Nowa struktura faktury FA(3) wystawianej w KSeF

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowej struktury faktury FA(3), która będzie obowiązywała od 1 lutego 2026 r. Zastąpi strukturę FA(2) obowiązującą do czasu wejścia w życie obowiązkowego KSeF. W nowej strukturze, w porównaniu do obecnej, wprowadzono ponad 20 zmian, które były zgłaszane podczas konsultacji. Najważniejsza z nich dotyczy możliwości oznaczania na fakturze podmiotów, które faktycznie dokonują zakupów (jednostki organizacyjne gminy, członkowie grup VAT czy pracownicy).

Od kiedy nowa struktura FA(3)

Od 1 lutego 2026 r. obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej wystawianej w KSeF będzie struktura logiczna FA(3). Oznacza to, że do wszystkich faktur ustrukturyzowanych wystawianych od 1 lutego 2026 r. w KSeF będziemy stosowali nową strukturę. Do tego czasu stosujemy strukturę FA(2). Jak poinformowało Ministerstwo Finansów, strukturę logiczną e-faktury w wersji FA(3) będziemy wykorzystywać od 1 lutego 2026 r. także do wystawienia:

• faktur korygujących, w sytuacji gdy faktura pierwotna, której dotyczy faktura korygująca, została wystawiona przed 1 lutego 2026 r. przy użyciu struktury FA(2) lub FA(1),
• faktur rozliczających, w przypadku gdy faktura zaliczkowa została wystawiona przed 1 lutego 2026 r. przy użyciu struktury FA(2) lub FA(1).

Robocza wersja struktury logicznej FA(3) jest dostępna na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/.

Dane pracownika na fakturze

Nowym rozwiązaniem, które pojawiło się w strukturze logicznej w wersji FA(3), jest możliwość oznaczania zakupów dokonywanych przez pracowników w imieniu pracodawcy.

W tym celu w sekcji Podmiot3 w polu Rola trzeba będzie wpisywać znacznik 11 - "Pracownik". W takim przypadku sprzedawca będzie musiał poza wskazaniem wartości "11" w polu Rola w elemencie DaneIdentyfikacyjne w polu BrakID podać "1", a w polu Nazwa imię i nazwisko pracownika. Będzie można również wskazać dane adresowe pracownika (element Adres, AdresKoresp) i jego dane kontaktowe (element DaneKontaktowe zawierający pola Email i Telefon), ale są to pozycje fakultatywne.

Nowa rola została wprowadzona, aby usprawnić rozliczanie tzw. wydatków pracowniczych (gdy np. pracownik w trakcie podróży dokonuje zakupów).

Faktury wystawiane dla JST

Więcej danych będzie zawierała również faktura wystawiona dla JST, gdy zostanie zgłoszone sprzedawcy, że są to zakupy dla ich jednostek organizacyjnych. W nowej strukturze w sekcji Podmiot2 wprowadzono znacznik, który pozwoli wskazać, czy faktura dotyczy jednostki organizacyjnej JST czy nie. Dzięki temu faktura będzie trafiała do tej jednostki.

Gdy faktura będzie dotyczyła jednostki organizacyjnej, np. zakładu budżetowego, a nie bezpośrednio gminy, to w sekcji Podmiot2 w polu JST wystawca faktury będzie musiał wpisać znacznik "1". Natomiast gdy faktura nie będzie dotyczyła jednostki organizacyjnej, tylko bezpośrednio JST, trzeba będzie wpisać znacznik "2".

W przypadku wskazania "1" w polu JST trzeba będzie również wypełnić sekcję Podmiot3, wpisując dane jednostki organizacyjnej, której dotyczą zakupy. W szczególności należy pamiętać o podaniu numeru NIP lub IDWew jednostki organizacyjnej oraz określeniu jej roli w polu Rola, wpisując "8" - JST - odbiorca.

Faktury dla członków grupy VAT

W taki sam sposób jak dla JST będą wystawiane faktury dla grup VAT. W sekcji Podmiot2 będą wskazywane dane grupy VAT, a polu GV wpisywany znacznik:

• "1" - w przypadku gdy faktura będzie dotyczyła członka grupy VAT,
• "2" - w przypadku gdy faktura nie będzie dotyczyła członka grupy, tylko całej grupy.

W przypadku wskazania "1" w polu GV trzeba będzie również wypełnić sekcję Podmiot3, wpisując dane członka grupy, do którego ma trafić faktura. W szczególności należy pamiętać o podaniu jego numeru NIP lub IDWew oraz określeniu roli w polu Rola jako "10" - członek GV - odbiorca.

Załączniki do faktury

Nowa struktura będzie umożliwiała dołączenie do faktury załącznika w formie ustrukturyzowanej. Jak wynika z projektu ustawy zmieniającej ustawę o VAT, będzie to możliwe po zgłoszeniu Szefowi KAS takiego zamiaru. Załącznik będzie można dołączyć do faktury w przypadku czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cen jednostkowych netto). Zgłoszenie będzie można złożyć za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym, najwcześniej od 1 stycznia 2026 r.

Zmiany w polach dotyczących informacji o płatnościach

Wprowadzono również wiele zmian dotyczących wpisywania informacji o płatnościach na fakturze.

Umożliwiono wskazanie formy płatności odrębnie dla każdej z częściowych płatności (pole FormaPlatnosci w ZaplataCzesciowa) czy podawanie na fakturze linka do płatności (pole LinkDoPlatnosci w TerminPlatnosci) lub identyfikatora płatności KSeF (pole IPKSeF w TerminPlatnosci), generowanych przez operatora płatniczego.

Zlikwidowano obowiązek podawania terminu płatności wyłącznie w formie daty w przypadku chęci podania terminu płatności na fakturze. Termin ten będzie można również wskazać poprzez określenie daty początkowej i liczby dni od tej daty, np. 14 dni od dnia wystawienia faktury. W takim przypadku podatnik wpisze ten opis w polu TerminOpis. Gdy termin płatności będzie wskazany w formie daty, zostanie wpisany w polu Termin. Wypełnianie pól wskazujących na termin płatności nie jest obowiązkowe.

Pozostałe zmiany w strukturze FA(3)

W nowej schemie wprowadzono również klika zmian technicznych umożliwiających zapis danych na fakturze.

Dlatego zwiększono do 512 znaków możliwość dokonywania opisu nazw towarów i świadczonych usług (pole P_7). Zmieniono także:

• format rachunku bankowego oraz identyfikatorów podatkowych w celu uwzględnienia maksymalnej długości numeru oraz wystąpienia znaków specjalnych,
• zakres dat umów (pole DataUmowy) i zamówień (pole DataZamowienia), co umożliwi wpisywanie dat począwszy od 1990 r.

W sekcji Podmiot3 zlikwidowano obowiązek podawania adresu.