokument;
• cudzoziemcu, do których należą: imię (imiona) i nazwisko, obywatelstwo, nazwa, seria, numer, daty wydania ważności dokumentu podróży, numer PESEL albo w przypadku osób nieposiadających tego numeru - data urodzenia i płeć;
• pracy oferowanej cudzoziemcowi, tj.: okres lub okresy pracy oznaczone datami, stanowisko, rodzaj pracy lub funkcja, zawód zgodny z klasyfikacją zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy, miejsce wykonywania pracy, podstawa prawna wykonywania pracy, wymiar czasu pracy w przypadku umowy o pracę albo liczba godzin pracy w miesiącu lub tygodniu w przypadku umowy cywilnoprawnej, najniższe wynagrodzenie, jakie będzie otrzymywać cudzoziemiec, określone stawką godzinową lub miesięczną, zakres podstawowych obowiązków cudzoziemca.

Nie zmieniła się reguła, że jeżeli cudzoziemiec będzie wykonywał pracę w okresie krótszym niż miesiąc, to we wniosku o wydanie zezwolenia na pracę zatrudniający podaje liczbę godzin pracy i wynagrodzenie za cały okres pracy (art. 9 ust. 3 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Wykaz dokumentów, które zatrudniający będzie miał obowiązek dołączyć do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę, określi minister ds. pracy w rozporządzeniu. Weźmie przy tym pod uwagę potrzebę uzyskania informacji niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia postępowania, w szczególności potrzebę potwierdzenia okoliczności określonych we wniosku i okoliczności uzasadniających wydanie zezwolenia na pracę, jak również potrzebę potwierdzenia dokonania opłaty (art. 11 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Do czasu ukazania się niniejszej publikacji rozporządzenie to nie zostało opublikowane. Załączniki wymienione w ustawie o powierzaniu pracy cudzoziemcom zawiera tabela 3.

Tabela 3. Ustawowe załączniki do wniosku o zezwolenie na pracę

Komunikacja elektroniczna

Zatrudniający składa wniosek o wydanie zezwolenia za pomocą systemu teleinformatycznego, który udostępnia minister ds. pracy. Złożenie wniosku w inny sposób spowoduje jego nierozpoznanie. Z kolei środki zaskarżania w sprawie wydania zezwolenia na pracę złożone w innym trybie niż w systemie teleinformatycznym są niedopuszczalne. Gdyby system teleinformatyczny działał nieprawidłowo, co uniemożliwiłoby terminowe wniesienie środka zaskarżenia, wówczas zatrudniający może to uczynić 7 dni po dniu usunięcia nieprawidłowości.

Docelowo zatrudniający będzie mógł składać wnioski, odwołania, zażalenia oraz inne dokumenty i pisma w sprawach zezwolenia na pracę tylko za pomocą swojego indywidualnego konta w systemie teleinformatycznym - podpisując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Nie zostaną one rozpoznane, jeżeli wniesie je na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej (art. 72 ust. 7 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Na to indywidualne konto mają być też doręczane decyzje, postanowienia, zawiadomienia, wezwania, informacje i inne pisma dotyczące postępowania w sprawie zezwolenia na pracę. Informację o ich umieszczeniu na indywidualnym koncie organ prowadzący postępowanie prześle na wskazany na koncie adres elektroniczny i ewentualnie na numer telefonu, co nie jest obowiązkiem, ale możliwością (art. 72 ust. 9 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Na dostosowanie systemu teleinformatycznego do nowych funkcji zostały przewidziane 2 lata. Do czasu realizacji tego obowiązku wszystkie czynności będą wykonywane na dotychczasowych zasadach (art. 109 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Odmowa wydania zezwolenia na pracę

Powody odmowy wydania zezwolenia nadal dzielą się na obligatoryjne i fakultatywne.

Tabela 4 wskazuje pierwszą grupę przesłanek z zaznaczeniem, które pozostały niezmienione, a które są nowe. Wystarczy wystąpienie jednej przesłanki, żeby organ odmówił wydania zezwolenia (art. 13 ust. 1 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Od 1 czerwca 2025 r. grupa okoliczności fakultatywnych znacznie się zmniejszyła. Na podstawie art. 14 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom organ może odmówić wydania zezwolenia na pracę, gdy z posiadanych informacji wynika, że zatrudniający nie dopełnił obowiązków związanych z powierzeniem pracy cudzoziemcowi lub innym osobom albo obowiązków związanych z prowadzeniem działalności.

