Nowe zasady zatrudniania cudzoziemców w 2025 r.

Od 1 czerwca 2025 r. zacznie obowiązywać pakiet znowelizowanych przepisów w obszarze zatrudniania cudzoziemców w Polsce, który wprowadza liczne zmiany w procesie zatrudniania oraz legalizacji pobytu cudzoziemców w naszym kraju. Pracodawcy muszą przygotować się na nowe obowiązki administracyjne, rozszerzone wymogi formalne oraz bardziej surowe sankcje za naruszanie przepisów. Zmiany obejmą mechanizmy legalizacji pracy w przypadku bezpośredniego zatrudniania pracowników z zagranicy, ale także znacząco wpłyną na funkcjonowanie agencji pracy tymczasowej.

Pakiet zmian przepisów regulujących tematykę pracy cudzoziemców w Polsce obejmuje cztery główne akty prawne:

1) ustawę z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia - zawiera ona m.in. nowe uregulowanie publicznego i prywatnego pośrednictwa pracy, wprowadza np. okres karencji dla nowych agencji pracy tymczasowej zatrudniających cudzoziemców;

2) ustawę z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - określa ona zasady zatrudniania cudzoziemców, wprowadza elektronizację procedur, nowe obowiązki informacyjne oraz zaostrzenie kar za nielegalne zatrudnienie;

3) ustawę z 4 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw (tzw. ustawa o Blue Card) - implementuje ona dyrektywę w sprawie "Blue Card UE", liberalizując zasady zatrudniania wysoko wykwalifikowanych specjalistów - w dniu oddania bieżącego numeru MPPiU do druku ustawa oczekiwała na rozpatrzenie poprawek Senatu przez Sejm (druk sejmowy nr 950 i druk senacki nr 302);

4) ustawę z 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej, dalej jako: ustawa uszczelniająca) - ma ona zaostrzyć wymogi dla studentów zagranicznych i wprowadzić limity dla uczelni, a także ograniczyć wykorzystanie wiz Schengen w Polsce - w dniu oddania bieżącego numeru MPPiU do druku ustawa znajdowała się na etapie prac Senatu (druk sejmowy nr 951);

ponadto będący w trakcie prac resortowych, jeszcze niezłożony do Sejmu:

5) rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw (tzw. ustawa MOS) - ma ona wprowadzić digitalizację legalizacji pobytu cudzoziemców - aktualnie projekt znajduje się na etapie prac legislacyjnych rządu (nr projektu w RCL: UD163).

1. Zmiany, które wejdą w życie 1 czerwca 2025 r.

Trzon reformy przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców w Polsce stanowią dwie kluczowe ustawy, które wejdą w życie 1 czerwca 2025 r.

Pierwsza z nich - ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia - reguluje m.in. działalność publicznych służb zatrudnienia oraz prywatnych agencji pracy, w tym agencji pracy tymczasowej. Wprowadza szereg nowych obowiązków administracyjnych dla agencji pracy, mających na celu ograniczenie nadużyć oraz uporządkowanie ich działalności. Szczegółowo określa zasady działania agencji pośrednictwa pracy oraz agencji pracy tymczasowej, ze szczególnym uwzględnieniem zatrudnienia cudzoziemców wymagających legalizacji pracy.

Druga - ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - koncentruje się wyłącznie na zagadnieniach związanych z zatrudnieniem obcokrajowców. Tworzy kompleksowy system regulacji migracji zarobkowej, uwzględniający zarówno szczegółowe aspekty formalnoprawne, jak i praktyczne mechanizmy weryfikacyjne.

1.1. Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadza istotne zmiany w funkcjonowaniu agencji zatrudnienia, które przyjmują do pracy cudzoziemców.

1.1.1. Ograniczenia dla agencji zatrudnienia w pośrednictwie pracy na rzecz cudzoziemców

Jedną z najważniejszych zmian wprowadzanych przez ustawę o rynku pracy i służbach zatrudnienia jest 2-letni okres karencji dla nowych agencji zatrudnienia, które chcą prowadzić działalność gospodarczą w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców. Zgodnie z nowymi przepisami będzie to możliwe dopiero po upływie 2 lat od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia (art. 305 ust. 3 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

W praktyce oznacza to, że nowo utworzona agencja zatrudnienia będzie musiała przez 2 lata ograniczyć swoją działalność wyłącznie do zatrudniania:

• obywateli polskich,
• obywateli państw UE,
• cudzoziemców zwolnionych z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę (np. posiadaczy Karty Polaka czy obywateli Ukrainy korzystających z procedury powiadomienia).

