Jak rozliczyć w księgach rachunkowych wypłaconą pracownikowi nagrodę za zrekrutowanie pracownika

W związku z rozwojem firmy wprowadzamy program rekomendacji dla swoich pracowników. Polega on na nagradzaniu pracownika w kwocie 6000 zł za polecenie nowych kandydatów do pracy w naszej firmie, z którymi zostanie podpisana umowa o pracę. W jaki sposób rozliczyć w księgach rachunkowych ten wydatek? Czy będzie on kosztem uzyskania przychodów w firmie? Czy nagroda taka będzie stanowiła przychód dla pracownika ze stosunku pracy podlegający oskładkowaniu? W ciężar jakiego konta kosztów należy zaewidencjonować wypłatę takiej nagrody?

Wprowadzenie programu polecającego umożliwia przyznawanie nagród za polecenie kandydata do pracy bez obciążenia składkami ZUS oraz bez potrącania zaliczek na PIT. Takie nagrody traktowane są jako przychody z "innych źródeł" i nie podlegają obowiązkowi opodatkowania u pracodawcy. Pracodawca może zaliczyć te nagrody do kosztów uzyskania przychodu (KUP) w momencie zatrudnienia poleconego pracownika, zgodnie z regulaminem programu. W księgach rachunkowych wydatek ten obciąży koszty podstawowej działalności operacyjnej (konto kosztów zespołu 4 "Pozostałe koszty rodzajowe"). Szczegóły - w uzasadnieniu.

Programy poleceń pracowników stają się coraz bardziej popularnym narzędziem w procesie rekrutacyjnym. Przedsiębiorcy, borykając się z trudnościami w pozyskiwaniu odpowiednio wykwalifikowanych kadr, chętnie sięgają po rozwiązania oparte na rekomendacjach. W ramach takich programów osoba, która skutecznie poleci kandydata do pracy, może liczyć na nagrodę pieniężną. Wprowadzenie odpłatnego programu polecającego stwarza więc możliwość nie tylko poszerzenia bazy kandydatów, ale także zacieśnienia współpracy z pracownikami lub osobami zewnętrznymi.

Wypłata nagrody za polecenie kandydata na pracownika - PIT

Nagroda za polecenie kandydata do pracy, w przeciwieństwie do wynagrodzenia za pracę, nie jest traktowana jako przychód ze stosunku pracy, lecz jako przychód z "innych źródeł". Wynika to z analizy definicji "przychodów ze stosunku pracy" zawartej w art. 12 ust. 1 updof, według której za przychody takie należy rozumieć:

(…) wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Należy zatem uznać, że gratyfikacja przyznawana za skuteczne polecenie kandydata do pracy, o ile nie jest bezpośrednio związana z obowiązkami służbowymi (np. w przypadku rekrutacji), stanowi świadczenie otrzymywane w ramach programu poleceń, a nie w ramach umowy o pracę. W związku z tym należy ją traktować jako przychód z "innych źródeł" w rozumieniu art. 10 ust. 1 pkt 9 updof, w powiązaniu z art. 20 ust. 1 updof (który wymienia nagrody jako przykładowy element przychodów z "innych źródeł", co dodatkowo wskazuje, że nagrody te są traktowane odmiennie od wynagrodzenia za pracę). W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 lipca 2024 r., (sygn. 0112-KDIL2-1.4011.595.2024.1.DJ.) stwierdza się w sposób bezpośredni, że:

(…) ze względu na fakt, że program rekomendacji pracowniczych jest skierowany do różnych grup uczestników (rekomendującymi kandydatów na stanowiska pracownicze w procesie rekrutacyjnym mogą być zarówno pracownicy Spółki zatrudnieni w ramach umowy o pracę lub osoby współpracujące w ramach umowy zlecenia lub umowy o współpracy w ramach prowadzonej działalności) oraz ze względu na fakt, że jak sami Państwo wskazali we wniosku: (…) Zasady działania programu rekomendacji pracowniczych określone są w regulaminie Spółki i podane do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w firmie (nie są one określone/wskazane w umowie o pracę czy też w umowie cywilnoprawnej) - to wypłacone świadczenie osobom polecającym, będącym przedmiotem Państwa zapytania (tj. pracownikom Spółki zatrudnionym w ramach umowy o pracę lub osobom współpracującym w ramach umów cywilnoprawnych) stanowi dla nich przychód ze źródła przychodu - "inne źródła", o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 powołanej ustawy. Zatem, należy zgodzić się z Państwem, że prawidłowym działaniem będzie zaprzestanie pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

