Ustalanie wymiaru i udzielanie urlopów wypoczynkowych - odpowiedzi na 10 pytań z praktyki

Urlop wypoczynkowy to uprawnienie należne osobom zatrudnionym na podstawie umów o pracę, którego żaden pracownik nie może się zrzec. W zależności od stażu pracy zatrudnionego przysługuje ono w ciągu roku kalendarzowego w wymiarze 20 lub 26 dni. Pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopowym lub - jeśli nie ma obowiązku go tworzyć - po porozumieniu z pracownikiem.

Tematyka urlopów wypoczynkowych, pomimo wielu lat funkcjonowania przepisów ją regulujących, niezmiennie budzi liczne wątpliwości w praktyce. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na 10 pytań Czytelników w tym zakresie.

Pracownik został zatrudniony od 1 maja 2025 r. po raz pierwszy w życiu na podstawie umowy o pracę na okres próbny, która trwała do końca maja 2025 r. Od 1 czerwca 2025 r. umowa została przedłużona na czas nieokreślony. Kiedy należy naliczyć pracownikowi kolejne 1,66 dnia urlopu wypoczynkowego? Czy zrobić to na dzień 1 czerwca 2025 r. czy dopiero 1 lipca 2025 r., czyli po przepracowaniu kolejnego miesiąca?

Pracownik, który rozpoczął pierwszą w życiu pracę 1 maja 2025 r., z upływem 31 maja br. nabył prawo do 1/12 z 20-dniowego wymiaru urlopu wypoczynkowego (1,66 dnia). Będzie mógł wykorzystać ten urlop począwszy od 1 czerwca br. Jeżeli 1 czerwca br. pracownik został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, to po miesiącu pracy, tj. z upływem 30 czerwca br., nabędzie on prawo do kolejnej 1/12 z przysługującego mu 20-dniowego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Ta zasada będzie obowiązywała do końca 2025 r. W omawianym przypadku nie trzeba wypłacać ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nabyty za maj 2025 r. (1,66 dnia), ponieważ na mocy porozumienia między pracownikiem i pracodawcą urlop ten może być wykorzystany w naturze w trakcie umowy o pracę na czas nieokreślony następującej bezpośrednio po okresie próbnym. Zawarcie takiego porozumienia musi nastąpić jeszcze przed dniem rozwiązania poprzedniej umowy o pracę.

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym rozpoczął zatrudnienie na podstawie stosunku pracy, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 Kodeksu pracy). Przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego takiego pracownika nie należy stosować zasady zaokrąglania niepełnego miesiąca pracy w górę do pełnego miesiąca pracy i art. 155³ § 1 Kodeksu pracy dotyczącego zaokrąglania niepełnego dnia urlopu wypoczynkowego w górę do pełnego dnia w przypadku ustalania proporcjonalnego wymiaru urlopu wypoczynkowego za część roku kalendarzowego.

Zasady obliczania okresu pracy warunkującego nabycie uprawnień pracowniczych, w tym uprawnienia do urlopu wypoczynkowego, odbiegają od reguł prawa cywilnego. Sposób liczenia terminów określonych w art. 112 Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania do okresów, od których zależy nabycie uprawnień pracowniczych - np. określonych w art. 153 czy 155² § 1 Kodeksu pracy. Okres pracy powinien być ustalony przy uwzględnieniu potocznego sposobu liczenia terminów, a zatem upływ terminu następuje w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień, który nazwą lub datą odpowiada dniowi, w którym rozpoczęto liczenie okresu (wyrok SN z 19 grudnia 1996 r., I PKN 47/96, OSNP 1997/17/310, i postanowienie SN z 11 grudnia 2009 r., II PK 223/09). Przykładowo, jeżeli stosunek pracy został nawiązany 4 maja, to miesiąc pracy upłynie 3 czerwca, a rok pracy 3 maja następnego roku kalendarzowego. Natomiast gdy powstaną przerwy w zatrudnieniu, przy obliczaniu wymaganego okresu pracy zastosowanie znajdzie art. 114 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym w przypadku gdy termin jest oznaczony w miesiącach lub latach, a ciągłość terminu nie jest wymagana, miesiąc liczy się za dni 30, a rok za 365 dni.