Tabela 4. Obligatoryjne przesłanki odmowy wydania zezwolenia na pracę od 1 czerwca 2025 r.*

* Na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom.

** Punkty 3-7 dotyczą również osoby działającej w imieniu zatrudniającego.

Zezwolenie na pracę i jego kontynuacja

Zezwolenie na pracę jest wydawane - tak jak dotychczas - na czas określony nie dłuższy niż 3 lata (art. 15 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Wyjątki od tej zasady są przewidziane w przepisach dotyczących poszczególnych rodzajów zezwoleń. Przykładowo zezwolenie na pracę na rzecz polskiego zatrudniającego wydawane jest na nie dłużej niż rok, gdy:

• wniosek o wydanie zezwolenia zostanie złożony przez podmiot prowadzący działalność gospodarczą przez okres krótszy niż rok, lub
• czas pracy cudzoziemca nie będzie przekraczał 1/2 pełnego etatu lub 20 godzin tygodniowo (art. 34 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Nowe przepisy nie przewidują trybu przedłużania wydanego zezwolenia na pracę. Według art. 21 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom możliwa jest natomiast kontynuacja pracy na tym samym stanowisku lub w tym samym rodzaju pracy, pod warunkiem że wniosek o wydanie kolejnego zezwolenia:

• zostanie złożony w okresie ważności poprzedniego zezwolenia - ta zasada obejmuje również przypadki, gdy ze względu na nieprawidłowości systemu teleinformatycznego wniosek zostanie wniesiony pierwszego dnia roboczego następującego po dniu usunięcia nieprawidłowości,
• nie zawiera braków formalnych lub zostały one terminowo uzupełnione.

W powyższej sytuacji pracę cudzoziemca na warunkach określonych w wydanym zezwoleniu na pracę uważa się za legalną od dnia, w którym upłynął okres ważności poprzedniego zezwolenia, do dnia, w którym decyzja w sprawie wydania kolejnego zezwolenia na pracę stała się ostateczna. Do okresów legalnej pracy nie wlicza się okresów zawieszenia postępowania na wniosek strony.

Nowe przepisy przewidują też sytuacje, kiedy zmiana lub wydanie nowego zezwolenia na pracę nie są wymagane.

Obowiązki związane z zezwoleniem na pracę

Zasadniczo katalog obowiązków zatrudniającego pozostał od 1 czerwca 2025 r. bez zmian (art. 17 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Nowym zadaniem jest przekazanie organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopii umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego, przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, a gdy cudzoziemcowi powierzono pracę na podstawie umowy o pomocy przy zbiorach - w terminie 7 dni od dnia powierzenia pracy.

Ponadto polskiego zatrudniającego zobowiązano wprost do dostosowywania wysokości wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż aktualna wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub kwota określona według minimalnej stawki godzinowej, o których mowa w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Z kolei na agencję pracy tymczasowej nałożono obowiązek przekazania pracodawcy użytkownikowi - na jego wniosek - kopii zezwolenia na pracę dotyczącego pracownika tymczasowego.

Do obowiązków informacyjnych zatrudniającego należy powiadomienie za pomocą systemu teleinformatycznego, w ciągu 7 dni, organu, który wydał zezwolenie na pracę, jeżeli cudzoziemiec:

• nie podejmie pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia,
• przerwie pracę na okres przekraczający 2 miesiące,
• zakończy pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia (art. 19 i art. 20 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca zatrudniający żąda od niego przedstawienia ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na polskim terytorium, a następnie w trakcie wykonywania pracy może domagać się jego okazania (art. 4 ust. 1-2 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Ich kopie musi przechowywać przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez okres przetwarzania jego danych osobowych obejmujący 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł (dalej: ustawowy okres przechowywania), chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia (art. 4 ust. 4 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Zatrudniający musi zawrzeć z cudzoziemcem umowę (zapisaną w zezwoleniu na pracę) w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy (art. 5 ust. 1 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Obowiązek ten nie dotyczy jedynie obcokrajowca, który w Polsce będzie pełnił funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS lub spółki kapitałowej w organizacji albo będzie reprezentował spółkę komandytową lub komandytowo-akcyjną bądź będzie prowadził sprawy takiej spółki albo będzie pełnił funkcję prokurenta.

