Dokumentacja pracownicza cudzoziemca - co powinien wiedzieć pracodawca

Pracodawca zatrudniający cudzoziemca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania jego akt osobowych na takich samych zasadach, jak w przypadku obywateli Polski. Zakres wymaganej dokumentacji jest jednak nieco szerszy - wynika to z dodatkowych obowiązków związanych z legalizacją pobytu i pracy obcokrajowca. W artykule wyjaśniamy, jakie dokumenty należy zgromadzić, aby spełnić wszystkie wymogi prawne.

Dokumentacja kadrowa 2025. Zasady prowadzenia i przechowywania »

Powierzanie pracy cudzoziemcom - najważniejsze zmiany od maja 2025 r. »

Zatrudniając cudzoziemca na podstawie umowy o pracę podmiot zatrudniający musi oczywiście przestrzegać obowiązków wynikających z Kodeksu pracy oraz innych przepisów związanych z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę. Każdy pracodawca zatrudniający cudzoziemców musi prowadzić dokumentację pracowniczą według takich samych zasad jak dla pracowników z Polski. Obowiązek ten dotyczy wszystkich pracodawców, niezależnie od tego, ile osób zatrudniają i w jakiej formie działają (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Obywatelstwo pracowników nie ma tutaj znaczenia.

Dokumentacja pracownicza obejmuje zarówno akta osobowe, jak i dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników. Akta osobowe pracowników są podzielone na 5 części: A, B, C, D i E. Zawierają dokumenty z różnych etapów zatrudnienia. W poszczególnych częściach akt osobowych należy zamieścić następujące dokumenty:

• część A obejmuje dokumenty aplikacyjne kandydata,

• część B zawiera dokumenty dotyczące rozpoczęcia i trwania zatrudnienia,

• część C dotyczy dokumentów związanych z zakończeniem lub wygaśnięciem umowy,

• część D obejmuje dokumenty związane z odpowiedzialnością pracownika i karami porządkowymi,

• część E zawiera dokumenty z kontroli trzeźwości lub na obecność innych podobnie działających substancji, jeśli wynik badania pracownika jest pozytywny.

Akta pracownicze cudzoziemca - wykaz dokumentów

Aby prawidłowo wykonywać obowiązki związane z legalnym zatrudnieniem cudzoziemca, pracodawca jest zobowiązany do uzyskiwania oraz przechowywania dokumentów pracowników-cudzoziemców. Poniżej przedstawiamy wykaz dokumentów, które koniecznie muszą znaleźć się w aktach pracowniczych cudzoziemca:

1) dokumenty potwierdzające legalny pobyt:

a) paszport z wizą: paszport, który ma wizę i pieczątkę potwierdzającą złożenie wniosku o pobyt bez braków, pokazuje, że cudzoziemiec przebywa w Polsce legalnie,

b) decyzja o pobycie: oficjalny dokument, który pozwala cudzoziemcowi na pobyt w Polsce,

c) karta pobytu: plastikowy dowód, że osoba ma prawo mieszkać w Polsce,

d) dokument z innego kraju Schengen: umożliwia legalny pobyt w Polsce na podstawie prawa unijnego;

2) dokumenty legalizujące pracę:

a) zezwolenie na pracę: dokument wymagany do legalnej pracy w Polsce,

b) oświadczenie o zatrudnieniu: deklaracja, że cudzoziemiec będzie pracował na określonych warunkach,

c) powiadomienie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy: informacja dla urzędów, że pracodawca zatrudnia obywatela Ukrainy zgodnie z prawem;

3) dokumenty umożliwiające dostęp do rynku pracy:

a) kopia Karty Polaka: dowód na specjalny status, który ułatwia pracę w Polsce,

b) dokument studencki: potwierdza, że cudzoziemiec jest studentem polskiej uczelni i może pracować,

c) dokument absolwencki: potwierdza, że osoba ukończyła studia w Polsce i może pracować bez dodatkowych zezwoleń,

d) dokument ukończenia szkoły ponadgimnazjalnej (obecnie ponadpodstawowej): dowód ukończenia polskiej szkoły, co zwalnia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę.

Dokumenty dotyczące zatrudnienia cudzoziemca powinny zostać przez pracodawcę pozyskane co do zasady jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy. Oznacza to, że takie dokumenty jak zezwolenia na pracę, wizy, dokumenty podróży, zezwolenia na pobyt czasowy i dokumenty pobytowe należy włączyć do części A, ewentualnie B akt osobowych, które dotyczą ubiegania się o zatrudnienie i etapu nawiązania stosunku pracy.