Prawo do urlopu w ułamkowym wymiarze powstaje z upływem każdego miesiąca pracy do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik rozpoczął pierwszą pracę. Wymiar pierwszego urlopu stanowi 1/12 z wymiaru przysługującego pracownikowi po przepracowaniu roku, czyli najczęściej z 20 dni (art. 153 § 1 Kodeksu pracy). Otrzymany wynik nie jest liczbą całkowitą (1,66), jednak brakuje ustawowej regulacji zaokrąglania wymiaru tego urlopu do pełnych jednostek, tak jak jest to przewidziane w stosunku do urlopu pracowników niepełnoetatowych (art. 154 § 2 Kodeksu pracy).

Zatem obliczając wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika w pierwszym roku pracy, postępujemy następująco:

1/12 x 20 dni (wymiar co do zasady przysługujący pracownikom podejmującym pracę po raz pierwszy w swojej karierze zawodowej) = 1 dzień 5 godzin i 20 minut (1,66 dnia).

W praktyce powstają więc wątpliwości dotyczące sposobu udzielania urlopu, którego wymiar nie jest określony w jednostce pełnego dnia. Jednak mając na względzie brak szczególnej regulacji, należy stosować ogólny sposób udzielania urlopu, z przeliczeniem na godziny, wynikający z art. 154² Kodeksu pracy. W takiej sytuacji pracodawca może także postąpić na korzyść pracownika i ustalony wymiar urlopu zaokrąglić w górę do pełnych godzin lub do pełnych dni, z takim zastrzeżeniem, aby wymiar urlopu pracownika w roku kalendarzowym nie przekroczył przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, czyli 20 dni (160 godzin).

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy (8 godzin na dobę, przeciętnie 40 godzin w tygodniu) zawnioskował o urlop wypoczynkowy: jednego dnia 3 godziny i następnego 5 godzin. Pracodawca nie wyraził zgody na taki urlop. Czy postąpił prawidłowo? Czy sytuacja byłaby inna, gdyby pracownik wystąpił o ten urlop jako o urlop na żądanie?

Tak, pracodawca postąpił prawidłowo. Urlopu wypoczynkowego udziela się na całe dni pracy pracownika. Dotyczy to również urlopu na żądanie, który także jest realizowany w pełnych dniach roboczych.

Urlopu wypoczynkowego udziela się na całe dni pracy pracownika, w dni, które są dla niego dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 154² § 1 Kodeksu pracy).

Na część dnia można udzielić pracownikowi urlopu tylko wówczas, gdy pula godzinowa urlopu jest już wykorzystana i zostało np. tylko 5 godzin czy 3 godziny urlopu. Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop (art. 154² § 4 Kodeksu pracy). Dopiero po spełnieniu tej przesłanki można udzielić urlopu wypoczynkowego na część dnia pracy. Taka sytuacja w praktyce będzie jednak dotyczyć głównie pracowników zatrudnionych np. w systemie równoważnego czasu pracy, którzy mają różne dobowe wymiary czasu pracy, albo niepełnoetatowców. Natomiast jeżeli pracownik ma jeszcze całe 8 godzin urlopu do wykorzystania (albo więcej), to pracodawca nie może mu udzielić urlopu na część dnia pracy. Te same zasady obowiązują w przypadku urlopu na żądanie.

Pracownica po wykorzystaniu całego urlopu wypoczynkowego za 2024 r. wzięła urlop wychowawczy od 1 kwietnia do 31 grudnia 2024 br. Natomiast wróciła do pracy na okres od 1 do 6 stycznia 2025 r., przy czym 2 i 3 stycznia br. skorzystała z 2 dni opieki na dziecko, 4 i 5 stycznia 2025 r. przypadały w sobotę i niedzielę, w które zakład pracy nie pracuje, a 6 stycznia 2025 r. to święto ustawowo wolne od pracy. Od 7 stycznia 2025 r. pracownica rozpoczęła drugą część urlopu wychowawczego. Czy w takiej sytuacji pracownica, mimo iż faktycznie nie pojawiła się w pracy od 1 do 6 stycznia 2025 r., nabyła prawo do urlopu wypoczynkowego za 2025 r.?

