6/2025, data dodania: 09.06.2025 Jak w okresie przejściowym będą pobierane faktury wystawione w KSeF przez podatników, którzy nie będą musieli jeszcze korzystać z systemu
Prace nad zmianami w KSeF nabierają tempa. 5 sierpnia 2025 r. Sejm zakończył prace nad ustawą wprowadzającą zmiany, Z ustawy wynika, że terminy wystawiania faktur w KSeF są różne dla poszczególnych podatników. Dotyczą jednak faktur sprzedażowych. Powstaje zatem pytanie, jak będą odbierane faktury zakupowe, gdy sprzedawca będzie musiał je wystawiać w KSeF, a kupujący nie będzie miał tego obowiązku.
Termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF, a tym samym obowiązku wystawiania faktur w systemie podzielono na trzy etapy: 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r., 1 stycznia 2027 r.
Terminy wejścia w życie obowiązkowego KSeF dla poszczególnych grup podatników
| Lp. | Rodzaj obowiązku lub uprawnienia | Data obowiązywania uprawnienia lub wejścia w życie obowiązku |
| 1. | Obowiązek wprowadzenia KSeF przez podmioty, u których sprzedaż przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł brutto, z wyjątkiem wskazanym w poz. 4 | 1 lutego 2026 r. |
| 2. | Obowiązek wprowadzenia KSeF przez pozostałe podmioty, z wyjątkiem podmiotów wskazanych w poz. 4 i 5 tabeli | 1 kwietnia 2026 r. |
| 3. | Możliwość wystawiania faktur VAT RR w KSeF za zgodą rolnika | 1 kwietnia 2026 r. |
| 4. | Możliwość wystawiania, po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF: 1) faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących, 2) paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone | do 31 grudnia 2026 r. |
| 5. | Możliwość wystawiania faktur poza KSeF, gdy skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, tj. jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. | do 31 grudnia 2026 r. |
Będzie zatem dochodzić do sytuacji, gdy sprzedawca będzie miał obowiązek wystawić fakturę w KSeF, a kupujący jeszcze nie.
Sam fakt, że kupujący nie jest jeszcze zobowiązany wystawiać faktur w KSeF, nie zobowiązuje sprzedawcy do doręczenia mu faktur poza KSeF. Jest do tego zobowiązany tylko w przypadkach wskazanych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT(zob. tabela). Przepis ten w wyniku tej nowelizacji zostanie zmieniony poprzez dodanie dwóch nowych przypadków. Jeden będzie dotyczył polskich podatników nieposługujących się numerem NIP, czyli niezarejestrowanych do VAT, a drugi konsumentów. Nie ma tam przypadku, że podatnik VAT korzysta ze zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
W tych przypadkach sprzedawca będzie musiał udostępniać faktury poza systemem w sposób uzgodniony z kupującym. Sprzedawca będzie musiał jednak przekazać kupującemu kod QR oraz dane umożliwiające zidentyfikowanie faktury w systemie, jeśli kupujący chciałby ją otrzymywać w KSeF.
Przypadki, gdy faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony
| l.p. | Przypadki |
| 1. | miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego |
| 2. | nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju |
| 3. | nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę |
| 4. | nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT (procedura SME) |
| 5. | nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca wymieniony w poz. 1-3 i 6 tabeli |
| 6. | nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej |
Oznacza to, że polscy podatnicy posługujący się numerem NIP będą musieli logować się do KSeF, aby odebrać fakturę, mimo że sami nie będą zobowiązani wystawiać faktur w KSeF.
Ustawodawca zrezygnował z obowiązku udostępniania poza KSeF faktur wszystkim podatnikom zwolnionym z VAT. Będzie to dotyczyło tylko podatników bez numeru NIP. Będą to mogli zrobić dobrowolnie. Nie zabraniają im tego przepisy VAT.
Wprowadzenie różnych terminów wejścia w życie KSeF może stwarzać problem również dla firm, które wcześniej będą zobowiązane wystawiać faktury ustrukturyzowane. Część faktur będą otrzymywać w systemie, a część poza nim.
Podstawa prawna
ustawa z 5 sierpnia 2025 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - ustawa czeka na podpis Prezydenta
oprac. Joanna Dmowska
