Nowe zasady ustalania stażu pracy od 1 stycznia 2026 r.

W wyniku zmian przepisów od 1 stycznia 2026 r. do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze ze stosunku pracy, wliczane będą m.in. okresy prowadzenia działalności gospodarczej, jak również pracy na podstawie umów zlecenia. Okresy te będą wliczane do tzw. ogólnego stażu pracy, ale w przypadku gdy taka praca była świadczona na rzecz obecnego pracodawcy - także do tzw. zakładowego stażu pracy. Nowe przepisy Kodeksu pracy wskazują, jakie okresy pracy zostaną wliczone do zatrudnienia, na jakich warunkach i jak mają być one udokumentowane przez pracownika.

Ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadza zasadnicze zmiany w sposobie wliczania do stażu pracy okresów wykonywania pracy zarobkowej. Zmiany te wejdą w życie 1 stycznia 2026 r., jednak do pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych będą one stosowane dopiero od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw.

1. Wliczanie okresów prowadzenia pozarolniczej działalności

Od 1 stycznia 2026 r., zgodnie z nowym art. 302¹ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.), do okresu zatrudnienia wliczane będą:

• okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), oraz
• okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą ww. działalność.

Warunkiem wliczenia tych okresów do okresu zatrudnienia będzie, aby za okresy te zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Natomiast samo prowadzenie takiej działalności bez uiszczenia wymienionych składek nie będzie podlegało wliczeniu do okresu zatrudnienia, kiedy następnie ktoś podejmie pracę w ramach stosunku pracy.

Na podstawie art. 8 ust. 6 ustawy systemowej za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność uważa się:

1) osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (dalej: Prawo przedsiębiorców) lub innych przepisów szczególnych, z wyjątkiem ust. 6a Prawa przedsiębiorców (chodzi o przedsiębiorcę - osobę fizyczną - korzystającego na podstawie art. 18 ust. 1 tej ustawy z uprawnienia zwanego "ulgą na start", tj. przedsiębiorcę, który podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmuje ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia i nie wykonuje jej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywał w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej; taki przedsiębiorca nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez okres 6 miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej);

2) twórcę i artystę;

3) osobę prowadzącą działalność w zakresie wolnego zawodu:

a) w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne,

b) z której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych;

4) wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej;

5) akcjonariusza prostej spółki akcyjnej wnoszącego do spółki wkład, którego przedmiotem jest świadczenie pracy lub usług;

6) komplementariusza w spółce komandytowo-akcyjnej;

7) osobę prowadzącą publiczną lub niepubliczną szkołę, inną formę wychowania przedszkolnego, placówkę lub ich zespół, na podstawie przepisów ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe.

Natomiast dla celów wliczania tych okresów do okresu zatrudnienia za osobę współpracującą uważa się osobę współpracującą w rozumieniu art. 8 ust. 11 ustawy systemowej (co wynika z nowego art. 302¹ § 9 k.p.), tj.: małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej bądź umowy zlecenia (nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego).

Co do zasady warunkiem wliczenia okresów prowadzenia działalności gospodarczej lub bycia osobą współpracującą do okresu zatrudnienia będzie opłacenie składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Jednak do okresu zatrudnienia będą wliczane także:

• udokumentowane okresy prowadzenia działalności gospodarczej lub bycia osobą współpracującą, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów - chodzi o okresy wykonywania pracy lub działalności, która nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych, np. osoby prowadzące pozarolniczą działalność, które osiągnęły w danym roku kalendarzowym kwotę odpowiadającą 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, są zwolnione z opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (nowy art. 302¹ § 3 k.p.);
• okres, o którym mowa w art. 18 ust. 1 Prawa przedsiębiorców, w którym osoba fizyczna podejmująca działalność gospodarczą nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (w związku z tzw. ulgą na start), oraz okres pozostawania osobą współpracującą z taką osobą fizyczną, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe (nowy art. 302¹ § 4 k.p.).

2. Wliczanie okresów pracy na podstawie umów cywilnoprawnych

Do okresu zatrudnienia, zgodnie z nowym art. 302¹ § 2 k.p., wliczane będą także okresy:

• wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (dalej: k.c.) stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
• wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,
• pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z wyżej wskazanym zlecantem lub wykonawcą umowy agencyjnej,
• pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych.

Co do zasady warunkiem wliczenia tych okresów będzie także to, aby osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Jednak do okresu zatrudnienia będą wliczane również udokumentowane okresy ww. działalności zawodowej, w których osoba fizyczna nie podlegała takim ubezpieczeniom na podstawie odrębnych przepisów. Chodzi w tym przypadku o okresy wykonywania pracy lub działalności, która nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych, co dotyczy m.in. uczniów szkół ponadpodstawowych oraz studentów do ukończenia 26 lat z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z k.c. stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (nowy art. 302¹ § 3 k.p.).

