Jak powinno postąpić biuro rachunkowe z klientem zalegającym z opłatami
Spółka z o.o. zalega z płatnościami za dwa miesiące, zaraz dojdzie trzecia zaległa faktura. Wspólnicy spółki obiecują zapłatę, ale nie wskazują, kiedy ona ma nastąpić. Jako biuro rachunkowe chcemy rozwiązać z nimi umowę. Zgodnie z umową, za sporządzenie sprawozdania przysługuje nam trzynasta faktura. Czy jeśli rozwiążemy umowę ze spółką z powodu braku płatności, faktury nadal będą nieopłacone, czy jesteśmy zobowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego? De facto będziemy musieli to zrobić za darmo, nie wiemy czy odzyskamy pieniądze nawet po sprawie sądowej, spółka ma stratę.
Odpowiedź na tego typu pytanie zależy od gruntownej analizy umowy o księgowość. Bez analizy umowy o księgowość istnieje duże ryzyko błędu. Jednak, zakładając, że umowa o księgowość nie będzie zawierała przeciwnych postanowień, to autor odpowiedzi sugeruje postępowanie, jak poniżej.
- Wypowiedzenie umowy o księgowość, tak żeby termin wypowiedzenia upłynął przed terminem do sporządzenia sprawozdania finansowego;
- Poinformowanie klienta o terminie sporządzenia sprawozdania finansowego i udzielenie mu informacji, że przed upływem terminu do sporządzenia sprawozdania finansowego przestanie obowiązywać umowa o księgowość i biuro takiego sprawozdania nie sporządzi;
- Dodatkowo, z daleko posuniętej ostrożności, na wypadek, gdyby działanie takie mogło zostać uznane przez jakiś sąd za niewłaściwe, trzeba poinformować klienta, że nawet, gdyby umowa o księgowość obowiązywała, to biuro miałoby prawo powołać się na treść art. 490 par. 1 Kodeksu cywilnego, który stanowi, że jeżeli jedna ze stron obowiązana jest spełnić świadczenie wzajemne wcześniej, a spełnienie świadczenia przez drugą stronę jest wątpliwe ze względu na jej stan majątkowy, to strona zobowiązana do wcześniejszego świadczenia może powstrzymać się z jego spełnieniem dopóty, dopóki druga strona nie zaofiaruje świadczenia wzajemnego lub nie da zabezpieczenia.
Umowa o księgowość jest umową wzajemną. Skoro klient zalega z płatnościami już za dwie faktury, to wątpliwe jest, że zapłaci trzecią, a zatem biuro ma prawo żądać wcześniejszej zapłaty albo zabezpieczenia (realnego zabezpieczenia np. wystawienia weksla przez osobę wypłacalną, czy też poręczenia zobowiązania przez osobę wypłacalną).
Podstawa prawna
art. 490 par. 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061 z późn. zm.).
Marcin Szabłowski
Adwokat
