Pracodawca może umówić się z pracownikiem, że do realizacji przypisanych mu obowiązków służbowych będzie wykorzystywał prywatny samochód, a w zamian otrzyma odpowiednią rekompensatę związanych z tym kosztów. Porozumienie w tym zakresie powinno zostać zawarte w formie odrębnej umowy cywilnoprawnej.

Wypłata należnych zatrudnionemu kwot z racji korzystania ze swojego pojazdu w celach firmowych może następować:

• w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub
• na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).

Należności te należy traktować jak przychód ze stosunku pracy.

Wyłączenie z podstawy wymiaru składek ZUS z tytułu zwrotu kosztów używania pojazdu dla potrzeb pracodawcy. Wyłączenie z podstawy wymiaru składek ZUS obejmuje kwoty ustalone z uwzględnieniem stawek i limitów określonych w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego).

Znajduje to potwierdzenie chociażby w interpretacji indywidualnej ZUS z 14 marca 2025 r. (DI/200000/43/199/2025).

Od ryczałtowego zwrotu kosztów używania pojazdu prywatnego na potrzeby zakładu pracy w jazdach lokalnych nie nalicza się składek ZUS, pod warunkiem że jest on obliczony jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu nieprzekraczającej wartości wskazanych w przywołanym rozporządzeniu i miesięcznego limitu kilometrów, który nie może przekroczyć:

• 300 km - w gminie/mieście do 100 000 mieszkańców,
• 500 km - w gminie/mieście ponad 100 000 do 500 000 mieszkańców,
• 700 km - w gminie/mieście ponad 500 000 mieszkańców,
• 1500 km - w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych,
• 3000 km - w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej.

Z kolei stawka za kilometr nie może być wyższa niż:

1) dla samochodu osobowego:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,89 zł,
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 1,15 zł,

2) dla motocykla - 0,69 zł,

3) dla motoroweru - 0,42 zł.

Pomniejszenie ryczałtu w razie nieobecności pracownika. Ryczałt należny tytułem rekompensowania wydatków ponoszonych przez pracownika na lokalne jazdy służbowe prywatnym pojazdem powinien ulegać pomniejszeniu o 1/22:

• za każdy dzień, w czasie którego pojazd nie był używany służbowo, oraz
• za każdy dzień nieobecności w miejscu pracy z powodu:

- choroby,

- urlopu,

- podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności.

Wskazany ryczałt wypłaca się na podstawie pisemnego oświadczenia zatrudnionego o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Powinno ono zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę podanych powyżej dni, skutkujących koniecznością obniżenia ryczałtu.

Odnośnie do omawianego wyłączenia składkowego trzeba dodatkowo zwrócić uwagę na to, że:

• nie jest wymagane, aby pojazd wykorzystywany do jazd służbowych był własnością zatrudnionej osoby,
• w sytuacji gdy pracodawca oferuje jako zwrot kosztów użytkowania prywatnego pojazdu do realizacji zadań służbowych wyższe kwoty niż te należne przy zastosowaniu przepisów rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - nadwyżka podlega oskładkowaniu.