Zatrudnianie cudzoziemców na nowych zasadach. Co się zmieniło od 1 czerwca 2025 r.?

Często zmieniające się przepisy i ich rozproszenie w kilku aktach oraz przewlekłość postępowań w urzędach są największym wyzwaniem dla pracodawców w procesie legalizacji zatrudnienia cudzoziemców - wynika z badania zrealizowanego przez ASM Research Solutions Strategy na zlecenie Konfederacji Lewiatan. Aż co czwarta firma skarży się na brak przejrzystości i spójności regulacji. 1 czerwca 2025 r. weszły w życie nowe przepisy tzw. pakietu migracyjnego, które mają uprościć procedury, ale też nakładają na pracodawców nowe obowiązki.

Na przewlekłość postępowań w urzędach konsularnych i wojewódzkich skarży się 27,3% przedsiębiorców, na często zmieniające się przepisy i ich rozproszenie w różnych źródłach narzeka 25,7% firm. Brak przejrzystych i aktualnych instrukcji dotyczących procesu uzyskania odpowiednich dokumentów to problem dla 25,3% pracodawców.

Najczęstszą formą zatrudnienia cudzoziemców jest umowa o pracę (32% firm deklarowało taki rodzaj umowy). Dość rzadko stosowano umowy cywilnoprawne (7,3%). Ich wybór był podyktowany przede wszystkim charakterem współpracy (59,1%) oraz rodzajem pracy (22,7%).

1 czerwca weszły w życie nowe przepisy ustaw z tzw. pakietu migracyjnego, które zakładają reformę zasad legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców. Celem reformy jest uproszczenie procedur, pełna elektronizacja oraz zwiększenie przejrzystości systemu. Nie zabraknie też nowych obowiązków dla pracodawców.

- Zmiany w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców częściowo odpowiadają na postulaty przedsiębiorców. Pozytywnie oceniamy elektronizację procedur i zniesienie testu rynku pracy. Jednocześnie nowe regulacje wprowadzają dodatkowe obowiązki i ograniczenia, które mogą utrudnić legalizację zatrudnienia, szczególnie w branżach zależnych od pracy migrantów. Część przepisów sformułowana jest w sposób ogólny, co rodzi wątpliwości interpretacyjne i może prowadzić do niepewności, co do ich stosowania w praktyce. Mamy jednak nadzieję, że uszczelnienie procedur przyczyni się do eliminacji nieuczciwych praktyk, co w dłuższej perspektywie może skrócić czas trwania postępowań administracyjnych i zwiększyć przewidywalność systemu - mówi Nadia Winiarska, ekspertka Konfederacji Lewiatan.

Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025 r.

Pełna elektronizacja postępowań

Cały proces legalizacji zatrudnienia cudzoziemców - od wniosku po decyzję - będzie odbywał się przez portal praca.gov.pl. System zintegruje dane m.in. z ZUS i Straży Granicznej, co powinno usprawnić kontrolę legalności zatrudniania cudzoziemców. Wprowadzona zostanie też baza wynagrodzeń, pozwalająca ocenić zgodność ofert pracy z lokalnym rynkiem.

Likwidacja testu rynku pracy

Zlikwidowano obowiązek uzyskiwania informacji starosty (tzw. testu rynku pracy). Uznano, że w warunkach niskiego bezrobocia nie jest on już skutecznym narzędziem weryfikacji dostępności pracowników. W razie pogorszenia sytuacji lokalnej możliwe będzie wprowadzenie ograniczeń - np. list zawodów niedostępnych dla cudzoziemców czy limitów zatrudnienia w poszczególnych regionach, sektorach lub przedsiębiorstwach.

Priorytetowe ścieżki i szybsze procedury

Przewidziano "fast track" dla:

• firm o znaczeniu strategicznym dla gospodarki,
• przedłużeń zezwolenia na pracę u tego samego pracodawcy,
• zawodów deficytowych.

Podobne zasady będą obowiązywać przy wydawaniu wiz i zezwoleń na pobyt czasowy i pracę.

Nowe przesłanki obligatoryjnej odmowy wydania zezwoleń na pracę lub wpisania oświadczenia do ewidencji

Nowe przepisy przewidują dodatkowe sytuacje, w których wojewoda/starosta będzie zobowiązany odmówić zalegalizowanie pracy cudzoziemca. Odmowa nastąpi m.in. wówczas, gdy:

• w okresie dwóch lat przed złożeniem wniosku o zezwolenie na pracę cudzoziemiec, mimo uzyskania wcześniejszego zezwolenia i przyjazdu do Polski, nie podjął pracy - chyba że miały na to wpływ uzasadnione przyczyny;
• pracodawca utrudniał lub udaremniał kontrole legalności zatrudnienia cudzoziemców w ciągu ostatnich dwóch lat;
• firma nie odprowadzała wymaganych składek lub podatków albo nie zgłaszała pracowników do ubezpieczeń;
• podmiot został utworzony wyłącznie w celu umożliwienia cudzoziemcom wjazdu do Polski;
• z okoliczności sprawy wynika, że cudzoziemiec byłby zatrudniony przez podmiot, który nie jest agencją pracy tymczasowej, a praca byłaby wykonywana na rzecz osoby trzeciej;
• dzień rozpoczęcia pracy nastąpi później niż 12 miesięcy w przypadku zezwolenia i później niż 6 miesięcy w przypadku oświadczenia
• wymiar czasu pracy będzie niższy niż 1/4 pełnego wymiaru czasu pracy (dotyczy zezwolenia na pracę).