3. Wliczanie okresu zawieszenia działalności gospodarczej ze względu na opiekę nad dzieckiem

Od 1 stycznia 2026 r. do okresu zatrudnienia wliczany będzie również okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą, o której mowa w art. 8 ust. 6 pkt 1 ustawy systemowej, w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (nowy art. 302¹ § 5 k.p.). Do okresu zatrudnienia wliczać się będzie także okres sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (nowy art. 302¹ § 6 k.p.).

4. Wliczanie okresu pracy zarobkowej za granicą

Do okresu zatrudnienia od 2026 r. wliczany będzie też udokumentowany okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej przebyty za granicą u pracodawcy zagranicznego. Będzie to rozwiązanie analogiczne do rozwiązania z ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnia (dalej: ustawa o rynku pracy), która przewiduje zaliczanie udokumentowanych okresów zatrudnienia przebytych za granicą u pracodawcy zagranicznego do okresów pracy w Polsce w zakresie uprawnień pracowniczych (nowy art. 302¹ § 7 k.p.). W tym przypadku nowe przepisy k.p. nie zastrzegają opłacania składek na ubezpieczenia jako warunku wliczenia takiego okresu do okresu zatrudnienia. Problemem jest to, że przepisy te, tak samo jak ustawa o rynku pracy, nie określają, jakiego dokumentu pracodawca może wymagać od pracownika w celu udowodnienia okresu takiej pracy. Jak wynika z uzasadnienia do projektu omawianej nowelizacji k.p.: może to być każdy dokument, który w wiarygodny sposób potwierdza przebycie za granicą u pracodawcy zagranicznego okresu wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej. Przykładowo będą to dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych lub zaświadczenie wydane przez zagranicznego pracodawcę.

5. Wliczanie okresów pracy do zakładowego stażu pracy w okresie niepodlegania ubezpieczeniom

Wszystkie opisane dotychczas okresy (z wyjątkiem zawieszenia działalności gospodarczej oraz okresu sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe) będą pracownikowi wliczane także do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (tj. do tzw. zakładowego stażu pracy) - o ile pracownik w ich ramach lub na ich podstawie świadczył wówczas pracę na rzecz obecnego pracodawcy (nowy art. 302¹ § 8 k.p.). Jeżeli zatem taka działalność była przez obecnego pracownika wykonywana dla obecnego pracodawcy, to jej okres zostanie zaliczony również do zakładowego stażu pracy, od którego uzależniona jest m.in. długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość odprawy w przypadku rozwiązania umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika.

6. Nakładanie się okresów wliczanych do stażu pracy

W przypadku nakładania się nowych okresów wliczanych do okresu zatrudnienia lub nakładania się tych okresów na okres pozostawania w stosunku pracy do okresu zatrudnienia wliczany będzie okres najkorzystniejszy dla osoby, której okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia (nowy art. 302¹ § 10 k.p.). Ponadto jak wynika z uzasadnienia do projektu nowelizacji k.p. w tym zakresie, co do zasady do okresu zatrudnienia będą wliczane także niezakończone okresy zatrudnienia, chyba że z przepisu szczególnego (pragmatyk) wynika, iż ma to być zakończony okres zatrudnienia; wówczas tylko taki okres będzie zaliczony do okresu pracy. W przypadku gdy przepis szczególny nie reguluje tej kwestii, to do okresu zatrudnienia zaliczony zostanie okres zakończony, jak i niezakończony.

7. Inne okresy wliczane do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze

Do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, wskutek nowelizacji ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny wykonawczy, zostanie zaliczony także okres odpłatnego zatrudnienia skazanych, z wyłączeniem umów o dzieło (dotychczas do tego okresu pracy wliczało się okresy odpłatnego zatrudnienia skazanego, z wyłączeniem umów cywilnoprawnych).

Ponadto w związku z nowelizacją ustawy z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (dalej: ustawa o KAS) funkcjonariuszowi Służby Celno-Skarbowej pełniącemu służbę w jednostkach organizacyjnych Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), który po zwolnieniu ze służby w Służbie Celno-Skarbowej podjął pracę, będą zaliczane okresy tej służby do okresu zatrudnienia w zakresie wszelkich uprawnień wynikających z prawa pracy. Dotychczas zaliczenie tego okresu do stażu pracy było możliwe jedynie w przypadku przeniesienia funkcjonariusza do pracy w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych albo w jednostce organizacyjnej KAS. Nowe rozwiązanie nie będzie jednak dotyczyło funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej skazanego prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo popełnione umyślnie lub umyślne przestępstwo skarbowe, prawomocnym orzeczeniem zakazu wykonywania zawodu funkcjonariusza oraz w razie dyscyplinarnego wydalenia go ze Służby Celno-Skarbowej.

