Tradycyjne akta czy e-teczka - jak przedsiębiorcy prowadzą dokumentację pracowniczą?
Od 2019 roku pracodawcy mają możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. mimo to większość przedsiębiorstw wciąż wybiera tradycyjną formę, papierową. Jak pokazuje najnowsze badanie Grant Thornton, aż 85% przedsiębiorstw nie wdrożyło jeszcze tzw. e-teczek. Coraz większe zainteresowanie digitalizacją procesów kadrowo-płacowych sugeruje jednak, że zmiana ta jest jedynie kwestią czasu.
E-teczki nadal niszowym rozwiązaniem
Obecnie pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w jednej z dwóch wersji - papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a k.p.). Obie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej są równoważne. Pomimo, że od momentu uregulowania tej kwestii minęło już 6 lat, większość firm (85 proc.) nie zdecydowało się na zmianę formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Z najnowszego badania Grant Thornton wynika, że jedynie 13 proc. ankietowanych przedsiębiorców wdrożyło w swoich firmach e-teczki.
Prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej nadal jest postrzegane przez firmy jako stosunkowo nowe rozwiązanie. Ich wdrożenie wiąże się z koniecznością zaplanowania całego procesu. Wymaga to opracowania zasad zarządzania dokumentacją, wybrania narzędzi informatycznych do prowadzenia e-teczek i określenia zasad przechowywanych danych pracowników. Jak wskazują autorzy badania, dla wielu firm to duże wyzwanie, szczególnie gdy nie dysponują dedykowanymi zasobami lub doświadczeniem we wdrażaniu projektów.
Pomimo tego, że e-teczki wciąż nie są powszechnie stosowane to przedsiębiorcy coraz częściej dostrzegają ich potencjał. Zdecydowana większość badanych (72 proc.) rozważa digitalizację procesów kadrowo-płacowych. Trzykrotnie mniej ankietowanych (23 proc.) deklaruje, że obecnie nie planuje przejścia z papierowej formy dokumentacji na elektroniczną.
Korzyści z wdrożenia dokumentacji elektronicznej
Prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej to przede wszystkim szybki i wygodny dostęp do akt - tak wskazało 36 proc. przedsiębiorców. W cyfrowej wersji można je bowiem łatwo wyszukiwać, sortować i uzupełniać z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Pozostali respondenci zwrócili uwagę przede wszystkim na: bezpieczeństwo danych (5 proc.) oraz brak ryzyka zabrudzenia, zawieruszenia i zniszczenia dokumentów (3 proc.). Co ciekawe, jedynie 1 proc. badanych wskazał redukcję kosztów jako zaletę e-teczek, co może wynikać z faktu, że początkowy etap transformacji cyfrowej wiąże się z koniecznością poniesienia znacznych nakładów finansowych i organizacyjnych.
Jak podkreślają, autorzy raportu, w przypadku zatrudnienia pracownika, zwłaszcza na stanowiskach wymagających dodatkowych kwalifikacji, liczba gromadzonych dokumentów może wzrosnąć nawet powyżej 100. Zarządzanie tak dużym zbiorem dokumentacji w formie papierowej może być czasochłonne i uciążliwe.
Wiele organizacji już teraz korzysta z narzędzi umożliwiających m.in. elektroniczne naliczanie wynagrodzeń czy zarządzanie urlopami. Praktyka pokazuje, że takie rozwiązania usprawniają codzienną pracę, zwiększają efektywność i pozwalają optymalizować koszty związane z obsługą dokumentacji pracowniczej. Niewątpliwie e-teczki będą zastępowały akta papierowe, dlatego istotne dla przedsiębiorców jest odpowiednie zaplanowanie ich wdrożenia.
Jak zaplanować wdrożenie e-dokumentacji
Obowiązujące przepisy dają pracodawcom możliwość wyboru formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej, nie narzucając również konieczności przejścia na elektroniczne akta wszystkich pracowników. Dlatego dobrym punktem wyjścia może być wdrożenie e-teczek dla nowozatrudnionych - wskazuje Marta Pypłacz, Senior Menedżer w Departamencie Outsourcingu Grant Thornton.
Ekspertka zaznacza, że pierwszym krokiem może być również analiza i audyt wzorów dokumentów oraz obiegu dokumentacji pracowniczej w firmie. Niektóre dokumenty wystarczy dostarczać mailem, nie ma wówczas koniczności odręcznego/elektronicznego podpisywania dokumentu, co pozwoli skrócić proces.
Jeżeli pracodawca zdecyduje o przejściu z papierowej formy dokumentacji na elektroniczną, musi sporządzić odwzorowanie cyfrowe każdego oryginału dokumentu, czyli przede wszystkim je zeskanować. Może też zastosować inne sposoby digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Odwzorowaniem cyfrowym jest dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. W razie przechodzenia z cyfrowego wariantu dokumentacji pracowniczej na papierowy przygotowane wydruki muszą zostać podpisane własnoręcznie przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwierdzić zgodność z dokumentami elektronicznymi. Następnie należy zawiadomić pracowników o zmianie metody prowadzenia dokumentacji w firmie.
Oprac. Katarzyna Bogucka
Zobacz również: Dokumentacja kadrowa 2025. Zasady prowadzenia i przechowywania »»»