Celem tego ograniczenia jest wyeliminowanie zjawiska tworzenia agencji wyłącznie w celu szybkiego dostępu do cudzoziemskiej siły roboczej, jednak w konsekwencji stworzy to znaczącą barierę wejścia na rynek, która może sprzyjać umacnianiu pozycji już istniejących, dużych podmiotów.

Natomiast działające już agencje zostaną objęte przepisami przejściowymi (art. 445 ust. 6 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia), zgodnie z którymi jeśli będą chciały utrzymać dotychczasowy zakres działalności, to będą musiały złożyć wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (KRAZ), aby obejmował on również działalność polegającą na pośrednictwie pracy wobec cudzoziemców. Wniosek o zmianę będzie objęty opłatą 1000 zł. Agencje będą miały na dokonanie tej formalności 3 miesiące od dnia wejścia w życie ustawy, zatem realnie do końca sierpnia 2025 r. Niedotrzymanie tego terminu będzie skutkowało utratą uprawnień do świadczenia usług pośrednictwa pracy dla cudzoziemców. W praktyce oznacza to, że podmioty, które nie dokonają zgłoszenia w terminie, zostaną de facto wyeliminowane z rynku, ponieważ w przypadku chęci ponownego wejścia na rynek będą musiały przejść 2-letni okres karencji.

Zgodnie z przepisami nowej ustawy agencje zatrudnienia mają także obowiązek przedstawiania marszałkowi województwa informacji o działalności agencji zatrudnienia w zakresie świadczenia w Polsce usług związanych z pośrednictwem pracy dla cudzoziemców (określonych szczegółowo w art. 305 ust. 2 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia) w terminie do 31 stycznia każdego roku za rok poprzedni (art. 323 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

1.2. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom

Istotne zmiany w zasadach przyjmowania do pracy cudzoziemców przez pracodawców zawiera ustawa o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom.

1.2.1. Brak uznania wiz z innych państw Schengen lub wjazdów w trybie bezwizowym za podstawę starania się o legalne zatrudnienie w Polsce

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zasadniczo nie zawiera przepisów umożliwiających legalne zatrudnienie w ramach zezwoleń na pracę cudzoziemców przebywających na terytorium Polski na podstawie wizy wydanej przez inne państwo strefy Schengen (art. 3 ust. 2 ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców). Jak wskazano w uzasadnieniu projektu tej ustawy, jest to działanie celowe, wynikające z dotychczas rosnącej lawinowo skali nieprawidłowości dotyczących wykorzystywania wiz wydawanych przez inne państwo obszaru Schengen do legalizacji pobytu cudzoziemców na terytorium Polski na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy bez związku z wykonywaniem pracy.

Ponadto w nowej ustawie przewidziano upoważnienie dla ministra właściwego do spraw pracy do wydania rozporządzenia określającego wykaz państw, których obywatele posiadający zezwolenie na pracę nie będą uprawnieni do jej wykonywania, jeżeli ich podstawą pobytową będzie ruch bezwizowy. Będzie to oznaczało obowiązek uzyskania przez takie osoby wizy w celu wjazdu na terytorium RP, z której wydaniem wiąże się m.in. wymóg zbadania przesłanki ryzyka migracyjnego dotyczącego konkretnego cudzoziemca (art. 3 ust. 4 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

Z perspektywy systemowej oznacza to całkowite odejście od dotychczasowej praktyki uznawania legalności pobytu w strefie Schengen za wystarczającą przesłankę pozostania w Polsce w celu pracy. Nowe przepisy wprowadzają restrykcyjne podejście, zgodnie z którym pobyt w Polsce musi być oparty na polskim tytule pobytowym, jeśli ma być połączony z legalnym wykonywaniem pracy.

