KSeF zmieni zasady rozliczania faktur korygujących in minus

Od stycznia 2026 roku większość podatników będzie zobowiązana do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co wprowadza istotne zmiany w procesie rozliczania faktur korygujących in minus. Obok daty wystawienia faktury, Istotne znaczenie w nowym systemie zyska data doręczenia faktury, automatycznie nadawana przez system w momencie przydzielenia numeru identyfikacyjnego. Zmiana ta wpłynie na sposób planowania płynności finansowej oraz strategię rozliczania podatku VAT w firmach.

Korekta podatku należnego u wystawcy faktury

W związku z obowiązkiem stosowania KSeF przez większość podatników w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT utrzymana zostaje zasada, zgodnie z którą obniżenia podstawy opodatkowania podatnik będzie dokonywał za okres rozliczeniowy, w którym wystawił ustrukturyzowaną fakturę korygującą. Podatnicy wystawiający ustrukturyzowane faktury korygujące nie będą obowiązani do posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą obniżenia podstawy opodatkowania (potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę). Potwierdzenie właściwego dostarczenia korekty do nabywcy będzie zapewniał system KSeF. Zasada ta będzie stosowana do wszystkich faktur wystawionych w KSeF, bez względu na status odbiorcy faktury korygującej (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT).

Od tej zasady obowiązywać będą jednak pewne odstępstwa. Jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, obniżenia podstawy opodatkowania dokona się za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi. Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej może być także zastąpione potwierdzeniem przesłania tej faktury do KSeF (numerem identyfikacyjnym KSEF). Sytuacja ta dotyczyć będzie faktur korygujących wystawionych zgodnie z:

• art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT (awaria KSeF),
• art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT (niedostępność KSeF),
• art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT (offline),
• art. 106gc ustawy o VAT (przypadki wystawianie faktur poza KSeF).

Oznacza to, że jeżeli podatnik wprowadzi fakturę korygującą wystawioną poza KSeF do KSeF i zostanie jej przydzielony numer identyfikujący w tym systemie, to podatnik będzie mógł skorygować podatek należny in minus w okresie rozliczeniowym, w którym ten numer został przydzielony. Jeżeli natomiast wcześniej podatnik uzyska potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę poza KSeF, korekta będzie mogła nastąpić w okresie rozliczeniowym otrzymania tego potwierdzenia.

Warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej nadal nie będzie stosować się do eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju, oraz do sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego i innych świadczeń wskazanych w art. 29a ust. 15 pkt 3 ustawy o VAT.

Korekta podatku naliczonego u nabywcy

Co do zasady nabywca będzie obowiązany do skorygowania podatku naliczonego in minus w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej na rzecz podmiotów zagranicznych oraz na rzecz nabywcy innego niż zarejestrowany do VAT, który nie posługuje się NIP, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury będzie się uznawać datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy nabywca jest podatnikiem VAT z NIP, faktura jest przesyłana wyłącznie w KSeF. Zatem datą otrzymania tej faktury przez nabywców będących podatnikami będzie dzień przydzielenia w KSeF numeru identyfikującego tę fakturę.

Jednocześnie zachowana zostanie zasada, zgodnie z którą jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego na fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, to zmniejszenie podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

Podsumowując, ustalenie daty wystawienia będzie w szczególności istotne w przypadku faktur korygujących in minus w postaci ustrukturyzowanej, gdyż co do zasady będzie wyznaczała moment ujęcia takiej korekty. Druga, również ważna, a niekiedy ważniejsza, jest data doręczenia faktury ustrukturyzowanej. Dla czynnego podatnika VAT data doręczenia faktury ma istotne znaczenie jako jeden z wyznaczników terminu odliczania VAT. Może to zrobić nie wcześniej niż w deklaracji za miesiąc otrzymania faktury stanowiącej źródło podatku naliczonego.

Z kolei jeżeli chodzi o korekty, data doręczenia zyska na znaczeniu wraz z powrotem zasady, wedle której korekta in minus podatku naliczonego winna być dokonana według daty otrzymania faktury korygującej.

Odnosząc się do kwestii dat w fakturze ustrukturyzowanej warto zwrócić uwagę na datę sprzedaży. Oczywiście w dalszym ciągu podatnik będzie musiał ją prezentować w każdym z tych przypadków, w których jest ona inna niż data wystawienia faktury. Ale dzięki wdrożeniu schemy FA(3) podatnicy zostaną zmotywowani do prawidłowego prezentowania dat w fakturach zbiorczych. Dzisiaj większość systemów fakturujących nie ma funkcjonalności, w ramach których przy zbiorczych dokumentach podatnicy mogliby wskazywać różne daty sprzedaży dla poszczególnych pozycji. Efekt tego jest najczęściej taki, że nawet jeżeli sprzedaż miała miejsce w kilku dniach, podatnik prezentuje jedną wspólną datę sprzedaży. W KSeF podatnicy zyskują możliwość przypisania daty sprzedaży do każdej fakturowanej pozycji, możliwe jest również zdefiniowanie okresu, jakiego dokument dotyczy (element OkresFa). Jest to niewątpliwie ciekawe rozwiązanie, które może okazać się przydatne dla części podatników.

Autor: Patrycja Kubiesa