O czym warto pamiętać, przeprowadzając roczną inwentaryzację

Koniec roku to czas przygotowywania się jednostek do zamknięcia ksiąg rachunkowych. Dane, które jednostka wykaże w sprawozdaniu finansowym, będą wiarygodne tylko w sytuacji, gdy zostały one wcześniej zweryfikowane ze stanem faktycznym w wyniku przeprowadzanej inwentaryzacji. W niniejszym materiale przedstawiamy podstawowe obowiązki jednostki w tym zakresie, skutki podatkowe stwierdzenia różnic między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych, a także rozwiązania najczęściej występujących problemów, z jakimi jednostki się spotykają w toku inwentaryzacji.

Zasadą jest, że "coroczną" inwentaryzację musi przeprowadzić każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości (rozdział 3 ustawy o rachunkowości; dalej: uor). Nie można z niej zrezygnować, a jej przeprowadzanie w określonym czasie jest obowiązkiem spoczywającym na kierowniku każdej jednostki. Co istotne, nie może on scedować na inną osobę tej odpowiedzialności. Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność za proces inwentaryzacji ponoszą wszyscy jego członkowie. Dotyczy to również przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości zostaną powierzone podmiotom zewnętrznym.

Do zakresu odpowiedzialności kierownika jednostki za inwentaryzację wchodzi między innymi:

• powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego, 

• wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji,

• powiadomienie biegłego rewidenta o tych terminach, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu (art. 66 ust. 5 uor),

• nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.

Warto nadmienić, że księgowy, który przejął odpowiedzialność za pozostałe obowiązki w zakresie rachunkowości, odpowiada jedynie za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald z kontrahentami oraz weryfikację sald aktywów i pasywów, których nie można poddać spisowi z natury, czyli nie odpowiada za inwentaryzację w formie spisu z natury. 

Terminy i metody przeprowadzania inwentaryzacji

Zasadą jest, że jednostki gospodarcze mają obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego (art. 26 ust. 1 uor). Prawo bilansowe wskazuje jednak, że termin i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji uważa się dochowane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych (por. art. 26 ust. 3 uor). Wynika z tego, że inwentaryzacja składników aktywów może być prowadzona między 1 października a 15 stycznia (zakładając, że rok obrotowy kończy się w 31 grudnia). 

Inwentaryzację składników majątku można przeprowadzić na kilka sposobów:

• drogą spisu z natury, lub

• poprzez potwierdzenia sald, lub

• porównaniem stanów określonych w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi.

Wybór jednej z powyższych metod nie jest jednak w pełni dowolny. Prawo bilansowe jasno wskazuje, które składniki aktywów i pasywów można inwentaryzować każdą z metod. Przedstawiono je w tabeli.

Tabela. 

Skutki podatkowe ujawnionych w trakcie inwentaryzacji różnic (PIT, CIT, VAT)

Mimo że inwentaryzacja składników majątkowych jest procesem rachunkowym, ma również wpływ na kwestie podatkowe. Stwierdzone bowiem na skutek inwentaryzacji niedobory i nadwyżki mogą mieć charakter zawiniony lub niezawiniony. W zależności od dokonanej klasyfikacji (będącej wynikiem procesu wyjaśnienia przez jednostkę przyczyn i okoliczności powstania rozbieżności w postaci niedoborów i nadwyżek) różne są skutki podatkowe. I tak ze względu na uregulowania przepisów ustaw o podatkowych (PIT, CIT, VAT) niedobory i nadwyżki należy dzielić na:

• niedobory zawinione (tj. powstające w wyniku świadomych działań lub zaniedbań podatnika albo innych osób odpowiedzialnych za powierzone im składniki mienia firmowego)

PIT/CIT - niedobory te nigdy nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Fiskus podkreśla przy tym, że niedobory zawinione nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów przez podatnika nawet w sytuacji, gdy nie jest możliwa do ustalenia odpowiedzialność osobista poszczególnych pracowników. Potwierdzenie takiego stanowiska można znaleźć w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 15 listopada 2016 r. (sygn. 0461.ITPB3.4510.552.2016.1.MJ). W interpretacji tej wskazuje się również, że nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów straty będące wynikiem braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, nawet jeśli mieszczą się w normach ustalonych przez daną jednostkę gospodarczą. Kosztem uzyskania przychodów nie jest również skorygowany podatek VAT (patrz niżej) w związku z dokonaną korektą powstałą przez niedobory zawinione.