W rezultacie pracodawcy oraz agencje zatrudnienia od 1 czerwca 2025 r. muszą gruntownie zrewidować dotychczasowe modele operacyjne. Wszelkie procedury bazujące na dokumentach pobytowych z innych państw UE staną się niezgodne z prawem. Dla branż opierających się na zatrudnianiu cudzoziemców zmiana ta oznacza zwiększenie kosztów i czasu obsługi procesów rekrutacyjnych. Jednocześnie brak przepisów przejściowych oraz precyzyjnych instrukcji wykonawczych powoduje wzrost niepewności prawnej w tym obszarze.

1.2.2. Umowy cywilnoprawne przy zatrudnianiu cudzoziemców

Choć nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nie przewiduje całkowitego zakazu stosowania umów cywilnoprawnych, przepisy nie umożliwiają elastycznego dostosowywania liczby godzin realizacji zlecenia przy zatrudnianiu w ramach takich umów.

Przykładowo, zgodnie z art. 33 ust. 2 pkt 2 tej ustawy, dopuszczalne jest jedynie zwiększenie wymiaru czasu pracy względem zezwolenia, co zapewnia elastyczność zatrudnienia tylko w sytuacji, gdy cudzoziemiec miałby pracować w niepełnym wymiarze etatu i on sam lub pracodawca chciał zwiększyć go do pełnego etatu. Użycie kodeksowego określenia "wymiar czasu pracy" wydaje się celowym zabiegiem, mającym za zadanie wykluczenie umów cywilnoprawnych z tego mechanizmu.

Podobne zasady przewidziano dla oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, które zgodnie z art. 69 pkt 3 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej podlegają takim samym rygorom jak zezwolenia na pracę.

Ponadto art. 56 ust. 2 pkt 4 tej ustawy wprowadza ochronę elastyczności umów cywilnoprawnych do 299 godzin miesięcznie, ale wyłącznie w przypadku zezwoleń sezonowych dotyczących m.in. rolnictwa.

Oznacza to, że w większości sektorów elastyczne formy zatrudnienia pozostaną znacząco ograniczone. Tak skonstruowane przepisy mogą doprowadzić do sytuacji, w której umowy cywilnoprawne przestaną być efektywną opcją dla zleceniodawców, a ich miejsce stopniowo zajmą umowy o pracę jako jedyna stabilna i przewidywalna forma zatrudnienia cudzoziemców.

1.2.3. Obowiązkowa elektronizacja procedur

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadza pełną elektronizację procedur związanych z legalizacją pracy cudzoziemców. Wnioski o wydanie zezwolenia na pracę oraz dokumenty dotyczące wniosku będzie można składać wyłącznie za pomocą systemu teleinformatycznego. Wnioski złożone w inny sposób będą pozostawiane bez rozpoznania (art. 8 ust. 2-5 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

Ponadto ustawa ta daje podstawę prawną dla już istniejącego rozwiązania, jakim jest indywidualne konto w systemie teleinformatycznym, za pomocą którego składane są wnioski, wyjaśnienia, odwołania i inne dokumenty (art. 72 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej). System ten służy również do doręczania decyzji, postanowień i innych pism w postaci elektronicznej.

1.2.4. Nowe obowiązki informacyjne i dokumentacyjne

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nakłada na pracodawców kilka nowych obowiązków informacyjnych, m.in.:

• przekazywanie kopii umów - pracodawca będzie musiał przekazać organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim przed powierzeniem mu pracy (art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej);
• powiadomienie wojewody o zmianach sytuacji - nowa regulacja skraca dotychczasowy okres na powiadomienie z 3 do 2 miesięcy (art. 19 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej) i wprowadza obowiązek powiadomienia organu, jeżeli cudzoziemiec:

• • nie podejmie pracy w ciągu 2 miesięcy (dotychczas były to 3 miesiące) od początkowej daty ważności zezwolenia,
  • przerwie pracę na okres przekraczający 2 miesiące (dotychczas były to 3 miesiące),
  • zakończy pracę wcześniej niż 2 miesiące (dotychczas były to 3 miesiące) przed upływem okresu ważności zezwolenia;

• powiadomienie starosty dotyczące oświadczenia - regulacja utrzymuje istniejący obowiązek powiadamiania starosty o statusie zatrudnienia cudzoziemca, ale z dokładniejszym określeniem terminów (art. 70 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej):