W związku z powyższymi zmianami w ustawie o KAS równolegle zostanie też zmieniony art. 302 k.p. Przepis ten ma de facto charakter tylko informacyjny - wliczanie do okresu zatrudnienia wymienionych w nim okresów służby wynika bowiem z ustaw, na podstawie których funkcjonują te służby. Po zmianach podany przepis będzie wskazywał, że do okresu zatrudnienia wlicza się okres służby w:

• Policji,
• Urzędzie Ochrony Państwa,
• Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
• Agencji Wywiadu,
• Służbie Kontrwywiadu Wojskowego,
• Służbie Wywiadu Wojskowego,
• Centralnym Biurze Antykorupcyjnym,
• Biurze Ochrony Rządu,
• Służbie Ochrony Państwa,
• Służbie Więziennej,
• Straży Granicznej,
• Państwowej Straży Pożarnej,
• Straży Marszałkowskiej i
• Służbie Celno-Skarbowej

- w zakresie i na zasadach przewidzianych odrębnymi przepisami.

W przepisie tym uzupełniono katalog okresów wliczanych do okresu zatrudnienia także o okres służby funkcjonariusza Straży Marszałkowskiej. Już dziś bowiem przepisy ustawy z 26 stycznia 2018 r. o Straży Marszałkowskiej zawierają regulacje dotyczące wliczania okresów tej służby do okresu zatrudnienia.

8. Dokumentowanie okresów wliczanych do stażu pracy

Okresy wykonywania pracy, które mogą na nowych zasadach zostać wliczone do stażu pracy, co do zasady będzie potwierdzał ZUS w zaświadczeniu.

Tabela. Rodzaje zaświadczeń z ZUS dokumentujących staż pracy

Wniosek o wydanie zaświadczenia przez ZUS składać się będzie do tego organu w postaci elektronicznej za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS. Organ rentowy będzie wydawał zaświadczenia bez zbędnej zwłoki po otrzymaniu wniosku osoby uprawnionej (nowy art. 302² k.p.). Informację o umieszczeniu na profilu informacyjnym zaświadczenia, decyzji lub innego pisma ZUS będzie przesyłał na wskazany na profilu informacyjnym adres elektroniczny lub numer telefonu albo w aplikacji mobilnej.

Powstaje wątpliwość, w jaki sposób mogą ubiegać się o takie zaświadczenie osoby, które nie mają możliwości złożenia wniosku w postaci elektronicznej (brak regulacji ustawowej w tym zakresie). Nie jest także jasne, jakie możliwości postępowania ma pracownik w przypadku niewydania przez ZUS zaświadczenia albo wydania takiego zaświadczenia, ale o treści, z którą wnioskodawca się nie zgadza.

8.1. Inne dokumenty składane przez pracownika

W praktyce nie będzie problemów z potwierdzaniem okresów zatrudnienia niepracowniczego przypadających po reformie ZUS dokonanej od 1 stycznia 1999 r., ponieważ od tego dnia informacje o wysokości składek na poszczególne ubezpieczenia ewidencjonuje się na kontach ubezpieczonych oraz kontach płatników składek w systemie teleinformatycznym ZUS. Także w przypadku osób, które prowadziły działalność na własny rachunek lub były osobą współpracującą i opłacały składki na ubezpieczenie społeczne, ZUS może potwierdzić okresy ubezpieczenia przed 1999 r., jeżeli zainteresowany poda okres, w którym była prowadzona działalność, i adres miejsca, w którym była prowadzona, numer konta płatnika składek, adres ZUS, do którego były opłacane składki.

Natomiast jeśli ZUS nie będzie w posiadaniu danych dotyczących okresów podlegania ubezpieczeniom czy podstaw wymiaru składek zleceniobiorców, bo podmiot zatrudniający dokonywał rozliczeń bezimiennych, zgodnie z obowiązującymi w tym okresie przepisami, jak również w przypadku wykonywania umów zlecenia przez studentów lub uczniów do ukończenia 26 lat oraz okresów wykonywania umowy zlecenia, jeżeli jest ona wykonywana na rzecz własnego pracodawcy, na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika ZUS nie wyda zaświadczenia.