VAT - powstanie niedoboru (zarówno zawinionego, jak i niezawinionego) nie powoduje obowiązku opodatkowania podatkiem VAT. Stanowisko to potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w piśmie z 14 września 2011 r. (sygn. ITPP1/443-883/11/KM), stwierdzając : 

(…) opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. (...) Z powyżej powołanych przepisów nie wynika, aby niedobór towarów stanowił dostawę towarów albo świadczenie usług, dlatego też nie podlega on opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Stwierdzenie niedoborów zarówno zawinionych, jak i niezawinionych nie powoduje żadnych obowiązków związanych z rozliczeniem należnego podatku VAT.

Tym samym w przypadku niedoboru zawinionego, gdy pracodawca chce obciążyć jego finansowymi skutkami realnego winowajcę, czyli np. pracownika, dokonać tego winien notą obciążeniową. Nigdy fakturą wystawioną z tytułu czynności zwolnionej. Nie ma tu bowiem zwolnienia, lecz zachodzi niepodleganie opodatkowaniu VAT.

W przypadku niedoborów zawinionych przyjmuje się jednak, że nie dochodzi do wykorzystania nabytych składników (stanowiących niedobór) do działalności opodatkowanej. W związku z tym prawo podatnika do odliczenia zostaje utracone, a w efekcie koniecznym staje się skorygowanie VAT naliczonego. Utrata takiego prawa wywodzi się z brzmienia art. 91 ust. 7d ustawy o VAT, gdzie wskazuje się, że:

(…) w przypadku zmiany prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony od towarów i usług, innych niż wymienione w ust. 7a i 7b, w szczególności towarów handlowych lub surowców i materiałów, nabytych z zamiarem wykorzystania ich do czynności, w stosunku do których przysługuje pełne prawo do obniżenia podatku należnego lub do czynności, w stosunku do których prawo do obniżenia podatku należnego nie przysługuje, i niewykorzystanych zgodnie z takim zamiarem do dnia tej zmiany, korekty podatku naliczonego dokonuje się w deklaracji podatkowej składanej za okresy rozliczeniowe, w których wystąpiła ta zmiana.

Tym samym jeśli mamy do czynienia z niedoborem zawinionym, należy dokonać korekty podatku VAT naliczonego w okresie, w którym miała miejsce przyczyna powstania niedoboru. Potwierdza to m.in. wyrok WSA w Gliwicach z 28 lipca 2020 r. (sygn. akt I SA/Gl 234/20), w którym sąd stwierdza, że "…konieczność korekty powstaje jeżeli do utraty własności dochodzi z przyczyn od podatnika zależnych, tj. w następstwie takich sytuacji, które mógł lub powinien przewidzieć i im zapobiec";

• niedobory niezawinione (tj. będące wynikiem skutkiem zdarzeń losowych, jak np. kradzież, pożar lub naturalnych ubytków związanych ze specyfiką towaru lub działalności podatnika) 

PIT/CIT - niedobory o charakterze niezawinionym mogą być co do zasady zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Jedynym wprost wymienionym w ustawach podatkowych wyjątkiem (por. art. 23 ust. 1 pkt 44 updof i art. 16 ust. 1 pkt 47 updop) jest sytuacja "ustawowego" nieuznawania za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku nieobjętych zwolnieniem od podatku akcyzowego ubytków wyrobów akcyzowych oraz podatku akcyzowego od tych ubytków. Poza tym jednym wyjątkiem niedobory mające charakter niezawinionych mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Organy skarbowe podkreślają jednakże konieczność przeprowadzenia postępowania dowodowego i udokumentowania takiego niedoboru. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej z 19 grudnia 2022 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.717.2022.2.DP) stwierdza się:

Kosztem uzyskania przychodów mogą być tylko niedobory inwentaryzacyjne, w tej części, w jakiej zostały uznane za niezawinione i są normalnym, chociaż niezamierzonym następstwem działania w prowadzonej działalności gospodarczej, a ich wystąpienie, pomimo dołożenia należytej staranności, było nieuniknione. Podkreślić należy, że okoliczności powstania oraz przyczyny muszą zostać wyczerpująco udokumentowane. Natomiast, nie jest możliwe uznanie niedoborów za koszty uzyskania przychodów, jeżeli istniały przesłanki świadczące o braku odpowiednich zabezpieczeń. Nie stanowią bowiem kosztu uzyskania przychodów niedobory inwentaryzacyjne będące wynikiem braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, nawet jeśli mieszczą się w normach ustalonych przez daną jednostkę gospodarczą.

