1/2024 [dodatek: Monitor Biur Rachunkowych], data dodania: 05.01.2024 Czy księgowa ponosi odpowiedzialność, gdy program online nie pobrał do pliku sprzedaży wszystkich faktur wystawionych przez klienta
PROBLEM
Klient poinformował mnie, że sąd wydał przeciwko mnie nakaz zapłaty. Sprawa dotyczy zwrotu odsetek zapłaconych przez klienta od doksięgowanej z opóźnieniem faktury sprzedażowej, który to brak zauważyliśmy po otrzymaniu pisma z urzędu skarbowego.
Na samym początku współpracy z klientem ustaliliśmy, że ten będzie wystawiał faktury w programie online, który moje biuro udostępnia wszystkim klientom. W związku z tym zaciągam sprzedaż klientów i nie muszę wprowadzać jej ręcznie. Faktury sprzedażowe wystawione przez klientów pobieram sama lub robią to pracownicy mojego biura, generując odpowiedni plik (z pulpitu mojego komputera mam również widok faktur wystawionych przez klientów zanim zaciągnę je do pliku). Nie potrafię wyjaśnić, dlaczego w rozpatrywanym przypadku nie zaciągnęła się do pliku ostatnia faktura wystawiona przez klienta. Zazwyczaj wystawiał on faktury na niewysokie kwoty, ale pech chciał, że ta faktura opiewała na znaczną sumę. Z analizy posiadanego przeze mnie oprogramowania nie wynika, aby dostawił fakturę później. Z informacji uzyskanych od producenta oprogramowania wiem, że ta ostatnia brakująca faktura była już w systemie w momencie, gdy generowałam plik. Gdybym wiedziała, że istnieje możliwość wystawienia faktury na tak znaczną kwotę, podniosłabym cenę swoich usług i kilka razy sprawdzałabym pliki sprzedaży. Tak czy inaczej klient zarzucił mi rażącą niestaranność, gdyż powinnam porównać faktury zaciągnięte z pliku z tymi, które są w jego programie. Powiedział, że nie odpuści tego błędu, bo oprócz wysokich odsetek, przeze mnie musiał pożyczać pieniądze na niekorzystnych warunkach, aby zapłacić tak duży zaległy podatek.
Chciałabym podkreślić, że w umowie z klientem jest zawarte postanowienie, że ten zobowiązany jest do przekazywania kompletnej dokumentacji księgowej i ponosi konsekwencje z tym związane, a w razie występujących braków - biuro nie ponosi odpowiedzialności odszkodowawczej. W umowie nie było zapisów ograniczających odpowiedzialność biura, aby nie odstraszać potencjalnych klientów. Biuro posiada również ubezpieczenie OC na znaczną kwotę. Czy mam szansę wygrać sprawę, gdybym wniosła terminowo sprzeciw wobec wydanego przez sąd nakazu zapłaty, uwzględniając zapis umowy dotyczący obowiązku przekazywania dokumentów przez klienta?
RADA
Z przytoczonego stanu faktycznego wynika, że księgowa raczej przegra proces, a zapis umowy dotyczący dostarczania dokumentacji nie wywrze pożądanego przez nią skutku. Szczegóły - w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
W przedmiotowej sprawie między stronami obowiązywała umowa, której zapisy stanowiły, że "klient zobowiązany jest do przekazania kompletnej dokumentacji księgowej i ponosi wszelkie negatywne konsekwencje z tym związane, a w razie występujących braków biuro nie ponosi odpowiedzialności odszkodowawczej".
