Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz innych dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników

Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także dokumentacji ZUS i podatkowej. Archiwizowanie powinno być zorganizowane w sposób gwarantujący zachowanie poufności dokumentacji, a także jej integralności, kompletności oraz dostępności. Dokumenty powinny być przechowywane w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. W zależności od rodzaju dokumentów przepisy przewidują różne terminy ich przechowywania.

Okresy przechowywania dokumentów wytwarzanych, ale też pozyskanych przez pracodawcę, w tym akt osobowych, dokumentów związanych z wypłatą wynagrodzeń, dokumentów dotyczących PPK (pracownicze plany kapitałowe), dokumentacji podatkowej, dokumentów ZUS oraz innych dokumentów związanych z zatrudnieniem, wynikają z różnych aktów prawnych, m.in. Kodeksu pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy o pdof, ustawy o PPK, przepisów dotyczących bhp czy ochrony danych osobowych (RODO).

1. Dokumenty związane z rekrutacją

Okres przechowywania dokumentów związanych z procesem rekrutacji, takich jak CV, listy motywacyjne, wyniki testów rekrutacyjnych czy notatki z rozmów kwalifikacyjnych, nie został określony w Kodeksie pracy.

Jednak zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. e RODO dane osobowe nie mogą być przechowywane dłużej, niż jest to konieczne do celów, dla których są przetwarzane. To oznacza, że po zakończeniu procesu rekrutacji, jeśli nie ma zgody kandydata na dłuższe przechowywanie danych w celach przyszłych rekrutacji, co do zasady dokumenty te powinny być usunięte bez zbędnej zwłoki.

Dodatkowo art. 6 ust. 1 lit. f RODO umożliwia przechowywanie danych przez okres, w którym przetwarzanie jest niezbędne do obrony pracodawcy przed ewentualnymi roszczeniami prawnymi. Może to mieć zastosowanie w przypadku takich roszczeń związanych z procesem rekrutacji jak np. o odszkodowanie za nierówne traktowanie czy dyskryminację podczas nawiązania stosunku pracy. Ponieważ Kodeks pracy przewiduje 3-letni okres przedawnienia, to taki termin może być traktowany jako maksymalny okres przechowywania dokumentów rekrutacyjnych dla celów ochrony przed potencjalnymi roszczeniami. Po ustaniu celu przetwarzania danych pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego usunięcia danych osobowych.

2. Dokumentacja pracownicza

Każdy pracodawca jest zobowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej, w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, dokumentację pracowniczą. Składają się na nią:

• akta osobowe pracowników;
• dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, do której zaliczamy:

• • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy
  • dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego,
  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

2.1. Akta osobowe pracownika

Pracodawca przechowuje akta osobowe w sposób gwarantujący zachowanie ich poufności, integralności, kompletności oraz dostępności przez cały okres zatrudnienia. Po zakończeniu stosunku pracy zasadą jest przechowywanie akt osobowych przez okres:

• 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł - w przypadku pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.,
• 50 lat od ustania stosunku pracy - w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., czyli do 31 grudnia 2018 r.

Zasada ta nie dotyczy jednak akt osobowych pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej, gdyż w tym przypadku zawsze obowiązuje dłuższy okres przechowywania, tj. 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy, bez względu na datę zatrudnienia.

Przepisy dopuszczają również możliwość skrócenia okresu przechowywania akt osobowych, ale wyłącznie, jeśli chodzi o stosunki pracy nawiązane po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Warunkiem skrócenia tego okresu jest przekazanie przez pracodawcę do ZUS oświadczenia (ZUS OSW) o zamiarze przekazania raportów informacyjnych i złożenie w terminie 12 miesięcy od jego przekazania raportów informacyjnych obejmujących dane niezbędne do ustalania prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych (ZUS RIA) za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Okres przechowywania akt osobowych w takim przypadku ulega skróceniu z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Wskazane powyżej okresy wyznaczają nie tylko minimalny czas przechowywania akt, który musi stosować każdy pracodawca, ale także wyznaczają maksymalny termin, do upływu którego pracodawca ma obowiązek akta osobowe przekazać pracownikowi lub zniszczyć. Do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie terminów przechowywania pracodawca powinien umożliwić pracownikowi odbiór jego dokumentacji, a kolejno w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór powinien ją zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Do czasu zniszczenia dokumentów pracodawca wciąż jeszcze może wydać je byłemu pracownikowi, jeśli tylko zgłosi się on po ich odbiór.

Pracodawca może przedłużyć okres przechowywania dokumentów jedynie wyjątkowo. Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

• jest stroną tego postępowania - okres przechowywania przedłuża się do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu odpowiednio 10 lub 50 lat,
• powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - okres przechowywania (odpowiednio 10 lub 50 lat) przedłuża się o 12 miesięcy, jednak po upływie tego okresu pracodawca musi zawiadomić, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz w przypadku jej nieodebrania - o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Tabela 1. Okresy przechowywania akt osobowych

2.2. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

2.2.1. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy

Niezależnie od akt osobowych pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację czasu pracy obejmującą m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, wnioski pracownicze, np. o zwolnienie z powodu działania siły wyższej, czy zgody, np. na pracę w godzinach nocnych rodzica dziecka do 8 lat.