Pracodawca będzie dokonywał zaliczenia do okresów zatrudnienia okresów sprzed 1999 r. na podstawie innych dokumentów przedłożonych przez pracownika i to na nim będzie spoczywał ciężar udowodnienia swojego niepracowniczego okresu zatrudnienia.

Podobnie będzie w przypadku zaliczania do okresu zatrudnienia tych okresów wykonywania pracy lub działalności, których ZUS nie będzie mógł potwierdzić w związku z niepodleganiem ubezpieczeniom społecznym, oraz okresów wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej przebytych za granicą u pracodawcy zagranicznego. W tych przypadkach konieczne będzie udowodnienie tego okresu przez pracownika.

Przepisy prawa nie określają, jakie inne, oprócz zaświadczenia ZUS, dokumenty mogą być podstawą wliczenia okresu pracy do stażu pracy, zatem dopuszczalne będzie, że pracownik złoży np. oświadczenie od pracodawcy zagranicznego, oświadczenie od zleceniodawcy, umowę o wykonywaniu pracy zarobkowej z pracodawcą zagranicznym, świadectwa pracy wydawane w innym państwie, dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych lub inne dokumenty, które pracownik uzna za istotne w tej kwestii. Będzie to mógł być każdy dokument, który w wiarygodny sposób potwierdzi wykonywanie pracy zarobkowej za granicą.

Pracodawca będzie dokonywał oceny przedłożonych przez pracownika dokumentów i wliczał okresy wykonywania pracy do stażu pracy na ich podstawie. W przypadku wątpliwości może odmówić zaliczenia danego okresu pracy lub zażądać dodatkowych dokumentów.

8.2. Czas na udokumentowanie okresów pracy

Zasadniczo pracownicy, którzy będą korzystali z możliwości uznania im przez pracodawców nowych okresów wliczanych do stażu pracy ogólnego i zakładowego, mają na to 24 miesiące. Jednak bieg tego terminu będzie się różnił dla zatrudnionych w jednostkach sektora finansów publicznych i u pracodawców prywatnych.

Jeżeli pracownik zatrudniony w dniu wejścia w życie nowelizacji u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych udokumentuje w ciągu 24 miesięcy od tego dnia nowe okresy wliczane do okresu zatrudnienia, to pracodawca wlicza mu te okresy do okresu zatrudnienia.

Natomiast jeżeli pracownik jest zatrudniony w pierwszym dniu miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy nowelizującej u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych, czyli będącego pracodawcą prywatnym, i udokumentuje w ciągu 24 miesięcy od tego dnia okresy, o których mowa, to pracodawca ten także wlicza udokumentowane okresy zatrudnienia pracownika.

9. Regulacje przejściowe

9.1. Początek uznawania nowych okresów zatrudnienia

Uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia nowych okresów pracy do okresu zatrudnienia będą przysługiwały od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż:

• od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej w przypadku pracownika zatrudnionego u pracodawcy sektora finansów publicznych albo
• od pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy nowelizującej u pracodawcy prywatnego.

Zatem zaliczenie omawianych okresów będzie możliwe od konkretnej daty, tj.:

• od 1 stycznia 2026 r. w stosunku do pracownika zatrudnionego u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych,
• od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw w stosunku do pracownika zatrudnionego u pracodawcy prywatnego.

Pracownik będzie mógł składać pracodawcy dokumenty potwierdzające dłuższy staż pracy w trakcie roku kalendarzowego, jednak nie będzie mógł ubiegać się o przyznanie uprawnień z mocą wsteczną za okres 3 lat na podstawie art. 291 § 1 k.p. regulującego przedawnienie roszczeń.

9.2. Wpływ nowych okresów wliczanych do okresu zatrudnienia w trakcie biegnącego okresu wypowiedzenia

Do okresu zatrudnienia, od którego jest uzależniony okres wypowiedzenia umowy o pracę trwający w dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej w przypadku pracownika zatrudnionego u pracodawcy sektora finansów publicznych albo od pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy nowelizującej u pracodawcy prywatnego, nie będzie się wliczać nowych okresów zaliczanych do stażu pracy. Zatem do wypowiedzianych umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej stosować się będzie przepisy dotychczasowe.

9.3. Niezakończone rekrutacje na stanowiska z wymaganym stażem

W naborach na wolne stanowiska wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy nowelizującej w przypadku pracownika zatrudnionego u pracodawcy sektora finansów publicznych albo od pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy nowelizującej u pracodawcy prywatnego do okresu pracy wymaganego od kandydatów na określone stanowiska nie będzie się wliczało nowych okresów zaliczanych do stażu pracy.