Nowe zasady zatrudniania cudzoziemców od 1 czerwca 2025 r.

Rynek pracy w Polsce dynamicznie się zmienia, a zatrudnianie cudzoziemców jest dla wielu pracodawców kluczowym elementem strategii kadrowej. W odpowiedzi na wyzwania związane ze skomplikowanymi procedurami, długim czasem oczekiwania na decyzje i potrzebą walki z nielegalnym zatrudnieniem ustawodawca wprowadził nową ustawę o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP, która obowiązuje od 1 czerwca 2025 r.

Obowiązujące do 31 maja 2025 r. przepisy dotyczące legalizacji pracy cudzoziemców opierały się w zasadzie na dwóch procedurach:

• zezwoleniach na pracę,
• oświadczeniach o powierzeniu pracy (jako uproszczonej i szybszej formie powierzania pracy obywatelom Ukrainy, Białorusi, Armenii, Mołdawii i Gruzji).

Wchodzące w życie 1 czerwca 2025 r. nowe regulacje nie wprowadziły rewolucji w tym systemie. Nadal zatrudnienie cudzoziemca wymaga od pracodawcy czy zleceniodawcy uzyskania zezwolenia na pracę (w urzędzie wojewódzkim) lub zarejestrowania oświadczenia o powierzeniu pracy (w powiatowym urzędzie pracy).

Nowe przepisy mają jednak na celu:

• uszczelnienie tego systemu, by nie był on wykorzystywany do napływu cudzoziemców, którzy nie zamierzają podejmować pracy, oraz
• elektronizację, która pozwoli na szybkie załatwianie spraw.

Ponadto nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom), choć wprowadza potencjalne ułatwienia (elektronizacja, brak testu rynku pracy), to również nakłada szereg nowych i bardziej rygorystycznych obowiązków na pracodawców dotyczących weryfikacji pobytu, formy umowy i terminowych powiadomień elektronicznych. Zwiększają się także sankcje i katalog przesłanek odmowy zezwolenia na pracę cudzoziemca.

Cyfryzacja i centralny system teleinformatyczny

Jedną z najważniejszych zmian było wprowadzenie centralnego systemu teleinformatycznego. To właśnie za jego pośrednictwem pracodawcy (podmioty powierzające pracę) będą mogli składać wnioski o zezwolenia na pracę, kopie umów z cudzoziemcami, powiadomienia oraz środki zaskarżenia. Decyzje administracyjne również będą doręczane elektronicznie. System ten ma służyć usprawnieniu przepływu informacji między różnymi organami (wojewodami, starostami, PIP, Strażą Graniczną, KAS, ZUS) oraz ułatwić weryfikację legalności zatrudnienia i pobytu.

System teleinformatyczny zostanie dostosowany do nowych przepisów od:

• 1 lipca 2025 r. - w przypadku oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i zezwoleniu na pracę sezonową,
• 1 sierpnia 2025 r. - w przypadku zezwolenia na pracę.

W okresie odpowiednio do 1 lipca oraz do 1 sierpnia 2025 r. pracodawcy nie muszą przekazywać kopii umowy zawartej z cudzoziemcem do organu, który wydał zezwolenie lub dokonał wpisu oświadczenia do ewidencji.

W praktyce oznacza to konieczność dostosowania się do elektronicznego trybu komunikacji z urzędami. W przypadku awarii systemu czynności, które powinny być wykonane w określonym terminie, będą musiały zostać dokonane najpóźniej pierwszego dnia roboczego po usunięciu nieprawidłowości.

Likwidacja "testu rynku pracy"

Postępowanie w sprawach zezwoleń na pracę nadal będzie prowadził wojewoda. Kluczową zmianą jest rezygnacja z wymogu przedstawiania informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy (tzw. test rynku pracy). Rozwiązanie to ma przyspieszyć i uprościć procedurę wydawania zezwoleń na pracę.

