Ewidencjonowanie czasu pracy - na co warto zwrócić uwagę?
Jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Kontrole przeprowadzane przez inspektorów pracy ujawniają, że ewidencjonowanie czasu pracy stanowi jedno z największych wyzwań dla działów kadrowych. Na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy?
Ewidencja czasu pracy - jak prawidłowo ją prowadzić »
Kontrole PIP w 2025 r. - na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy? »
Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy
Każdy pracodawca, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, musi założyć i prowadzić ewidencję czasu pracy w zakresie przewidzianym odpowiednimi przepisami prawa pracy. Obowiązek ten ciąży na pracodawcy od pierwszego dnia zatrudnienia pracownika. Nie ma przy tym znaczenia, w jakim systemie i rozkładzie czasu pracy jest zatrudniony pracownik. Taki obowiązek spoczywa bowiem na pracodawcy w każdym z systemów (podstawowym, równoważnym, przerywanym, weekendowym, zadaniowym, skróconego tygodnia pracy, w ruchu ciągłym).
Każdy pracodawca, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, powinien prowadzić ewidencję czasu pracy.
Często zdarza się, że pracodawcy błędnie interpretują postanowienia art. 149 § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którymi w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, do pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz do pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Zapis ten nie oznacza, że w stosunku do ww. grup pracowników nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przesądza on jedynie o braku konieczności ewidencjonowania godzin pracy.
Ważne
Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy choćby jednego pracownika, popełnia wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Ewidencja czasu pracy, podobnie jak cała dokumentacja pracownicza, może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.
Od pracodawcy zależy, jaką formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej wybierze, w zależności od własnych możliwości technicznych oraz potrzeb organizacyjnych. Nie ma przy tym przeciwwskazań, aby część dokumentacji była prowadzona w formie elektronicznej, natomiast pozostała część w formie papierowej.
Co powinna zawierać ewidencja?
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
W karcie ewidencji czasu pracy nie ma obowiązku tworzenia dodatkowych pól na elementy ewidencji wymienione w przepisach, jeśli u danego pracodawcy one nie występują (np. na dyżury, jeśli nie są pełnione przez pracowników, czy pracę w porze nocnej, gdy pracownicy wykonują pracę stale w godzinach dziennych).
Częstym błędem pracodawców przy ewidencjonowaniu czasu pracy jest również mylenie doby astronomicznej z dobą pracowniczą zdefiniowaną w Kodeksie pracy.
Przykład
Pracownik rozpoczął pracę w porze nocnej 2 lutego 2025 r. o godz. 22.00 i pracował do godz. 6.00 3 lutego 2025 r. W prowadzonej dokumentacji powinien być zaewidencjonowany 2 lutego, kiedy to rozpoczęła się jego doba pracownicza. Ewidencjonowanie takiej pracy w kolejnym dniu, tj. 3 lutego, powodowałoby np., że pracownik, który rozpoczął pracę w niedzielę 2 lutego 2025 r. o godz. 22.00 i pracował do godz. 6.00 w poniedziałek, w ogóle nie miałby wykazanej pracy w niedzielę. Za pracę w niedzielę lub święto uważa się pracę wykonywaną między godziną 6.00 w tym dniu a godziną 6.00 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina.
Rzetelność ewidencji
Niezwykle ważną kwestią w prowadzeniu ewidencji czasu pracy jest jej rzetelność. Jeżeli pracownik na polecenie pracodawcy wykonywał w jednym dniu pracę dłużej np. o 2 godziny (łącznie przepracował 10 godzin), a następnego dnia na wniosek pracownika został mu udzielony w zamian czas wolny i pracownik przepracował tylko 6 godzin, to właśnie taki wymiar czasu pracy powinien być mu w każdym z tych dni wykazany w ewidencji (10 godzin jednego dnia i 6 godzin drugiego). Nie jest natomiast dopuszczalne wpisanie pracownikowi w obu tych dniach po 8 godzin, co jednak często praktykują pracodawcy. Podobnie jak w przypadku, gdy np. pracownik wykonywał pracę w niedzielę, za którą miał wolny poniedziałek, a w ewidencji czasu pracy zaznacza się pracę w poniedziałek, natomiast w niedzielę już nie. Postępując w ten sposób, pracodawca narusza przepisy dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.
Obecnie obowiązek ewidencjonowania wyłącznie przepracowanych godzin istnieje również w odniesieniu do zleceniobiorców i przedsiębiorców niezatrudniających innych osób, osobiście wykonujących czynności wynikające z prowadzonej działalności gospodarczej. Obowiązek ten został wprowadzony w związku z koniecznością ustalenia, czy osobom tym została zapewniona przynajmniej minimalna stawka godzinowa (od 1 stycznia 2025 r. wynosi ona 30,50 zł za godzinę).
Oprac. Katarzyna Bogucka
Zobacz również: Kodeks Pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami »»»