Jeżeli umowa będzie sporządzona:

• w języku polskim, którym cudzoziemiec się nie posługuje, zatrudniający jest zobligowany przedstawić na piśmie umowę w wersji zrozumiałej dla tego obcokrajowca, przed jej podpisaniem,
• w języku obcym, zatrudniający ma obowiązek przechowywać jej tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.

W obydwu przypadkach zatrudniający musi przechowywać umowy przez ustawowy okres przechowywania (art. 5 ust. 2-3 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Od 1 czerwca 2025 r. zatrudniający musi informować cudzoziemca - w formie pisemnej i w języku dla niego zrozumiałym - o prawie wstępowania do związków zawodowych (art. 5 ust. 4 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Uchylenie i wygaśnięcie zezwolenia na pracę

Przypadki, w których zezwolenie na pracę jest uchylane, są takie same jak przed 1 czerwca 2025 r. Obecnie wymienia je art. 22 ust. 1 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom. Jest to m.in. zmiana okoliczności lub dowodów odnoszących się do wydanej decyzji, z wyjątkiem tych, które są podstawą do ubiegania się o zmianę albo wydanie nowego zezwolenia na pracę.

Natomiast zezwolenie na pracę wygasa z mocy prawa z dniem, w którym udzielono cudzoziemcowi:

• zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE lub zezwolenia na pobyt stały albo
• zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, o jakich mowa w art. 114 ust. 1 i art. 126 ust. 1 i 3 ustawy o cudzoziemcach, a także zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji, którego dotyczy art. 127 ustawy o cudzoziemcach, w związku z wykonywaniem pracy u tego samego polskiego zatrudniającego i na tym samym stanowisku

(art. 24 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Tak samo było w poprzednim stanie prawnym, z tym że nastąpiło uszczegółowienie zezwoleń wydawanych na warunkach ustawy o cudzoziemcach.

Czasowa utrata dostępu do polskiego rynku pracy

Nadal istnieje zasada wygaśnięcia zobowiązania cudzoziemca do wykonywania czynności wynikających z umowy cywilnoprawnej lub obowiązku świadczenia pracy w Polsce, na okres, przez jaki przestaje on spełniać warunki dostępu do polskiego rynku pracy określone w art. 3 ust. 1-3 i 5-6 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom (art. 25 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Zatrudniający i obcokrajowiec zachowują w takim przypadku prawo do odszkodowania, jeżeli odmowa wydania lub uchylenie zezwolenia na pracę były wynikiem niezachowania należytej staranności, o ile przepisy szczególne albo treść umowy nie stanowią inaczej.

Podsumowanie

1. Od 1 czerwca 2025 r. zatrudniający cudzoziemca nie ma obowiązku przedstawiania tzw. testu rynku pracy.

2. Jeżeli cudzoziemiec będzie wykonywał pracę w okresie krótszym niż miesiąc, to we wniosku o wydanie zezwolenia na pracę zatrudniający podaje liczbę godzin pracy i wynagrodzenie za cały okres pracy.

3. Po zmianie przepisów zatrudniający składa wniosek o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca w Polsce wyłącznie za pomocą systemu teleinformatycznego, który udostępnia minister ds. pracy.

4. Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca jest wydawane co do zasady na czas określony nie dłuższy niż 3 lata.

5. Przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca zatrudniający żąda od niego przedstawienia ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na polskim terytorium, a następnie w trakcie wykonywania przez niego pracy może domagać się jego okazania.

6. Zatrudniający musi zawrzeć z cudzoziemcem umowę (zapisaną w zezwoleniu na pracę) w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy.

7. Od 1 czerwca 2025 r. zatrudniający musi informować cudzoziemca - w formie pisemnej i w języku dla niego zrozumiałym - o prawie wstępowania do związków zawodowych.