• • 7 dni na powiadomienie o podjęciu pracy przez cudzoziemca (termin pozostaje bez zmian),
  • 14 dni na powiadomienie o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca (wydłużenie terminu);

• informowanie wojewody o zakończeniu pracy na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę - ustawa wprowadza dla pracodawców nowy obowiązek informowania wojewody o utracie pracy przez cudzoziemca posiadającego zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Dotychczas obowiązek ten spoczywał wyłącznie na cudzoziemcu, teraz odpowiedzialność jest podzielona - pracodawca ma obowiązek poinformować właściwy urząd wojewódzki w ciągu 15 dni od zakończenia zatrudnienia. Jest to istotna zmiana, która wymaga od pracodawców monitorowania nie tylko statusu zezwoleń na pracę, ale również zezwoleń pobytowych pracowników (art. 95 pkt 18 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

1.2.5. Nowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia na pracę

Nowe przepisy wprowadzają szereg nowych przesłanek odmowy wydania zezwolenia na pracę, które mają na celu uszczelnienie systemu (art. 13 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

Tabela 1. Nowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia na pracę

1.2.6. Ograniczenia dla nowych podmiotów dotyczące niepełnego wymiaru czasu pracy przy wydawaniu pozwoleń na pracę

Nowe przepisy wprowadzają ograniczenie czasu, na jaki może być wydane zezwolenie na pracę w przypadku:

• podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą krócej niż rok,
• zatrudnienia w wymiarze nieprzekraczającym 1/2 pełnego etatu lub 20 godzin tygodniowo.

W takich przypadkach zezwolenie na pracę może być wydane maksymalnie na 1 rok, zamiast standardowych 3 lat (art. 34 ust. 1-2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

Podobne ograniczenia dotyczą zezwoleń na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji (art. 38 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej) oraz zezwoleń dla cudzoziemców delegowanych (art. 43 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

1.2.7. Ograniczanie nieprawidłowych praktyk outsourcingowych

Nowa ustawa wprowadza jednoznaczne podstawy prawne dla praktyk, które dotychczas opierały się na interpretacji istniejących przepisów. Mianowicie wdraża surowe sankcje za nieprawidłowe praktyki outsourcingowe. Zgodnie z nowymi przepisami:

• kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, podlega karze grzywny nie niższej niż 6000 zł za jednego cudzoziemca (art. 84 ust. 11 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej) - przepis ten z uwagi na jego ogólne sformułowanie może być źródłem ryzyka również dla klienta - insourcera;
• kto, powierzając pracę cudzoziemcowi, kieruje go do pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej, podlega karze grzywny nie niższej niż 3000 zł (art. 84 ust. 12 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej) - przepis może być podstawą karania pracodawców za "outsourcing pracowniczy", w praktyce wyklucza możliwość takiego rozwiązania wobec cudzoziemców.

Dodatkowo od 1 stycznia 2025 r. weszły w życie istotne zmiany w klasyfikacji działalności gospodarczej (PKD) poprzez usunięcie kodu PKD 78.30.Z. Ustawodawca precyzyjnie określił, jakich kodów należy używać w outsourcingu, wprowadzając rozróżnienie między outsourcingiem całego procesu produkcyjnego a outsourcingiem częściowym.

Firmy dotychczas korzystające z modelu "outsourcingu pracowniczego" muszą przejść na legalny outsourcing procesowy, w którym podwykonawca realizuje całość określonego procesu biznesowego na własną odpowiedzialność i pod własnym kierownictwem.

1.2.8. Koniec "spółek cudzoziemskich"

Nowe przepisy wprowadzają regulacje kończące zjawisko tzw. spółek cudzoziemskich, poprzez dodanie do art. 4 ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ust. 3a, zgodnie z którym prawo do podejmowania działalności gospodarczej w formie spółki z o.o., prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej nie obejmuje prawa do:

• spełniania powtarzających się świadczeń niepieniężnych,
• świadczenia pracy lub usług w zamian za akcje prostej spółki akcyjnej (art. 99 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

Co istotne, art. 112 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jasno stanowi, że przepisu art. 4 ust. 3a nie stosuje się do udziałów lub akcji w spółkach z o.o., PSA i SA objętych lub nabytych przed dniem wejścia w życie ustawy. Oznacza to, że cudzoziemcy, którzy nabyli udziały przed zmianą przepisów, będą mogli kontynuować wykonywanie powtarzających się świadczeń niepieniężnych, natomiast ci, którzy nabędą udziały po wejściu w życie ustawy, tj. po 1 czerwca 2025 r., nie będą już mieli takiej możliwości.

