Zasady rozliczania VAT w systemie kaucyjnym - objaśnienia resortu finansów

Ministerstwo Finansów opublikowało objaśnienia podatkowe dotyczące zasad rozliczania podatku VAT w transakcjach związanych z systemem kaucyjnym, który zacznie obowiązywać od 1 października 2025 roku. Zgodnie z nowymi regulacjami, pobór kaucji na każdym etapie obrotu w łańcuchu dostaw nie będzie podlegał opodatkowaniu VAT. Obowiązek obliczenia, pobrania oraz terminowej wpłaty podatku VAT zostanie przypisany podmiotowi reprezentującemu, który w systemie kaucyjnym będzie pełnił funkcję płatnika VAT.

Rozliczenie VAT od niezwróconych opakowań

W ramach systemu kaucyjnego, od 1 października 2025 r. od opakowań objętych tym systemem, na każdym etapie obrotu produktem w opakowaniu na napoje, będzie pobierana kaucja. Kaucja pobierana za opakowania objęte systemem kaucyjnym nie jest wliczana do podstawy opodatkowania VAT, jeżeli podatnik dokonał dostawy w takim opakowaniu. Oznacza to, że pobór kaucji na każdym etapie obrotu nie podlega opodatkowaniu VAT.

Podatek VAT od kaucji będą rozliczać wyłącznie wprowadzający produkty w opakowaniach na napoje, czyli producenci i dystrybutorzy. Obowiązek ten powstaje po zakończeniu roku kalendarzowego, tylko w przypadku, gdy kaucja nie została zwrócona. Podatnicy rozliczający się miesięcznie - wykazują VAT od kaucji w deklaracji za styczeń, składanej do 25 lutego następnego roku, natomiast podatnicy rozliczający się kwartalnie - wykazują VAT w deklaracji za I kwartał, składanej do 25 kwietnia następnego roku.

Pozostali uczestnicy łańcucha dostaw nie rozliczają VAT od kaucji.

W odniesieniu do rozliczenia za rok 2025, obowiązek wykazania VAT od niezwróconych opakowań lub odpadów opakowaniowych zostanie przesunięty o miesiąc dla podatników rozliczających się miesięcznie. Pierwsze rozliczenie nastąpi w deklaracji JPK składanej za luty 2026 r., w terminie do 25 marca 2026 r..

Reprezentujący jako płatnik podatku VAT

Wprowadzający produkty w opakowaniach na napoje będą zobowiązani do przekazania pobranej kaucji podmiotowi reprezentującemu. Podmiot ten będzie pełnił rolę płatnika podatku VAT od wartości kaucji dotyczącej opakowań objętych systemem kaucyjnym, które nie zostały zwrócone.

Podmiot reprezentujący będzie zobowiązany do:

• samodzielnego obliczania i wpłacania podatku VAT - bez konieczności wezwania przez urząd skarbowy,
• dokonania wpłaty VAT najpóźniej do ostatniego dnia pierwszego miesiąca po zakończeniu roku rozliczeniowego,
• realizacji płatności na indywidualne mikrorachunki podatkowe każdego z wprowadzających.

Każdy wprowadzający wymaga osobnego rozliczenia i wpłaty na odrębny mikrorachunek. W przypadku funkcjonowania kilku systemów kaucyjnych, podmioty reprezentujące muszą zawrzeć pisemne umowy regulujące warunki rozliczania kaucji oraz wymiany opakowań między systemami. Umożliwi to prawidłowe wyliczenie kwoty podatku VAT dla każdego wprowadzającego.

Jak poinformował resort finansów, trwają prace dotyczące zmiany rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2023 r. w sprawie rodzajów podatków, opłat lub niepodatkowych należności budżetowych, których wpłata jest realizowana przy użyciu mikrorachunku podatkowego. Projektowane rozwiązanie przewiduje dodanie odrębnego symbolu płatności (VAT-KU), który będzie stosowany przez płatników podatku VAT z tytułu niezwróconej kaucji.

Obowiązki ewidencyjne

Zarówno wprowadzający produkty w opakowaniach na napoje, jak i podmiot reprezentujący będą zobowiązani do prowadzenia ewidencji w postaci elektronicznej. Ewidencja będzie zawierać dane niezbędne do określenia podstawy opodatkowania, w tym informacje o:

• wprowadzonych do obrotu opakowaniach objętych systemem kaucyjnym, z podziałem na rodzaje tych opakowań,
• liczbie i wartości pobranych w danym roku kaucji,
• zwróconych opakowaniach i odpadach opakowaniowych objętych systemem kaucyjnym, z podziałem na rodzaje.

Ewidencja podmiotu reprezentującego będzie prowadzona dodatkowo z podziałem na poszczególnych wprowadzających.

Ewidencja będzie udostępniana drogą elektroniczną na każde żądanie organu podatkowego. Oba podmioty będą przechowywać ewidencję, przez okres 5 lat od zakończenia roku, w rozliczeniu za który ustalono podstawę opodatkowania wynikającą z różnicy między pobraną kaucją za opakowania wprowadzone do obrotu a zwróconą kaucją za te opakowania lub odpady opakowaniowe w danym roku.

Źródło: Objaśnienia podatkowe z 29 sierpnia 2025 r. w zakresie zasad rozliczania na gruncie podatku od towarów i usług transakcji związanych z systemem kaucyjnym w rozumieniu art. 8 pkt 13a ustawy z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi - opubl. 2 września 2025 r. na www.podatki.gov.pl

Oprac. Katarzyna Bogucka