Etapy wdrażania KSeF w biurze rachunkowym. Jaki model współpracy wybrać?

Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym to proces, który wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także dostosowania organizacji pracy i komunikacji z klientami. Od szkoleń, przez analizę systemów i wybór modelu współpracy, aż po opracowanie procedur - każdy etap ma znaczenie dla sprawnego funkcjonowania biura w systemie e-fakturowania. W artykule pokazujemy, jak krok po kroku przygotować biuro do obowiązkowego KSeF i jak wybrać odpowiedni model współpracy z klientem.

Etap 1. Szkolenie merytoryczne w zakresie obowiązków dotyczących KSeF

Biuro rachunkowe w pierwszej kolejności powinno zapewnić odpowiedni poziom wiedzy na temat KSeF zarówno osobom odpowiedzialnym w biurze za jego wdrożenie, jak i pracownikom księgowym, którzy obsługują klientów.

Etap 2. Analiza obecnych rozwiązań stosowanych w biurze rachunkowym

W obecnych realiach biura rachunkowe w sposób zróżnicowany mają zorganizowaną pracę z klientami. W praktyce oznacza to, że biura rachunkowe coraz częściej opierają swoją działalność na różnorodnych systemach informatycznych, które służą nie tylko do księgowania, ale również do sprawnego obiegu dokumentów oraz komunikacji z klientami. Obecnie niemal każde biuro korzysta z jednego lub kilku systemów informatycznych umożliwiających prowadzenie pełnej księgowości, uproszczonych form ewidencji, kadrowo-płacowych czy rozliczeń podatkowych. Zdecydowanie także coraz większe znaczenie zyskują narzędzia wspierające wymianę dokumentów z klientami. Proces ten rozpoczął się zwłaszcza od czasów COVID-19, kiedy to brak osobistych kontaktów z klientami, często przyzwyczajonych do przywożenia osobiście dokumentów, wymógł przekaz elektroniczny.

W wielu biurach obecnie funkcjonuje model przesyłania faktur e-mailem, jednak coraz częściej są także stosowane zintegrowane systemy umożliwiające klientom przesyłanie dokumentów, takich jak faktury kosztowe, paragony z kas fiskalnych czy umowy. Najczęściej odbywa się to poprzez dedykowane platformy, które umożliwiają załadowanie skanów dokumentów oraz ich opisanie (np. podanie daty otrzymania, rodzaju kosztu, opisanie wydatku np. jako zakup środka trwałego, wskazanie numeru rejestracyjnego dla faktury np. dotyczącej paliwa samochodowego). W efekcie końcowym biuro otrzymuje gotowe do zaksięgowania dokumenty, co znacząco skraca czas pracy i minimalizuje ryzyko błędów wynikających z nieczytelnych lub niekompletnych informacji. Dodatkowo wielu klientów biur rachunkowych korzysta z własnych programów do fakturowania, z których eksportuje dane o sprzedaży i przekazuje do księgowości. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF może być dobrym momentem, aby zastanowić się nad przeorganizowaniem obiegu dokumentów w biurze rachunkowym.

Etap 3. Analiza oczekiwań w zakresie obsługi klienta w związku z wejściem w życie KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to wyzwanie dla biur rachunkowych i ich klientów. Biuro w pierwszej kolejności powinno ocenić, w jaki sposób chce wdrożyć u siebie KSeF i jak bardzo chce być zaangażowane we wspieranie swoich klientów. Każde biuro ma swój model pracy i to od niego będzie zależeć, jak mocno zaangażuje się we wdrażanie KSeF u klientów.

W wielu przypadkach wymagać to będzie także zrozumienia, jakie oczekiwania mają nasi klienci. Jednak to od nas będzie zależeć, czy nasze biuro te oczekiwania spełni, ale warto te potrzeby poznać. Klienci biur rachunkowych często oczekują kompleksowego wsparcia przy wdrażaniu nowych rozwiązań technologicznych, w tym nadchodzącego KSeF. Może się więc zdarzyć, że będą oczekiwali poprowadzenia za rękę w tym procesie. W tym miejscu wydaje się jednak zasadne stwierdzenie, że biuro rachunkowe nie powinno odpowiadać za prowadzenie biznesu w zakresie obiegu faktur klientów. Tym samym klient musi sam wyedukować się w tym zakresie na tyle, aby umieć wystawiać faktury ustrukturyzowane oraz odbierać takie faktury. Wszak to nie biuro będzie dokonywać płatności za faktury zakupowe. Nie wydaje się także zasadne, aby biuro reprezentowało w pełnym zakresie klienta w KSeF.

Etap 4. Analiza i przygotowanie mapy procesu oraz procedury dla obsługi klientów w związku z wejściem w życie KSeF

Celem analizy procesu obsługi klienta w kontekście KSeF jest:

• zidentyfikowanie kluczowych punktów kontaktu klienta z biurem rachunkowym,
• zrozumienie nowych obowiązków wynikających z korzystania z systemu oraz
• opracowanie logicznej i przejrzystej ścieżki postępowania - zarówno dla pracowników biura, jak i samych klientów.

Dobrze opracowana mapa procesu oraz zestaw procedur pozwala ustandaryzować działania i znacząco usprawnia wdrożenie KSeF w codziennej pracy.

Etap 5. Szkolenie merytoryczne pracowników w zakresie postępowania dotyczące KSeF, obsługi klientów, obsługi programów

Zmiany w przepisach oraz w sposobie obiegu dokumentów finansowych mają bezpośredni wpływ na codzienną pracę księgowych i pracowników obsługi klienta. W sytuacji, gdy brakuje aktualnej wiedzy lub procedury nie są wystarczająco jasne, może dochodzić do poważnych trudności w realizacji obowiązków. Przykładem są błędne księgowania faktur pobieranych z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które mogą skutkować opóźnieniami w świadczeniu usług, nieporozumieniami z klientami, a w konsekwencji także ryzykiem wystąpienia negatywnych skutków podatkowych dla klientów biura. Dlatego tak istotne jest, aby osoby odpowiedzialne za obsługę finansowo-księgową miały dostęp do rzetelnych informacji i jasno określonych procedur działania.

Elementy, jakie powinny zostać zawarte w szkoleniu wewnętrznym pracowników dotyczącym KSeF:

• Podstawy prawne i funkcjonalność KSeF
• Czym jest KSeF i jaki ma cel
• Jakie faktury podlegają obowiązkowi przesyłania przez KSeF
• Jak wygląda proces wystawiania i odbierania faktur w systemie
• Obowiązki biura rachunkowego a obowiązki klienta
• Procedury postępowania w biurze rachunkowym
• Wewnętrzne zasady pobierania faktur z KSeF (np. przez pełnomocnictwo, token, upoważnienie)
• Harmonogramy pracy z dokumentami elektronicznymi
• Procedury reagowania na błędy i niezgodności
• Zasady archiwizacji faktur pobranych z KSeF
• Obsługa klientów w kontekście KSeF
• Komunikacja z klientem
• Obsługa programów księgowych i integracyjnych.

Etap 6. Uzgodnienie z klientami planowanego wdrożenia KSeF przez biuro rachunkowe i oczekiwań

Na koniec biuro musi ustalić z klientami model obsługi oraz datę wdrożenia. Nie może być ona późniejsza niż data wejścia w życie obowiązkowego KSeF, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby nastąpiło to wcześniej.

Autor: Patrycja Kubiesa