Warto zauważyć, że mechanizm "spółek cudzoziemskich" był w istocie bardzo specyficzną, nietypową formą umowy B2B, umożliwiającą cudzoziemcom prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce. Przepisy Kodeksu spółek handlowych dotyczące powtarzających się świadczeń niepieniężnych nigdy nie były projektowane z myślą o takim wykorzystaniu i w ostatnich latach były nadużywane przez firmy zatrudniające po kilkaset, a nawet ponad tysiąc "udziałowców" cudzoziemskich.

1.2.9. Nowy mechanizm zastępujący test rynku pracy

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej rezygnuje z dotychczasowego testu rynku pracy (tzw. informacji starosty), zastępując go elastyczniejszym mechanizmem. Zgodnie z nowymi zasadami starosta, na wniosek dyrektora powiatowego urzędu pracy, może określić listę zawodów, dla których nie będą wydawane zezwolenia na pracę na terenie danego powiatu ze względu na trudną sytuację na lokalnym rynku pracy (art. 31 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

Przy tworzeniu takiej listy starosta bierze pod uwagę:

• stopę bezrobocia,
• zwolnienia grupowe (w szczególności stosunek liczby zarejestrowanych bezrobotnych i poszukujących pracy w poszczególnych zawodach do liczby ofert zgłoszonych do powiatowych urzędów pracy oraz wzrost liczby osób objętych zwolnieniami grupowymi, o których został zawiadomiony powiatowy urząd pracy),
• inne czynniki lokalne.

Lista musi uzyskać pozytywną opinię powiatowej rady rynku pracy i zostać zatwierdzona przez wojewodę, który przy jej wydawaniu kieruje się względami bezpieczeństwa państwa, polityki migracyjnej oraz potrzebami rynku pracy na terenie województwa.

Nowy mechanizm ma być bardziej elastyczny i dopasowany do lokalnych uwarunkowań rynku pracy, co może ułatwić zatrudnianie cudzoziemców w zawodach, w których rzeczywiście brakuje polskich pracowników.

Z punktu widzenia użytkownika platformy praca.gov.pl zmiana jest zasadnicza - lista zawodów będzie prowadzona przez ministra właściwego ds. pracy (obecnie Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej) i publikowana na platformie praca.gov.pl oraz w Biuletynie Informacji Publicznej tego resortu. Wnioskodawca nie będzie musiał przechodzić odrębnej procedury weryfikacji, tylko sprawdzić na liście w urzędzie zawód, w którym będzie chciał zatrudnić cudzoziemca.

1.2.10. Zaostrzenie kar za nielegalne zatrudnienie

Nowe przepisy od 1 czerwca 2025 r. znacząco podnoszą kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców. Mianowicie kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 3000 zł do 50 000 zł (art. 84 ust. 1 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej). Przy czym karę wymierza się w kwocie nie niższej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca (art. 84 ust. 13 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).

Nie podlega karze za powierzenie pracy cudzoziemcowi nieposiadającemu ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ten, kto, zatrudniając cudzoziemca, spełnił łącznie następujące warunki:

• wypełnił obowiązki uzyskania od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski i przechowywania ich kopii przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca i 2 lata po jego zakończeniu, chyba że wiedział, iż przedstawiony dokument został sfałszowany,
• zgłosił cudzoziemca, którego zatrudnił, do ubezpieczeń społecznych, o ile taki obowiązek wynika z przepisów.

Nielegalne zatrudnienie to nie tylko zatrudnienie bez zezwolenia, ale także zatrudnienie na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu. Nawet niewielka zmiana zakresu obowiązków cudzoziemca bez aktualizacji zezwolenia może narazić pracodawcę na odpowiedzialność za nielegalne zatrudnienie.