Potwierdzenie zaprezentowanego stanowiska (tj. że nagroda przyznawana w ramach programu poleceń, gdzie uczestnikami mogą być osoby fizyczne niezależnie od ich zatrudnienia, a sama nagroda jest uzależniona od zatrudnienia i utrzymania poleconego kandydata przez określony czas, stanowi przychód z "innych źródeł") można znaleźć również w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 lipca 2022 r. (sygn. 0112-KDIL2-1.4011.454.2022.1.MKA) czy też interpretacji indywidualnej z 29 lipca 2020 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.178.2020.1.MN), a także w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 13 listopada 2018 r. (sygn. II FSK 3216/16).

Reasumując, nagrody za polecenie kandydata do pracy, które nie wynikają z relacji pracowniczej ani umowy cywilnoprawnej, a są jednorazowym świadczeniem, traktowane są jako przychód z "innych źródeł". To oznacza, że podlegają opodatkowaniu PIT jako dochód beneficjenta. Pracodawca wypłacający takie nagrody nie ma obowiązku naliczania i potrącania od nich zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Ma jednak obowiązek informacyjny, tzn. musi sporządzić informację o wysokości przychodów podlegających opodatkowaniu zaliczanych do pozostałych źródeł przychodów na formularzu PIT-11. Opodatkowanie otrzymanej nagrody następuje w rozliczaniu rocznym samodzielnie przez podatnika, który taką nagrodę otrzymał.

Wypłata nagrody za polecenie kandydata na pracownika - składki ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych w interpretacji z 13 maja 2024 r. (sygn. DI/100000/43/314/2024) potwierdził, że nagrody uznaniowe przyznawane za polecenie kandydata do pracy nie są objęte obowiązkiem opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Kluczowym aspektem tej interpretacji jest fakt, że takie nagrody, mimo że stanowią przychód podatkowy klasyfikowany jako "inne źródła", nie są uznawane za przychód ze stosunku pracy, a tym samym nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Wypłata nagrody za polecenie kandydata na pracownika - koszt uzyskania przychodów 

Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą niefigurujące w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty. W przypadku wydatków na nagrody za polecenie pracownika tak jest, gdyż:

• nie znajdują się w katalogu wyłączeń z kosztów podatkowych określonym w art. 16 ust. 1 updop (i analogicznym art. 23 ust. 1 updof),

• są gospodarczo uzasadnione (tj. są zazwyczaj ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą), gdyż nie tylko zapewniają ciągłość zatrudnienia, ale również wspierają proces rekrutacji, zwiększając jego efektywność (poprzez "przyciąganie" odpowiednich, wartościowych kandydatów), co w efekcie pozwala przedsiębiorstwu szybciej i skuteczniej realizować swoje cele biznesowe (przyczynia się do generowania przychodów lub zachowania źródła przychodów).

Wypłata nagrody za polecenie kandydata na pracownika - moment uznania za koszt uzyskania przychodów 

Nagroda za polecenie kandydata do pracy może być uznana za koszt uzyskania przychodu w momencie jej realizacji, czyli po spełnieniu wszystkich warunków określonych w regulaminie programu. Na przykład, jeśli regulamin przewiduje, że nagroda zostanie wypłacona dopiero po upływie okresu próbnego nowego pracownika, to koszt uzyskania przychodu powstaje dopiero w momencie faktycznej wypłaty nagrody. 

Wypłata nagrody za polecenie kandydata na pracownika - ewidencja w księgach rachunkowych

Wydatki związane z rekrutacją pracowników stanowią część kosztów podstawowej działalności operacyjnej. Tym samym "nagrody za rekrutację pracownika" wypłacane zgłaszającemu kandydata pracownikowi powinny być ewidencjonowane na koncie zespołu 4 ("Pozostałe koszty rodzajowe"). W zespole 5 odpowiednim kontem, na którym należy ujmować wydatki związane z procesem rekrutacji pracowników, jest konto 55 "Koszty zarządu", bez względu na to, czy firma poszukuje pracowników do działu administracyjnego, produkcyjnego lub innego.

Przykład

Grażyna Skubik

główna księgowa, praktyk