W praktyce likwidacja testu rynku pracy jest po prostu likwidacją procedury, która stała się niepotrzebną, biurokratyczną formalnością. W efekcie jest pewnym ułatwieniem dla pracodawców.

Starosta nadal będzie jednak mógł wpływać na rynek pracy poprzez możliwość tworzenia list zawodów, w przypadku których, ze względu na znaczące pogorszenie sytuacji na lokalnych rynkach pracy, będzie odmawiał wydania zezwolenia.

Zmiany w zezwoleniach na pracę dla cudzoziemców

Nowym, obligatoryjnym warunkiem udzielenia zezwolenia na pracę jest wymóg, aby wymiar czasu pracy cudzoziemca nie był niższy niż 1/4 etatu. Celem tej zmiany jest przeciwdziałanie nadużyciom, gdzie zezwolenia uzyskiwane są na minimalny wymiar, a praca wykonywana jest w pełnym wymiarze czasu pracy, a wynagrodzenie wypłacane jest "pod stołem". Ponadto, nadal tak jak miało miejsce dotychczas, pracodawca ma obowiązek zapewnienia wynagrodzenia porównywalnego do wynagrodzeń pracowników polskich na porównywalnych stanowiskach. Wojewódzkie urzędy pracy mają obowiązek dokonywania analiz wynagrodzeń na lokalnych rynkach i przekazywania ich dalej, co ma ułatwić weryfikację tego warunku.

Likwidacja przedłużenia zezwolenia na pracę

Pracodawca, który zamierza kontynuować zatrudnienie cudzoziemca, musi złożyć wniosek o nowe zezwolenie. W trakcie procedury uzyskania nowego zezwolenia praca może być kontynuowana, a jednocześnie wniosek o zezwolenie dla tego samego cudzoziemca ma być priorytetowo rozpatrywany.

Ustawodawca przewiduje przypadki, w których nie będzie trzeba występować o nowe zezwolenie na pracę (art. 18 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Praca może być kontynuowana na dotychczasowym zezwoleniu, jeżeli:

• nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca pobytu stałego, nazwy lub formy prawnej:

- podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi,

- podmiotu, do którego pracownik jest delegowany przez podmiot zagraniczny,

- pracodawcy użytkownika;

• nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
• nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.

O zmianie powyższych okoliczności trzeba będzie jednak powiadomić wojewodę.

Podobnie jak dotychczas, zmiana stanowiska/charakteru pracy na okres do 30 dni w roku kalendarzowym wymaga jedynie powiadomienia wojewody.

Rodzaje zezwoleń na pracę

Nowa ustawa przewiduje następujące rodzaje zezwoleń na pracę:

• zezwolenie dla polskiego podmiotu powierzającego pracę,
• zezwolenie na pracę w związku z pełnieniem funkcji,
• zezwolenie w związku z delegowaniem cudzoziemca przez podmiot zagraniczny,
• zezwolenia na pracę sezonową.

Dotychczas były trzy rodzaje zezwoleń przewidzianych dla zagranicznych pracodawców delegujących pracowników do Polski (zezwolenie C, D i E). Zezwolenia te dotyczyły cudzoziemców spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii, delegowanych do pracy w Polsce). Nowelizacja przepisów połączyła te typy w jeden typ zezwolenia (patrz wyżej).

Natomiast zezwolenia na pracę sezonową (na okres nieprzekraczający 9 miesięcy w roku, w branżach charakteryzujących się sezonowością) nadal będą wydawane przez powiatowe urzędy pracy.

Okres ważności zezwolenia

Nie zmienił się standardowy okres, na jaki może być wydane zezwolenie na pracę dla cudzoziemca. Okres ten wynosi maksymalnie 3 lata (art. 15 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Jednocześnie ustawa przewiduje, że zezwolenie będzie wydawane na okres nie dłuższy niż 1 rok, jeżeli:

• wniosek o wydanie zezwolenia na pracę jest złożony przez polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi prowadzący działalność gospodarczą przez okres krótszy niż 1 rok lub
• czas pracy nie będzie przekraczał 1/2 pełnego wymiaru czasu pracy lub 20 godzin tygodniowo

- art. 34 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom.