Ograniczenie możliwości legalizacji pracy cudzoziemców posiadających wizy

Zgodnie z nowelizacją przepisów, pracodawcy nie będą mogli legalnie zatrudniać cudzoziemców przebywających w Polsce na podstawie określonych wiz. Możliwość wykonywania pracy stracą osoby, które wjechały na wizach wydanych przez inne państwa strefy Schengen, a także posiadających polskie wizy wydane w celach niezwiązanych z pracą, takich jak: odwiedziny, leczenie, nauka w innej formie niż studia i szkolenie zawodowe czy tranzyt, a także wizy wydane ze względu na inne okoliczności.

Nowe obowiązki informacyjne pracodawców zatrudniających cudzoziemców

Obowiązek przekazania kopii umowy przed zatrudnieniem. Nowe przepisy wprowadzają obowiązek przesyłania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem do urzędu, który wydał zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy - jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia. Dokumenty mają być przekazywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Pracodawca, który złożył oświadczenie o powierzeniu pracy, będzie zobowiązany poinformować starostę o:

• podjęciu pracy przez cudzoziemca - w terminie 7 dni,
• niepodjęciu pracy - w terminie 14 dni od wskazanego terminu rozpoczęcia zatrudnienia,
• zakończeniu pracy przed terminem - jeżeli cudzoziemiec zakończy lub nie podejmie pracy również należy o tym powiadomić urząd. Wcześniej obowiązek ten miał charakter fakultatywny. Wskutek powiadomienia wpis oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń ulega unieważnieniu z mocy prawa.

Zezwolenia na pracę - aktualizacja obowiązków informacyjnych

Pracodawca musi informować w ciągu 7 dni wojewodę o przerwach w zatrudnieniu cudzoziemca, jeżeli cudzoziemiec:

• nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od początku ważności zezwolenia,
• przerwał pracę na ponad 2 miesiące,
• zakończył zatrudnienie wcześniej niż 2 miesiące przed wygaśnięciem zezwolenia.

Dodatkowo, w terminie 7 dni należy zgłaszać zmiany dotyczące m.in.:

• siedziby, nazwy lub formy prawnej pracodawcy,
• przejęcia zakładu pracy,
• zmiany nazwy stanowiska (bez zmiany zakresu obowiązków).

Zezwolenia na pobyt czasowy i pracę - nowe obowiązki pracodawcy

Pracodawca wymieniony w jednolitym zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę będzie zobowiązany poinformować wojewodę o utracie pracy przez cudzoziemca - w terminie 15 dni od zaistnienia zdarzenia. Dotychczas obowiązek ten dotyczył wyłącznie pracownika.

Dodatkowo w tym samym terminie należy zgłosić:

• zmiany dotyczące pracodawcy lub pracodawcy użytkownika,
• przejście zakładu pracy na inny podmiot,
• zwiększenie wymiaru czasu pracy (z proporcjonalnym zwiększeniem wynagrodzenia),
• zmianę formy zatrudnienia z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę,
• zmianę nazwy stanowiska, o ile nie wiąże się ze zmianą zakresu obowiązków.

Brak możliwości uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy i pracę

Nowe przepisy rozszerzają przesłanki odmowy wszczęcia postępowania w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Nie będą mogli złożyć skutecznego wniosku cudzoziemcy przebywający w Polsce na podstawie wiz wydanych w następujących celach:

• turystycznym,
• odwiedzin u rodziny lub przyjaciół,
• udziału w imprezach sportowych,
• prowadzenia działalności kulturalnej lub udziału w konferencjach,
• odbycia studiów pierwszego i drugiego stopnia, jednolitych studiów magisterskich lub kształcenia w szkole doktorskiej,
• szkolenia zawodowego,
• nauki w innych formach niż studia,
• przyjazdu ze względów humanitarnych, z uwagi na interes państwa lub zobowiązania międzynarodowe,
• tranzytu, w tym tranzytu lotniczego,
• leczenia,
• udziału w programach wymiany kulturalnej, edukacyjnej, pomocy humanitarnej lub pracy wakacyjnej.

Ponadto, wnioski nie będą przyjmowane, jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce na podstawie:

• wizy długoterminowej wydanej przez inne państwo strefy Schengen, chyba że korzysta z prawa do mobilności na terytorium Polski,
• dokumentu pobytowego wydanego przez inne państwo strefy Schengen, chyba że korzysta z prawa do mobilności w Polsce,
• zezwolenia na wjazd wydanego przez Straż Graniczną.

Nowe obowiązki dla agencji zatrudnienia

Agencje zatrudnienia które mają zamiar wykonywać działalność w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców będą podlegały dodatkowym wymogom. Świadczenie takich usług będzie możliwe dopiero po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczeniu usługi w pozostałym zakresie. Ponadto wymagane będzie uzyskanie zmiany wpisu w rejestrze agencji zatrudnienia oraz wniesienia opłaty w wysokości 1000 zł. Agencje, które 1 czerwca 2025 r. były już wpisane do rejestru agencji zatrudnienia i świadczyły usługi na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy nie podlegają warunkowi prowadzenia działalności w okresie 2 latach. Aby kontynuować świadczenie usług al. cudzoziemców takie agencje muszą złożyć wniosek o zmianę wpisu w rejestrze do 31 sierpnia 2025 roku.

*Badanie zostało zrealizowane w maju br. przez ASM Research Solutions Strategy na reprezentatywnej grupie firm, w ramach projektu "Obserwatorium DEI".

Źródło: Konfederacja Lewiatan