Jakie są zasady wprowadzania dla niepełnoetatowców systemu zadaniowego czasu pracy

Wszyscy pracownicy naszej firmy pracują obecnie w podstawowej organizacji czasu pracy, jednak dla części załogi przewidujemy w drugiej połowie 2024 r. system zadaniowy. Czy w tym celu wystarczy wprowadzić odpowiednie zapisy w regulaminie pracy, czy też wymagane są porozumienia zmieniające postanowienia indywidualnych umów o pracę, w których nie ma zapisów dotyczących systemu czasu pracy? Czy w systemie zadaniowego czasu pracy w przypadku niepełnoetatowców wymagane jest wskazywanie liczby godzin pracy ponad określony dla nich wymiar etatu, których przekroczenie uprawnia, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku jak za nadgodziny?

W przedstawionych okolicznościach system zadaniowego czasu pracy dla wybranej grupy zatrudnionych wprowadzić należy aneksem do regulaminu pracy, który wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania jego treści do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u pracodawcy. Zmiany w postanowieniach umów o pracę nie są wymagane. Natomiast wskazanie niepełnoetatowcom limitu przepracowanych godzin, przekroczenie którego powoduje prawo do dodatków jak za pracę nadliczbową, jest obowiązkowe również w zadaniowym systemie czasu pracy.

Systemy czasu pracy ustala się:

• w układzie zbiorowym pracy lub 

• w regulaminie pracy albo

• w obwieszczeniu - jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy bądź nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 Kp). 

Powyższe dotyczy także systemu zadaniowego czasu pracy. Przy jego ustanawianiu przepisy nie wymagają modyfikowania postanowień umów o pracę. 

Na podstawie umowy o pracę stosuje się - w drodze wyjątku - system pracy weekendowej oraz skrócony system czasu pracy (art. 150 § 6 Kp).

A zatem podmiot zatrudniający, który chce załodze (lub jej części) wykonującej obowiązki służbowe w podstawowej organizacji czasu pracy wprowadzić zadaniowy system czasu pracy, musi zadbać o dotyczące tej kwestii zapisy w:

• układzie zbiorowym pracy, 

• regulaminie pracy albo 

• obwieszczeniu (w zależności od tego, który ze wspomnianych aktów wewnątrzzakładowych u niego funkcjonuje).

Nie zawsze można wprowadzić zadaniowy system czasu pracy

Zadaniowy system czasu pracy może być wprowadzony pod pewnymi warunkami, tj.:

• może być on stosowany w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy (art. 140 Kp). Przyjmuje się, że może być on wdrożony w razie np.:

  - trudności w precyzyjnym wskazaniu momentu rozpoczęcia i zakończenia pracy,

  - uzależnienia realizacji zadań służbowych od zmiennych, trudnych do przewidzenia okoliczności i warunków, 

  - braku możliwości kontroli czasu poświęconego na wykonywanie pracy,

  - czas, który jest niezbędny do wykonania powierzonego zadania, ustala pracodawca w porozumieniu z pracownikiem, z tym, że jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z 5 lutego 2008 r. (sygn. akt II PK 148/07, OSNP 2009/7-8/93): 

(…) Wynikające z art. 140 K.p. wymaganie »porozumienia« z pracownikiem nie oznacza uzgodnienia, lecz konsultację. Brak takiego porozumienia nie powoduje nieskuteczności ustanowienia zadaniowego systemu czasu pracy, ale w razie sporu rodzi po stronie pracodawcy obowiązek wykazania, że powierzone pracownikowi zadania były możliwe do wykonania w granicach norm czasu pracy określonych w art. 129 K.p.;

• jeśli w zakładzie pracy działają związki zawodowe, wówczas istnieje obowiązek konsultowania z nimi modyfikacji regulaminu pracy;

• w razie nieuzgodnienia zmian regulaminu pracy z organizacjami związkowymi w ustalonym terminie (maksymalnie 30-dniowym w razie działania w zakładzie dwóch lub więcej związków zawodowych) pracodawca wprowadza zmiany w jego treści w drodze samodzielnej decyzji (art. 104² Kp);

• pracodawca może samodzielnie zmienić postanowienia regulaminu pracy w sytuacji, gdy nie działa u niego organizacja związkowa;

• zmiany regulaminu pracy wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń czy zamieszczenie w firmowym intranecie).

Wymagany limit godzin dla niepełnoetatowców 

Pracodawca w odniesieniu do pracownika niepełnoetatowego zobligowany jest do wskazania w umowie o pracę liczby godzin pracy ponad obowiązujący go wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku jak za nadgodziny (art. 151 § 5 Kp). Wyznaczenie ww. limitu godzin:

• jest kluczowe w kontekście ustalenia wysokości wynagrodzenia należnego niepełnoetatowcowi za realizację zadań służbowych poza normalnymi godzinami pracy wynikającymi z wymiaru etatu,

• przyjmuje się jako obowiązkowe niezależnie od systemu czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik na część etatu.

Aby omawiany limit spełniał przeznaczoną mu rolę, powinien być ustalony powyżej wskazanego w umowie o pracę wymiaru etatu pracownika, a poniżej normy czasu pracy dla pełnego etatu.

Sposób sformułowania zapisu o wskazanym wyżej limicie godzin zależy głównie od systemu i rozkładu czasu pracy pracownika. Zwykle określa się go przez odwołanie do wymiaru dobowego, średniotygodniowego lub wielkości etatu.

W przypadku systemu zadaniowego czasu pracy najbardziej praktyczne wydaje się odwołanie do:

• wymiaru średniotygodniowego (poprzez zapis, że np. przy 3/4 etatu dodatek jak za nadgodziny przysługuje za pracę przekraczającą przeciętnie 35 godzin w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym) lub

• wielkości etatu (w drodze zapisu, że przykładowo dodatek jak za nadgodziny przy wymiarze czasu pracy wynoszącym 1/2 jest należny za pracę w wymiarze przekraczającym np. 3/4 etatu).

Należy przy tym zwrócić uwagę na wyrok z 19 października 2023 r. (C-660/20), w którym Trybunału Sprawiedliwości uznał, że pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy nabywa prawo do dodatku za pracę ponadwymiarową już po przekroczeniu swojego wymiaru etatu. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracodawca wykaże, iż stosował obiektywne powody, różnicując sytuację pracowników zatrudnionych na pełny i niepełny etat.

Mariusz Pigulski

ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej