Tryb offline24 w KSeF - jak będą wystawiane faktury

Nowa wersja projektu ustawy o VAT przewiduje możliwość stałego korzystania z trybu KSeF offline24. Podatnicy, których specyfika działalności uniemożliwia wystawianie faktur w czasie rzeczywistym, będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane bez bezpośredniego połączenia z systemem, z obowiązkiem ich przesłania najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Warunkiem niezbędnym do wystawiania e-faktur w trybie "offline24" w okresie obligatoryjnego KSeF będzie uzyskanie certyfikatu wystawcy faktury.

11 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało nową wersję projektu ustawy zmieniającej ustawę o VAT, który ma wprowadzić zmiany w KSeF. Projekt zakłada wprowadzenie bezterminowo możliwości wystawiania faktur w tzw. trybie "offline24". Podatnik będzie mógł wystawić fakturę w postaci elektronicznej według wzoru faktury ustrukturyzowanej i przesłać ją do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego, gdy będzie to wynikało ze specyfiki prowadzonej działalności.

Kto może skorzystać z trybu KSeF offline 24

Tryb offline 24 do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie dobrowolny. To podatnik zadecyduje czy z niego skorzysta i do których faktur. Z projektu ustawy wynika (art. 106nda), że z trybu offline 24 skorzystają podatnicy, jeżeli będzie wymagała tego specyfika jego działalności. Ustawodawca nie definiuje co należy przez to rozumieć. Należy mieć nadzieję, że to podatnik będzie decydował, że dana sytuacja w firmie powoduje, że nie może wystawiać faktur ustrukturyzowanych w trybie online, czyli czasie rzeczywistym. Nie powinien o tym decydować tylko utrudniony dostęp do internetu.

W uzasadnieniu do projektu czytamy:

Jednocześnie, w art. 106nda ust. 1 wskazuje się, że wybór tego trybu wystawiania faktur może być podyktowany specyfiką działalności podatnika (brakiem możliwości wystawienia faktury w trybie online, lub koniecznością wystawieniem faktur na rzecz podmiotu innego niż zarejestrowany do VAT, nieposługującego się NIP, w tym na rzecz konsumenta i podmiotu zagranicznego lub dla podmiotu korzystającego ze zwolnienia w procedurze SME).

Jak wynika z uzasadnienia do projektu ta procedura będzie przeznaczona również do wystawiania faktur udostępnianych poza KSeF.

Jak będą wystawiane faktury offline

Podatnik korzystający z trybu offline nie będzie mógł wystawić dowolnej faktury elektronicznej, ale fakturę ustrukturyzowaną zgodnie ze wzorem udostępnionym przez MF. Taką fakturę trzeba przesłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym, w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w KSeF.

Aby wystawiać faktury w trybie offline podatnik będzie musiał wcześniej pobrać certyfikat wystawcy faktury. Będzie to warunek konieczny, by podatnik mógł wystawiać faktury w tzw. trybie offline, tj. zarówno:

• w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, czy

• w sytuacji, gdy podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline24.

Kwestie techniczne związane z pobraniem certyfikatu wystawcy faktury zostaną przedstawione w dokumencie "Specyfikacja oprogramowania interfejsowego", który zostanie opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra Finansów.

Joanna Dmowska