Niewątpliwie takie zapisy są bardzo dobre, jednak nawet najlepszy wzór umowy powinien uwzględniać sposób pracy danego biura rachunkowego. Gdy wszelkie dokumenty przekazuje klient, niewątpliwe wskazany wyżej zapis chroni biuro rachunkowe. Jednak w rozpatrywanej sytuacji dokumenty sprzedażowe nie były przekazywane przez klienta. To biuro rachunkowe samo pobierało plik sprzedaży z oprogramowania udostępnionego klientom. Mając to na uwadze, przytoczony tu zapis w umowie nie uchroni biura rachunkowego od odpowiedzialności ze względu na uregulowania Kodeksu cywilnego. Przepisy prawa cywilnego stanowią, że przy umowach należy raczej badać rzeczywisty zamiar stron i cel umowy niż opierać się na jej dosłownym brzmieniu. Przez zgodny zamiar stron należy rozumieć uzgodnione elementy faktyczne i prawne kształtujące istotne postanowienia umowy. Celem kontraktowym jest zaś najszerzej pojęty cel społeczno-gospodarczy zindywidualizowanej umowy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 15 marca 2023 r., sygn. akt II CSKP 1835/22).
W rozpatrywanym przypadku niewątpliwie wspólnym zamiarem stron było, aby księgowa pobierała dokumenty sprzedaży w postaci pliku. Zatem błąd leży po stronie biura rachunkowego. Inne interpretowanie zapisu w umowie między stronami należałoby uznać za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, a zatem nieważne na podstawie art. 58 § 2 Kc i art. 3531 Kodeksu cywilnego. Należy przy tym wskazać, że dokonując wykładni oświadczenia woli, należy uwzględnić także okoliczności towarzyszące zawarciu umowy.
W wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 22 lutego 2021 r. (sygn. akt I AGa 142/20) czytamy:
Dyrektywy wykładni oświadczeń woli zawarte w art. 65 k.c. wymagają - poza kontekstem językowym - uwzględnienia całokształtu oświadczeń woli składających się na treść czynności prawnych przy uwzględnieniu okoliczności towarzyszącym ich złożeniu. Dokonując takiej oceny należy brać pod uwagę całą sekwencję zdarzeń poprzedzających złożenie oświadczenia definitywnego, a także wszelkie oświadczenia oraz zachowania stron wcześniejsze, jak i późniejsze, tworzące kontekst sytuacyjny.
Przy zawarciu umowy strony ustaliły sposób przekazywania faktur sprzedaży przez plik pobierany przez księgową, zatem zasady wykładni umów przemawiałyby za tym, aby obowiązek dostarczania kompletnej dokumentacji odnosił się w rozpatrywanym przypadku do dokumentów innych niż faktury sprzedażowe wystawiane przez ten program. Inna interpretacja obciążałby niesłusznie klienta wszelkim ryzykiem przy dostarczaniu dokumentów, nawet jeśli zachował należytą staranność.
Ryzyko związane z obowiązkiem pobierania faktur przez biuro rachunkowe (także tych z KSeF)
Jeśli biuro rachunkowe pobiera dokumenty sprzedaży w pliku, który samo generuje z udostępnionego przez siebie oprogramowania, powinno zweryfikować, czy wszystkie faktury zostały zaimportowane. W przedmiotowej sytuacji, gdyby tylko księgowa odczytała informację o liczbie faktur sprzedaży wystawionych przez klienta i porównała z liczbą faktur w pliku, to mogłaby zauważyć brak. Przyjmując na siebie obowiązek pobierania faktur sprzedaży, biuro nakłada na siebie również ryzyko tego, że nie wszystkie zostaną wygenerowane do pliku.
Powyższy przypadek wskazuje również na ryzyko, które przejmie na siebie biuro, jeśli zobowiąże się do pobierania faktur z KSeF w imieniu klientów. O wiele bezpieczniej dla biura rachunkowego byłoby, gdyby plik z pobranymi fakturami z KSeF przekazywał klient, gdyż wtedy to on z reguły ponosiłby konsekwencję braku kompletności dokumentów.
Podstawa prawna
art. 58 § 2, art. 65 § 2, art. 3531, art. 471, art. 472 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. z 2023 r. poz. 1610 ; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1933
Marcin Szabłowski
adwokat