Dodatkowe, surowsze sankcje do 6000 zł za jednego cudzoziemca przewidziano za takie wykroczenia, jak wprowadzanie cudzoziemca w błąd czy żądanie korzyści majątkowej w zamian za podjęcie działań zmierzających do uzyskania zezwolenia na pracę.

Tabela 2. Kary przewidziane w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

2. Inne zmiany dotyczące zatrudniania cudzoziemców, które wejdą w życie w 2025 r.

Oprócz wskazanych powyżej ustaw trwają prace nad innymi regulacjami, które dotyczą zatrudniania cudzoziemców.

2.1. Liberalizacja zasad zatrudniania wysoko wykwalifikowanych cudzoziemców (Blue Card)

Dopełnieniem reformy zasad zatrudniania cudzoziemców jest ustawa o zmianie ustawy o cudzoziemcach (druk sejmowy nr 950 i druk senacki nr 302), która dokonuje wdrożenia do polskiego systemu prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1883 z 20 października 2021 r. w sprawie warunków wjazdu i pobytu obywateli państw trzecich w celu zatrudnienia w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji oraz uchylenia dyrektywy Rady 2009/50/WE, wprowadzając fundamentalne zmiany w funkcjonowaniu EU Blue Card.

Kluczową zmianą będzie brak wskazania pracodawcy w treści decyzji o zezwoleniu na pobyt czasowy w celu pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji (tzw. Blue Card). Jest to rewolucyjna zmiana dla tej grupy cudzoziemców, gdyż dotychczas zezwolenia wiązały posiadacza Blue Card z konkretnym pracodawcą. Nowe przepisy zwiększą mobilność wysoko wykwalifikowanych cudzoziemców na rynku pracy w Polsce. Dodatkowo ustawa wprowadza ułatwienia w zakresie mobilności wewnątrz Unii Europejskiej dla posiadaczy Blue Card oraz przewiduje szerokie prawo do łączenia rodzin i mobilność dla członków rodzin posiadaczy karty.

Ustawa o Blue Card zakłada rozpatrywanie wniosków o to zezwolenie w ciągu 30 dni, z możliwością jednokrotnego przedłużenia postępowania o kolejne 30 dni. Przy założeniu, że wojewodowie będą w stanie sprostać temu wymogowi, zmiana ta znacząco przyspieszy proces zatrudniania wysoko wykwalifikowanych specjalistów z państw trzecich, co może być szczególnie istotne dla sektorów borykających się z brakami kadrowymi, np. IT czy medycyna.

2.2. Zmiany w systemie wizowym i dostępu studentów do polskiego systemu edukacji i zatrudnienia

Kolejną istotną regulacją, nad którą toczą się aktualnie prace w Senacie, jest ustawa o wyeliminowaniu nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (druk sejmowy nr 951, druk senacki nr 306).

Ustawa ta wprowadza reformę systemu wydawania wiz krajowych w celu odbycia studiów oraz zezwoleń na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach. Zgodnie z projektem regulacji kandydaci na studentów będą musieli:

• przedstawić dokumenty poświadczające wykształcenie uznane przez Dyrektora Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej (NAWA),
• wykazać znajomość języka wykładowego na poziomie min. B2,
• zdać egzaminy wstępne lub przejść rozmowę kwalifikacyjną.

Dodatkowo ustawa przewiduje rozwiązania pozwalające na koordynację między konsulem, uczelnią i służbami w celu weryfikacji rzeczywistych zamiarów edukacyjnych cudzoziemców.

Szczególnie istotnym elementem ustawy jest wprowadzenie limitu liczby cudzoziemców studiujących na danej uczelni. Odsetek studentów zagranicznych nie będzie mógł przekroczyć 50% ogólnej liczby studentów w danej szkole wyższej. Jeżeli uczelnia będzie miała więcej niż połowę obcokrajowców wśród studentów, będzie musiała wstrzymać rekrutację cudzoziemców do czasu, aż proporcja spadnie poniżej progu 50%.

Mimo zaostrzenia przepisów dotyczących studentów zagranicznych projektowana ustawa ma utrzymać zwolnienie studentów z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Studenci nadal będą mogli pracować bez dodatkowych formalności na podstawie ważnej wizy lub karty pobytu wydanej na studia.