Tak, jeżeli pracownica 1 stycznia 2025 r. nie korzystała z urlopu wychowawczego, to nabyła z tym dniem prawo do urlopu wypoczynkowego za bieżący rok kalendarzowy w pełnym przysługującym jej wymiarze, tj. 20 albo 26 dni. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownica w tym dniu miała dzień rozkładowo wolny od pracy, np. święto będące ustawowo dniem wolnym od pracy, czy też był to dzień innej płatnej nieobecności w pracy, np. zwolnienie lekarskie, dzień opieki nad dzieckiem albo urlop macierzyński lub rodzicielski.

Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym (art. 153 Kodeksu pracy). Oznacza to, że 1 stycznia każdego roku kalendarzowego nabywa on prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego, tj. 20 albo 26 dni, w zależności od ogólnego stażu pracy. Fakt, że tego dnia przypada święto lub pracownik korzysta z dnia wolnego z tytułu opieki nad dzieckiem, nie wpływa na prawo do urlopu na ten rok. Jest to bowiem usprawiedliwiona płatna nieobecność w pracy.

Pracownica zatrudniona na czas nieokreślony w pełnym wymiarze 1 sierpnia 2025 r. uzyska prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Czy za ten rok przysługuje jej 26 czy 20 dni urlopu wypoczynkowego? Jak traktować te 6 dni dodatkowego urlopu? Za jaki okres one przysługują i kiedy można je wykorzystać?

Pracownik nabywa prawo do urlopu uzupełniającego w wymiarze 6 dni urlopu za cały rok, niezależnie od tego, w którym miesiącu to nastąpiło. Powinien wykorzystać te 6 dni do końca danego roku kalendarzowego. Niewykorzystane 6 dni z tej puli w 2025 r. przejdzie na 2026 r. jako urlop zaległy.

Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający (art. 158 Kodeksu pracy). Urlop ten przysługuje w wysokości różnicy pomiędzy wyższym a dotychczasowym wymiarem urlopu wypoczynkowego. Przykładowo pracownik uprawniony do 20 dni urlopu wypoczynkowego 15 kwietnia 2025 r. osiągnął 10-letni staż pracy, co oznacza, że 1 stycznia 2025 r. nabył on prawo do 20 dni urlopu, natomiast 15 kwietnia 2025 r. uzyskał prawo do 6 dni urlopu uzupełniającego.

Jeżeli natomiast w trakcie roku kalendarzowego następuje rozwiązanie stosunku pracy pracownika, któremu upływa 10-letni staż pracy, wymiar urlopu wypoczynkowego będzie uzależniony od chwili rozwiązania umowy o pracę oraz momentu nabycia prawa do urlopu w wyższym 26-dniowym wymiarze i tym samym do urlopu uzupełniającego. Wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, ustala się, uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu (§ 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop). Zatem pracownik, który jeszcze przed rozwiązaniem umowy o pracę nabędzie prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego, będzie miał ustalany proporcjonalny wymiar urlopu wypoczynkowego z 26 dni. Natomiast jeżeli pracownikowi rozwiąże się stosunek pracy przed nabyciem prawa do wyższego wymiaru (nawet 1 dzień wcześniej), to proporcjonalny wymiar urlopu wypoczynkowego takiego pracownika będzie ustalany z 20-dniowego wymiaru urlopu.

Jak postąpić z pracownikiem, który odmawia wykorzystania zaległych urlopów wypoczynkowych? Czy pracodawca może jednostronnie wysłać pracownika na zaległy urlop (za 2023 r. i 2024 r.), czy powinien to zrobić w porozumieniu z pracownikiem?