Jednoznaczne przesądzenie o charakterze tych kosztów wymagałoby jednak przeprowadzenia postępowania dowodowego. Tut. Organ nie jest jednakże uprawniony do dokonania takich ustaleń w ramach postępowania w przedmiocie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Organ interpretacyjny jest bowiem związany z przedstawionym przez Państwa opisem stanu faktycznego i nie przeprowadza postępowania dowodowego.

Możliwość uznania strat w środkach obrotowych za koszty uzyskania przychodów wymaga także odpowiedniego ich udokumentowania w sposób nie budzący wątpliwości. W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych brak jest postanowień odnoszących się szczegółowo do sposobu dokumentowania zdarzeń, w wyniku których powstały straty w środkach obrotowych.

Ponieważ ustawy o podatku dochodowym (na co wskazuje m.in. zacytowana interpretacja) nie regulują sposobu dokumentowania zdarzeń, w wyniku których powstały straty, to w praktyce jednostki tworzą w tym celu protokół opisujący zdarzenie (powstanie niedoboru), z którego wynika zarówno przyczyna powstania niedoboru oraz jego wartość.

VAT - w przypadku niedoborów niezawinionych podatnik nie ma obowiązku korekty odliczonego VAT; 

• nadwyżki (tj. jednostka faktycznie posiada więcej składników majątku, niż wynika to z ksiąg rachunkowych)

PIT/CIT - ujawnienie nadwyżek składników majątku jest w istocie stwierdzeniem, że podatnik posiada ich więcej, niż wynika to z prowadzonej przez niego ewidencji. W konsekwencji organy podatkowe uznają ową nadwyżkę jako otrzymaną nieodpłatnie. Nadwyżki inwentaryzacyjne stanowią zatem przychód z nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 12 ust. 1 pkt 2 updop i odpowiednio art. 14 ust. 2 pkt 8 updof. Co istotne, wartość tego nieodpłatnego świadczenia ustala się na podstawie cen rynkowych.

VAT - nadwyżka inwentaryzacyjna nie wywołuje skutków w VAT.

Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne a estoński CIT. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych wskazuje (art. 28m ust. 1 updop), że u podatnika objętego estońskim CIT dochodem są m.in:

- ukryte zyski,

- wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą,

- nieujawnione operacje gospodarcze.

Stwierdzone w ramach inwentaryzacji nadwyżki nie stanowią dochodów osiągniętych z wymienionych "zdarzeń". Innymi słowy nadwyżki inwentaryzacyjne nie stanowią ukrytego zysku ani wydatku niezwiązanego z działalnością gospodarczą ani też nie są nieujawnioną operacją gospodarczą. Tym samym nadwyżki inwentaryzacyjne nie skutkują powstaniem zobowiązania podatkowego w tym podatku. 

W przypadku niedoborów inwentaryzacyjnych podatnicy estońskiego CIT powinni je natomiast kwalifikować w zależności od tego, czy są (czy też nie) związane z działalnością gospodarczą. I tak niedobory, które można kwalifikować jako niezawinione, nie stanowią wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Tym samym w jednostce nie powstaną z tego tytułu zobowiązania podatkowe. Taki obowiązek jednak wystąpi, gdy wykryte w trakcie inwentaryzacji niedobory miałyby charakter zawiniony. 

Wybrane problemy dotyczące rocznej inwentaryzacji

PROBLEM 1. Czy przeprowadzenie inwentaryzacji aktywów i pasywów drogą spisu z natury może zostać zlecone podmiotowi zewnętrznemu?

Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (dalej: stanowisko KSR) wskazuje, że kierownik jednostki może zlecić przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury podmiotowi zewnętrznemu (pkt 11 stanowiska KSR). Niekoniecznie musi to być biuro rachunkowe. Zlecenie przeprowadzenia inwentaryzacji zapasów w formie spisu z natury jakiejkolwiek firmie zewnętrznej nie zwalnia kierownika z odpowiedzialności za ten spis. Kierownik jednostki odpowiada w szczególności za:

• powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego,

• wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu (w tym: daty przeprowadzenia inwentaryzacji, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych),

• powiadomienie biegłego rewidenta o powyższych terminach, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu,

• nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.