Ponadto ustawa o wyeliminowaniu nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej przewiduje ograniczenia w zmianach celu pobytu cudzoziemca. Chodzi o wieloletnią praktykę wykorzystywania wiz wydanych przez inne państwa strefy Schengen jako swoistej "furtki" do polskiego rynku pracy.

Cudzoziemiec otrzymywał wizę np. od władz łotewskich czy bułgarskich, następnie przyjeżdżał do Polski i bez większych przeszkód składał wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. To rozwiązanie było szczególnie atrakcyjne dla obywateli krajów wysokiego ryzyka migracyjnego: Bangladeszu, Indii, Pakistanu, Nigerii, Kenii czy Uzbekistanu - gdzie od lat występował duży problem z uzyskaniem polskich wiz.

Omawiane przepisy mają definitywnie zakończyć tę praktykę. Cudzoziemcy posiadający wizy innych państw Schengen zostaną pozbawieni możliwości składania wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę w Polsce. To oznacza konieczność całkowitej przebudowy strategii rekrutacyjnych przez firmy oraz agencje zatrudnienia. Po zmianie przepisów każdy cudzoziemski kandydat do pracy będzie musiał przejść pełną, wieloetapową procedurę legalizacji pobytu i pracy jeszcze przed przyjazdem do Polski. To praktycznie zamyka możliwość sprowadzania pracowników z krajów postrzeganych jako ryzykowne w elastyczny sposób.

2.3. Digitalizacja procesu zatrudnienia cudzoziemca

Na etapie prac rządowych znajduje się projekt ustawy będący kolejnym krokiem reformy w obszarze zatrudniania cudzoziemców, czyli rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw (nr druku RCL: UD163), tj. pierwsza duża i centralnie skoordynowana próba digitalizacji postępowań administracyjnych prowadzonych w związku z zezwoleniami na pobyt dla cudzoziemców. Celem jest ograniczenie do absolutnego minimum papierowego obiegu dokumentów w postępowaniach, który wprowadza chaos i opóźnienia, oraz zastąpienie go nową zintegrowaną platformą internetową do obsługi cudzoziemców, tzw. Modułem Obsługi Spraw (MOS). Zgodnie z nim cudzoziemcy (i ich pełnomocnicy) mają składać wnioski przez platformę, podpisując się elektronicznie, a stempel potwierdzający złożenie wniosku ma być przekształcony w elektroniczne, automatycznie wydawane zaświadczenie. Projekt ten jednak nie został jeszcze złożony do Sejmu.

3. Sytuacja obywateli Ukrainy

Szczególnie istotnym zagadnieniem, które nie zostało objęte zmianami w obszarze zatrudniania cudzoziemców, jest kwestia obywateli Ukrainy, którzy od wybuchu wojny w 2022 r. stanowią znaczącą część zatrudnionych w Polsce cudzoziemców.

Nowe przepisy zasadniczo nie zmieniają sytuacji obywateli Ukrainy na polskim rynku pracy, choć wprowadzają pewne rozróżnienia w zależności od statusu danej osoby. W praktyce możemy mówić o dwóch odrębnych grupach Ukraińców przebywających w Polsce.

Pierwszą grupą są osoby korzystające z ochrony czasowej wprowadzonej na mocy decyzji wykonawczej Rady UE 2022/382 oraz przedłużonej decyzją nr 2023/2409. Do tej grupy należą obywatele Ukrainy, którzy uciekli z kraju w związku z konfliktem zbrojnym i posiadają numer PESEL ze statusem UKR nadanym w Polsce. Ta grupa ma zagwarantowaną ochronę prawną na poziomie unijnym, niezależną od decyzji polskiego ustawodawcy. Ich sytuację reguluje aktualnie tzw. specustawa ukraińska. Jednak nawet w przypadku nieprzedłużenia polskiej specustawy osoby posiadające PESEL-UKR będą objęte ochroną na podstawie art. 106 ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP, implementującej przepisy unijne. Oznacza to, że ich legalny pobyt i dostęp do rynku pracy pozostaną zabezpieczone, a pracodawcy mogą zatrudniać ich bez konieczności uzyskiwania zezwoleń na pracę czy oświadczeń. W praktyce taka sytuacja może nawet zwiększyć atrakcyjność tej grupy cudzoziemców dla pracodawców, szczególnie wobec zaostrzenia wymogów w stosunku do innych grup imigrantów.

