Obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawcy muszą przekazywać pracownikom informacje o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz konsekwencjach jej nieodebrania. Obowiązek ten dotyczy jednak tylko osób zatrudnionych od 2019 roku. W artykule wyjaśniamy, kiedy należy dołączyć taką informację do świadectwa pracy, jak wygląda procedura wydawania kopii dokumentacji oraz co zrobić w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika - na przykładzie rozwiązania umów w 2025 roku.

Kodeks Pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami »»»

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz innych dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników »»»

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi dołączać do świadectwa pracy, wydawanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony (pierwszy lub ponownie nawiązany),

2) możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie wskazanego okresu jej przechowywania,

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym terminie.

Zgodnie z wyjaśnieniami resortu pracy obowiązek ten dotyczy jednak tylko pracowników, którzy zostali zatrudnieni w 2019 r. i z którymi w tym roku lub później doszło lub dojdzie do rozwiązania stosunku pracy. Informacja może być przekazywana w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94⁶ k.p.).

Kiedy pracodawca ma obowiązek wydania kopii dokumentacji?

Do obowiązków pracodawcy należy także wydawanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej (art. 94¹² k.p.). Realizacja tego zobowiązania będzie następować na wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, obecnego lub byłego pracownika, a w razie jego śmierci - członków rodziny. Wniosek nie musi zawierać uzasadnienia.

Na wydanie kopii dokumentacji pracodawca ma 30 dni od dnia otrzymania wnios­ku, który włącza odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika (§ 18 ust. 3 rozporządzenia o dokumentacji). Pracodawca powinien ją przekazać po udokumentowaniu prawa osoby odbierającej do otrzymania kopii. Jeśli przechowuje dokumentację w formie papierowej, wówczas kopię jej całości lub części może wydać:

• w postaci papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą,
• w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe, zapisane w formacie PDF i opatrzone e-pieczęcią lub e-podpisem pracodawcy bądź osoby przez niego upoważnionej potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

W razie przechowywania e-dokumentacji przekazanie kopii jej części lub całości może nastąpić:

• w postaci elektronicznej, przy zastosowaniu zasad o przenoszeniu dokumentacji między systemami teleinformatycznymi,
• w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane oraz podpis pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Ponowne zatrudnienie a dokumentacja pracownicza

Obecnie w razie ponownego nawiązania stosunku pracy w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniej umowy pracodawca nie będzie zakładał nowej dokumentacji pracowniczej, lecz będzie kontynuował prowadzenie dokumentacji dotychczas posiadanej dla tego pracownika (art. 94⁵ § 1 k.p.). Zatem zatrudnienie tej samej osoby kolejny raz po 10-letnim okresie archiwizacji dokumentów spowoduje, że pracodawca będzie zobowiązany do przygotowania nowej dokumentacji.

Powstaje wątpliwość, czy prowadzenie dokumentacji można kontynuować także w sytuacji, gdy dokumentacja nie zostanie jeszcze zniszczona. W uzasadnieniu do ustawy zmieniającej wskazano, że ten fakt nie wpływa na obowiązek zgromadzenia dokumentów pracowniczych od nowa. Oznacza to, że pracodawca powinien w takim przypadku założyć pracownikowi nową teczkę akt osobowych. Takie podejście, choć zgodne z wykładnią językową, jest jednak bardzo rygorystyczne w stosunku do obecnych regulacji, które nie zabraniają wykorzystania raz utworzonej dokumentacji pracowniczej dla konkretnego pracownika przy ponownym nawiązaniu z nim stosunku pracy.

Oprac. Katarzyna Bogucka