Ze względu na taką szczególną odpowiedzialność kierownik jednostki powinien zadbać, by umowa o przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury zawarta z podmiotem zewnętrznym określała co najmniej wymagania co do jej zakresu, przedmiotu, daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, sposobu prezentacji wyników spisu (rodzaje dokumentów). Zakres tej umowy może obejmować cały zakres inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, w tym: przygotowanie jednostki do spisu (np. wskazanie sposobu uporządkowania zapasów, przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych), przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Umowa może też być ograniczona wyłącznie do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu.

PROBLEM 2. Jakie obowiązki w zakresie inwentaryzacji ma biuro rachunkowe?

Przekazanie czynności rachunkowych do biura rachunkowego nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za całokształt procesów i wyników rachunkowych, w tym inwentaryzacji. Rekomendowane jest zatem, aby wszelkie przekazanie obowiązków dotyczących przeprowadzenia inwentaryzacji było sprecyzowane w drodze umów między stronami (w przypadku potwierdzeń sald czy weryfikacji w umowie łączącej oba podmioty, zaś inwentaryzacja drogą spisu z natury, która może zostać zlecona biuru rachunkowemu, w oddzielnej umowie o dzieło lub zlecenia między stronami). Jeżeli zleconą podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe zleceniodawcy, należy w miarę możliwości zapewnić, aby osoby wykonujące czynności spisowe (członkowie zespołów spisowych) nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy. W szczególności, aby nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów. W przypadku gdy jeden pracownik biura rachunkowego jest oddelegowany do prowadzenia księgowości danego podmiotu i jest również delegowany do przeprowadzenia inwentaryzacji, warto rozważyć oddelegowanie innej osoby do udziału w spisie, przy jednoczesnym udziale księgującego dany podmiot pracownika biura w funkcji obserwatora. Pracownicy biura rachunkowego znający specyfikę danej jednostki mogą jednakże zawsze i w pełnym zakresie pomagać klientowi już począwszy od etapu planowania inwentaryzacji i tworzenia niezbędnej dokumentacji do momentu jej przeprowadzenia i rozliczenia.

PROBLEM 3. Co oznacza w praktyce, że niektóre aktywa możemy inwentaryzować raz w ciągu dwóch lub czterech lat? 

Według informacji z Departamentu Rachunkowości opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl) wynika, że "w ciągu" oznacza zarówno prawo do jednorazowego, na dowolny dzień, jak i sukcesywnego w danym okresie ustalania rzeczywistego stanu poszczególnych grup wymienionych wyżej aktywów objętych inwentaryzacją drogą spisu z natury. Powinno to jednak nastąpić w taki sposób, aby w wyznaczonym okresie zostały spisane z natury wszystkie stanowiące własność jednostki zasoby danego składnika majątkowego, objęte omawianym rodzajem inwentaryzacji. Ustawa o rachunkowości nie nakazuje zatem jednorazowego spisywania w całości wymienionych aktywów. Możliwe jest zatem dokonywanie rozłożonego w czasie spisu omawianych składników majątkowych, grupowania według dowolnego, racjonalnego kryterium, pozwalającego jednak na spełnienie wymogów ustawy, tj.:

• przeprowadzenie kompletnej inwentaryzacji drogą spisu z natury danych składników aktywów w przewidzianym ustawą okresie,

• każdorazowe porównanie rezultatu spisu cząstkowego danego zasobu na dany dzień z jego stanem księgowym na ten sam dzień oraz ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych,

• zapewnienie zachowania częstotliwości inwentaryzacji przewidzianych ustawą dla każdego odrębnie inwentaryzowanego składnika majątkowego.

Termin i częstotliwość inwentaryzacji zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów, znajdujących się na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową, będą zatem dotrzymane, jeżeli inwentaryzacja ta zostanie przeprowadzona w dowolnym dniu roku obrotowego, pod warunkiem że od daty poprzedniej inwentaryzacji nie upłynął okres dwóch lub czterech lat. Zatem określenie "raz na" oznacza, że inwentaryzacja może być przeprowadzana w dowolnym dniu w ramach określonego cyklu. Nie trzeba więc planować jej na ostatni kwartał roku - wtedy, gdy jest dużo innych prac.

