PROBLEM

Pracownik wybrał się służbowym samochodem na szkolenie. Został na nie skierowany przez pracodawcę. Szkolenie trwało 8 godzin, od 8.00 do 16.00. Czy do czasu pracy pracownika należy zaliczyć również czas dojazdu na szkolenie samochodem służbowym i powrotu? Czy trzeba wówczas zrekompensować pracownikowi pracę nadliczbową, ponieważ na szkolenie i dojazdy poświęcił 9 godzin? Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-16.00. Szkolenie odbywało się w dniu pracy, poza miejscowością wykonywania pracy przez pracownika.

RADA

Czas dojazdu i powrotu ze szkolenia Państwa pracownika, przypadający po godzinach pracy, nie podlega wliczeniu do czasu pracy i nie powoduje konieczności dodatkowej rekompensaty.

UZASADNIENIE

Szkolenia a czas pracy. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy). Szkolenie jest jedną z możliwych form podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Od 26 kwietnia 2023 r. obowiązują zmienione regulacje w zakresie rozliczania czasu odbywanych szkoleń. Zgodnie z nimi, jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników, niezbędnych do wykonywania danego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku, wynika z:

• postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego,
• regulaminu,
• przepisów prawa,
• umowy o pracę,
• polecenia przełożonego,

to takie szkolenia odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika.

Natomiast czas takiego szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy (art. 94¹³ Kodeksu pracy). Oznacza to, że jeśli udział pracownika w szkoleniu stanowił realizację polecenia pracodawcy, który skierował pracownika na szkolenie, wówczas godziny trwania szkolenia są wliczane do czasu pracy pracownika. Tak było w przypadku Państwa pracownika.

Czas dojazdu na szkolenie. Jeśli chodzi o czas dojazdu na szkolenie i czas powrotu z miejsca odbywania się szkolenia, to do czasu pracy pracownika wlicza się tylko taki czas, który przypada na jego godziny pracy wynikające z ustalonego rozkładu lub harmonogramu czasu pracy. Czas jazdy przypadający poza tymi godzinami nie jest wliczany do czasu pracy, jeśli podczas niego pracownik nie wykonuje pracy. Tak wynika m.in. z wyroku Sądu Najwyższego z 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76).

Szkolenia a podróż służbowa. Jeśli chodzi o szkolenia, których celem jest podnoszenie kwalifikacji pracownika, to wyjazd na takie szkolenie co do zasady nie spełnia definicji podróży służbowej określonej w art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy.

Aby uznać wyjazd za podróż służbową, muszą zostać spełnione łącznie 3 warunki:

• podstawę wyjazdu stanowi polecenie pracodawcy,
• w trakcie wyjazdu pracownik wykonuje zadanie służbowe,
• zadanie służbowe wykonywane jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Natomiast celem wyjazdu na szkolenie jest zdobywanie lub uzupełnianie przez pracownika wiedzy i umiejętności zawodowych. Pracownik nie wykonuje w czasie szkolenia zadań służbowych.

Ponadto podstawy wyjazdu na szkolenie nie stanowi polecenie pracodawcy. Szkolenie następuje bowiem z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Udział w szkoleniu stanowi formę podnoszenia przez pracownika kwalifikacji zawodowych.

Pomimo to wielu pracodawców decyduje się na rozliczanie wyjazdów na szkolenia jako podróży służbowych i taka praktyka nie stanowi błędu.

Zdarzają się także przypadki, gdy wyjazd na szkolenie wiąże się dla pracownika z wykonywaniem obowiązków służbowych, np. gdy pracownik jest prowadzącym szkolenie lub zajmuje się organizacją szkolenia. W takim przypadku wyjazd pracownika na szkolenie będzie zwykłą podróżą służbową.

Zatem udział pracownika w szkoleniu odbywa się w ramach polecenia wyjazdu służbowego. Wówczas czas pracy pracownika przebywającego w podróży służbowej należy rozliczać zgodnie z poniższymi zasadami:

• do czasu pracy wlicza się czas faktycznego przebywania na szkoleniu (tj. w przypadku wskazanym w pytaniu czas trwania szkolenia w godzinach 8.00-16.00),
• czas odbywania podróży służbowej samochodem służbowym, czyli czas przejazdu, będzie zaliczany do czasu pracy wtedy, gdy pracownik podczas tej podróży wykonuje pracę, chyba że przypada na harmonogramowe godziny pracy pracownika,
• jeżeli jedynym celem podróży jest przewóz pracowników i pracownikowi zlecono - poza godzinami normalnej pracy - dodatkowe obowiązki kierowcy, czas przejazdu w tej sytuacji oznacza jednocześnie czas pracy (wyrok SN z 4 kwietnia 1979 r., I PRN 30/79, OSNC 1979/10/202).

Zatem gdyby Państwa pracownik został zobowiązany przez pracodawcę do zawiezienia na szkolenie innych pracowników, a następnie do odwiezienia ich po szkoleniu do domów, wówczas czas takiej jazdy zostałby mu zaliczony do czasu pracy, nawet gdyby przypadała ona poza godzinami pracy pracownika.