Skrócony czas pracy w praktyce - resort odpowiada na pytania dotyczące pilotażu

Nabór wniosków do pilotażu skróconego czasu pracy rozpocznie się 14 sierpnia i potrwa do 15 września 2025 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. To zestaw praktycznych wskazówek, który pomoże ocenić, czy firma spełnia warunki udziału w programie i jak poprawnie przygotować wniosek o dofinansowanie.

Ogłoszony przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej program pilotażowy dotyczący wdrożenia skróconego czasu pracy przeznaczony jest m.in. dla jednostek samorządu terytorialnego oraz ich jednostek organizacyjnych. O udział w pilotażu mogą też wnioskować inne instytucje publiczne oraz podmioty prywatne.

Jak poinformował resort, wsparcie przewidziane w ramach pilotażu wynosi maksymalnie 1 mln zł dla każdego uczestnika projektu, ale nie więcej niż 20 tys. zł na jednego pracownika. Środki te będzie można wydać zarówno na ekspertyzy związane z wdrożeniem nowych rozwiązań jak i na dofinansowanie wynagrodzeń pracowników objętych pilotażem.

Zgodnie z zaproponowanym przez resort harmonogramem, wnioski o udział w programie będzie można składać od 14 sierpnia do 15 września br. Pilotaż będzie trwał od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 r. Natomiast podmioty biorące w nim udział będą miały czas do 15 maja 2027 r. na podsumowanie projektu i złożenie sprawozdania końcowego oraz ankiet kwartalnych pracodawcy i pracowników.

Skrócony czas pracy w praktyce - odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

Kto może złożyć wniosek o udział w programie pilotażowym i jakie są podstawowe warunki uczestnictwa?

Wniosek mogą złożyć pracodawcy - zarówno podmioty prywatne, jak i publiczne, takie jak jednostki samorządu terytorialnego, wojewódzkie i powiatowe urzędy pracy.

Kluczowe warunki uczestnictwa to:

• Prowadzenie działalności przez co najmniej 12 miesięcy przed dniem złożenia wniosku.
• Zatrudnianie co najmniej 75% pracowników na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
• Objęcie projektem minimum 50% pracowników.
• Utrzymanie zatrudnienia na poziomie nie niższym niż 90% określonego we wniosku stanu początkowego.
• Utrzymanie wynagrodzeń pracowników biorących udział w projekcie pilotażowym na poziomie nie niższym niż obowiązujący w dniu rozpoczęcia realizacji projektu pilotażowego (przez cały okres jego trwania).
• Brak pogorszenia warunków pracy i płacy pracowników objętych projektem.

Kiedy można składać wnioski o udział w pilotażu?

Nabór wniosków w formie elektronicznej rozpocznie się 14 sierpnia 2025 r. i potrwa do 15 września 2025 r. Lista projektów rekomendowanych do realizacji zostanie opublikowana nie później niż 15 października 2025 r.

Jak należy złożyć wniosek i jakie dokumenty są wymagane na etapie aplikacyjnym?

Wniosek należy złożyć elektronicznie poprzez udostępniony przez MRPiPS generator wniosków.

Wymagane dokumenty to:

• Wniosek o przyznanie środków rezerwy Funduszu Pracy na finansowanie projektu pilotażowego.
• Projekt pilotażowy zawierający opis, cel, uzasadnienie, założenia, w tym planowane rezultaty, wskaźniki oraz sposoby ich pomiaru.
• Wymagane oświadczenia, w tym m.in. o systematycznym i terminowym wypełnianiu ankiet, niezaleganiu z wypłatami dla pracowników, braku zaległości podatkowych i w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, niezaleganiu z opłacaniem innych danin publicznych, braku nieuregulowanych w terminie zobowiązań cywilnoprawnych oraz deklaracja współpracy z urzędem pracy (przekazywanie do właściwego terytorialnie powiatowego urzędu pracy informacji o wyniku pilotażu - więcej w dalszej części).

Należy pamiętać, że złożenie dokumentów nie jest równoznaczne z przyznaniem środków.

Jaki jest okres realizacji projektu pilotażowego i jakie są jego etapy?

Realizacja projektu pilotażowego rozpoczyna się od dnia zawarcia umowy i podzielona jest na trzy etapy:

• I etap: Przygotowanie do wprowadzenia skróconego czasu pracy - trwa od podpisania umowy i kończy się 31 grudnia 2025 r.
• II etap: Testowanie wprowadzenia skróconego czasu pracy w środowisku pracy - zaczyna się 1 stycznia 2026 r. i trwa do 31 grudnia 2026 r.
• III etap: Podsumowanie realizacji projektu pilotażowego - kończy się najpóźniej 15 maja 2027 r. (do tego czasu realizator projektu jest zobowiązany przekazać Ministrowi sprawozdanie końcowe oraz ankiety kwartalne pracodawcy i pracowników).

Jaka jest maksymalna kwota finansowania, jaką może otrzymać pracodawca na cały projekt oraz jednego pracownika? Jakie koszty kwalifikują się do dofinansowania?

