4/2022 [dodatek: ], data dodania: 16.03.2022 Czy pracodawca może przetwarzać prywatny numer telefonu kandydata do pracy
RADA
PROBLEM
Podczas rekrutacji niektórzy kandydaci do pracy podają numer telefonu, pod którym można się z nimi kontaktować w związku z prowadzonym naborem. Osoby, które pomyślnie przeszły rekrutację i zdecydowały się na przyjęcie do pracy, często chcą, aby taki numer pozostał numerem kontaktowym z przyszłym pracodawcą. Posiadanie numerów prywatnych telefonów tych osób jest korzystne dla nas jako pracodawcy z uwagi na różne nieprzewidziane zdarzenia, z którymi wiąże się konieczność kontaktu z kandydatami do pracy. Czy pracodawca może przetwarzać numer prywatnego telefonu kandydata do pracy po zatrudnieniu?
RADA
Pracodawca nie ma prawa żądać od kandydata do pracy czy od pracownika prywatnego numeru telefonu. W polskim systemie prawnym nie istnieje bowiem żaden przepis, który zobowiązywałby osobę fizyczną do posiadania środka komunikacji w postaci telefonu. W związku z tym dysponowanie numerem telefonu powinno pozostać dobrowolne, a podstawa przetwarzania takiego numeru przez pracodawcę będzie zależała od okoliczności i celu, w jakim doszło do tego przetwarzania, choć niewątpliwie najczęściej będzie dochodziło do niego za zgodą kandydata do pracy czy pracownika.
UZASADNIENIE
Dane wymagane od kandydata do pracy i pracownika. Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia (art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy).
Natomiast od pracownika pracodawca może żądać podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
- adres zamieszkania,
- numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
- numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Aby pracodawca mógł przetwarzać dane kontaktowe pracownika, które pozyskał podczas rekrutacji, takie jak np. numer prywatnego telefonu komórkowego, wskazane jest, aby uzyskał na to jego zgodę (art. 22¹ª § 1 Kodeksu pracy). Taka zgoda powinna być wyrażona w formie pisemnej.
Pojawiają się jednak pewne wątpliwości w związku z brzmieniem art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy, który określa, że pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych. Skoro od pracownika należy żądać wskazanych danych "dodatkowo", to pracodawca ma prawo przetwarzać je wszystkie, tj. zarówno te zebrane od kandydata do pracy, jak i te zebrane w związku z decyzją o zatrudnieniu konkretnej osoby na danym stanowisku. Jeśli pracownik wskazał w procesie rekrutacji dobrowolnie jako dane do kontaktu swój prywatny numer telefonu, to można go w dalszym ciągu wykorzystywać do ewentualnego kontaktu również w trakcie zatrudnienia. Nie należy jednak wykluczyć możliwości, że kandydat na pracownika w związku z rekrutacją podał numer telefonu nie swój, ale innej osoby, np. członka rodziny czy partnera. Tym samym uzasadnione jest potwierdzenie możliwości przetwarzania podanego w ramach rekrutacji prywatnego numeru telefonu, czyli uzyskanie zgody pracownika.
Zgoda na przetwarzanie danych. Należy zwrócić uwagę, że zazwyczaj podczas procesu rekrutacji, pozyskując wskazane powyżej dane, a więc m.in. dane kontaktowe podane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, pracodawca, spełniając obowiązek informacyjny, deklaruje, że będzie je przetwarzał jedynie na potrzeby przeprowadzenia naboru. Jeśli proces rekrutacji zakończono, a pracodawca spośród kandydatów wybrał konkretnego pracownika i chciałby wykorzystać jego dane kontaktowe podane w CV, to wskazane jest, aby uzyskał zgodę pracownika na ich przetwarzanie oraz określił, w jakim celu te dane będzie przetwarzał, np. do ewentualnego kontaktu.
Należy również pamiętać, że zgoda to dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, jakim osoba, której danych to dotyczy, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych (art. 4 pkt 11 RODO). Taka zgoda może być w każdym czasie odwołana (art. 7 RODO). Wówczas pracodawca musi zaprzestać przetwarzania danych wykorzystywanych na podstawie tej przesłanki zawsze wtedy, gdy pracownik wycofa tę zgodę.
PODSTAWA PRAWNA:
-
art. 4 pkt 11, art. 5, art. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, str. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2021 r. Nr 74, str. 35
-
art. 221 § 1, § 3-4, art. 22¹ª § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162
Adam Sanocki
rzecznik prasowy UODO