Załączniki do wniosków, wysokość opłat

Wiele kwestii technicznych związanych z procedurami ma być określana rozporządzeniami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Niestety na razie ministerstwo nie opublikowało projektów tych rozporządzeń. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przewiduje, że dotychczasowe rozporządzenia wykonawcze zachowują moc do dnia wejścia w życie nowych rozporządzeń, nie dłużej jednak niż przez 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy (art. 113 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Tym samym w początkowym okresie obowiązywania ustawy nie zmieni się wysokość opłat za wydanie zezwolenia (standardowo 100 zł, w niektórych przypadkach 50 lub 200 zł). Jednakże ustawa przewiduje, że ministerstwo może ustalić rozporządzeniem wysokość opłaty, która nie może przekraczać wysokości minimalnego wynagrodzenia.

Nie zmienią się też na razie wytyczne dotyczące załączników dołączanych do wniosków o zezwolenia na pracę.

Oświadczenia o powierzeniu pracy

Uproszczoną procedurą legalizacji zatrudnienia, przeznaczoną dla obywateli Ukrainy, Białorusi, Armenii, Mołdawii i Gruzji, jest procedura oparta na oświadczeniach o powierzeniu pracy, obsługiwana przez starostów (w ich imieniu robią to powiatowe urzędy pracy). Procedura ta na razie nie została zmieniona. Oświadczenia nadal dotyczą obywateli tych pięciu wybranych państw, choć ustawa daje prawo ministerstwu pracy na wydanie rozporządzenia zmieniającego listę preferencyjnie traktowanych państw.

Podobnie jak w przypadku zezwoleń, oświadczenia należy składać elektronicznie w centralnym systemie teleinformatycznym. Warunkiem wpisu oświadczenia jest m.in. zapewnienie cudzoziemcowi porównywalnego wynagrodzenia. Oświadczenia (tak jak dotychczas) mogą być rejestrowane na maksymalnie 24 miesiące (z możliwością składania kolejnych oświadczeń dla tego samego cudzoziemca).

W umowie z cudzoziemcem należy uwzględnić warunki, które były określone w oświadczeniu. Wpis nowego oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń nie jest wymagany, jeżeli:

• nastąpiła zmiana siedziby, miejsca stałego pobytu, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nazwy lub formy prawnej polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi lub pracodawcy użytkownika,
• nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,
• zwiększono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy,
• nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca

- art. 69 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom.

Podmiot powierzający pracę ma obowiązek poinformować cudzoziemca o wpisie oświadczenia do ewidencji oraz przekazać jego kopię pracodawcy użytkownikowi przy pracy tymczasowej.

Nowe i uszczegółowione obowiązki pracodawców

Ustawa nakłada na pracodawców kilka nowych, istotnych obowiązków, których celem jest zwiększenie legalności i przejrzystości zatrudnienia (zarówno w przypadku zezwoleń na pracę, jak i przy procedurze oświadczeniowej). Są to:

• weryfikacja legalności pobytu - podmiot powierzający pracę ma obowiązek żądać od cudzoziemca okazania ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce oraz przechowywać jego kopię przez cały okres zatrudnienia i przez 2 lata po jego zakończeniu. Dokument ten musi być aktualny przez cały okres zatrudnienia (art. 4 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom);
• umowa pisemna - obowiązuje zawarcie z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy. Umowa ta powinna uwzględniać warunki określone w zezwoleniu/oświadczeniu. Ponadto umowa musi być przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca. Jeśli umowa jest w języku obcym, należy sporządzić i przechowywać tłumaczenie na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego przez 2 lata po zakończeniu pracy (art. 5 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom);
• przekazanie kopii umowy do urzędu - podmiot powierzający pracę ma obowiązek przed jej powierzeniem przekazać organowi, który wydał zezwolenie na pracę (lub wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy), kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego (art. 17 ust. 1 pkt 2, art. 68 ust. 1 pkt 2 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Wyjątkiem są umowy o pomocy przy zbiorach - wówczas termin przekazania wynosi 7 dni od powierzenia pracy;
• powiadomienie o niepodjęciu pracy - podmiot powierzający pracę ma obowiązek powiadomienia o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca:

