Obowiązki pracodawcy w zakresie sporządzania harmonogramów czasu pracy

Podstawą dobrego planowania czasu pracy są tworzone harmonogramy, które powinny być przekazywane pracownikom, co najmniej tydzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczą. Pracodawca w trakcie okresu rozliczeniowego może tworzyć także harmonogramy cząstkowe - nie mniejsze jednak niż miesiąc.

Tworzenie harmonogramów czasu pracy »»»

Kiedy pracodawca nie ma obowiązku tworzenia harmonogramu

Obowiązek sporządzania harmonogramu czasu pracy jest uregulowany przepisami Kodeksu pracy. Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc (art. 129 § 3 k.p.). Pracodawca jest też zobowiązany przekazać pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Rozkład może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej.

Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania harmonogramu czasu pracy, jeżeli:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia o systemach i rozkładach czasu pracy oraz przyjętych okresach rozliczeniowych czasu pracy, o którym mowa w art. 150 § 1 k.p., albo z umowy o pracę,
• pracownik jest zatrudniony w zadaniowym systemie czasu pracy (wówczas sam ustala rozkład czasu pracy),
• na pisemny wniosek pracownika pracodawca stosuje do niego ruchomy czas pracy,
• na pisemny wniosek pracownika pracodawca ustalił mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Przez pojęcie "prawo pracy" należy w tym przypadku rozumieć przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia przepisów wewnątrz­zakładowych (układy zbiorowe pracy, regulaminy, porozumienia zbiorowe).

Co powinien zawierać harmonogram czasu pracy

Pomimo że przepisy prawa pracy nie określają wprost, jak harmonogram powinien wyglądać, jednak w związku z regulacjami zawartymi w przepisach o czasie pracy i urlopach wypoczynkowych uwzględnia się w nim:

• odpowiednią liczbę dni pracy w okresie rozliczeniowym czasu pracy, w tym:

- dni wolne od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,

- dni wolne od pracy udzielone w zamian za pracę w niedzielę i święto;

• godziny pracy w dniu "roboczym";
• godziny rozpoczynania i kończenia pracy - w ramach obowiązującego pracownika systemu czasu pracy.

Harmonogram czasu pracy nie powinien zawierać:

• planu pracy z naruszeniem przepisów o odpoczynku dobowym i tygodniowym, dobie pracowniczej, dniach wolnych od pracy,
• planowania pracy w godzinach nadliczbowych,
• planu urlopów pracowników,
• wyłącznie dobowego wymiaru czasu pracy (bez przedziału godzin pracy od-do).

Zmiany w harmonogramie czasu pracy

harmonogram czasu pracy, nie może być dowolnie zmieniany przez pracodawcę. Takie działania mogą zostać uznane za obejście przepisów prawa pracy. Niedopuszczalne jest w szczególności:

• modyfikowanie rozkładu ze względu na zwiększenie pracy/produkcji w jednej części okresu rozliczeniowego,
• modyfikowanie rozkładu ze względu na nieobecność urlopową innego pracownika, która została przewidziana wcześniej w planie urlopów,
• dokonywanie zmian w celu "zredukowania" godzin nadliczbowych,
• dokonywanie ciągłej modyfikacji harmonogramu ze względu na bieżące potrzeby pracodawcy.

Modyfikacja rozkładów czasu pracy jest możliwa tylko w przypadku wystąpienia szczególnych, wcześniej nieprzewidzianych okoliczności, które "wymuszają" na pracodawcy ich zmianę. Do takich okoliczności należą np. choroba pracownika lub nieoczekiwany urlop "na żądanie". Należy przyjąć, że zasady dokonywania zmiany rozkładów czasu pracy powinny zostać określone w przepisach wewnątrzzakładowych.