1/2025, data dodania: 12.12.2024 Jak skompensować ze sobą stwierdzony w trakcie inwentaryzacji niedobór i nadwyżkę podobnych towarów
PROBLEM
W wyniku przeprowadzonego spisu z natury i porównania z ewidencją księgową zostało stwierdzone, że wystąpił niedobór pięciu sztuk towaru A i nadwyżka 10 sztuk towaru B. Osoba będąca magazynierem złożyła pisemne wyjaśnienie, dotyczące powstałych różnic inwentaryzacyjnych. Wynika z nich, że różnice musiały powstać na skutek pomyłki w wydawaniu towarów z magazynu. Magazynier poprosił o wyrażenie zgody na przeprowadzenie kompensaty niedoboru z nadwyżką. W jaki sposób przeprowadzić prawidłowo taką kompensatę i jak ją zaksięgować? Co zrobić z pozostałą po kompensacie nadwyżką towaru?
RADA
Kompensata niedoboru z nadwyżką jest możliwa wyłącznie w przypadku niedoborów uznanych za niezawinione (tzn. powstałych z przyczyn wykluczających odpowiedzialność materialną osoby lub osób, którym je powierzono). Muszą przy tym zostać spełnione pewne dodatkowe warunki szczegółowo wymienione w stanowisku Komitetu Standardu Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu. Jeżeli po dokonaniu kompensaty pozostanie nierozliczona część nadwyżki, należy ją ująć na koncie pozostałych przychodów operacyjnych. Szczegóły - w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Przy rozliczaniu różnic inwentaryzacyjnych należy korzystać ze wskazówek zawartych w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (dalej: stanowisko w sprawie inwentaryzacji). Stwierdza się w nim (pkt 100 lit. e), że niedobory, uznane za wynikające z pomyłkowej zamiany (przy przychodzie lub rozchodzie) podobnych składników zapasów, mogą być kompensowane ich nadwyżką albo zostać zaliczone do kosztów działalności operacyjnej, jeżeli nie ma możliwości kompensaty. Stanowisko w sprawie inwentaryzacji wskazuje jednocześnie (pkt 105), że kompensata taka jest możliwa, jeśli są spełnione jednocześnie następujące warunki:
- niedobór i nadwyżka dotyczą podobnych asortymentów zapasów albo znajdują się w podobnych opakowaniach, co pozwala sądzić, że nastąpiła pomyłka przy ich wydawaniu lub przyjmowaniu,
- niedobór i nadwyżka dotyczą zapasów powierzonych tej samej osobie odpowiedzialnej,
- niedobór i nadwyżka zostały stwierdzone podczas tego samego spisu z natury.
W rozpatrywanym przypadku komisja inwentaryzacyjna może zatem zawnioskować o dokonanie kompensaty, pod warunkiem że dotyczy wyłącznie niedoborów uznanych za niezawinione (tzn. powstałych z przyczyn wykluczających odpowiedzialność materialną osoby lub osób, którym je powierzono) i jednocześnie zostały spełnione wymienione wyżej trzy warunki. Przy ustalaniu kwoty podlegającej kompensacie stosuje się zasadę mniejszej ilości i niższej ceny. Oznacza to, że jeżeli niedobór i nadwyżka różnią się co do ilości, wielkość niedoboru albo nadwyżki ustala się, biorąc pod uwagę mniejszą ilość. Jeżeli kompensowane składniki mają różne ceny, do wyceny kompensaty przyjmuje się cenę tego składnika, która jest niższa. Kompensaty niedoborów z nadwyżkami dokonuje się w księgach rachunkowych następującym zapisem:
Wn konto 24-4/1 "Pozostałe rozrachunki - Rozliczenie nadwyżek"
Ma konto 24-4/2 "Pozostałe rozrachunki - Rozliczenie niedoborów".
Po kompensacie niedoborów z nadwyżkami mogą powstać następujące różnice, które wymagają dalszego rozliczenia:
- ilościowe - jeśli ceny kompensowanych składników są równe, a ilości są różne,
- wartościowe - jeśli ceny kompensowanych składników są różne, a ilości są równe,
- ilościowe i wartościowe - jeśli zarówno ceny, jak i ilości kompensowanych składników są różne.
Jeżeli po dokonaniu kompensaty pozostanie nierozliczona część nadwyżki, to ujmuje się ją w pozostałych przychodach operacyjnych. Natomiast nierozliczoną częścią niedoboru obciąża się pozostałe koszty operacyjne.
Przykład
W wyniku przeprowadzonego spisu z natury i porównania z ewidencją księgową:
- został stwierdzony niedobór 5 sztuk towaru "A" (5 szt. × 50 zł) o wartości 250 zł,
- została stwierdzona nadwyżka 10 szt. towaru "B" (10 szt. × 200 zł) o wartości 2 000 zł.
Magazynier złożył pisemne wyjaśnienie, dotyczące powstałych różnic inwentaryzacyjnych. Wynika z nich, że różnice musiały powstać na skutek pomyłki w wydawaniu towarów z magazynu. Poprosił jednocześnie o wyrażenie zgody na przeprowadzenie kompensaty niedoboru z nadwyżką. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego komisja inwentaryzacyjna zaproponowała przeprowadzenie kompensaty niedoboru z nadwyżką według zasady "mniejsza ilość - niższa cena". Zawnioskowano jednocześnie, by pozostałą nadwyżkę w kwocie 1750 zł zaliczyć do przychodów.