Obecnie przyjmuje się, że pracodawca nie jest uprawniony do jednostronnego udzielenia pracownikowi urlopu zaległego do końca września następnego roku kalendarzowego, ale należy przyjąć, że może on zobowiązać pracowników do wskazania terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy w określonym przepisami terminie, a w przypadku braku współpracy w tym zakresie zastosować kary porządkowe.

Co do zasady urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył do niego prawo, zgodnie z planem urlopowym sporządzonym przez pracodawcę. Jednak przepisy Kodeksu pracy dopuszczają możliwość wykorzystania urlopu wypoczynkowego do końca września następnego roku kalendarzowego. Taką możliwość należy traktować jako wyjątek ograniczony do szczególnych sytuacji, z powodu których wcześniejsze wykorzystanie urlopu było niemożliwe. Takie szczególne przypadki zostały wymienione w przepisach art. 164-167 Kodeksu pracy i są to np. przesunięcie terminu urlopu na umotywowany ważnymi przyczynami wniosek pracownika, czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, urlop macierzyński, powołanie pracownika na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy. W takich przypadkach pracodawca musi przesunąć urlop na inny termin, przy czym przesunięcie na kolejny rok kalendarzowy skutkuje tym, że urlop ten staje się urlopem zaległym.

Bezpiecznie dla pracodawcy będzie przyjąć, że jednostronne udzielenie urlopu, wbrew woli pracownika, poza sytuacją udzielenia urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia, nawet jeżeli jest to urlop zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest prawnie niedopuszczalne. Jednak pracodawca może zobowiązać pracowników do określenia terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy w określonym przepisami terminie, a za brak współpracy w tym zakresie nałożyć kary porządkowe. Wynika to z faktu, że procedura wyznaczania terminów wykorzystywania urlopów jest elementem organizacji pracy i porządku, do którego przestrzegania zobowiązać może np. umieszczenie jej w regulaminie pracy. Pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykorzystania zaległego urlopu i je egzekwować, ale nie posiada uprawnienia do jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania (stanowisko Departamentu Prawnego GIP w sprawie zaległych urlopów, GNP-110-4560-46/07/PE).

Należy jednak zaznaczyć, że opinie w tym zakresie nie są jednolite, również w orzecznictwie. Sąd Najwyższy wyraża pogląd, zgodnie z którym pracodawca może jednostronnie wysłać pracownika na urlop zaległy, uznając, że z art. 168 Kodeksu pracy wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie określonym w tym przepisie, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące (wyrok SN z 7 maja 2008 r., II PK 313/07, OSNP 2009/17-18/229). Stanowisko to potwierdzają również poniższe wyroki:

SN Udzielenie urlopu wypoczynkowego na podstawie art. 168 Kodeksu pracy za poprzednie lata w I kwartale następnego roku [obecnie urlop zaległy należy wykorzystać do 30 września następnego roku - przyp. red.] nie wymaga zgody pracownika (wyrok SN z 2 września 2003 r., I PK 403/02, OSNP 2004/18/310).

SN Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (wyrok SN z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05, OSNP 2006/ 23-24/354).

Możliwość wysłania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy przez pracodawcę w warunkach art. 168 Kodeksu pracy, nawet gdy pracownik nie wyraża na to zgody, potwierdziło również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację nr 8918 z 6 sierpnia 2020 r. w sprawie udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego, według której:

MRPiPS (…) orzecznictwo sądowe przyjmuje, powołując się na obowiązek udzielenia urlopu zaległego do określonej daty (30 września) oraz zważywszy, że niespełnienie powyższego obowiązku przez pracodawcę naraża go na sankcje, które może podjąć wobec niego Państwowa Inspekcja Pracy, że pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przepisie art. 168 Kodeksu pracy. Pracodawca zatem może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody.

