Jak będzie wyglądało korygowanie faktur w KSeF
Korygowanie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), który stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r., będzie zasadniczo odbywać się poprzez wystawianie i przesyłanie faktur korygujących w formie ustrukturyzowanej w systemie. Takie rozwiązanie uprości proces korekty oraz potwierdzania odbioru dokumentów. W sytuacjach wyjątkowych, gdy faktury będą wystawiane poza KSeF, obowiązują specyficzne zasady dotyczące momentu korekty podatku należnego i naliczonego, powiązane z datą otrzymania faktury korygującej lub datą nadania jej numeru w systemie.
Nowa struktura faktury FA(3) wystawianej w KSeF »
Korekta faktur ustrukturyzowanych w KSeF
Faktury korygujące faktury ustrukturyzowane będą co do zasady wystawiane w postaci faktury ustrukturyzowanej. Projekt przewiduje, że po stronie podatku należnego obniżenia podstawy opodatkowania będzie dokonywać się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił ustrukturyzowaną fakturę korygującą. Podatnicy wystawiający ustrukturyzowane faktury korygujące nie będą musieli posiadać dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą obniżenia podstawy opodatkowania, ani potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.
Potwierdzenie właściwego dostarczenia korekty do nabywcy będzie zapewniał system KSeF. Zasada ta będzie dotyczyć wszystkich faktur wystawionych w KSeF, bez względu na status odbiorcy faktury korygującej.
Korekta faktur wystawionych poza KSeF
W przypadku wystawienia faktury innej niż ustrukturyzowana (np. podczas awarii KSeF, w okresie niedostępności KSeF, w trybie offline24), korekta podatku należnego będzie możliwa w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzyma potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Jednakże, w odniesieniu do faktur, które podatnik będzie obowiązany wprowadzić do KSeF, potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę będzie mogło zostać zastąpione przydzielonym tej fakturze numerem identyfikującym ją w KSeF. Oznacza to, że jeśli podatnik wprowadzi fakturę korygującą wystawioną poza systemem do KSeF i otrzyma ona numer identyfikujący, to będzie mógł skorygować podatek należny w okresie rozliczeniowym, w którym ten numer został przydzielony.
Fakturę korygującą fakturę wystawioną w trybie offline24 (art. 106nda ust. 1) będą wystawiane po przydzieleniu tej fakturze numeru identyfikującego w KSeF. Do takiej faktury korygującej stosuje się odpowiednio przepis art. 106j ust. 4. Oznacza to, że fakturę wystawioną w trybie offline24 można skorygować, wystawiając zarówno fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej, jak i fakturę w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8, przy czym podatnik jest obowiązany przesłać ją do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym.
Ważne
Moment otrzymania faktury korygującej w postaci ustrukturyzowanej przez nabywcę będącego podatnikiem VAT jest co do zasady tożsamy z datą wystawienia faktury w KSeF, czyli dniem przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Nabywcy zagraniczni i faktury VAT RR
W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 (np. podmiot zagraniczny, nabywca bez NIP), w sposób inny niż przez KSeF, za datę otrzymania tej faktury korygującej uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Fakturę VAT RR KOREKTA dotyczącą faktury VAT RR, która została wystawiona w sposób elektroniczny i przesłana do KSeF (art. 116 ust. 3ba), wystawia się również elektronicznie i przesyła do KSeF, jeżeli fakturze VAT RR nadano numer identyfikujący w KSeF.
Podstawa prawna
Projekt z 23 maja 2025 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (nr UD158) - opublikowany na rcl.gov.pl
Przeczytaj więcej na ten temat: Nowy KSeF w pytaniach i odpowiedziach »