- w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy określonej w oświadczeniu (art. 70 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom),

- w ciągu 2 miesięcy od daty wskazanej we wniosku o zezwolenie na pracę (art. 19 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Analogicznie należy informować o wcześniejszym niż to było przewidziane zakończeniu pracy cudzoziemca.

Obowiązek informowania cudzoziemca o prawie wstępowania do związków zawodowych

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi na podstawie stosunku pracy, stosunku służbowego, umowy o pracę nakładczą, umowy cywilnoprawnej lub w okresie członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, spółdzielni kółek rolniczych lub spółdzielni usług rolniczych informuje go w formie pisemnej, w języku zrozumiałym dla cudzoziemca, o prawie wstępowania do związków zawodowych, przysługującym mu na podstawie ustawy o związkach zawodowych (art. 5 ust. 4 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom).

Sankcje i kontrole - co grozi pracodawcy

Nowa ustawa zaostrza konsekwencje nieprzestrzegania przepisów. Kontrole legalności zatrudnienia i pobytu mogą prowadzić różne organy, w tym Państwowa Inspekcja Pracy, Straż Graniczna, Policja, KAS czy ZUS.

Nowy katalog wykroczeń i sankcji przewiduje m.in. karę grzywny w wysokości od 3000 zł do 50 000 zł za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi lub powierzenie jej na warunkach innych niż określone w zezwoleniu/oświadczeniu (dotychczas maksymalna wysokość kar pieniężnych wynosiła 30 000 zł). Grzywna ta ma być wymierzana proporcjonalnie do liczby cudzoziemców.

Inne wykroczenia, takie jak brak umowy pisemnej, brak jej tłumaczenia czy niedopełnienie obowiązków informacyjnych, zagrożone są karą grzywny od 1000 zł do 3000 zł. Środki z grzywien będą trafiać do Funduszu Pracy.

Odmowa wydania zezwolenia lub wpisu oświadczenia

Rozszerzeniu uległ katalog obligatoryjnych przesłanek odmowy wydania zezwolenia lub wpisu oświadczenia. Oprócz dotychczasowych (np. złożenie fałszywych danych, ukaranie za określone przestępstwa lub wykroczenia związane z zatrudnianiem cudzoziemców) nowymi obligatoryjnymi przesłankami są m.in.:

• niedopełnienie przez pracodawcę obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych i prawa podatkowego (dotychczas była to przesłanka fakultatywna),
• udaremnianie lub utrudnianie przeprowadzenia kontroli legalności powierzenia pracy w okresie 24 miesięcy przed złożeniem wniosku,
• gdy podmiot powierzający pracę został ustanowiony lub działa głównie w celu ułatwiania cudzoziemcom wjazdu na terytorium RP. Ocena ta może uwzględniać np. stosunek liczby powiadomień o niepodjęciu pracy do liczby udzielonych zezwoleń/oświadczeń, informacje o zgłoszeniu do ZUS czy liczbę uzyskanych wiz,
• gdy pracodawca użytkownik lub podmiot, do którego cudzoziemiec jest delegowany, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy cudzoziemcowi (dotychczas stosowano to tylko do podmiotu wnioskującego o zezwolenie).

Ustawa wprowadza także ograniczenia w podejmowaniu i wykonywaniu działalności gospodarczej przez niektórych cudzoziemców w formie spółek kapitałowych w zakresie spełniania powtarzających się świadczeń niepieniężnych lub świadczenia pracy/usług w zamian za akcje. Jest to odpowiedź na sygnały o nadużyciach polegających na obchodzeniu przepisów o legalizacji pracy i ubezpieczeniach społecznych.