Ustalenie różnic pozostałych po przeprowadzeniu kompensaty:
| Lp. | Różnice inwentaryzacyjne | Ilość | Cena | Wartość |
| 1. | Kompensata według zasady "mniejsza ilość - niższa cena" | 5 szt. | 50 zł | 250 zł |
| 2. | Po dokonaniu kompensaty w jednostce pozostała nadwyżka |
|
| 1 750 zł (2 000 zł - 250 zł) |
Ewidencja w księgach rachunkowych
- PK - zarachowanie różnic inwentaryzacyjnych - niedobór towaru "A"
Wn konto 24-4/2 "Pozostałe rozrachunki - rozliczenie niedoborów" 250 zł
Ma konto 33 "Towary" (w analityce: Towar "A") 250 zł
2. PK - zarachowanie różnic inwentaryzacyjnych - nadwyżka towaru "B"
Wn konto 33 "Towary" (w analityce: Towar "B") 2 000 zł
Ma konto 24-4/1 "Pozostałe rozrachunki - rozliczenie nadwyżek" 2 000 zł
3. PK - kompensata niedoborów z nadwyżkami
Wn konto 24-4/1 "Pozostałe rozrachunki - rozliczenie nadwyżek" 250 zł
Ma konto 24-4/2 "Pozostałe rozrachunki - rozliczenie niedoborów" 250 zł
4. Rozliczenie nadwyżki towaru "B"
Wn konto 24-4/1 "Pozostałe rozrachunki - rozliczenie nadwyżek" 1 750 zł
Ma 76-0/4 "Inne przychody operacyjne" 1 750 zł
Przykład
W wyniku inwentaryzacji w jednostce stwierdzono następujące niedobory i nadwyżki towarów ewidencjonowanych w cenach zakupu netto:
- ujawnienie niedoboru towaru "A" o wartości 7 500 zł,
- ujawnienie nadwyżki towaru "B" o wartości 2 200 zł.
Stan towarów na koncie księgowym 33 "Towary" wynosił 350 000 zł. W wyniku wyjaśnienia niedoboru towaru A stwierdzono, że:
- ubytki naturalne w granicach norm i limitów wynoszą 1 300 zł,
- niedobory niezawinione wynoszą 2 000 zł,
- niedobory pokryte z ubezpieczenia stanowią kwotę 800 zł,
- niedobory zawinione przez pracownika wynoszą 400 zł,
- niedobory zawinione i nieuznane przez pracownika (pozew do sądu) wynoszą 1 700 zł.
Komisja inwentaryzacyjna zawnioskowała o kompensatę niedoborów z nadwyżkami w kwocie 1 300 zł, a pozostałą kwotę nadwyżki, by zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych.
Ewidencja w księgach rachunkowych
- PK - ujawnienie niedoboru towaru "A"
Wn konto 24-4/2 "Pozostałe rozrachunki - rozliczenie niedoborów" 7 500 zł
Ma konto 33 "Towary" (w analityce: Towar "A") 7 500 zł
2. PK - ujawnienie nadwyżki towaru "B"
Wn konto 33 "Towary" (w analityce: Towar "B") 2 200 zł
Ma konto 24-4/1 "Pozostałe rozrachunki - rozliczenie nadwyżek" 2 200 zł
3. Rozliczenie niedoboru towaru "A":
a) ubytki naturalne w granicach norm i limitów
Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów" 1 300 zł
Ma konto 24-4/2 "Pozostałe rozrachunki - rozliczenie niedoborów" 1 300 zł
b) niedobory niezawinione powyżej norm i ubytków
Wn konto 76-1/3 "Inne koszty operacyjne" 2 000 zł
Ma konto 24-4/2 "Pozostałe rozrachunki - rozliczenie niedoborów" 2 000 zł
c) niedobory pokryte z ubezpieczenia
Wn konto 24-9 "Inne rozrachunki" 800 zł
Ma konto 24-4/2 "Pozostałe rozrachunki - rozliczenie niedoborów" 800 zł
d) niedobory zawinione przez pracownika
Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Należności z tytułu niedoborów i szkód) 400 zł
Ma konto 24-4/2 "Pozostałe rozrachunki - rozliczenie niedoborów" 400 zł
e) niedobory zawinione i nieuznane przez pracownika (pozew do sądu)
Wn konto 24-7 "Należności dochodzone na drodze sądowej" (w analityce: Roszczenia z tytułu niedoborów i szkód) 1 700 zł
Ma konto 24-4/2 "Pozostałe rozrachunki - rozliczenie niedoborów" 1 700 zł
f) kompensata niedoborów i nadwyżek
Wn konto 24-4/1 "Pozostałe rozrachunki - rozliczenie nadwyżek" 1 300 zł
Ma konto 24-4/2 "Pozostałe rozrachunki - rozliczenie niedoborów" 1 300 zł
4. Rozliczenie nadwyżki pozostałej nadwyżki towaru "B" (2 200 zł - 1 300 zł = 900 zł)
Wn konto 24-4/1 "Pozostałe rozrachunki - rozliczenie nadwyżek" 900 zł
Ma konto 76-0/4 "Inne przychody operacyjne" 900 zł
Podstawa prawna
pkt 100, pkt 105 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości z 20 lipca 2016 r. w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów - Dz.Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55
art. 26, art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1685
Joanna Gawrońska
biegły rewident