Jeżeli jednak wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego do końca września następnego roku kalendarzowego okaże się z różnych przyczyn niemożliwe, to urlop ten nie przepada i może być wykorzystany w ciągu 3 lat od dnia, w którym stał się wymagalny, tj. do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył do niego prawo, lub - jak przyjmuje część ekspertów prawa pracy - od 1 października następnego roku kalendarzowego, jeżeli został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy. Takie stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38).

Pracownica uprawniona do urlopu wychowawczego złożyła wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy do 7/8 etatu od 23 czerwca 2025 r. W jaki sposób należy jej w związku z tym naliczać urlop wypoczynkowy za 2025 r.? Pracownica ma ukończone studia wyższe i 4 lata stażu pracy, więc jest uprawniona do 26 dni urlopu.

Ze względu na zmianę wymiaru czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego pracodawca musi zweryfikować wymiar przysługującego pracownicy urlopu wypoczynkowego. Przyjmuje się, że w takim przypadku należy odpowiednio stosować przepisy o urlopie proporcjonalnym, a w razie zmiany wymiaru czasu pracy w trakcie miesiąca przyjąć, że decyduje wymiar czasu pracy na pierwszy dzień miesiąca. W sytuacji wskazanej w pytaniu pracownicy przysługuje w 2025 r. urlop w wymiarze 25 dni.

Wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika zależy od wymiaru czasu pracy, w jakim jest zatrudniony. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, to wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:

• 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Natomiast wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę 20 albo 26 dni, zależnie od stażu pracy pracownika, przy czym niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Jeżeli pracownik w danym roku kalendarzowym jest zatrudniony zarówno na cały etat, jak i na część etatu, jego wymiar urlopu nie może przekroczyć wymiaru określonego dla całego etatu.

Przepisy prawa pracy, w tym Kodeksu pracy, nie określają, w jaki sposób należy ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym doszło do zmiany wymiaru czasu pracy pracownika. Przyjmuje się, że w takim przypadku należy ponownie ustalić, do jakiego wymiaru urlopu pracownik ma ostatecznie prawo w danym roku (pierwsze ustalenie wymiaru urlopu powinno nastąpić z początkiem roku kalendarzowego). W tym celu należy ustalić prawo pracownika do określonego wymiaru urlopu w okresach zatrudnienia (miesiącach) w poszczególnych wymiarach czasu pracy, przy czym przyjmuje się, że w razie gdy do zmiany wymiaru czasu pracy dochodzi w trakcie miesiąca kalendarzowego, to decydujący jest wymiar czasu pracy na pierwszy dzień miesiąca.

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (przy założeniu, że 8 godzin to obowiązująca pracownika dobowa norma czasu pracy).

Pracownik podejmuje zatrudnienie od 1 lipca 2025 r. na podstawie umowy o pracę na czas określony 2 lat. Ma on uzyskane absolutorium na studiach wyższych, natomiast nie obronił dyplomu, wcześniej ukończył liceum ogólnokształcące. W trakcie studiów był zatrudniony na podstawie umowy o pracę na 0,5 etatu przez 1,5 roku. W jakim wymiarze przysługuje mu urlop wypoczynkowy? Pracownik chciałby skorzystać z 2-tygodniowego urlopu już w sierpniu 2025 r. Czy musimy mu go udzielić?

Jeżeli pracownik nie obronił dyplomu i tym samym nie otrzymał dyplomu ukończenia studiów wyższych, to nie wliczają mu się one do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, w liczbie 8 lat. Zostają wliczone tylko 4 lata stażu z tytułu ukończenia średniej szkoły ogólnokształcącej. Zatem pracownik ten ma prawo do urlopu w wymiarze 20 dni w skali roku, a za okres od 1 lipca do 31 grudnia 2025 r. przysługuje mu 10 dni urlopu. Nie ma żadnych przeszkód prawnych, aby pracownik skorzystał z wszystkich tych dni (albo z ich części) już w sierpniu br., ponieważ przepracował 1,5 roku w czasie studiów.

Wymiar urlopu wynosi:

• 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się m.in. okresy nauki w szkołach ponadpodstawowych. Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się m.in. z tytułu ukończenia:

• średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,
• szkoły wyższej - 8 lat.