Drugą grupą są obywatele Ukrainy, którzy przebywali w Polsce przed wybuchem wojny lub przyjechali po jej wybuchu, ale z przyczyn innych niż ucieczka przed konfliktem. Osoby te korzystają obecnie z przedłużenia legalności pobytu przewidzianego w art. 42 specustawy ukraińskiej, który wydłuża ważność wiz krajowych, zezwoleń na pobyt czasowy oraz okresów pobytu w ramach ruchu bezwizowego, jeśli terminy te upłynęły po 24 lutego 2022 r. Zgodnie z obecnymi przepisami przedłużenie to obowiązuje do 30 września 2025 r., jednak nie ma gwarancji dalszego przedłużania tego terminu. Ta grupa cudzoziemców znajduje się w sytuacji większej niepewności, gdyż ich status wynika wyłącznie z decyzji polskiego rządu, a nie z regulacji unijnych. W przypadku nieprzedłużenia specustawy po wrześniu 2025 r. osoby te mogłyby znaleźć się w sytuacji konieczności pilnej legalizacji pobytu na zasadach ogólnych lub opuszczenia terytorium Polski.

Nowe agencje pracy tymczasowej, które zgodnie z przepisami ustawy o rynku pracy będą objęte 2-letnim okresem karencji w zakresie zatrudniania cudzoziemców wymagających zezwolenia na pracę, będą mogły bez przeszkód zatrudniać obywateli Ukrainy korzystających z ochrony czasowej.

4. Przygotowanie do nowych wymogów prawnych

Poniżej przedstawiamy krok po kroku czynności, jakie powinni podjąć pracodawcy w celu przygotowania się do nadchodzących zmian w obszarze zatrudniania cudzoziemców.

Krok 1. Audyt aktualnych procesów zatrudniania cudzoziemców:

• przegląd umów i warunków zatrudnienia cudzoziemców,
• weryfikacja zgodności praktyk z nowymi wymogami,
• identyfikacja obszarów wymagających dostosowania.

Krok 2. Weryfikacja współpracy z agencjami zatrudnienia:

• sprawdzenie, czy agencje posiadają aktualne wpisy w KRAZ,
• ustalenie, czy planują dostosowanie się do nowych wymogów,
• zabezpieczenie alternatywnych źródeł pracowników.

Krok 3. Rewizja modelu zatrudniania cudzoziemców:

• analiza opłacalności bezpośredniego zatrudnienia w przeciwieństwie do korzystania z outsourcingu,
• ocena ryzyka związanego z różnymi formami współpracy,
• dostosowanie strategii rekrutacyjnej do nowych ograniczeń.

5. Ryzyka i korzyści dla pracodawców wynikające z nowych przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców

W tabeli poniżej prezentujemy główne ryzyka dla pracodawców, które mogą się pojawić po wejściu w życie nowych przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców. Przedstawiamy także korzyści, jakie mogą odnieść pracodawcy po wejściu w życie nowych regulacji.

Tabela 3. Główne ryzyka i korzyści dla pracodawców, które mogą się pojawić po wejściu w życie nowych przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców

Podsumowanie

1. Zgodnie z nowymi przepisami będzie obowiązywał 2-letni okres karencji dla nowych agencji zatrudnienia, które chcą prowadzić działalność gospodarczą w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców.

2. W ramach nowych przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców nie przewiduje się możliwości uznania wiz z innych państw Schengen lub wjazdów w trybie bezwizowym za podstawę starania się o zezwolenie na pracę w Polsce.

3. Nowe przepisy nie umożliwiają elastycznego dostosowywania liczby godzin realizacji zlecenia przy zatrudnianiu cudzoziemców w ramach takich umów.

4. W związku z wejściem w życie nowych przepisów nastąpi pełna elektronizacja procedur związanych z legalizacją pracy cudzoziemców.

5. Przepisy o cudzoziemcach wprowadzają nowe przesłanki odmowy zezwolenia na pracę w Polsce.

6. Kary za nieprzestrzeganie procedur legalizacyjnych pracy cudzoziemców będą wyższe i naliczane od każdego nieprawidłowo zatrudnionego cudzoziemca.