KSeF offline24 - kto będzie mógł z tego skorzystać

W nowej wersji projektu ustawy zmieniającej przewidziano wprowadzenie bezterminowo instytucji roboczo nazwanej KSeF offline24. Pozwoli ona na wystawianie faktur ustrukturyzowanych bez konieczności natychmiastowego przesyłania ich do KSeF. Trzeba to będzie zrobić najpóźniej następnego dnia roboczego. Pierwotnie zakładano, że trybu offline będą mogli korzystać podatnicy, jeżeli będzie wymagała tego specyfika prowadzonej przez nich działalności. Natomiast z ostatecznej wersji projektu wynika, że będzie to mógł zrobić każdy podatnik bez względu na okoliczności.

Podatnicy będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane w dwóch trybach tj.:

• online - czyli w czasie rzeczywistym przesyłać faktury do KSeF lub

• offline - czyli wysyłać faktury do KSeF w dogodnym dla siebie czasie, ale nie późnij niż w następnym dniu roboczym.

Kto może skorzystać z trybu KSeF offline 24

Tryb offline 24 do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie dobrowolny. To podatnik zadecyduje czy z niego skorzysta i do których faktur. Pierwotnie zakładano, że trybu offline będą mogli korzystać podatnicy, jeżeli będzie wymagała tego specyfika prowadzonej przez nich działalności. Natomiast z ostatecznej wersji projektu wynika, że będzie to mógł zrobić każdy podatnik bez względu na okoliczności. Na szczęście wycofano się z tego warunku, gdyż zapewne w praktyce dochodziłoby do sporów co należy rozumieć przez "specyfikę prowadzonej działalności".

Jak będą wystawiane faktury offline

Podatnik korzystający z trybu offline nie będzie mógł wystawić dowolnej faktury elektronicznej, ale fakturę ustrukturyzowaną zgodnie ze wzorem udostępnionym przez MF. Taką fakturę trzeba przesłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym, w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w KSeF.

Aby wystawiać faktury w trybie offline podatnik będzie musiał wcześniej pobrać certyfikat wystawcy faktury. Będzie to warunek konieczny, by podatnik mógł wystawiać faktury w tzw. trybie offline, tj. zarówno:

• w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, czy

• w sytuacji, gdy podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline24.

Kwestie techniczne związane z pobraniem certyfikatu wystawcy faktury zostaną przedstawione w dokumencie "Specyfikacja oprogramowania interfejsowego", który zostanie opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra Finansów. Jak zapowiada MF będzie go można pobierać już od 1 listopada 2025 r.

Jak będą udostępniane nabywcom faktury wystawione w trybie offline

Faktury wystawione w trybie offline 24 będą udostępnione nabywcy w KSeF, chyba że wystąpią okoliczności wskazane w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, tj.:

• miejscem świadczenia będzie terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub

• nabywca nie będzie posługiwał się NIP na potrzeby wystawienia faktury i będzie podmiotem innym niż zarejestrowany na potrzeby VAT, lub

• nabywcą będzie podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT, tj. procedury SME.

Wtedy faktury będą udostępniane nabywcy w sposób z nim uzgodniony, także poza KSeF, po oznaczeniu ich dwoma kodami.

Opatrzenie faktury kodem QR z oznaczeniem "OFFLINE"., umożliwia dostęp do niej w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze. Kod QR będzie zawierał elementy określone rozporządzeniem.

Ponadto faktura będzie musiała być opatrzona drugim kodem QR "CERTYFIKAT" umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

Obowiązek oznaczania kodami QR będzie dotyczył tylko faktur udostępnianych poza KSeF.

Podsumowując, w nowej wersji projektu przewidziano możliwość stałego korzystania z tzw. trybu KSeF offline24, który umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych bez bezpośredniego połączenia z KSeF, z obowiązkiem ich przesłania najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Z trybu tego będą mogli skorzystać podatnicy, dla których specyfika działalności uniemożliwia wystawianie faktur w czasie rzeczywistym. Wystawianie faktur offline będzie możliwe wyłącznie w formacie zgodnym ze wzorem MF i po uzyskaniu specjalnego certyfikatu wystawcy. Faktury takie będą udostępniane w KSeF, a w określonych przypadkach - również poza systemem, z wykorzystaniem dwóch kodów QR: "OFFLINE" i "CERTYFIKAT", zapewniających ich identyfikację i autentyczność. Na szczęście to wystawca będzie mógł decydować czy z tego trybu skorzysta.

Źródło:

Projekt z 26 maja 2025 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - opublikowany na rcl.gov.pl

Joanna Dmowska

Ekspert w zakresie VAT