PROBLEM 4. Czy w roku, w którym nie przypada termin inwentaryzacji środków trwałych bądź zapasów na terenie strzeżonym, należy dokonać inwentaryzacji tych środków w formie weryfikacji?

Ustawa o rachunkowości zezwala (art. 26 ust. 3 uor), by: 

• nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe, maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie - były inwentaryzowane drogą spisu z natury raz w ciągu 4 lat,

• zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujące się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową znajdujące się na terenie strzeżonym - były inwentaryzowane raz w ciągu 2 lat. 

W latach, w których nie przeprowadza się spisu z natury, środki trwałe należy inwentaryzować metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej ich wartości.

PROBLEM 5. W jakim terminie dokonać weryfikacji poprzez porównanie danych zawartych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów, aby pozostać w zgodzie z przepisami?

Ustawa o rachunkowości (art. 26 ust. 3 pkt 1 uor) wskazuje na zachowanie terminu i częstotliwości inwentaryzacji składników aktywów na ostatni dzień roku obrotowego, jeśli przeprowadzenie inwentaryzacji rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Należy jednak podkreślić, że przepis ten odnosi się tylko do składników aktywów inwentaryzowanych drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda. A zatem odnosząc się do terminu i częstotliwości inwentaryzacji aktywów i pasywów przeprowadzanych metodą porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, termin i częstotliwość zostaną zachowane, jeżeli inwentaryzacja ta zostanie przeprowadzona na ostatni dzień roku obrotowego. Taką interpretację przepisów potwierdza również Departament Rachunkowości Ministerstwa Finansów.

PROBLEM 6. Czy inwentaryzacja w magazynach musi być przeprowadzana na drukach arkusza spisu z natury, czy może to być wydruk z programu magazynowego?

Ustawa o rachunkowości nie określa wzoru arkusza spisowego. Każda jednostka może stosować zatem własny - jeżeli tylko zostaną w nim ujęte pozycje, których uzupełnienie jest konieczne do uznania prawidłowości inwentaryzacji. W praktyce jednostki często stosują wydruki komputerowe z programów magazynowych bez stanów magazynowych. Stanowisko KSR w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (pkt 67 stanowiska KSR) podpowiada, że:

(…) posługiwanie się w czasie spisu z natury arkuszami spisowymi z uprzednio wypełnionymi cechami identyfikującymi spisywane składniki zapasów może wpływać ujemnie na poprawność przeprowadzenia spisu, gdyż najczęściej następuje on według wynikającej z arkuszy kolejności składników, co przeczy zasadzie systematycznego spisu z natury. Jednostka powinna rozważyć, czy udostępnienie informacji o asortymencie nie wpłynie negatywnie na wiarygodność spisu. Podawanie w wydrukach arkuszy spisowych stanu ewidencyjnego zapasów podważa rzetelność spisu.

Chociaż posługiwanie się wydrukami z programu magazynowego nie jest "najlepszą" metodą inwentaryzowania składników majątku, to nie oznacza, że jednostki nie mogą zupełnie z niej korzystać. Przykładem mogą być przedsiębiorstwa o wysokiej różnorodności asortymentów, które charakteryzują się niewielkimi różnicami w nazewnictwie. Wydanie wydruku magazynowego z nazwami tych asortymentów pozwoli uniknąć ewentualnych pomyłek w ewidencjonowaniu podczas spisu, a tym samym nie zniekształci obrazu inwentaryzacji. 

PROBLEM 7. Jednostka wartość towarów odnosi w koszty w momencie ich zakupu. Czy w związku z tym może przeprowadzić inwentaryzację 30 listopada?

Ustawa o rachunkowości wskazuje (art. 26 ust. 3 uor), że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Zatem rozpatrywana jednostka odnosząca wartość towarów w koszty w momencie ich zakupu może przeprowadzić inwentaryzację 30 listopada (przy założeniu, że rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy). Na dzień 31 grudnia rzeczywiste ustalenie stanu towarów nastąpi poprzez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury ilości i wartości towarów przyjętych i wydanych z magazynu (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu a dniem bilansowym na podstawie np. dokumentów magazynowych WZ (wydanie z magazynu) i PZ (przyjęcie do magazynu). 

Klaudia Grec

audit manager, ekspert ds. rachunkowości