KIS wyjaśnia zasady odliczania VAT przy użytkowaniu samochodów osobowych

Podatnicy, którzy prowadzą działalność gospodarczą opodatkowaną (niezwolnioną) i wykorzystują w niej swoje samochody osobowe, mogą korzystać z odliczenia VAT na zasadach określonych w art. 86a i nast. ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Ustawodawca przewidział również odstępstwo od zasady 50% odliczenia podatku i określił sytuacje, w których podatnik może skorzystać z pełnego, czyli 100% odliczenia podatku.

Jaka jest ogólna zasada odliczania VAT od samochodów osobowych

Zgodnie z zasadą ogólną podatnik może skorzystać z odliczenia VAT w wysokości 50% podatku wykazanego w fakturze, ale także wynikającego z dokumentów celnych, deklaracji importowej oraz decyzji wydawanych przez naczelnika urzędu celno-skarbowego. Odliczenie to dotyczy również kwoty podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów i usług oraz dostawy, dla której podatnikiem jest nabywca. Ograniczenie kwoty odliczenia do 50%, zgodnie z decyzją wykonawczą Rady UE z 17 grudnia 2013 r., jest efektem przyjętego uproszczenia, że tego typu pojazdy jak samochody osobowe, z uwagi na swoją konstrukcję, są wykorzystywane do celów mieszanych, tzn. nie tylko do celów działalności gospodarczej, ale również do celów prywatnych podatnika lub jego pracowników (bez badania realnego wykorzystania tych pojazdów).

Od jakich wydatków związanych z samochodem osobowym można odliczać VAT

Rodzaje wydatków związanych z samochodami osobowymi, od których możliwe jest odliczenie podatku naliczonego, to wydatki z tytułu:

• nabycia, importu lub wytworzenia pojazdów (np. zakup samochodu czy też części służących do wytworzenia samochodu, wpłata zaliczki na zakup samochodu),
• nabycia lub importu części składowych do tych samochodów (np. zakup szyb, opon do samochodu, montaż instalacji gazowej),
• użytkowania tych samochodów na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze (np. czynsz, raty lub inne płatności wynikające z takiej umowy),
• nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego, gazu czy energii wykorzystywanych do napędu tych pojazdów,
• naprawy czy konserwacji tych samochodów,
• nabycia innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem samochodów (np. opłaty za parking, przejazd autostradą, płyn do spryskiwaczy, zakup gaśnicy samochodowej).

Kiedy podatnik może odliczyć 100% VAT naliczonego od wydatków związanych z samochodem osobowym

Ustawodawca przewidział również odstępstwo od zasady 50% odliczenia podatku i określił sytuacje, w których podatnik może skorzystać z pełnego, czyli 100% odliczenia podatku.

Pełne odliczenie jest możliwe w przypadku wydatków związanych z samochodami osobowymi, które podatnik wykorzystuje wyłącznie do działalności gospodarczej.

Samochody osobowe mogą być uznane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

1. Sposób wykorzystywania samochodów osobowych przyjęty przez podatnika, zwłaszcza określony w zasadach ich używania, wyklucza ich użycie do celów prywatnych.

Podatnik może ustalić takie zasady używania samochodów, wprowadzając w firmie regulaminy, umowy, zarządzenia i podejmując dodatkowe działania zabezpieczające ich wykonanie. Oczywiście działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności przedsiębiorstwa i sposobu używania dla jego celów samochodów. Wprowadzone zasady muszą pozwalać na obiektywne potwierdzenie, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości jego użytku do celów prywatnych podatnika ani jego pracowników. Warunki te nie będą spełnione, w sytuacji gdy podatnik wprowadzi regulamin używania samochodów, ale nie zapewni efektywnego nadzoru nad jego przestrzeganiem (tzn. nie będzie można zweryfikować, czy wprowadzony zakaz użytku prywatnego jest respektowany).

2. Wykluczenie użytku prywatnego potwierdza ewidencja przebiegu pojazdu, którą podatnik prowadzi dla tych samochodów przez cały okres wykorzystywania ich wyłącznie dla celów działalności gospodarczej.

Jakie elementy musi zawierać prawidłowa ewidencja przebiegu pojazdu

Prawidłowo prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego - na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, który obejmuje:

• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd - dokąd),
• liczbę przejechanych kilometrów,
• imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,

potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Kiedy prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wymagane

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wymagane w przypadku samochodów osobowych przeznaczonych wyłącznie do:

1. odprzedaży,
2. sprzedaży - w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
3. oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

- jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów jest przedmiotem działalności podatnika.

W jakim terminie należy złożyć informację VAT-26

Jeżeli podatnik wykorzystuje samochód osobowy wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i chce odliczać 100% VAT, powinien złożyć informację VAT-26.

VAT-26 należy złożyć w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik poniósł pierwszy wydatek związany z samochodem, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji JPK_V7.

Przez poniesienie pierwszego wydatku należy rozumieć:

• wpłatę zaliczki na poczet zakupu samochodu lub towaru/usługi do tego pojazdu, lub też nabycie samochodu lub towaru/usługi - w zależności od tego, która z tych sytuacji wystąpiła jako pierwsza,
• • ubezpieczenie samochodu.