Okresy nauki w poszczególnych szkołach nie podlegają sumowaniu i do okresu zatrudnienia wlicza się ukończenie szkoły wyższego stopnia.

Okres 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej może zostać pracownikowi wliczony tylko, gdy pracownik taką szkołę ukończył, co potwierdza dyplom (może to być zarówno dyplom ukończenia studiów licencjackich, jak i magisterskich - w obu przypadkach do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, wlicza się 8 lat). Samo absolutorium nie oznacza natomiast, że pracownik ukończył studia wyższe.

Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

W razie zatrudnienia przez część roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym, przy czym za każdy miesiąc kalendarzowy pracownik ma prawo do 1/12 wymiaru urlopu przysługującego w skali roku. W przypadku gdy nie jest to pierwszy kalendarzowy rok pracy pracownika, ale już kolejny - urlop za cały okres zatrudnienia w tym roku kalendarzowym przysługuje od razu w dniu zatrudnienia pracownika. Pracownik może go wykorzystać po porozumieniu z pracodawcą.

Wielu naszych pracowników chce korzystać z urlopu wypoczynkowego w okresie od 4 do 14 sierpnia 2025 r., a inni w terminie od 11 do 22 sierpnia br. Tym samym w tygodniu (roboczym) od 11 do 14 sierpnia 2025 r. w firmie zostałoby tylko 4 pracowników z 14 zatrudnionych, co jest niemożliwe, bo firma nie będzie w stanie obsłużyć klientów. Pracownicy, którym odmawiamy urlopu w tym terminie, noszą się z zamiarem korzystania w okresie od 11 do 14 sierpnia br. z urlopu na żądanie. Czy w tej sytuacji będziemy musieli taki urlop na żądanie zaakceptować?

Co do zasady o terminie wykorzystania urlopu na żądanie decyduje pracownik, jednak jego prawo do skorzystania z tego urlopu w określonym terminie nie jest bezwzględne. W razie wystąpienia istotnych przyczyn, tak jak ma to miejsce w przedstawionej sytuacji, pracodawca może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu na żądanie.

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, ustalanym przez pracodawcę na podstawie wniosków złożonych wcześniej przez pracowników, albo jeżeli u pracodawcy nie ustala się planu urlopów - po porozumieniu z pracownikiem. Zarówno ustalając plan urlopów, jak i udzielając urlopu po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca musi brać pod uwagę nie tylko wnioski pracowników, ale i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy). Zatem mając na względzie konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, pracodawca ma pełne prawo odrzucić niektóre wnioski pracowników. Wówczas pracownicy mogą w praktyce rozważyć skorzystanie z urlopu na żądanie.

Pracodawca jest zobowiązany udzielić na żądanie pracownika, w terminie przez niego wskazanym, do 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym z przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu (art. 167² Kodeksu pracy). Nie ma przy tym żadnych prawnych ograniczeń, które uniemożliwiłyby wykorzystanie tych 4 dni łącznie.

Należy jednak podkreślić, że urlop na żądanie nadal jest urlopem, co oznacza, że pracodawca nie tylko akceptuje fakt korzystania przez pracownika z urlopu na żądanie, ale musi go udzielić, aby pracownik z niego skorzystał. W swoim orzecznictwie wyraźnie wskazuje na to Sąd Najwyższy (m.in. wyrok SN z 22 marca 2022 r., I PSKP 59/21, wyrok SN z 16 września 2008 r., II PK 26/08, OSNP 2010/3-4/36).