Maksymalna wartość wsparcia na jeden projekt pilotażowy to 1 milion złotych. Co ważne, koszt projektu w przeliczeniu na jednego pracownika objętego pilotażem nie może przekroczyć 20 tysięcy złotych.

W ramach projektu pilotażowego finansowane mogą być:

• Koszty obsługi np. działania informacyjno-promocyjne, koszty związane z obsługą projektu, w tym: koordynowaniem, rekrutacją uczestników, monitorowaniem, oceną, rozliczaniem. Ważne! Koszty obsługi nie mogą przekroczyć 10% wartości złożonego projektu.
• Koszty merytoryczne np. badania, analizy czy ekspertyzy dotyczące sposobu wdrożenia skróconego czasu pracy i oczekiwań pracowników oraz realizatora w tym zakresie, szkolenia dla pracowników związane z testowanym rozwiązaniem, finansowanie optymalizacji i automatyzacji procesów kluczowych dla możliwości skracania czasu pracy czy dofinansowanie wynagrodzeń pracowników objętych pilotażem.

Co dokładnie oznacza wymóg "współpracy z urzędami pracy" dla podmiotów aplikujących?

Przez deklarowaną współpracę z urzędami pracy rozumie się przekazywanie do właściwego terytorialnie powiatowego urzędu pracy informacji o wyniku pilotażu. Natomiast przez dotychczasową współpracę z urzędem pracy rozumie się np. zgłaszanie ofert pracy do bazy ofert pracy (ePraca), realizacja usług, instrumentów rynku pracy, form pomocy realizowanych przez urząd pracy, współpraca w zakresie Krajowego Funduszu Szkoleniowego lub w zakresie realizacji projektów EFS/EFS+.

Co to oznacza, że pracownicy muszą stanowić co najmniej 75% kadry?

Oznacza to, że co najmniej 75% kadry podmiotu musi być zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

W jaki sposób należy rozumieć wymóg utrzymania zatrudnienia na poziomie nie niższym niż 90% stanu początkowego? Co w przypadku, jeśli jakiś pracownik w międzyczasie sam się zwolni?

W pilotażu wymagane jest utrzymanie zatrudnienia osób objętych pilotażem na poziomie nie niższym niż 90% określonego we wniosku stanu początkowego. Oznacza to, że w sytuacji, kiedy w trakcie realizacji pilotażu część pracowników objętych pilotażem odejdzie z pracy (np. przejdzie na emeryturę, zwolni się, przebywa na dłuższym zwolnieniu lekarskim), pracodawca może uzupełnić te miejsca i objąć pilotażem innych pracowników lub pozostać przy zmniejszonej liczbie pracowników testujących skrócony czas pracy, ale liczba tych pracowników nie może być mniejsza niż 90% wszystkich objętych pilotażem.

Czy są dostępne wzory dokumentów aplikacyjnych, takich jak Wniosek o przyznanie środków czy Projekt pilotażowy, a także lista wymaganych oświadczeń?

Dokumenty, czyli wzór wniosku oraz wzór projektu pilotażowego w wersji elektronicznej, dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej wraz z informacją o ogłoszeniu naboru pn. "Skrócony Czas Pracy - To Się Dzieje!" (http://www.gov.pl/rodzina/minister-rodziny-pracy-i-polityki-spolecznej-oglasza-nabor-na-projekty-pilotazowe-pod-nazwa-skrocony-czas-pracy--to-sie-dzieje).

Jakie modele skróconego czasu pracy można testować w ramach pilotażu?

Pilotaż przewiduje testowanie różnych modeli skróconego czasu pracy. Może to być zmniejszenie liczby dni pracy w tygodniu, zmniejszenie liczby godzin pracy w poszczególne dni, zmniejszenie liczby godzin pracy poprzez dodatkowe dni wolne w miesiącu lub udzielanie dodatkowych dni wolnych w formie urlopu wypoczynkowego. Dopuszczalne są również inne modele dopasowane do specyfiki danego pracodawcy.

Jakie są oczekiwania dotyczące sprawozdawczości w trakcie i po zakończeniu pilotażu, w tym co do ankiet wypełnianych przez pracodawców i pracowników?

Obowiązki sprawozdawcze realizatora obejmują:

• Wypełnianie ankiet przez pracodawcę i pracowników przed rozpoczęciem pilotażu, a następnie co kwartał w trakcie jego trwania.
• Złożenie częściowego sprawozdania z wykorzystania środków Funduszu Pracy w danym roku budżetowym.
• Po zakończeniu realizacji projektu, złożenie sprawozdania końcowego zawierającego informacje o zrealizowanych działaniach, wypracowanych rozwiązaniach, informację finansową z wykazem faktur oraz ewaluację projektu.

Minister może również wezwać do udzielenia dodatkowych informacji, wyjaśnień lub dowodów do sprawozdania.

W jaki sposób przypisuje się projekty pilotażowe do odpowiednich koszyków, o których mowa w regulaminie naboru?

Zaproponowany w regulaminie naboru sposób oceny wniosków oparty na koszykach ma na celu wybranie do dofinansowania projektów pilotażowych realizowanych przez pracodawców z różnych branż. Zależy nam, by warianty skrócenia czasu pracy zostały przetestowane w kilku sektorach i strukturach organizacyjnych.