W przypadku importu samochodów pierwszy wydatek ma miejsce w dniu zapłaty należności celnych lub podatkowych (w zależności od tego, która należność uregulowana zostanie wcześniej).

Jakie są skutki niezłożenia informacji VAT-26 w terminie

Jeżeli podatnik nie złoży VAT-26 w wymaganym terminie, to prawo do pełnego odliczenia podatku będzie mu przysługiwało dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym podatnik złoży informację VAT-26. Natomiast do tego czasu podatnik będzie mógł skorzystać z odliczenia w wysokości 50% podatku.

Jakie są zasady korekty podatku naliczonego odliczonego przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu pojazdu

Korekta podatku dotyczy sytuacji, gdy podatnik nabył samochód osobowy:

1. z pełnym prawem do odliczenia, w związku z przeznaczeniem go do wykorzystania wyłącznie w działalności gospodarczej, a następnie w okresie 60 miesięcy od nabycia zmienia jego przeznaczenie i wykorzystuje go również do innych celów niż działalność gospodarcza - występuje wówczas obowiązek zmniejszenia odliczonego podatku naliczonego, w odpowiedniej proporcji do pozostałego okresu korekty,
2. z ograniczonym do 50% prawem do odliczenia, a następnie w okresie 60 miesięcy od nabycia dokonuje sprzedaży opodatkowanej samochodu lub przeznacza go do użytku wyłącznie w działalności gospodarczej - podatnikowi przysługuje wówczas prawo zwiększenia podatku do odliczenia, jednakże w odpowiedniej proporcji do pozostałego okresu korekty.

Powyższy system korekt dotyczy samochodów osobowych o wartości początkowej powyżej 15 tys. zł. Samochody o wartości do 15 tys. zł podlegają 12-miesięcznej korekcie.

Pozostałe wydatki, takie jak czynsz/raty z tytułu używania samochodu na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu nie podlegają korekcie, o której mowa powyżej. Odliczenie tych wydatków odbywa się bowiem na bieżąco, tzn. jest możliwość bieżącej weryfikacji sposobu wykorzystania i zmiany przeznaczenia samochodu (nie jak w przypadku zakupu na własność, gdzie odliczenie odbywa się "z góry").

Co zrobić w przypadku wątpliwości związanych z odliczeniem VAT od samochodów

Podatnik, który ma wątpliwości co do prawidłowości swoich rozliczeń w związku z nabyciem i użytkowaniem samochodów osobowych, może zapoznać się z interpretacjami indywidualnymi wydanymi w podobnych sprawach. Trzeba jednak mieć świadomość, że interpretacje indywidualne wydane dla "innych podatników" chronią wyłącznie wnioskodawców. Kierowanie się stanowiskiem fiskusa zawartym w "cudzych" interpretacjach indywidualnych nie chroni innych podatników. Wyjątkiem jest sytuacja, w której można uznać istnienie "utrwalonej praktyki interpretacyjnej", ale nieliczne są przypadki, w których organy podatkowe uznają prawo podatnika do korzystania z ochrony wynikającej z takiej praktyki.-

Ochronę przed ryzykiem nieprawidłowości przy odliczaniu VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym można uzyskać, występując z własnym wnioskiem o interpretację indywidualną. W celu uzyskania interpretacji indywidualnej we własnej sprawie można złożyć wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej ORD-IN lub, gdy sprawa dotyczy więcej zainteresowanych, wniosek ORD-WS (tzw. wniosek wspólny) do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

• listownie - ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała,
• przez Internet - za pomocą elektronicznej platformy usług administracji publicznej e-PUAP, wykorzystując adres skrytki Krajowej Informacji Skarbowej: /KIS/wnioski,
• za pomocą portalu e-Urząd Skarbowy lub
• systemu e-doręczeń na adres AE:PL-95202-60557-SAHRJ-25.

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego jest niezbędnym elementem każdego wniosku o interpretację. KIS wskazał, jakie elementy powinien zawierać opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego wniosku o interpretację indywidualną w sprawie odliczania VAT od wydatków na samochód osobowy.

KIS radzi, aby w takim wniosku wnioskodawca podał w szczególności następujące informacje:

• jaki rodzaj działalności prowadzi, czy wykonuje czynności opodatkowane, zwolnione, inne,
• jakie wydatki ponosi, co do których ma wątpliwości, czy przysługuje mu prawo do odliczenia,
• czy kupił auto, czy użytkuje je na podstawie umów (należy wskazać jakich),
• jeśli nabył auto - wskazał, w jaki sposób, jakie dokumenty nabycia posiada,
• opisał, w jaki sposób będą użytkowane samochody i gdzie będą parkowane,
• opisał, jakie regulaminy, zarządzenia wprowadził, i co z nich wynika,
• opisał, w jaki sposób kontroluje ich wykonanie.

ŹRÓDŁO:

informacje prasowe KIS z 20 czerwca 2025 r. pt. "KIS radzi: Odliczenie VAT przy użytkowaniu samochodów osobowych " - opubl. 24 czerwca 2025 r. na www.eureka.mf.gov.pl

oprac. Ewa Sławińska