Zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF
Od momentu wejścia w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w określonych trybach i zgodnie z nowymi zasadami doręczania ich nabywcom. System przewiduje zarówno tryb online, jak i offline24, a w przypadku awarii - tryb awaryjny. Co istotne, faktury będą trafiać do KSeF niezależnie od tego, czy nabywca jest już objęty obowiązkiem korzystania z systemu. W artykule wyjaśniamy, kiedy faktura może być udostępniona poza KSeF, jakie wyjątki przewiduje ustawa o VAT oraz jak wygląda sytuacja w przypadku konsumentów i rolników ryczałtowych.
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF (od 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r.) zasadą będzie, że każdy podatnik VAT (zarówno czynny, jak i zwolniony) musi wystawiać faktury za pomocą KSeF (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). Nie będzie potrzebna zgoda kontrahenta.
Wystawca faktury musi posiadać numer NIP, co w przypadku podatników zwolnionych z VAT, którzy nie posiadają ani numeru VAT, ani numeru NIP, będzie wymagało rejestracji, gdy wystawiają faktury, które nie są wyłączone z KSeF.
Dodatkowy okres na przygotowanie otrzymali podatnicy:
- jeżeli ich łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku, udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu, będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
- korzystający z kas rejestrujących do wystawiania faktur (od 2027 r. nie będzie można wystawiać faktur za pomocą kas rejestrujących) oraz
- wystawiający paragony uznane za faktury uproszczone.
Podatnicy ci w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. nie muszą wystawiać faktur w KSeF, ale mogą to robić dobrowolnie, z wyłączeniem paragonów fiskalnych uznanych za faktury (paragony z NIP kupującego do 450 zł). Natomiast od 1 stycznia 2027 r. będą mieli obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Zobacz również: Obowiązkowy KSeF - terminarz »
Wysyłanie faktur do KSeF i doręczanie ich kupującemu
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF podatnicy będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane w dwóch trybach, tj.:
- online - czyli w czasie rzeczywistym przesyłać faktury do KSeF, lub
- offline24 - czyli wysyłać faktury do KSeF w dogodnym dla siebie czasie, ale nie późnij niż w następnym dniu roboczym (więcej na ten temat zob. artykuł "Jak będą wystawiane faktury w trybie offline24").
Ponadto w trakcie awarii systemu lub jego niedostępności będzie obowiązywał również system offline.
Zasadą będzie, że faktury są dostarczane do KSeF. Niezależnie od terminu obowiązku wystawiania faktur w KSeF, podatnik będzie odbierał faktury w systemie, jeśli sprzedawca wystawi fakturę ustrukturyzowaną. Może więc dojść do sytuacji, w której sprzedawca będzie już zobowiązany do korzystania z KSeF (np. od 1 lutego 2026 r.), a kupujący jeszcze nie (np. od 1 kwietnia 2026 r.).
Brak obowiązku korzystania z KSeF po stronie nabywcy nie oznacza, że sprzedawca musi dostarczyć fakturę poza systemem. Zasady udostępniania faktur poza KSeF reguluje art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, który został zmieniony w ostatniej nowelizacji poprzez dodanie dwóch nowych przypadków. Jeden będzie dotyczył polskich podatników nieposługujących się numerem NIP, czyli niezarejestrowanych do VAT, a drugi konsumentów. Tym kupującym sprzedawca będzie miał obowiązek udostępniać faktury poza systemem w sposób uzgodniony z nimi. W przepisie tym nie został jednak wymieniony przypadek, że nabywca, podatnik, nie korzysta jeszcze z KSeF.
| Lp. | Przypadki, gdy faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony |
| 1 | miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego |
| 2 | nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju |
| 3 | nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę |
| 4 | nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT (procedura SME) |
| 5 | nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca wymieniony w poz. 1-3 i 6 tabeli |
| 6 | nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej |
Wystawianie i doręczanie faktur na rzecz konsumentów
Faktury na rzecz konsumenta, czyli na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, nie muszą być wystawiane w KSeF. Ustawodawca zmienił jednak zdanie i faktury na rzecz konsumentów będą mogły być wystawiane dobrowolnie w KSeF (art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT). Takie faktury będą mogły być wystawiane w formie ustrukturyzowanej, "zwykłej" elektronicznej lub papierowej. To sprzedawca zadecyduje, jaką fakturę wystawi konsumentowi.
Jeśli sprzedawca wystawia faktury za pomocą kas rejestrujących zarówno na rzecz podatników, jak i osób prywatnych, to do końca 2026 r. nie musi zmieniać systemu fakturowania i korzystać z KSeF.
Należy pamiętać, że KSeF jest dobrowolny w przypadku faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności. Osobom prawnym nieprowadzącym działalności trzeba będzie wystawić faktury w KSeF. O tym, czy dany podmiot prowadzi działalność, decydują przepisy ustawy o VAT, a nie Prawa przedsiębiorców. Dlatego faktury ustrukturyzowane trzeba będzie wystawiać rolnikom oraz wynajmującym, nawet gdy nie jest to przedmiot ich działalności.
Faktury VAT RR w KSeF
Od 1 kwietnia 2026 r. możliwe będzie wystawianie faktur ustrukturyzowanych VAT RR za pośrednictwem KSeF.
Faktury VAT RR, czyli dokumenty potwierdzające nabycie produktów rolnych oraz usług rolniczych od rolników ryczałtowych (korzystających ze zwolnienia z VAT), a także faktury korygujące VAT RR (VAT RR KOREKTA), będą mogły być wystawiane przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Rozwiązanie to będzie miało charakter dobrowolny.
Aby możliwe było wystawianie tych dokumentów w KSeF, rolnik ryczałtowy musi wyrazić zgodę na ich wystawianie w systemie. Sam numer PESEL nie wystarczy - rolnik musi posiadać numer NIP, ponieważ bez niego nie będzie mógł nadać odpowiednich uprawnień. Kolejnym krokiem będzie wskazanie przez rolnika w KSeF nabywcy jako osoby uprawnionej do wystawiania faktur VAT RR oraz VAT RR KOREKTA. W momencie dokonania takiego wskazania rolnik składa jednocześnie oświadczenie o statusie rolnika ryczałtowego.
Wskazanie nabywcy w KSeF jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA oznacza, że rolnik zobowiązuje się do korzystania z KSeF w tym zakresie - aż do momentu odwołania tego uprawnienia.
Autor: Joanna Dmowska
Przeczytaj więcej na ten temat: Fakturowanie sprzedaży krajowej w KSeF »