Projekty pilotażowe, które spełnią kryteria formalne określone w regulaminie naboru, zostaną przyporządkowane do jednego z 12 koszyków, wyodrębnionych według kryterium grup sekcji PKD (3 grupy) oraz wielkości zatrudnienia w podmiotach (4 grupy podmiotów), zgodnie z tabelą, przedstawiającą pulę miejsc w każdym z koszyków.

Do dofinansowania zostaną rekomendowane projekty, które uzyskają najwyższą punktację w każdym z 12 koszyków, zgodnie z przedstawioną w tabeli pulą miejsc. W przypadku, gdy pula miejsc w danym koszyku nie zostanie wyczerpana, do dofinansowania rekomendowane zostaną projekty pilotażowe, które uzyskały największą liczbę punktów spośród wszystkich pozostałych projektów.

Jakie są szczegółowe kryteria merytoryczne oceny wniosków, w tym dotyczące spójności projektu oraz planu wdrożenia skróconego czasu pracy?

Wnioski są oceniane przez Komisję do spraw oceny projektów pilotażowych za pomocą Karty oceny. Kryteria merytoryczne obejmują:

• Odsetek pracowników podmiotu uczestniczących w pilotażu.
• Spójność i racjonalność projektu pilotażowego.
• Plan wdrożenia SCP, obejmujący zmiany organizacyjne i technologiczne usprawniające procesy stosowane w organizacji.
• Wykorzystanie własnego wskaźnika/wskaźników monitorujących wydajność pracy w organizacji.

Czy w trakcie trwania pilotażu, pracodawca będzie mógł zmodyfikować projekt?

Realizator projektu pilotażowego ma obowiązek niezwłocznego poinformowania Ministra o wszelkich istotnych okolicznościach, które mogą mieć wpływ na realizację projektu pilotażowego. Dotyczy to także propozycji przeciwdziałania potencjalnym zagrożeniom w jego realizacji. Co oznacza termin "niezwłocznie"? Nie później niż w terminie 7 dni roboczych od daty powzięcia informacji o zaistnieniu wspomnianych okoliczności.

W sytuacji wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności mających wpływ na dalszą realizację pilotażu zgodnie ze złożonym w naborze wnioskiem oraz projektem pilotażowym istnieje możliwość podpisania aneksu umowy.

Czy w ramach projektu pilotażowego pracodawca będzie mógł finansować szkolenia dla pracowników?

Realizator projektu pilotażowego może w ramach środków otrzymanych na realizację pilotażu sfinansować koszty szkoleń dla pracowników.

Jednocześnie w sytuacji, kiedy szkolenia organizuje i realizuje sam pracodawca w ramach własnych zasobów (np. szkolenie prowadzi menadżer czy kierownik dla swoich przełożonych), takie szkolenia nie będą mogły być finansowane w ramach projektu pilotażowego.

Czy każdy pracownik może zostać objęty projektem pilotażowym?

Pracodawca jako realizator podejmuje decyzję, których pracowników obejmie projektem pilotażowym. Jednym z warunków realizacji projektu pilotażowego jest objęcie nim co najmniej 50% pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach. Jednocześnie spośród wszystkich osób zatrudnionych przez pracodawcę co najmniej 75% muszą stanowić osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Czy pomoc udzielana pracodawcom w ramach projektu pilotażowego będzie pomocą de minimis?

Wsparcie finansowe w ramach projektu pilotażowego udzielane jest w formie pomocy de minimis, pod warunkiem, że nie przekroczy dopuszczalnego pułapu pomocy de minimis, przez jednego przedsiębiorcę określonego w rozporządzeniu Komisji Europejskiej regulującym zasady udzielania pomocy de minimis obowiązującego na dzień udzielenia tej pomocy

Dlaczego potrzebujemy skróconego czasu pracy?

8-godzinny czas pracy wprowadzono w Polsce 107 lat temu, a wolne soboty ponad 50 lat temu. W tym czasie wiele się zmieniło. Nowe technologie znacząco podniosły efektywność pracy, wiele krajów już dziś skraca czas pracy.

Mimo braku regulacji, niektórzy pracodawcy z własnej inicjatywy skracają czas pracy w swoich zakładach. Dzieje się tak zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Przykładami są tu Herbapol Poznań oraz Urzędy Miasta we Włocławku, Ostrzeszowie, Świebodzicach, Szczecinku czy Lesznie, a także w wielu spółkach podległych tym samorządom.

Korzyści jest wiele. Pracownicy mogą cieszyć się większą równowagą między życiem zawodowym i prywatnym, większymi możliwościami samorozwoju, dłuższą aktywnością zawodową, za to mniejszym ryzykiem wypalenia zawodowego. Pracodawcy mogą z kolei obserwować wzrost efektywności i kreatywności pracowników, minimalizację marnotrawstw, spadek liczby błędów i wypadków, a także większą konkurencyjność na rynku pracy.

ŹRÓDŁO: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Serwis Samorządowy PAP

Przeczytaj również: Rusza pilotaż skróconego czasu pracy. Kto może wziąć udział w programie?