Jeśli chodzi o dokumentację czasu pracy, to do 31 grudnia 2018 r. okres jej przechowywania był ustalany wyłącznie na podstawie przepisów dotyczących okresów przedawnienia ewentualnych roszczeń z tego tytułu, a zatem wynosił 3 lata. Od 1 stycznia 2019 r. wszystkie dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy podlegają przechowywaniu przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

 2.2.2. Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego

Do dokumentów w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które pracodawca jest zobowiązany prowadzić i przechowywać, należą również dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, a zatem np. wnioski urlopowe czy karty urlopowe pracownika.

Od 1 stycznia 2019 r. okres ich przechowywania wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Okres przechowywania dokumentów powstałych wcześniej wyznacza 3-letni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.

2.2.3. Dokumenty związane z wypłatą wynagrodzenia

Obowiązkowa dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, prowadzona odrębnie dla każdego pracownika, obejmuje m.in. kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą czy wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Dokumenty te powinny być przechowywane jak pozostała część dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, tj. przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania, tj. 50 lat dla zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. oraz zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., jeżeli pracodawca nie złożył raportów informacyjnych ZUS RIA.

2.2.4. Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej

Obowiązkowo prowadzona przez pracodawcę karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, podlegają przechowywaniu przez pracodawcę przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy.

Tabela 2. Okresy przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

2.3. Obowiązek przekazania pracownikowi informacji o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownika zatrudnionego nie wcześniej niż 1 stycznia 2019 r. pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w punkcie powyżej.

Po upływie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji, jeśli pracownik nie odebrał jej w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór, pracodawca jest zobowiązany do zniszczenia dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

Wzór. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

3. Dokumentacja powypadkowa

Poza dokumentami stanowiącymi dokumentację pracowniczą w rozumieniu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia i przechowywania również innej dokumentacji. Zalicza się do niej m.in. rejestr wypadków, protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową, która powinna być przechowywana przez 10 lat.

Także dla rejestru chorób zawodowych i dokumentacji postępowań przyjmuje się 10-letni okres przechowywania od dnia ostatecznego zakończenia postępowania.

4. Dokumentacja podatkowa

Oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych lub na inne obowiązki podatników lub płatników podatku nie wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej, tak jak deklaracje i rozliczenia podatkowe. Należy je przechowywać odrębnie. Pracodawca jako płatnik podatków za pracownika jest zobowiązany do przechowywania takich dokumentów podatkowych, jak m.in.: deklaracja PIT-4R, roczne rozliczenia PIT-11, oświadczenia PIT-2, listy płac, wnioski o zastosowanie ulg podatkowych.

Okres przechowywania dokumentów dla celów podatkowych wynosi 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

5. Dokumentacja ZUS

Pracodawca jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres:

• 10 lat:

•  w przypadku pracowników zgłoszonych do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r. - licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę u danego pracodawcy,

• w przypadku pracowników, za których został złożony raport informacyjny - licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny;

• 50 lat od zakończenia pracy - w przypadku pozostałych pracowników.

Zatem przez ten okres pracodawca jest zobowiązany do przechowywania całej dokumentacji płacowej niewchodzącej w skład dokumentacji pracowniczej, w tym również potwierdzeń przelewów, dokumentów dotyczących potrąceń, a także dokumentów związanych z ustaleniem i odliczeniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Poza przechowywaniem dokumentów wskazanych powyżej pracodawca - płatnik składek - ma również obowiązek przekazywania i przechowywania niezbędnych deklaracji i raportów ZUS, m.in.:

• dokumentów zgłoszeniowych ZUS ZUA, ZUS ZCNA czy ZUS ZZA,
• deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA,
• raportów ZUS RCA i ZUS RZA.

Okres przechowywania dokumentów zgłoszeniowych, deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz ich korekt wynosi 5 lat od dnia ich złożenia. Trzeba jednak pamiętać, że deklaracje ZUS przesłane do 31 grudnia 2011 r. należy przechowywać przez okres 10 lat.

6. Dokumentacja PPK

Pracodawcy są zobowiązani także do prowadzenia odpowiedniej dokumentacji w związku z PPK, w szczególności umowy o prowadzenie PPK i dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK, w tym m.in. przyjmowania deklaracji rezygnacji z PPK oraz wpłaty podstawowej i dodatkowej, wniosku o dokonywanie wpłat do PPK oraz innych wniosków.

Długość okresu przechowywania tych dokumentów może wyznaczać okres przedawnienia z tytułu wpłat do PPK, który wynosi 5 lat. Jednocześnie jednak dokumentacja dotycząca uczestnika PPK wiąże się z ustalaniem wysokości jego wynagrodzenia (w szczególności deklaracje dotyczące uczestnictwa czy wysokości wpłat podstawowych i dodatkowych), a płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego, przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek - w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r. lub gdy został złożony raport informacyjny ZUS RIA, bądź przez okres 50 lat - dla zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. oraz zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2016 r., jeżeli pracodawca nie złożył raportów informacyjnych ZUS RIA.

Ewa Kowszun

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, ponad 20-letnie doświadczenie w kompleksowym wsparciu prawnym działów HR, prowadzi własną firmę doradczą