Co więcej, Sąd Najwyższy stwierdził, że rozpoczęcie korzystania z urlopu na żądanie bez oczekiwania na decyzję pracodawcy nie usprawiedliwia nieobecności w pracy, wobec czego jest naruszeniem obowiązków pracowniczych, w szczególności ujętego w art. 100 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy obowiązku przestrzegania czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy (wyrok SN z 16 września 2008 r., II PK 26/08, OSNP 2010/3-4/36). Niemniej w innym orzeczeniu Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, że w ocenie naruszenia obowiązków pracowniczych istotna jest także praktyka zakładowa. Skoro pracodawca akceptuje sytuację, że samo złożenie przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu jest równoznaczne z jego udzieleniem, to trudno tego rodzaju postawę zakwalifikować inaczej niż dorozumiane podjęcie decyzji z art. 167² Kodeksu pracy (wyrok SN z 22 listopada 2018 r., II PK 199/17).

Prawo pracownika do skorzystania z urlopu na żądanie nie jest jednak bezwzględne. Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na podstawie art. 167² Kodeksu pracy ze względu na szczególne okoliczności (wyrok SN z 7 listopada 2013 r., SNO 29/13).

Także Sąd Apelacyjny w Warszawie stwierdził, że realizacja prawa pracownika do wypoczynku na podstawie urlopu na żądanie nie jest bezwzględna (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 23 listopada 2016 r., III APa 61/15). Z wyroku tego wprost wynika, że urlop na żądanie nie powinien być instytucją wykorzystywaną do tego, by de facto wymusić na pracodawcy udzielenie urlopu wypoczynkowego, gdy po stronie pracownika nie ma żadnych szczególnych potrzeb dla skorzystania z urlopu w określonym terminie, a chodzi jedynie o skorzystanie z urlopu w atrakcyjnym terminie. Sytuacja, w której korzystanie z urlopu w tym samym terminie przez wielu pracowników może uniemożliwić normalne funkcjonowanie zakładu pracy, uzasadnia odmowę udzielenia urlopu na żądanie niektórym z pracowników, a nawet wszystkim pracownikom, którzy bez żadnych nadzwyczajnych przyczyn chcieliby z niego skorzystać.

W związku z problemami z udzielaniem pracownikom urlopów wypoczynkowych (część pracowników nie wykorzystuje urlopów i ma duże zaległości urlopowe, a część składa wnioski o urlop nawet 2-tygodniowy z dnia na dzień) nosimy się z zamiarem ustalenia od przyszłego roku planu urlopów, który uporządkowałby kwestie związane z korzystaniem z urlopów. Jednak jesteśmy firmą produkcyjną, większość naszych pracowników pracuje w systemie równoważnego czasu pracy, tj. zwykle na 12-godzinne dniówki, a grafiki czasu pracy są opracowywane na 1-miesięczne okresy rozliczeniowe czasu pracy. Jak w tym systemie wygląda planowanie urlopów w planie urlopów, skoro nie wiadomo, jak konkretnie ułoży się grafik pracy pracownika?

W przypadku systemu równoważnego czasu pracy pracodawca może zaplanować pracownikowi urlop wypoczynkowy w planie urlopów jedynie w przybliżeniu. Ostatecznie decyduje wymiar urlopu wypoczynkowego, ponieważ pracownik nie może wykorzystać, także na podstawie planu urlopów, więcej urlopu, niż wynika to z przysługującego mu wymiaru.

W przypadku systemu równoważnego czasu pracy ustalenie planu urlopów może być skomplikowane. W tym systemie czasu pracy dobowy wymiar czasu pracy może być bowiem przedłużony do 12 godzin na dobę (a w określonych przypadkach nawet do 16 albo 24 godzin). Samo to powoduje jedynie, że zamiast zaplanować 16 czy 22 dni urlopu (tak jak w przypadku gdy pracownik pracuje po 8 godzin na dobę w tzw. podstawowym systemie czasu pracy), w planie urlopów należy wskazać 14 albo 18 dni pracy, w trakcie których pracownik będzie korzystał z urlopu w danym roku kalendarzowym (dłuższy dobowy wymiar czasu pracy skutkuje bowiem mniejszą liczbą dni pracy, chociaż normy czasu pracy są takie same w każdym systemie czasu pracy).

