Czy odliczymy VAT z faktury wystawionej poza KSeF wbrew obowiązkowi

Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy o VAT. Sankcje są przewidziane tylko dla sprzedawcy. Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z 4 marca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA).

Organ podatkowy uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, według którego:

Na podstawie art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, od 1 lutego 2026 r., co do zasady, na podatnikach podatku od towarów i usług będzie ciążył obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT będzie przewidywał kilka wyjątków od ww. zasady. Przykładowo, obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF nie będą objęci podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, czy też podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, lecz posiadający na nim stałe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, które wszak nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których będzie wystawiana faktura.

Uregulowana zostanie również procedura wystawiania faktur w okresie awarii oraz niedostępności KSeF, a także w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria.

W powyższych sytuacjach, na podatniku ciążył będzie obowiązek wystawienia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT oraz jej udostępnienia nabywcy w sposób z nim uzgodniony (art. 106nf ust. 1 w związku art. 106nf ust. 2 ustawy o VAT i art. 106nh ust. 1 w związku z art. 106nh ust. 4 ustawy o VAT).

Żaden przepis nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności wystawiania przez sprzedającego faktury w określonej postaci (w szczególności badania, czy faktura mogła być wystawiona poza KSeF), np. pod kątem posiadania przez sprzedawcę stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czy zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (awaria, niedostępność KSeF, inna przyczyna).

W związku z powyższym, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Nie oznacza to jednak, że ustawodawca nie przewidział ujemnych skutków niezastosowania się do ustanowionego w art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT nakazu wystawiania faktur przy użyciu KSeF. Dotyczą one jednak podatnika, na którego nałożony został obowiązek wystawienia faktury przy użyciu KSeF. Zgodnie bowiem z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT w sytuacji niewystawienia, mimo obowiązku, faktury przy użyciu KSeF, na podatnika może być nałożona kara pieniężna.

oprac. Joanna Dmowska