Natomiast realną trudnością może być wskazanie w planie urlopów tej mniejszej liczby dni w sytuacji, gdy grafiki (harmonogramy) czasu pracy dla takich pracowników są ustalane na co najmniej miesięczne okresy. Trudno bowiem przewidzieć, jak będzie ustalony grafik czasu pracy pracownika np. na marzec, lipiec czy październik. W takim przypadku plan urlopów może być jedynie orientacyjny - z uwzględnieniem pewnych zasad przyjętych u pracodawcy przy opracowywaniu grafików pracowników. W praktyce bowiem pracodawcy ustalają grafiki pracy, przyjmując pewne zasady (np. praca co drugi-trzeci dzień albo praca 2 dni z rzędu, a następnie 2 dni przerwy). Nie zawsze też praca na dany dzień jest planowana zawsze w wymiarze 12 godzin; ze względu na wymiar czasu pracy ustalony na dany okres rozliczeniowy czasu pracy mogą to być także 4 godziny albo 8 godzin.

Ostatecznie zawsze decydujący jest wymiar przysługującego pracownikowi urlopu. Oznacza to w praktyce, że pracownik nie jest uprawniony do skorzystania z urlopu w dniu zaplanowanym w planie urlopów, jeżeli wcześniej wyczerpał już pełny przysługujący mu na dany rok kalendarzowy wymiar urlopu.

W terminie od 10 do 14 listopada 2025 r. planujemy remont hali i pomieszczeń biurowych. W związku z tym najdogodniejsze dla nas byłoby zamknięcie firmy na ten czas. Liczymy na to, że ze względu na święto przypadające 11 listopada 2025 r. (wtorek) wielu pracowników chętnie skorzysta z urlopu wypoczynkowego 10 listopada br. Natomiast obawiamy się, że nie wszyscy pracownicy zgodzą się na urlop także od środy do piątku (12-14 listopada 2025 r.). Czy mamy możliwość skierowania ich na urlop w te dni?

Jeżeli u pracodawcy funkcjonuje plan urlopów, to pracodawca może zaplanować w nim, że wszyscy pracownicy w okresie od 10 do 14 listopada 2025 r. będą korzystali z urlopu wypoczynkowego (z tym że to pracownicy decydują o tym, czy chcą korzystać z urlopu wypoczynkowego w częściach czy w całości). Jeżeli natomiast u pracodawcy nie ma planu urlopów, to pracodawca nie ma wpływu na to, czy pracownicy złożą wnioski urlopowe o udzielenie im urlopu w tym okresie, a przepisy prawa pracy nie przewidują możliwości przymusowego wysłania pracowników na urlop wypoczynkowy z przyczyn organizacyjnych leżących po stronie pracodawcy.

W przypadku niemożności wykonywania pracy przez pracowników z powodów organizacyjnych leżących po stronie pracodawcy, jak wskazane w pytaniu, przepisy Kodeksu pracy przewidują wprowadzenie przestoju (art. 81 § 1 Kodeksu pracy). W takiej sytuacji pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów. Pracodawca może na czas przestoju powierzyć pracownikowi inną odpowiednią pracę, za której wykonanie przysługuje wynagrodzenie przewidziane za tę pracę, nie niższe jednak od wynagrodzenia ustalonego zgodnie z § 1 (art. 81 § 3 zd. 1 Kodeksu pracy).

Pracodawca ma wpływ na to, że w określonym terminie pracownik będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego, tylko jeżeli ustalany jest u niego plan urlopów, a pracownik nie zawnioskuje o udzielenie mu nieprzerwanie pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Z art. 162 Kodeksu pracy wynika bowiem, że urlop może być podzielony na części tylko na wniosek pracownika (a w takim przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych). Natomiast w razie nieustalania planu urlopów urlopy są udzielane po porozumieniu z pracownikiem. W praktyce pracownik zainteresowany urlopem w określonym terminie składa wniosek, a pracodawca udziela urlopu (bądź odrzuca wniosek pracownika). Jeżeli natomiast pracownik nie złoży wniosku, to nie dojdzie do udzielenia urlopu.